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“Tanto trabalho, tão pouco tempo.”
É um refrão constante nos escritórios de advocacia, e não é exagero. As demandas de tempo dos advogados estão crescendo continuamente - enquanto isso, o relógio continua correndo.
À medida que escritórios de advocacia e profissionais jurídicos buscam melhores maneiras de maximizar seus esforços, mais e mais estão recorrendo à tecnologia para as soluções. Muitas dessas organizações que pensam no futuro estão trocando processos manuais demorados por automações eficientes.
E os resultados são bastante impressionantes.
But what do you need to know before getting started with legal document automation? This guide has the answers, including key benefits of document automation, different software options to consider, essential features to look out for, and guidelines for how to select the right solution and get a great ROI.
A automação é uma tendência que cresce rapidamente no setor jurídico - e por um bom motivo. Ao usar a tecnologia para executar tarefas, processos e fluxos de trabalho sem (ou com reduzido) envolvimento humano, a automação permite que os escritórios de advocacia prestem serviços jurídicos mais rapidamente e a um custo menor.
Automação de documentos legais refere-se à automação do trabalho de documentos jurídicos — particularmente as tarefas tediosas e trabalhosas que tiram tempo de um trabalho mais interessante e de alto valor. Com soluções de automação de documentos jurídicos, os escritórios de advocacia podem automatizar fluxos de trabalho, como geração de contratos, acordos, requerimentos, pareceres, petições e até conjuntos inteiros de documentos.
Existe diferença entre automação de documentos jurídicos e montagem de documentos?
Alguns argumentam que automação de documentos refere-se especificamente ao processo de desenvolvimento do modelo enquanto montagem de documentos descreve o processo de geração de documentos personalizados a partir de um modelo.
A verdade é que muitas pessoas no setor jurídico usam esses termos de forma intercambiável. O senhor também pode ouvir o termo "geração de documentos". Mas, em última análise, todos eles descrevem a mesma coisa: criar modelos que podem ser preenchidos automaticamente para criar documentos jurídicos personalizados.
É provável que o senhor já esteja usando a automação. Assinaturas eletrônicas, formulários de entrada e consultas on-line, fluxos de trabalho do ciclo de vida do contrato... Todas essas são formas de automação que ajudam advogados e profissionais do direito a trabalhar com mais eficiência.
Como o trabalho jurídico começa e termina com documentos, adicionar automação pode ter um grande impacto na carga de trabalho diária de praticamente qualquer advogado.
Considere estes seis principais benefícios da automação de documentos jurídicos para advogados e escritórios de advocacia:
Os dados não mentem: o trabalho automatizável preenche tanto quanto 23% do dia de um advogado. Estas são tarefas que não realmente requer intervenção humana, como trabalho administrativo e outros processos mecânicos.
E sejamos honestos: ninguém passa por todo o trabalho duro e despesas da faculdade de direito esperando passar um quarto do dia copiando e colando texto, digitalizando documentos ou imprimindo páginas para assinaturas molhadas.
A automação das tarefas administrativas economiza o tempo que os advogados podem dedicar a atividades significativas e geradoras de receita.
Erros acontecem - isso é apenas um fato da vida. Mas quando se trata de trabalho jurídico, mesmo pequenos erros podem se transformar em erros caros, tanto para os escritórios de advocacia quanto para seus clientes. Felizmente, a automação pode ajudar a reduzir a ocorrência de erros e melhorar a qualidade geral dos produtos de trabalho.
Por exemplo, o software de automação de documentos jurídicos pode extrair dados diretamente do gerente de relacionamento com o cliente (CRM) ou do sistema de gerenciamento de casos/práticas para um modelo padronizado. Isso elimina facilmente o tedioso desafio de transcrever números de casos, nomes de partes, datas necessárias e outros detalhes simples. Assim, os advogados podem concentrar a maior parte de seu tempo e atenção em quaisquer aspectos únicos ou complexos do caso.
O resultado final? Entrega pontual de produtos de alta qualidade.
