Reutilize dados capturados e eleve a automação de documentos com tabelas de dados

Listas, listas e mais listas! Toda equipe jurídica precisa manter listas de informações essenciais em seus assuntos - listas de clientes, assuntos, partes, especialistas, propriedades, ativos, funcionários, credores, patentes e muito mais. As informações críticas contidas nessas listas são usadas com frequência para criar documentos e são consultadas com frequência ao longo do tempo à medida que o assunto avança.

Thanks to automation technology improvements, law firms and legal teams are increasingly turning to document automation software to eliminate manual tasks and enhance efficiency, accuracy, and agility in their daily Operações Legais. But, unless the data captured in the automation process is tied to the appropriate list and reusable, the software may be missing the mark.

Keep reading to learn about the transformative power of legal document automation tools combined with the use of data tables (also known as a relational database) to store items for reuse, and its profound impact on the modern legal landscape.

Automação de documentos para agilizar o trabalho jurídico

Os escritórios de advocacia e as equipes jurídicas geram diariamente uma grande quantidade de documentos jurídicos, como contratos, acordos e peças processuais. Como os documentos de precedentes são reutilizados com frequência, eles podem ser difíceis de localizar e criar, além de serem propensos a erros ou inconsistências, exigindo um esforço significativo para mantê-los atualizados. Além disso, os advogados podem se sentir frustrados com as peculiaridades de formatação do site Word.

Traditionally, legal teams would find precedent documents or pull up templates and manually plug-in new data using various find and replace routines. In the fast-paced world of legal practice, this method was time-consuming and error-prone, which could lead to embarrassing typos or the exposure of confidential information. Then came Automação de Documentos.

Document automation technology has enabled firms to quickly add variables to their previously formatted template documents , but limitations require users to manually edit a type-o or mistake, or start the process from the beginning.

A inserção manual de dados nos documentos dá margem a erros humanos. Erros de digitação, formatação incorreta ou informações ausentes podem ocorrer quando os dados são copiados e colados manualmente em cada documento. Com dados reutilizáveis, as chances de erro humano são minimizadas, pois os dados são inseridos ou atualizados em um local centralized" type="g e preenchidos automaticamente nos documentos.

Embora a automação seja um passo na direção certa, para realmente simplificar e tornar o trabalho à prova de erros, as equipes jurídicas precisam ser capazes de reutilizar os dados dessas muitas listas.

Tabelas de dados + automação de documentos = um divisor de águas

Automation that includes the use of data tables (i.e., a relational database) is a game-changer for legal professionals who handle repetitive, yet complex documents regularly. A relational database gives lawyers and their teams a place to store the data that ties to their automations, which means greater flexibility and more time to focus on higher-value work. And, it opens up new possibilities to streamline processes and improve document management.

Having a relational database connected to a document automation tool can provide several advantages, such as structured data management, data consistency, and data integration. Here is additional information about these benefits:

1. Structured Data Management: Relational databases excel at storing structured data in tables with defined relationships between them. By connecting a document automation tool to a relational database, lawyers and staff can leverage the power of structured data management — storing relevant data in appropriate tables, ensuring data integrity, and reducing redundancy.
2. Data Consistency: A relational database helps maintain data consistency across multiple documents generated through the automation tool. When the database is connected to the automation tool, the data can be pulled directly from the database, reducing the chances of errors or discrepancies in the generated documents. This ensures all documents consistently reflect the most up-to-date and accurate data.
3. Data Integration: Relational databases often serve as central repositories for various data sources within an organization. By connecting a document automation tool to a relational database, users can easily integrate data from different sources into an organization’s document templates. This enables legal teams to generate documents that incorporate data from multiple tables or even multiple databases, streamlining the document creation process.

Se o senhor precisar acessar os dados do SQL em seu Salesforce, sistema de gerenciamento de prática/matéria, sistema de gerenciamento de conflitos ou sistema financeiro, temos uma API para isso!

Os bancos de dados relacionais também são projetados para lidar com grandes volumes de dados e suportar o acesso simultâneo de vários usuários. Ao aproveitar a escalabilidade de um banco de dados relacional, os profissionais do setor jurídico podem lidar com as crescentes demandas de automação de documentos à medida que o site organization" type="g cresce. Como o banco de dados pode gerenciar, exibir e recuperar dados com eficiência, ele garante que a ferramenta de automação tenha um bom desempenho mesmo com volumes substanciais de dados.

These advantages contribute to increased efficiency, accuracy, and productivity in numerous legal document generation processes.

Usos comuns de tabelas de dados

Some of the most common uses for data tables are:‍

• Client and Matter Intake: Law firms and legal teams can utilize data captured from web or online custom client and matter intake forms and organize it consistently using data tables. This ensures that client information is easily accessible to everyone on the team and can be efficiently used and reused for the creation of engagement documents, pleadings, and other document sets throughout the pendency of the matter.
• Data Management: Remember those lists we mentioned? As data is gathered throughout the progression of a matter, that data can be stored in data tables that are easy to access, manage, update and reuse. When the data is needed to generate documents, it is readily available to create error-free, high-quality sets of documents with the push of a button.
• Workflow Management: With the help of data tables, law firms can track and trigger workflow related tasks, deadlines, and status updates. This feature enhances overall management of cases, matters, and/or projects, allowing legal professionals to stay on top of their responsibilities and deliver exceptional client service.

Tabelas de dados do PatternBuilder

PatternBuilder from NetDocuments is a powerful legal document automation solution built directly into our cloud based NetDocuments content management platform. Using an intuitive user interface and a flexible “no code” approach, PatternBuilder empowers legal professionals to build and maintain automations and template documents in either Word or PDF format easily, without the need for extensive coding knowledge.

One of the most important features within PatternBuilder is the inclusion of data tables, a cloud-based relational database that interacts with PatternBuilder apps and inherits NetDocuments superior security and governance policies. Data tables enable lawyers and legal teams to store, modify, and reuse data from intake forms or integrated databases, offering enhanced flexibility and efficiency in automated document creation.

Ao incorporar a tecnologia de automação de documentos em um sistema de gerenciamento de documentos, o senhor obtém uma série de vantagens:

• Impulsionar a adoção, reduzindo o número de ferramentas necessárias e que os usuários finais precisam aprender.
• Make fewer switches between multiple apps, which reduces the toggle tax, time loss, and cognitive load.
• Adquira conformidade e segurança que são mais fáceis de gerenciar.

A entrada de dados é simplificada com aplicativos modernos/formulários da Web e dados que podem ser facilmente editados, atualizados, mantidos e reutilizados.

saber mais

Learn more about the powerful capabilities of automation in this brochure about PatternBuilder.