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2020 foi um ano único para o setor jurídico. Tradicionalmente adverso a qualquer tipo de mudança, profissionais jurídicos em todos os lugares foram repentinamente lançados em situações que exigem isso - e muito disso. Novos desafios de comunicação, compartilhamento de informações e segurança surgiram durante a noite; e fornecedores de tecnologia de todos os setores têm oferecido seus serviços enquanto as empresas buscam soluções para novos obstáculos.
Em seu recente 2020 Pesquisa de Tecnologia, A ILTA revelou as principais tendências que surgiram da rápida adoção de novas tecnologias e, como resultado, surgiram problemas preocupantes de fragmentação de dados e documentos que agora farão com que as empresas enfrentem mudanças adicionais para superá-los.
Neste artigo, identificamos algumas das tendências reveladas na pesquisa 2020 da ILTA e compartilhamos como escritórios de advocacia podem usar os aplicativos de nuvem certos para resolver seus desafios de governança, mantendo a produtividade.
Nos últimos anos, os escritórios de advocacia têm feito, lenta mas seguramente, movimentos deliberados em direção à nuvem. Mas com 89% dos entrevistados dizendo que agora considerariam mudar para a nuvem - um salto de 17% desde 2019 - está claro que a pandemia causou o benefícios da tecnologia em nuvem difícil de ignorar. Ou seja, melhorou a comunicação com clientes e colegas e acesso em qualquer lugar sem o dores de uma VPN.
Certamente, a tecnologia de nuvem experimentou um crescimento significativo na indústria jurídica no ano passado, onde as empresas rapidamente adotaram e-mail baseado em nuvem, e-Discovery, tempo e cobrança, gerenciamento de registros e sistemas de gerenciamento de documentos (DMS).
Embora a pandemia tenha incentivado muitas empresas a migrar diretamente para a nuvem, também exigiu que as decisões fossem tomadas rapidamente. Aceitar pedidos de trabalho em casa quase da noite para o dia acelerou os prazos de implementação de várias novas tecnologias, e muitas empresas agora se encontram em uma situação preocupante: advogados e equipes são capazes de se comunicar de forma eficaz e produtiva, mas o conteúdo é em todos os lugares- muitas vezes desgovernado e inseguro.
Manter as informações e os documentos do cliente protegidos sempre será a prioridade das empresas, mas quando ocorre uma crise, a continuidade dos negócios se torna a principal prioridade. À medida que as empresas trabalhavam para fornecer aos advogados e suas equipes as ferramentas para prestar serviços em velocidades pré-pandêmicas, o foco foi colocado em soluções que seriam rápidas de aprender e implementar, em oposição ao que funcionaria com a tecnologia existente, dando aos advogados a melhor chance de atender às expectativas do cliente.
Mas, como todos os CIOs e profissionais de TI estão bem cientes, quando uma tecnologia que não funciona em uníssono com uma pilha de tecnologia existente é adotada, as lacunas de segurança são rapidamente expostas, deixando as redes outrora revestidas de ferro cheias de buracos.
A pesquisa da ILTA revelou que as empresas agora estão enfrentando a queda desse foco na produtividade, já que as informações agora estão espalhadas por aplicativos, laptops, tablets, enviados para compartilhamentos de arquivos como o Dropboxe armazenados em sistemas de e-mail. Embora o foco na produtividade não vá ficar em segundo plano tão cedo, já que mais da metade dos entrevistados da ILTA estão prevendo um trabalho mais remoto, não há dúvida de que quanto mais tempo essa fragmentação de dados continuar sem controle, mais desafiador será para a TI para recapturar os documentos lançados na 'selva'.
Devido à resistência de longa data à tecnologia de nuvem, muitas empresas não estavam familiarizadas com as nuances da nuvem - e há muito o que aprender. Ao contrário da noção popular de que os aplicativos em nuvem geralmente são os mesmos, quando os recursos de arquitetura, segurança, governança, integrações e produtividade são levados em consideração, fica claro que dois aplicativos não são criados iguais.
É por isso que as empresas não devem mais se perguntar E se eles terão que mudar os aplicativos em nuvem, mas devem escolher que os aplicativos irão minimizar o número de alterações e restaurar seus padrões de segurança e conformidade sem prejudicar os ganhos de produtividade.
Infelizmente, as empresas historicamente enfrentaram desafios profundos quando enfrentaram até mesmo os menores projetos de gerenciamento de mudanças.
