Advogados, vocês estão capacitando seu assistente para ser eficaz?

Por:
Michelle Spencer
Agosto 10, 2021

Quando a tecnologia é criada de forma que se adapte naturalmente aos seus processos de trabalho, ela pode ter impactos positivos e significativos em sua produtividade. Pense nisso: quantas tarefas, cliques extras ou tempo você poderia economizar se seus espaços de trabalho digitais fossem organizados de forma que tudo que você precisa estivesse ao seu alcance?

No entanto, a maioria das tecnologias out-of-the-box não são configuradas para o seu processo de trabalho exato ou mesmo as partes dele que são importantes para você. E configurar e manter seu espaço de trabalho digital para maximizar a produtividade é demorado e não faturável.

É por isso que criar o espaço de trabalho dos seus sonhos é a tarefa perfeita para delegar ao seu assistente. Durante minha gestão como secretária jurídica e paralegal, tive um conhecimento íntimo dos clientes, assuntos ativos e projetos importantes de meu advogado. Eu também tive as habilidades (e treinamento extra para o qual a maioria dos advogados não tem tempo) para organizar e manter essas informações de uma forma que diminuiria buscas demoradas e aumentaria a eficácia do cliente para meus advogados.

O que eu não tinha era uma maneira fácil e perfeita de fazer isso.

Como os espaços de trabalho de tecnologia personalizados evoluíram

Quando comecei a ajudar meus advogados na organização de seus espaços de trabalho de tecnologia, o melhor que pude fazer foi configurar:

  • estilos para fornecer estrutura a documentos no Microsoft Word,
  • documentos e assuntos favoritos no sistema de gerenciamento de documentos (DMS),
  • pastas, regras e categorias no Outlook e
  • frases comuns como atalhos de cronometragem

Normalmente, eu teria que esperar até que eles estivessem fora do escritório para que pudesse entrar em seus computadores e configurar as coisas - garantindo que tudo fosse copiado sempre que eles obtivessem um novo computador ou perfil. Embora esse tenha sido um passo significativo no aumento da produtividade de meus advogados, você provavelmente pode imaginar como pode ser tedioso mantê-lo.

Para a sorte de assistentes e paralegais em todos os lugares, a nuvem e os backups contínuos disponíveis hoje tornaram isso muito mais fácil.

Como os profissionais jurídicos modernos estão personalizando seu espaço de trabalho DMS

Seu DMS está no centro de tudo o que você faz em um determinado dia. Pense nas dezenas de documentos, assuntos e práticas ou áreas de trabalho em grupo em que você entra e sai diariamente. A maioria dos sistemas DMS legados oferece apenas uma lista de documentos recentes e assuntos favoritos, o que não te leva muito longe se você ainda não trabalhou no documento ou pasta. E ninguém tem tempo para pesquisar - você precisa dele na ponta dos dedos agora.

Hoje, as plataformas DMS modernas, como o NetDocuments, não oferecem apenas estruturas de pasta focadas no assunto que correspondem à maneira como as equipes jurídicas trabalham, mas também cumprem suas promessas de espaços de trabalho personalizados e pessoais, de modo que tudo que você precisa está realmente a apenas um clique de distância.

Mas quem tem tempo para configurar isso e mantê-lo atualizado sempre que um assunto é encerrado ou um documento é concluído? Sua assistente, sim.

Os benefícios da delegação da página inicial

Uma página inicial personalizada tem sido um benefício fundamental do NetDocuments por muitos anos. Áreas padrão para Espaços de trabalho favoritos e Itens favoritos, que você pode adicionar facilmente, tornaram-se um recurso central para nossos clientes. Mas esta página inicial personalizada torna-se realmente poderosa quando é personalizada com várias seções e itens específicos para sua trabalhar.

E com o novo Delegar acesso à página inicial função, é mais fácil do que nunca para seu assistente organizá-la e mantê-la com seus processos e trabalho em mente.

Uma página inicial personalizada e bem organizada garante que tudo o que você precisa durante um dia de trabalho típico esteja ao seu alcance.

Tudo o que você precisa fazer é adicionar o seu assistente como o delegado da página inicial com um Visão ou Visualizar edição direitos e eles terão acesso instantâneo para gerenciar a estrutura da sua página inicial, documentos favoritos e áreas de trabalho importantes. Esses direitos de acesso dão ao seu assistente a capacidade de:

  • Mova itens dentro de uma seção ou para uma seção diferente
  • Selecione ou desmarque documentos ou espaços de trabalho favoritos
  • Edite, exclua e adicione seções selecionando o Editar Layout opção
Assistentes ou paralegais podem ter acesso à sua página inicial com direitos Exibir ou Exibir / Editar.

Simplifique os processos do seu assistente e do paralegal

Assistentes, paralegais e associados quase sempre apoiam vários parceiros, tornando sua página inicial bem organizada e direitos de delegação uma economia de tempo para eles e para você.

Para assistentes, isso significa que eles poderão alternar rapidamente entre a sua página inicial e a deles, bem como as páginas iniciais dos outros advogados para os quais trabalham. Para advogados associados e paralegais que trabalham para vários parceiros, ser um delegado da página inicial significa que eles podem acessar a página inicial de um parceiro individual em vez de configurar a sua própria para cobrir todo o conteúdo necessário para vários advogados - em última análise, ajudando-os a manter os itens organizados e armazenados em os locais corretos. Por meio da delegação da página inicial, a segurança também é sempre mantida; o assistente nunca verá documentos individuais na página inicial do advogado aos quais ele não tenha acesso.

Assistentes ou paralegais podem acessar várias home pages para manter o trabalho simplificado e organizado.

Descubra mais

As demandas sobre advogados, seus assistentes e paralegais estão aumentando. Com as tecnologias certas, as empresas podem ajudar suas equipes jurídicas em todas as fases do processo de trabalho, simplificando a organização, a comunicação e diminuindo os cliques.

Se você está cansado de procurar repetidamente os documentos de que precisa e está pronto para operar em um software que funciona para você e não contra você, é hora de nos ligar no (866) 638-3627 ou agende uma demonstração.

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