Tarefas tediosas e demoradas podem aumentar significativamente o estresse e contribuir para o esgotamento, especialmente quando prejudicam um trabalho mais significativo.
A automação, por outro lado, pode reduzir a quantidade de tarefas administrativas no prato de um advogado e liberar tempo. Se esse tempo é gasto em tarefas de maior valor ou melhorando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, é uma escolha deles.
À medida que os serviços jurídicos se tornam mais comoditizados, o número de clientes que uma empresa pode atender estará diretamente correlacionado com a eficiência com que ela pode fornecer produtos jurídicos.
Usando a automação, os escritórios de advocacia podem modelar muitos produtos de trabalho jurídico de rotina, como arrendamentos, testamentos, contratos de trabalho, divórcios incontestados, incorporações etc. Em vez de monopolizar um tempo valioso, questões simples podem ser tratadas rapidamente e ajudar os advogados a estabelecer novos relacionamentos com clientes sem esforço .
A automação não precisa ser relegada ao trabalho de bastidores. Na verdade, pode ser bastante impressionante em aplicativos voltados para o cliente.
Considere um processo automatizado de admissão de clientes. Usando um formulário de autoatendimento, o cliente insere todas as informações necessárias, que são então automaticamente mescladas em uma carta de compromisso modelada e passadas ao cliente para assinatura eletrônica. Todo o processo pode ser concluído em minutos. Enquanto isso, sua empresa se mostra rápida, atenciosa, precisa, experiente em tecnologia e moderna - e isso pode fazer toda a diferença quando se trata de conquistar novos negócios e de retornar.
Considerando todos esses benefícios, não é de surpreender que a automação possa levar a grandes melhorias nos principais indicadores de desempenho de sua empresa, ou KPIs.
Menos erros evitáveis? Verificar. Maior eficiência? Verificar. Mais (e mais felizes!) clientes? Verificar. Melhor retenção de talentos porque os advogados não se esgotam em tarefas domésticas? Verifique, verifique, verifique!
Dados todos os possíveis benefícios da automação de documentos, não é de admirar que o setor jurídico esteja aproveitando essa tecnologia. Mas como você sabe que está obtendo o valor desejado com as ferramentas de automação e montagem de documentos? Como você garante um forte retorno sobre seu investimento em tecnologia?
A resposta mais óbvia, é claro, é medir. Primeiro, você precisará estabelecer benchmarks para importantes indicadores-chave de desempenho, como: Quanto tempo sua equipe leva para compilar documentos com seus fluxos de trabalho manuais existentes? Quantos documentos você está criando manualmente?
Depois de configurar seus processos de automação de documentos, faça cada medição novamente. Idealmente, seu tempo de desenho diminuirá (mesmo que você só consiga automatizar parcialmente o processo) e você verá uma economia significativa de tempo que sua equipe pode dedicar a um trabalho mais significativo.
Se você conseguir configurar o autoatendimento do cliente, pode acabar produzindo mais documentos por mês também. Isso pode aumentar drasticamente seu ROI, pois permite que você entregue uma quantidade maior de trabalho a um custo menor para sua equipe.
Outra maneira pela qual a automação de documentos pode fornecer ROI para o seu organization é ajudando a manter sua biblioteca de modelos.
A maioria dos escritórios de advocacia tem um repositório considerável de casos anteriores para extrair - na verdade, esse banco precedente é frequentemente considerado uma vantagem estratégica e um diferencial competitivo. Mas isso também pode significar vasculhar dezenas de variações do mesmo tipo de contrato ao tentar montar manualmente um novo. Você também precisa revisar e manter continuamente seus vários modelos para garantir que estejam atualizados.
A automação de documentos pode melhorar drasticamente esse processo, consolidando todas as várias permutações em um modelo mestre. Usando a lógica condicional, o software de automação de documentos pode adicionar ou remover conteúdo para atender às necessidades do caso. Quando há mudanças na legislação, também é muito mais fácil atualizar as citações em seu modelo mestre do que passar por cada variação do modelo individualmente.
Assim como no tempo de rascunho, você também pode medir o tempo gasto na manutenção de modelos de documentos antes e depois da automação para ver como ela melhora.
Almost always, the same data is used repeatedly throughout the pendency of a case or matter within different sets of documents. To maximize the ROI from your document automation, you will need a system that allows you to reuse the data that has been input in order to build automated documents. To leverage the data repeatedly, the data must be stored in data tables. Having data tables means names can easily be modified and data reused to create additional automations and workflows.
Embora seja mais difícil de quantificar, outra fonte de ROI pode vir de melhorias na reputação de sua empresa e no relacionamento com os clientes.
Entre os principais benefícios da automação de documentos estão maior consistência e menor tempo de redação. Em outras palavras: melhores serviços jurídicos entregues mais rapidamente.
E esse é exatamente o tipo de coisa que seus clientes vão elogiar.
Não se engane: a automação não pode substituir um advogado astuto. Mas, embora existam muitos processos do dia a dia que são adequados para automação, alguns fluxos de trabalho só podem ser parcialmente automatizados. E, claro, sempre haverá questões únicas e delicadas que exigem tratamento personalizado pelo melhor talento que sua empresa tem a oferecer.
Então, como você determina quando a automação é a abordagem certa?
Ao tentar decidir se uma tarefa ou processo pode ou deve ser automatizado, você deve se fazer algumas perguntas, como:
Para começar a automação de documentos jurídicos, você precisará encontrar o software certo. Existem várias variedades para escolher. É importante entender as diferenças, pontos fortes e fracos de cada opção para que você possa selecionar a melhor solução para sua empresa.
Algumas plataformas de gerenciamento de práticas fornecem recursos básicos de automação de documentos, como portais de admissão de clientes, assinatura eletrônica e a capacidade de preencher documentos com dados do software de gerenciamento de práticas. No entanto, eles não incluem a lógica jurídica complexa necessária para concluir a maioria dos documentos jurídicos. Essas soluções são mais adequadas para automações de documentos simples de natureza mais administrativa.
As soluções autônomas de software de montagem de documentos podem oferecer ferramentas de geração de documentos mais avançadas ou especializadas do que as incluídas em um pacote de gerenciamento de práticas. Por exemplo, eles podem oferecer bibliotecas de modelos para jurisdições e/ou áreas de prática específicas. Ou eles podem ter ferramentas adicionais para revisar, aprovar ou arquivar eletronicamente os documentos criados.
Lembre-se, no entanto, de que, para obter todos os benefícios da automação, um software autônomo adicionado à sua pilha de tecnologia deve se integrar às plataformas principais de gerenciamento de documentos (ou prática ou gerenciamento de casos).
Naturalmente, uma plataforma robusta de gerenciamento de documentos oferecerá um conjunto completo de ferramentas de automação e montagem de documentos para suportar até mesmo a lógica jurídica mais complexa, incluindo cálculos, listas, loops e cláusulas condicionais.
Um dos principais benefícios dessa opção é que a automação é incorporada à mesma interface que você está usando para gerenciar seus documentos. Como resultado, você pode automatizar ainda mais os fluxos de trabalho de documentos — não apenas gerá-los, mas revisá-los, aprová-los, colaborar, compartilhá-los, organizá-los e protegê-los.
O software de automação de documentos é uma ferramenta poderosa para escritórios de advocacia, mas a geração de documentos personalizados é apenas um pequeno aspecto do gerenciamento de documentos como um todo.
Legal document management covers a broad range of essential tools and capabilities, including:
… e isso é apenas a ponta do iceberg.
Quando você está considerando uma solução de automação de documentos — independente ou como parte de uma plataforma de gerenciamento de prática ou de gerenciamento de documentos — há alguns recursos que você deve procurar.
Simplificando, não há automação de documentos sem a capacidade de criar modelos. Um modelo permitirá identificar os campos do documento que devem ser customizados para cada cliente, caso ou assunto. Quando você gera um documento automatizado, esses campos serão preenchidos com base nos dados de origem do seu CRM, software de gerenciamento de prática, etc.
Algumas soluções de automação de documentos virão com uma biblioteca integrada de documentos e formulários judiciais para determinadas jurisdições e áreas de atuação. Isso pode economizar tempo, principalmente se sua empresa ainda não tiver reunido sua própria biblioteca de documentos usados com frequência.
Depois de gerar um documento, onde você o armazenará? Uma solução de automação de documentos deve oferecer armazenamento seguro para seus documentos - ou melhor ainda, uma integração perfeita com seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS), para que possa ser prontamente armazenado no arquivo de assunto correto.
Para documentos que são sempre os mesmos, os recursos básicos de automação de documentos resolverão o problema. Mas e os tipos de documentos que ocasionalmente incluem cláusulas extras ou outras variações do formato padrão? Isso abrange a maioria dos documentos legais.
Para automatizar esses documentos mais complexos, você precisa aplicar a lógica condicional. Essas regras permitem que você exiba texto, campos ou cláusulas adicionais em um documento somente quando condições específicas forem atendidas.
Este é um recurso imperdível porque a lógica condicional expande muito suas oportunidades de automação de documentos.
Existem muitas formas de automatizar processos e fluxos de trabalho de documentos, mas quando falamos em automação ou montagem de documentos, esse é o ponto central: preencher automaticamente os campos do documento com dados de outra fonte. Em outras palavras, não mais copiar e colar!
Para reutilizar os dados que foram inseridos no sistema, ele deve ter tabelas de dados para armazenar os dados. Nas tabelas de dados, os dados podem ser editados conforme necessário e podem ser reutilizados várias vezes, o que elimina a necessidade de reinserir os mesmos dados várias vezes. Isso aumenta exponencialmente os ganhos de economia de tempo do seu sistema de automação.
O trabalho nem sempre acontece no local de trabalho, e é por isso que todos os seus sistemas essenciais devem estar acessíveis em seu dispositivo preferido, onde quer que você esteja.
Depois de gerar o restante do documento automaticamente, faz sentido automatizar também as etapas restantes do processo. O envio do documento personalizado para assinatura eletrônica e o arquivamento automático e seguro do documento assinado leva o processo até a linha de chegada!
Alguns recursos são interessantes, mas as integrações de software são absolutamente essenciais. Sua solução de automação de documentos deve integrar-se perfeitamente com suas plataformas principais, como seu sistema de gerenciamento de documentos, sistema de gerenciamento de e-mail e software de gerenciamento de prática.
Soluções verdadeiramente perfeitas permitem que você trabalhe diretamente no Microsoft Word para criar automações. Isso pode tornar o processo significativamente mais fácil, pois permite que sua equipe trabalhe em uma interface com a qual já está familiarizada.
Lembre-se de que a maioria das ferramentas de automação é especializada nos formatos Microsoft Word ou PDF. Se o senhor pretende usar os dois formatos de documento, certifique-se de que o software de automação de documentos escolhido permita automatizar formulários e documentos nos formatos Word e PDF.
Se você deseja criar clientes satisfeitos sem levantar um dedo, selecione uma solução de automação que permita o autoatendimento dos clientes. Com um portal de autoatendimento ou formulário on-line, seus clientes — novos ou recorrentes — podem selecionar os serviços de que precisam e gerar o documento totalmente personalizado de que precisam em minutos. Tudo o que resta para sua empresa fazer é cobrar a taxa.
O trabalho jurídico começa e termina com os documentos — é por isso que o gerenciamento de documentos e o software de automação são sistemas tão críticos para acertar. Mas com tantas opções para escolher, como escolher a certa para sua empresa?
Use a lista de recursos de automação de documentos acima para ajudá-lo a determinar quais recursos de automação são essenciais. Conhecer os fatores que impedem o negócio facilitará a eliminação rápida de soluções que não são adequadas para sua equipe.
Se estiver procurando um sistema de gerenciamento de documentos com automação de documentos incorporada, o senhor também deverá explorar os outros recursos do site DMS para garantir que ele ofereça todos os recursos de que precisa. Lembre-se de que uma plataforma baseada na nuvem oferecerá a maior flexibilidade em termos de facilidade de acesso, integrações com terceiros e muito mais.
