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Se você assistiu ao programa de TV de sucesso Se adequa ou ainda estão viciados em Lei e ordem, é fácil presumir que os advogados levam um estilo de vida glamoroso de matá-lo no tribunal e proteger seus clientes. Infelizmente, a realidade nada glamorosa é que os advogados estão amontoados em inúmeros documentos, PDFs e e-mails e devem ser cuidadosos em manter essas peças altamente confidenciais seguras e organizadas o tempo todo.
Trabalhando com centenas de documentos diariamente, os advogados são eticamente obrigados a garantir a segurança de cada arquivo que tocam. É por isso que hoje os advogados exigem medidas de segurança rígidas, flexibilidade de acesso, soluções de colaboração e interfaces de usuário intuitivas de seus sistemas de gerenciamento de documentos legais (DMS). Infelizmente, essas medidas rígidas de segurança geralmente entram em conflito com a usabilidade de qualquer software local.
Em nosso recente webinar, Faça um ótimo trabalho, mais rápido: equilibrando segurança + usabilidade ao selecionar um DMSElizabeth Benegas, Conselheira Geral da NetDocuments, discute como equilibrar essas necessidades conflitantes de segurança e usabilidade com Todd Nugent, Diretor de Desenvolvimento e Segurança de Aplicativos da Affinity Consulting. Durante a discussão, eles detalharam como as plataformas em nuvem rapidamente se tornaram a melhor solução para esse ato de equilíbrio. Vamos mergulhar.
Riscos e regulamentações de alta segurança tradicionalmente significam que os escritórios de advocacia usam sistemas locais. Esses sistemas mantêm todas as informações do cliente no software vinculado exclusivamente ao hardware interno e são tradicionalmente considerados mais seguros porque os dados só podem ser acessados em um local.
No entanto, à medida que mais empresas e indivíduos se tornam digitais, fica claro que os sistemas locais não podem atender com segurança às necessidades e expectativas em evolução dos clientes. Estudos mostram que os clientes estão exigindo mais por menos dos advogados. Eles querem entender o que os advogados estão fazendo com suas informações, ver claramente o que estão pagando e querem que o trabalho seja feito mais rápido do que nunca.
Para atender às crescentes expectativas, é crucial que os advogados protejam o acesso aos dados, não importa onde estejam, e colabore com colegas e clientes de forma eficiente.
As restrições que antes tornavam os sistemas locais seguros agora estão, de fato, contribuindo para uma maior exposição de dados. Os advogados estão trabalhando em torno do sistema para criar flexibilidade, imprimindo e circulando cópias impressas sem monitorar seu descarte ou enviando documentos como anexos de e-mail com risco de interceptação.
Os advogados exigem uma solução DMS segura, além dos sistemas locais, que podem abranger ameaças à segurança e cumprir as leis e regulamentos de proteção de dados. Esses e outros fatores são a razão pela qual os sistemas em nuvem estão surgindo como uma opção mais segura para proteger os dados do cliente, ao mesmo tempo que fornecem os elementos de mobilidade e colaboração de que as equipes jurídicas precisam.
Como os escritórios de advocacia se concentram em apoiar sua equipe para atender às expectativas dos clientes, muitos estão migrando para um sistema de gerenciamento de documentos na nuvem. Um DMS em nuvem é capaz de fornecer segurança mais profunda, acesso flexível em qualquer lugar e recursos inovadores que mantêm a empresa competitiva e à frente das necessidades do mercado. Além disso, um forte DMS em nuvem está se tornando cada vez mais a peça central para uma verdadeira pilha de tecnologia em nuvem.
Os sistemas locais exigem atualizações invasivas, demoradas e caras para manter as medidas de segurança e compartilhar novos recursos em uma variedade de instâncias.
Em contraste, os sistemas em nuvem são projetados para se adaptar rapidamente aos novos requisitos de segurança e necessidades do mercado como resultado direto de sua arquitetura de instância única. Portanto, as equipes de desenvolvimento que oferecem suporte a sistemas em nuvem podem se concentrar no desenvolvimento de produtos e no fortalecimento da segurança da plataforma, em vez de simplesmente mantê-la.
No mundo móvel de hoje, os advogados exigem sistemas em nuvem para que possam acessar e trabalhar de qualquer lugar - sem comprometer os dados e a segurança do cliente. Se os advogados precisam de informações atualizadas de um parceiro enquanto estão no tribunal, estão concluindo um contrato enquanto esperam no aeroporto ou colaborando em um caso de seu local de férias favorito, a facilidade de acesso e a capacidade de trabalhar em qualquer lugar são essenciais . Além disso, a maior flexibilidade permite a colaboração em tempo real com colegas, levando a melhores produtos de trabalho e tempos de resposta mais rápidos.
DMS baseado em nuvem são especialmente úteis porque criam uma base para construir o resto da pilha de tecnologia de uma empresa. As empresas modernas usam uma variedade de aplicativos para fornecer a seus clientes um serviço excelente e competitivo. Embora um DMS seja a espinha dorsal de qualquer escritório de advocacia, uma pilha de tecnologia completa também pode incluir software para gerenciamento de e-mail, gerenciamento de clientes, processamento de pagamentos, gerenciamento de práticas e muito mais.
Os sistemas locais não são projetados para integração com o número de aplicativos de software diferentes necessários para um escritório moderno e funcional. Um DMS baseado em nuvem é mais provavelmente projetado para se integrar a outros sistemas, permitindo que advogados e suas empresas personalizem suas pilhas de tecnologia em torno do DMS.
Para saber mais sobre os benefícios de mudar para um DMS baseado em nuvem como o NetDocuments, assista ao webinar, Faça um ótimo trabalho, mais rápido: equilibrando segurança + usabilidade ao selecionar um DMS. Ou, para explorar como o NetDocuments está fornecendo a segurança e flexibilidade que os clientes exigem dos escritórios de advocacia, solicite uma demonstração hoje.
Fontes:
