Produtividade remota: Conheça a segurança - como oferecer suporte ao trabalho remoto para suas equipes em 2020

Por:
A Equipe NetDocuments
Março 17, 2020

O trabalho remoto veio para ficar, e não apenas por causa de COVID- 19. A mentalidade de negócios "sempre ativo" que prevalece na maioria das áreas do mundo está causando taxas de desgaste de funcionários mais altas do que nunca, com a Deloitte observando que 84% da geração do milênio já relatou esgotamento em algum momento de suas carreiras curtas.

Não é nenhuma surpresa, então, que à medida que as gerações mais jovens estão assumindo papéis de liderança, elas também estão questionando a sabedoria dos hábitos tradicionais de trabalho. Na verdade, no Upwork's lançamento recente em relação ao terceiro ano Relatório Futuro da Força de Trabalho, CEO da Upwork, Stephane Kasriel, observou: "Já sabemos que os profissionais mais solicitados valorizam muito a flexibilidade" e, à medida que a força de trabalho mais jovem continua a crescer, os funcionários "terão cada vez mais gerentes que não apenas entendem essa prioridade, mas também esperam isto."

É por isso que, com pandemia ou não, dar flexibilidade à sua equipe jurídica é crucial no 2020 e além. As empresas que adotaram as ferramentas e tecnologias que facilitam o trabalho remoto já estão colhendo os benefícios e construindo sua vantagem competitiva para o futuro.

Aqui estão três maneiras simples de sua empresa oferecer suporte ao trabalho remoto hoje e para a força de trabalho futura:

1 Desenvolva uma abordagem em primeiro lugar na nuvem

Vasculhar documentação que só pode ser acessada no escritório não é o tipo de eficiência que os advogados desejam ou precisam para atender melhor os clientes. Além disso, os sistemas locais podem dificultar o trabalho remoto para as equipes de TI, caso precisem entrar em contato para obter suporte.

Quando os sistemas da sua empresa estão na nuvem, os funcionários do dia-a-dia e as equipes de TI podem acessar um conjunto de ferramentas baseadas na nuvem que oferecem suporte a um trabalho eficiente e eficaz - seja no escritório, em casa ou em trânsito. Muitos clientes do NetDocuments que adotam uma abordagem em primeiro lugar na nuvem observam estes três benefícios:

  • Trabalho centralizado: VPNs desajeitadas e lentas são coisa do passado. Quando tudo está na nuvem, é mais fácil e rápido para os advogados encontrarem o que precisam e o TI para dar suporte a isso.
  • Acesso remoto: Os sistemas em nuvem significam que o trabalho pode ser acessado em qualquer lugar em qualquer dispositivo, mantendo advogados e administradores produtivos, não importa onde estejam.

  • Colaboração aprimorada: Quando os funcionários podem acessar o trabalho de qualquer lugar do mundo, eles podem fornecer feedback com mais eficiência sobre o trabalho de outro advogado e se comunicar e colaborar com clientes rapidamente.

Para saber mais sobre por que as empresas estão migrando para a nuvem, baixe nosso guia, Por que os escritórios de advocacia estão migrando para a nuvem?

2 Construa sua pilha de tecnologia de ponta

Ao trabalhar remotamente, você deseja que a experiência seja perfeita. Essa experiência perfeita começa com uma pilha de tecnologia integrada.

Escolher um sistema central baseado em nuvem como plataforma para oferecer suporte ao resto de sua tecnologia é o primeiro lugar para começar. Como a espinha dorsal de qualquer empresa, os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) estão se tornando rapidamente a plataforma de referência para muitas empresas.

Não importa a plataforma DMS que você selecionar, certifique-se de que ela seja baseada em nuvem com uma API aberta e um ecossistema de parceiros robusto como o NetDocuments, que permitirá que você integre as seguintes ferramentas comuns (e mais) para aumentar a eficiência e automação em toda a empresa:

  • Gestão da Prática: Mantenha tudo sincronizado ao integrar sua plataforma de gerenciamento de prática ao DMS.

  • Cobrança: Sincronize seu sistema de faturamento com o DMS para que sua equipe não precise alternar entre os sistemas para registrar seu trabalho.

  • Analytics: Obtenha insights sobre as estatísticas de uso da plataforma, rastreie documentos e monitore a segurança de sistemas centralizados.

  • Inteligência Artificial (IA): AI vem em muitas formas. Escolha entre qualquer número de ferramentas para criar a pilha de tecnologia que se adapta às suas necessidades exclusivas.

3 Trabalhe com segurança em qualquer lugar

A segurança pode ser uma das maiores preocupações com o trabalho remoto devido ao aumento da flexibilidade entre ferramentas, dispositivos, pessoas, locais, etc., posso levar a um risco aumentado. Para advogados que têm a obrigação ética de proteger muitos de seus dados, essa é uma questão crítica.

O que você pode não saber é que muitas das ferramentas que tornam o trabalho remoto possível realmente oferecem mais segurança para sua firma e advogados, não menos.

O NetDocuments, por exemplo, ajuda as equipes a obter a mobilidade que desejam com a segurança de que precisam. Os direitos de acesso fornecem controle sobre quem vê o quê, enquanto os backups instantâneos proporcionam tranquilidade. A criptografia de documentos individuais garante que, mesmo que um de seus documentos seja hackeado, o resto do seu conteúdo não se tornará subitamente acessível ao hacker. Enquanto isso, o NetDocuments protege você ao ficar por dentro de todas as principais regulamentações de conformidade, para que você não precise se preocupar com elas.

Se você falhar em planejar, planeje falhar

Se a pandemia COVID- 19 demonstrou algo para os líderes empresariais, é que as empresas que estão preparadas para o trabalho remoto são as que continuarão a ser produtivas e lucrativas mesmo nas circunstâncias mais difíceis. E, embora possa não haver uma pandemia todos os dias, haverá futuros funcionários que exigiro que os empregadores forneçam a capacidade de trabalhar remotamente - mesmo escolhendo a flexibilidade em vez de outros benefícios.

Não sacrifique talento e lucro no futuro. Comece a planejar sua mudança para trabalho remoto agendando uma consulta grátis com um especialista em tecnologia jurídica para avaliar a prontidão remota de sua equipe e aprender mais sobre como você pode até mesmo implementar a solução estando remoto! Ligue para a NetDocuments em (866) 638-3627 hoje.

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