O custo do software de automação de documentos pode variar de ferramentas baratas com recursos básicos a produtos sofisticados que oferecem um conjunto robusto de recursos avançados de automação. O preço também pode variar com base em quantos usuários você precisa, bem como se você escolhe um produto independente ou que faz parte de uma plataforma de gerenciamento de práticas ou de gerenciamento de documentos.
Dependendo do volume de casos, estrutura de taxas e metas típicas de sua empresa, o ROI na automação de documentos pode ser significativo para economizar tempo, replicar conhecimentos, melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e atrair e reter os melhores talentos. Você também deve levar essas coisas em consideração ao passar pelo processo de seleção de software.
Quando se trata de automação de documentos, você deseja uma solução que se encaixe bem em sua pilha de tecnologia existente. Se você escolher um produto autônomo, é absolutamente essencial ter uma forte conexão de API com suas plataformas principais. Sem uma integração perfeita, ainda haverá etapas manuais no processo à medida que você transfere documentos do software de automação para o sistema de gerenciamento de documentos.
Como alternativa, você pode escolher uma solução de automação de documentos incorporada diretamente à sua plataforma de gerenciamento de documentos. Com esta opção, seus usuários podem criar fluxos de trabalho de montagem de documentos totalmente automatizados — desde a entrada até o armazenamento — sem ter que aprender uma interface de usuário totalmente nova.
O software que é muito difícil de aprender geralmente não é usado — e seu investimento vai por água abaixo. É por isso que você deseja uma solução sem código para automação de documentos. O software sem código oferece aos advogados a flexibilidade de criar automações sofisticadas e personalizadas sem exigir que eles aprendam linguagens de codificação complexas.
Não há melhor maneira de sentir uma plataforma de software do que experimentá-la. Um test drive permite que você experimente a interface do software, explore os recursos disponíveis e experimente novos fluxos de trabalho. Certifique-se de testar qualquer software de gerenciamento de documentos e/ou automação que considere adotar para sua empresa.
Qualquer software usado para criar ou armazenar documentos confidenciais deve ser seguro. Antes de selecionar uma solução de software de automação ou gerenciamento de documentos, você deve examinar minuciosamente os recursos de segurança.
Vale a pena observar que, em vez de gerenciar todas as necessidades de segurança internamente, muitos escritórios de advocacia contam com fornecedores terceirizados para dar suporte à segurança e à conformidade. Ao selecionar um DMS com segurança integrada robusta, as empresas obtêm certificações de conformidade de passagem, recursos mais avançados e atualizações de segurança mais rápidas.
Começar com a automação de documentos pode parecer um pouco assustador, mas eis o seguinte: pode ser uma virada de jogo absoluta para sua empresa. Além disso, só porque sua experiência jurídica é extremamente valiosa para seus clientes, não significa que deva ser extremamente trabalhosa para sua equipe.
Com a automação de documentos, você pode fornecer serviços jurídicos de alta qualidade em escala, reduzindo a carga de tarefas tediosas. Na verdade, automatizar todo esse conhecimento é realmente uma vitória para todos - seus advogados, seus clientes, sua empresa como um todo.
(Todos, isto é, exceto sua concorrência.)
Não deveria ser nenhuma surpresa que automação é uma tendência em rápido crescimento no setor jurídico. E não há tempo como o presente para aproveitar todos os benefícios que a automação de documentos tem a oferecer.
Se você estiver interessado em explorar as possibilidades de automação de documentos legais em sua empresa, existem muitas opções de software disponíveis. Uma solução que vale a pena considerar é PatternBuilder por NetDocuments.
Construído diretamente na plataforma de gerenciamento de conteúdo NetDocuments baseada em nuvem, o PatternBuilder é uma solução de automação de documentos legais sem código com recursos avançados, incluindo lógica condicional, automação de processo de ponta a ponta, segurança multicamada e certificações de conformidade e muito mais.
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