Benefícios do compartilhamento seguro de arquivos para escritórios de advocacia

Por:
A Equipe NetDocuments
Maio 31, 2021

Os escritórios de advocacia têm muitas opções quando se trata de compartilhamento de arquivos, mas nem todas as plataformas disponíveis são adequadas às necessidades específicas do trabalho jurídico - especialmente quando se trata de segurança e governança.

Neste artigo, falaremos sobre por que o compartilhamento seguro é tão importante (e benéfico!) Para escritórios de advocacia, o que você deve procurar ao escolher uma solução de compartilhamento de arquivos, além de alguns dos recursos e ferramentas do NetDocuments que podem ajudá-lo colabore e compartilhe documentos de forma eficaz e com segurança.

Por que os escritórios de advocacia precisam do compartilhamento seguro de arquivos

Os advogados sempre tiveram a obrigação ética de manter os dados dos clientes protegidos. E entre o mudanças nas normas do local de trabalho e a benefícios do trabalho colaborativo, é mais importante do que nunca que os escritórios de advocacia possam compartilhar arquivos com segurança.

Os riscos das soluções comerciais

Com um preço atraente 'freemium', provedores como Google Drive, Box e Dropbox podem parecer uma ótima opção para armazenamento e compartilhamento de arquivos baseados em nuvem ... mas são?

Na realidade, estes soluções comerciais são projetados para conveniência do usuário, não para conformidade. Com dezenas de brechas e soluções alternativas, controlar o acesso e as ações do usuário pode rapidamente se tornar um pesadelo de segurança e governança - mesmo se você atualizar os planos gratuitos de recursos limitados.

Infelizmente, a maioria dessas soluções simplesmente não foi feita para os rígidos requisitos de segurança e conformidade que um escritório de advocacia deve cumprir. Dessa forma, eles podem expor sua empresa a riscos significativos.

Claro, é importante ressaltar que às vezes o pêndulo oscila muito na outra direção. Aplicar controles de segurança avançados e outras restrições para manter as informações bloqueadas pode rapidamente se tornar um incômodo que corroe a produtividade. Pode até levar sua equipe a buscar soluções alternativas arriscadas e desperdiçar todo esse esforço (e custo).

Mas você pode obter o melhor dos dois mundos - segurança e produtividade? Sim você pode. Vamos mostrar como.

5 Benefícios do compartilhamento seguro e simplificado de arquivos

Quando você tem uma solução de compartilhamento de arquivos que não é apenas segura, mas também fácil de usar, sua empresa pode começar a colher benefícios significativos. Aqui estão apenas alguns:

  • A solução limita ou cobra pelo compartilhamento de arquivos com usuários externos? Nesse caso, o compartilhamento com usuários externos (incluindo clientes) pode se tornar rapidamente difícil e / ou caro.
  • Sua equipe pode acessar com segurança seus arquivos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo? Eles precisarão se preocupar com uma conexão VPN problemática?
  • A solução é fácil de aprender e usar? Quanto treinamento é necessário para ajudar sua equipe a se sentir confortável ao usá-lo?
  • Que tipo de segurança a plataforma oferece? Analise a tecnologia de criptografia, certificações de conformidade, acesso granular e controles de ação e políticas de retenção.
  • A plataforma é compatível com suas ferramentas favoritas? O compartilhamento de arquivos se integra bem às ferramentas que você usa diariamente?

Para mais de nossas principais dicas para avaliar as opções de armazenamento em nuvem, confira este guia!

Compartilhe arquivos com segurança com o NetDocuments

Quando se trata de compartilhamento seguro de arquivos, o NetDocuments oferece a você - quer você esteja trabalhando com clientes ou colegas. Nosso centrado no jurídico plataforma de gerenciamento de documentos oferece infraestrutura de segurança de última geração e protocolos de governança abrangentes. Como um plataforma baseada em nuvem, O NetDocuments garante que você possa acessar com segurança seus arquivos de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

Por exemplo, os controles avançados de acesso do usuário permitem que você crie barreiras éticas para que possa proteger os dados confidenciais da empresa e do cliente de olhos não autorizados. Enquanto isso, com links de arquivos seguros, você não precisa nem importar, exportar ou anexar documentos para compartilhá-los - o que significa que você não corre o risco de ter várias versões de documentos conflitantes correndo descontroladamente.

Para colaborar com clientes ou outras partes externas, NetDocuments oferece CollabSpaces, um maneira segura de compartilhar conteúdo do seu sistema NetDocuments com usuários externos - sem transferi-lo para um serviço de compartilhamento de arquivos de terceiros ou extranet. Não há necessidade de se preocupar com restrições de licenciamento e não é necessário nenhum treinamento.

Baixe este guia para saber como o CollabSpaces ajuda empresas com visão de futuro a compartilhar e colaborar com segurança.