Como fazer Marie-Kondo sua caixa de entrada - e encontrar a paz que você nunca soube que existia

Por:
Michelle Lundberg
Outubro 21, 2020

COVID- 19 nos uniu de várias maneiras: quase da noite para o dia, todos nós começamos a cozinhar pão de banana ou fermento, alguns desabaram e se juntaram ao TikTok, e a maioria de nós começou a 'aninhar' - atualizando e organizando nossas casas e espaços de trabalho. Na verdade, programas de TV como Arrumando com Marie Kondo ou o novo Organize-se with The Home Edit tornaram-se recentemente um dos mais novos vícios da TV do país.

Então, o que se organizar, desorganizar e a nação Marie-Kondo-ing em suas casas tem a ver com software de tecnologia legal?

Assim como a organização pode trazer paz para sua casa, ela também pode trazer paz para sua vida profissional. Normalmente, quando pensamos em organizar no espaço de trabalho, existem dois tipos de pessoas: arquivadores e empilhadores. Ou quando se trata de tecnologia, existem navegadores e pesquisadores.

Filers / navegadores são aqueles em quem você "normalmente" pensa quando ouve o palavra organização. Esses tipos adoram saber que tudo tem um 'lar' específico e que tudo é arquivado em seu espaço apropriado. Embora o acesso fácil seja bom - ser capaz de lembrar ou descobrir logicamente onde encontrar tudo é mais importante. Pilers / searchers por outro lado, prefere que as coisas sejam visíveis e fáceis de acessar, especialmente as coisas com as quais trabalham com frequência. Eles geralmente estão menos preocupados com tudo, tendo um específico lugar e mais focado em não ter que cavar em várias áreas mais tarde para encontrar o que estão procurando.

Qual estilo você é? Você se identifica mais como um pesquisador, navegador ou um pouco dos dois?

Aqui no NetDocuments, descobrimos que os dois estilos têm seus benefícios e a maioria das pessoas é uma combinação dos dois estilos. E, mais notavelmente, é difícil (e improdutivo) forçar alguém a ser o oposto daquilo em que gravita naturalmente.

É por isso que criamos tecnologia que reúne esses estilos organizacionais aparentemente diferentes, pois os advogados e sua equipe de suporte podem trabalhar da maneira que preferirem - com base no mesmo assunto ou em áreas de trabalho de projeto.

Abaixo estão alguns destaques de como NetDocuments e ndMail recursos podem apelar para ambos os navegadores ou pesquisadores, dependendo do que funciona melhor para você e sua equipe:

Navegador

Buscador

Barra “Ir para” permite que você acesse rapidamente o assunto ou projeto que procura e tenha uma visão holística de todo o conteúdo do assunto.

Pagina inicial onde você pode marcar com estrela ou favorito, comumente acessar documentos / conteúdo, pastas ou áreas de trabalho para fácil acesso.

Painel de navegação pins abrem uma lista de gabinetes, áreas de trabalho e assuntos / projetos que você pode expandir para ver documentos / conteúdo para que possa navegar para encontrar exatamente o que está procurando.

Painel de pesquisa facilita uma pesquisa rápida semelhante à da Internet, permitindo que você pesquise nomes de documentos ou até mesmo conteúdos dentro dos documentos.

Atributos Dinâmicos fornece um sistema organizacional simples e fácil de usar para marcar e criar perfis de documentos, de forma que o conteúdo seja agrupado e mais fácil de pesquisar ou navegar posteriormente.

Filtros de pesquisa avançados são semelhantes aos filtros de compras (por exemplo, classificar por preço alto a baixo, categoria, etc.) e permitem que você refine sua pesquisa de forma rápida e fácil para mostrar exatamente o que você está procurando, utilizando diferentes atributos de documento ou campos que sua organização rastreia usando atributos dinâmicos .

Arquivamento de e-mail preditivo usa IA para rastrear e analisar o comportamento e as tendências da organização, sugere locais de arquivamento com base no assunto, conteúdo e aqueles incluídos no e-mail para que você saiba que seus e-mails estão sendo arquivados facilmente em seus locais apropriados.

Localizações de e-mail fixadas permite que os usuários fixem até 5 locais de arquivamento (por gabinete) para que sempre apareçam antes dos locais previstos, tornando mais rápido e fácil ver e enviar e-mails para as áreas comumente acessadas.

Mapeamento de pastas do Outlook permite que você mantenha sua estrutura de pastas do Outlook existente e mapeie essas pastas para locais específicos dentro do NetDocuments.

Arquivamento de conversas arquiva automaticamente as respostas e encaminha na mesma conversa para o mesmo local no NetDocuments.

Embora muitas dessas soluções organizacionais possam parecer familiares, a capacidade de marcar locais de arquivamento de e-mail no ndMail (incluído no ORGANIZE solução), é o recurso mais recente sobre o qual os clientes estão delirando.  Fixando é uma ótima opção para pesquisadores que desejam acesso visível e rápido a locais de arquivamento frequentes ou nos casos em que você:

  • Estão trabalhando em um caso específico e querem sempre que esse local seja o primeiro da lista
  • Tenha uma política sobre o armazenamento de uma cópia de cada e-mail em um local designado no NetDocuments, bem como para o assunto ou projeto apropriado

Então, enquanto você está fazendo seu 7º lote de pão de banana neste fim de semana, Marie-Kondo-organizando sua casa e organizando sua gaveta de meias por ROYGBIV (se você assistir o Home Edit sabe a importância disso), queríamos trazer algumas ideias de como você pode organizar seu trabalho vida - pois isso também pode lhe trazer uma paz sem precedentes em tempos sem precedentes.

Para saber mais sobre como se ORGANIZAR com NetDocuments e ndMail, solicite uma demonstração aqui.

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