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Whether you’ve watched the hit TV show Suits or are still hooked on Law and Order, it’s easy to assume that attorneys live a glamorous lifestyle of killing it in the courtroom and protecting their clients. Unfortunately, the unglamorous reality is that attorneys are piled under countless documents, PDFs, and emails, and must be diligent about keeping these highly-confidential pieces secure and organized at all times.
Working out of hundreds of documents daily, attorneys are ethically required to ensure the security of each file they touch. This is why today, attorneys require iron-clad security measures, access flexibility, collaboration solutions, and intuitive user interfaces from their legal document management systems (DMS). Unfortunately, these tight security measures often conflict with the usability of any on-premises software.
In our recent webinar, Do Great Work, Faster: Balancing Security + Usability When Selecting a DMS, Elizabeth Benegas, General Counsel for NetDocuments, discusses how to balance these conflicting needs of security and usability with Todd Nugent, Director of Application Development & Security for Affinity Consulting. During the discussion, they detailed how cloud platforms have quickly become the top solution to this balancing act. Let’s dive in.
Riscos e regulamentações de alta segurança tradicionalmente significam que os escritórios de advocacia usam sistemas locais. Esses sistemas mantêm todas as informações do cliente no software vinculado exclusivamente ao hardware interno e são tradicionalmente considerados mais seguros porque os dados só podem ser acessados em um local.
However, as more companies and individuals go digital, it’s clear that on-premises systems cannot safely meet the evolving needs and expectations of clients. Studies show that clients are demanding more for less from lawyers. They want to understand what attorneys are doing with their information, clearly see what they are paying for, and want the job done faster than ever.
To meet rising expectations, it’s crucial that attorneys secure access to data no matter where they are, and collaborate with colleagues and clients in efficient ways.
As restrições que antes tornavam os sistemas locais seguros agora estão, de fato, contribuindo para uma maior exposição de dados. Os advogados estão trabalhando em torno do sistema para criar flexibilidade, imprimindo e circulando cópias impressas sem monitorar seu descarte ou enviando documentos como anexos de e-mail com risco de interceptação.
Os advogados exigem uma solução DMS segura, além dos sistemas locais, que podem abranger ameaças à segurança e cumprir as leis e regulamentos de proteção de dados. Esses e outros fatores são a razão pela qual os sistemas em nuvem estão surgindo como uma opção mais segura para proteger os dados do cliente, ao mesmo tempo que fornecem os elementos de mobilidade e colaboração de que as equipes jurídicas precisam.
As law firms focus on supporting their staff in meeting client expectations, many are moving to a cloud document management system. A cloud DMS is uniquely capable of providing deeper security, flexible anywhere access, and innovative features that keep the firm competitive and ahead of market needs. In addition, a strong cloud DMS is increasingly becoming the centerpiece for a true-cloud tech stack.
Os sistemas locais exigem atualizações invasivas, demoradas e caras para manter as medidas de segurança e compartilhar novos recursos em uma variedade de instâncias.
Em contraste, os sistemas em nuvem são projetados para se adaptar rapidamente aos novos requisitos de segurança e necessidades do mercado como resultado direto de sua arquitetura de instância única. Portanto, as equipes de desenvolvimento que oferecem suporte a sistemas em nuvem podem se concentrar no desenvolvimento de produtos e no fortalecimento da segurança da plataforma, em vez de simplesmente mantê-la.
No mundo móvel de hoje, os advogados exigem sistemas em nuvem para que possam acessar e trabalhar de qualquer lugar - sem comprometer os dados e a segurança do cliente. Se os advogados precisam de informações atualizadas de um parceiro enquanto estão no tribunal, estão concluindo um contrato enquanto esperam no aeroporto ou colaborando em um caso de seu local de férias favorito, a facilidade de acesso e a capacidade de trabalhar em qualquer lugar são essenciais . Além disso, a maior flexibilidade permite a colaboração em tempo real com colegas, levando a melhores produtos de trabalho e tempos de resposta mais rápidos.
Cloud-based DMS are especially useful as they create a basis for building the rest of a firm’s tech stack. Modern firms use a variety of applications to provide their clients with excellent, competitive service. While a DMS is the backbone of any law firm, a complete tech stack may also include software for Gestão de Email, customer management, payment processing, practice management, and much more.
Os sistemas locais não são projetados para integração com o número de aplicativos de software diferentes necessários para um escritório moderno e funcional. Um DMS baseado em nuvem é mais provavelmente projetado para se integrar a outros sistemas, permitindo que advogados e suas empresas personalizem suas pilhas de tecnologia em torno do DMS.
To learn more about the benefits of moving to a cloud-based DMS like NetDocuments, watch the webinar, Do Great Work, Faster: Balancing Security + Usability When Selecting a DMS. Or, to explore how NetDocuments is providing the security and flexibility clients require from law firms, Solicite uma demonstração today.
Fontes:
