Imagem de close-up de uma mão digitando em um laptop com ícones de pasta pairando acima.

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Produtivo E protegido: por que o gerenciamento de documentos é importante para as agências governamentais

Por:
A Equipe NetDocuments
Dezembro 9, 2021

Você não precisa trabalhar para o governo para saber que ele é um grande alvo para os cibercriminosos.

De acordo com o Federal Bureau of Investigation, tem havido um 300% de aumento em crimes cibernéticos desde o início do COVID- 19. As entidades governamentais - devido ao seu enorme armazenamento de dados altamente confidenciais - precisam garantir que suas informações sejam protegidas e, ao mesmo tempo, possibilite a produtividade.

Novo normal, novos riscos

A rápida mudança para trabalhar em casa forçou muitas equipes a fazer ajustes em tempo real ... muitas vezes, expondo inadvertidamente a organização a riscos de segurança adicionais.

Em meio a esse caos, ataques cibernéticos contra organizações governamentais dos Estados Unidos adicionado a $ 18.9 bilhões em custos de recuperação e tempo de inatividade em 1}.

Como ordens executivas e outros mandatos de “modernização digital” estão pressionando por protocolos de segurança cibernética mais rígidos, as entidades governamentais não podem se dar ao luxo de manter o status quo quando se trata de gerenciar documentos e registros internos.

Para proteger suas operações de negócios e os cidadãos que atendem contra riscos, as agências governamentais estão recorrendo a sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) baseados em nuvem para manter seus valiosos arquivos protegidos.

O que o gerenciamento de documentos significa para o governo?

Não está familiarizado com gerenciamento de documentos? Sem problemas.

Basicamente, um DMS é a ferramenta que sua equipe usa para armazenar e gerenciar documentos, incluindo repositórios, fluxos de trabalho, controle de acesso, recuperação de informações e muito mais. Um DMS baseado em nuvem oferece segurança avançada que ajuda a reduzir o risco de violação de dados em sua organização, ao mesmo tempo que fornece acesso fácil às informações de que as pessoas precisam para fazer seu melhor trabalho.

Conformidade como serviço

As agências governamentais também usam plataformas DMS baseadas em nuvem para ajudá-los a armazenar registros em conformidade, conforme exigido pelo Federal Risk and Authorization Management Program ou FedRAMP, que é um programa governamental que fornece uma abordagem padronizada para avaliação de segurança, autorização e monitoramento contínuo para provedores de serviços em nuvem. Ao usar um provedor de DMS que atendeu aos rigorosos padrões de conformidade e segurança para obter a autorização do FedRAMP, as entidades governamentais podem tirar proveito da conformidade de passagem, em que você está em conformidade porque seu provedor de serviços em nuvem o é.

O custo da sobrecorreção

Manter os registros seguros e em conformidade é absolutamente crucial para o governo. Infelizmente, muitos acabam sacrificando a produtividade e a capacidade de colaboração de sua equipe, forçando-os a saltar vários obstáculos para acessar as informações de que precisam ou restringindo-os a usar sistemas legados como estruturas de pastas compartilhadas que oferecem uma falsa sensação de segurança.

Em vez de ajudar as equipes a se manterem em conformidade, essa abordagem geralmente leva os indivíduos a encontrar soluções alternativas que não estejam em conformidade que podem expor sua organização a riscos.

Faça mais sem arriscar mais

Então, como você mantém sua organização protegida e produtiva?

É muito simples: você precisa de um DMS que forneça segurança e conformidade e promova melhorias de colaboração e produtividade - sem compromissos. Com a plataforma certa, toda a sua equipe pode acessar benefícios como:

  • Acesso em qualquer lugar: Flexibilidade máxima para trabalhar em casa ou no escritório sem sacrificar controles de acesso estritos, como autenticação multifator.
  • Colaboração Perfeita: Encontre e compartilhe facilmente documentos com colegas internos e intradepartamentais ou outras partes externas (por exemplo, contratados do governo, constituintes públicos).
  • Fluxos de trabalho simplificados: Maior produtividade, menos esforço.

E muito mais!

Verificação de saída O guia definitivo para gerenciamento de documentos

Quer ver como um DMS pode ajudar sua organização a se manter produtiva e protegida?

Baixe sua cópia de O Guia Definitivo de Gestão de Documentos para o Governo para aprender alguns dos muitos benefícios de um DMS, além de como escolher a plataforma certa para sua equipe.

Confira algumas citações de funcionários abaixo!

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."