De fato, a pesquisa da ILTA revelou que 64% das empresas esperam em média 6-12 meses antes de implantar atualizações de recursos para softwares tão básicos quanto o Microsoft Windows - provavelmente por medo de reação do usuário; e, das três principais questões ou aborrecimentos nos escritórios de advocacia hoje, a mudança continua a ser um desafio persistente e a principal preocupação de segurança.
Esses problemas de mudança não são intransponíveis. Com as escolhas de tecnologia certas e um claro estratégia de gestão de mudança as empresas poderão abraçar totalmente o trabalho remoto, proteger seus dados e permitir que os advogados continuem a aproveitar suas novas ferramentas.
Enquanto as empresas consideram seu(s) próximo(s) movimento(s) tecnológico(s), uma grande questão permanece: como eles podem minimizar a mudança? Para fazer isso, as empresas devem simplificar o número de novos sistemas que seus advogados e funcionários precisam adotar. Como os documentos são a força vital dos escritórios de advocacia, e um DMS geralmente é onde esses documentos residem, um novo DMS baseado em nuvem é um lugar natural para começar. Muitas empresas concordam, com 48% dos entrevistados planejando mudar para a nuvem definitivamente.
O fato é que dados e documentos estão se tornando fragmentados porque os aplicativos não conseguem se conectar a uma única fonte de verdade, e a adoção de um DMS baseado em nuvem como o NetDocuments ajudará as empresas a evitar esse risco de segurança.
NetDocuments fornece uma plataforma que as empresas podem utilize como uma solução de fonte única e / ou se conectar a aplicativos que já são familiares para a equipe (por exemplo, gerenciamento de prática, tempo e faturamento, etc.). Como a pilha de tecnologia estará completamente conectada ao próprio núcleo da empresa, os documentos não correm mais o risco de serem removidos da segurança do DMS e permanecem sujeitos a seleção prevenção de perda de dados padrões e paredes éticas. Por ser um aplicativo em nuvem, o NetDocuments está disponível em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, com aplicativos iOS e Android nativos para manter os fluxos de trabalho intactos e familiares, independentemente de onde os advogados trabalham - apoiando sua nova produtividade.
Além disso, com o NetDocuments, as empresas não precisam se preocupar com atualizações problemáticas que adicionam segurança adicional e riscos financeiros. Com uma infraestrutura em nuvem verdadeira, o NetDocuments fornece a cada cliente e usuário as tecnologias e atualizações mais recentes, sem complicações.
Com a flexibilidade que o NetDocuments oferece, os sistemas que os advogados terão que reaprender podem ser simplificados e minimizados. Junte isso a uma estratégia de gerenciamento de mudança poderosa, e as empresas podem aumentar a produtividade sem arriscando o cumprimento.
Se algo ficou claro na Pesquisa de Tecnologia da ILTA é que muitas empresas não estavam preparadas para a realidade do trabalho remoto, mas fizeram um trabalho admirável em encontrar soluções criativas para os desafios recentes. Abraçar novas tecnologias e fluxos de trabalho não é uma tarefa fácil para as empresas, mesmo nos momentos mais calmos, e fazer isso durante uma pandemia mundial é nada menos que surpreendente.
Compreensivelmente, parece que a segurança de documentos deu um pequeno passo para trás à medida que as empresas concentravam suas adoções de tecnologia em soluções que garantissem a produtividade e a continuidade dos negócios no mais curto prazo. Mas de acordo com a ILTA, a segurança de documentos está de volta ao topo da lista de prioridades - e quanto mais as empresas esperarem para avaliar suas soluções de nuvem recém-adotadas através de suas lentes e mudar para soluções que são desenvolvidas para as necessidades de produtividade e conformidade do advogado, maior o risco eles estão apresentando para suas empresas e seus clientes.
Os clientes da NetDocuments estavam preparados para esta crise e experimentaram poucos, ou nenhum, soluços durante a transição para o trabalho remoto. Gaetano Barrila, advogado, advogado e tabelião público da Barrila Law; observou: “À luz das circunstâncias com COVID- 19, fechamos nosso escritório físico, mas continuamos em operação. Toda a nossa equipe trabalha em casa, e podemos salvar arquivos, colaborar com clientes e criar documentos perfeitamente por causa do NetDocuments. Uma grande parte do nosso sucesso em trabalhar em casa e ter uma vantagem competitiva, mesmo nesta época, é o NetDocuments. ”
Os advogados provaram no ano passado que não são incapazes de mudar, e as empresas provaram que a tecnologia em nuvem é essencial para a continuidade dos negócios em tempos de crise. Agora, é só hora de adotar o direito nuvem que trará o equilíbrio entre a produtividade e a segurança.
