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Em nossa série contínua, discutimos o financeiro e benefícios de escalabilidade de mudar de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) local para um baseado em nuvem. Para os escritórios de advocacia, esses fatores são cruciais, mas as complexidades da recuperação de dados, conformidade e segurança apresentam razões ainda mais convincentes para fazer a mudança.
Um problema importante dos sistemas locais é que eles geralmente dependem de backups manuais, o que pode levar a lacunas significativas na recuperação de dados.
A perda de dados é um risco crítico para qualquer escritório de advocacia, onde a perda de informações confidenciais do cliente pode resultar não apenas em danos financeiros, mas também em danos à reputação... e isso custa caro. A partir de 2023, o custo médio dos incidentes de violação de dados poderá exceder $4.45 milhões — uma quantia potencialmente catastrófica para um escritório de advocacia menor.
Além das repercussões financeiras, os escritórios de advocacia também têm o dever ético de tratar os dados confidenciais dos clientes de forma responsável, o que inclui a capacidade de recuperar esses dados em caso de violação.
O Gartner prevê que o investimento em governança, risco e conformidade aumentar em 50% em 2026 — sem dúvida porque a conformidade com regulamentações como HIPAA, GDPR e outras pode ser particularmente onerosa para empresas com recursos de TI limitados. As demandas dos clientes por conformidade regulatória também estão aumentando. A conformidade requer armazenamento seguro, bem como manuseio e transmissão adequados de dados.
As boas notícias? Os provedores de nuvem normalmente oferecem ferramentas de conformidade integradas que são constantemente atualizadas para refletir as mudanças regulatórias mais recentes, reduzindo assim a carga sobre os escritórios de advocacia. Ao utilizar estas ferramentas, as empresas podem reduzir os riscos de falhas de conformidade e as penalidades associadas.
É também um benefício que os escritórios de advocacia podem oferecer aos clientes que “cada vez mais perguntam sobre a segurança de nossos documentos”. diz Toh Kok Seng, sócio sênior da Lee & Lee. “Com o NetDocuments implementado, podemos dar-lhes tranquilidade, sabendo que nossos documentos permanecerão sempre seguros e, ao mesmo tempo, atenderão às suas necessidades de conformidade.”
Embora as preocupações com a segurança muitas vezes dissuadam as empresas de adotar soluções em nuvem, a realidade é que os fornecedores de nuvem investem pesadamente em tecnologias e protocolos de segurança. Os serviços em nuvem podem oferecer medidas de segurança sofisticadas que escritórios de advocacia de pequeno e médio porte considerariam proibitivamente caros para implementar por conta própria.
“A computação em nuvem está se tornando o modelo de segurança de fato”, explica Dennis Smith, ilustre vice-presidente analista do Gartner. “A maioria das implantações em nuvem são mais seguras do que em um data center mais tradicional.”
Para o setor jurídico, a segurança dos dados é fundamental. “Violações de dados de alto perfil foram um verdadeiro alerta para o setor jurídico na Austrália”, explica Marco Marcello, gerente de sistemas de informação da Lavan. “Reconhecemos rapidamente que migrar a nossa gestão de documentos para a nuvem nos proporcionaria uma camada adicional de segurança.”
Além das preocupações de escalabilidade, os sistemas de gestão de documentos locais representam um risco de segurança significativo, especialmente no que diz respeito a ataques de ransomware. Esses ataques maliciosos podem criptografar arquivos locais, tornando-os inacessíveis e exigindo pagamentos de resgate para sua liberação. De acordo com um relatório da Cybersecurity Ventures, os custos dos danos causados pelo ransomware atingirão us$265 bilhões anualmente, enfatizando a necessidade urgente de medidas de segurança robustas.
As soluções baseadas em nuvem oferecem protocolos de segurança aprimorados, incluindo atualizações regulares, criptografia e backups automatizados, que coletivamente reduzem o risco de violações de dados e ataques de ransomware. Os escritórios de advocacia que migram para um DMS baseado em nuvem podem, assim, proteger melhor as informações confidenciais de seus clientes e manter a continuidade operacional mesmo diante de ameaças cibernéticas.
Os provedores de DMS baseados em nuvem empregam métodos avançados de criptografia tanto em repouso quanto em trânsito, o que fortalece a segurança dos dados. Eles também realizam auditorias regulares de segurança e detecção de ameaças em tempo real, mitigando significativamente o risco de acesso não autorizado ou violações de dados. Para escritórios de advocacia menores, contar com um provedor de nuvem significa se beneficiar da segurança de nível empresarial sem os custos associados.
Para escritórios de advocacia de pequeno e médio porte, a mudança para um DMS baseado em nuvem não se trata apenas de adoção de tecnologia, mas de garantia de viabilidade a longo prazo. Com a nuvem, as empresas podem obter melhor gerenciamento financeiro e escalabilidade, bem como posturas superiores de conformidade e segurança.
À medida que o setor jurídico continua a evoluir, os escritórios de advocacia devem adotar soluções que lhes permitam permanecer competitivos, salvaguardando ao mesmo tempo a confiança dos seus clientes. A mudança para um DMS baseado em nuvem pode fornecer a segurança e a eficiência operacional necessárias para prosperar no complexo cenário jurídico atual.
Para os advogados que procuram reduzir riscos e melhorar a eficiência, a transição para um DMS baseado na nuvem é um caminho claro a seguir, transformando potenciais vulnerabilidades em pontos fortes.
