Benefícios do compartilhamento seguro de arquivos para escritórios de advocacia

Os escritórios de advocacia têm muitas opções quando se trata de compartilhamento de arquivos, mas nem todas as plataformas disponíveis são adequadas às necessidades específicas do trabalho jurídico - especialmente quando se trata de segurança e governança.

In this article, we’ll talk about why secure sharing is so important (and beneficial!) for law firms, what you should look for when choosing a file sharing solution, plus some of the features and tools from NetDocuments that can help you collaborate on and share documents effectively and securely.

Por que os escritórios de advocacia precisam do compartilhamento seguro de arquivos

Attorneys have always had an ethical obligation to keep client data secure. And between the shifting workplace norms and the benefits of collaborative work, it’s more important than ever that law firms have the ability to share files securely.

Os riscos das soluções comerciais

Com um preço atraente 'freemium', provedores como Google Drive, Box e Dropbox podem parecer uma ótima opção para armazenamento e compartilhamento de arquivos baseados em nuvem ... mas são?

Na realidade, essas soluções comerciais são projetadas para conveniência do usuário, não conformidade. Com dezenas de brechas e soluções alternativas, controlar o acesso e as ações do usuário pode rapidamente se tornar um pesadelo de segurança e governança, mesmo que você atualize desses planos gratuitos com recursos limitados.

Infelizmente, a maioria dessas soluções simplesmente não foi feita para os rígidos requisitos de segurança e conformidade que um escritório de advocacia deve cumprir. Dessa forma, eles podem expor sua empresa a riscos significativos.

Claro, é importante ressaltar que às vezes o pêndulo oscila muito na outra direção. Aplicar controles de segurança avançados e outras restrições para manter as informações bloqueadas pode rapidamente se tornar um incômodo que corroe a produtividade. Pode até levar sua equipe a buscar soluções alternativas arriscadas e desperdiçar todo esse esforço (e custo).

But can you get the best of both worlds —security and productivity? Yes, you can. We’ll show you how.

5 Benefícios do compartilhamento seguro e simplificado de arquivos

Quando você tem uma solução de compartilhamento de arquivos que não é apenas segura, mas também fácil de usar, sua empresa pode começar a colher benefícios significativos. Aqui estão apenas alguns:

• Does the solution limit or charge for sharing files with external users? If so, sharing with external users (including clients) can quickly become difficult and/or costly.
• Can your team securely access their files from anywhere and on any device? Will they need to worry about a troublesome VPN connection?
• Is the solution easy to learn and use? How much training is required to help your team be comfortable using it?
• What kind of security does the platform provide? Look into encryption technology, compliance certifications, granular access and action controls, and retention policies.
• Is the platform compatible with your favorite tools? How well does the file share integrate with the tools you use on a daily basis?

For more of our top tips for evaluating cloud storage options, check out this guide!

Compartilhe arquivos com segurança com o NetDocuments

When it comes to secure file sharing, NetDocuments has you covered  — whether you’re working with clients or colleagues. Our legal-centric document management platform offers state-of-the-art security infrastructure and comprehensive governance protocols. As a cloud-based platform, NetDocuments ensures you can securely access to your files from anywhere, on any device.

Por exemplo, os controles avançados de acesso do usuário permitem que você crie barreiras éticas para que possa proteger os dados confidenciais da empresa e do cliente de olhos não autorizados. Enquanto isso, com links de arquivos seguros, você não precisa nem importar, exportar ou anexar documentos para compartilhá-los - o que significa que você não corre o risco de ter várias versões de documentos conflitantes correndo descontroladamente.

To collaborate with clients or other external parties, NetDocuments offers CollabSpaces, a secure way to share content from your NetDocuments system with external users — without transferring it to a third-party file sharing service or extranet. There’s no need to worry about licensing restrictions, and there’s no training required.

Download this guide to learn how CollabSpaces helps forward-thinking firms share and collaborate securely.