Um homem em uma mesa se senta e segura e olha para o celular com um laptop na mesa.

Colaboração remota para escritórios de advocacia

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Março 7, 2022

A colaboração é essencial para a prática da advocacia – e pode oferecer enormes vantagens competitivas quando aproveitada em todas as áreas de atuação.

Mas quando parte ou toda a sua equipe está trabalhando remotamente, pode ser difícil colaborar de forma eficaz. No entanto, com as ferramentas e estratégias certas, você pode tornar a colaboração bem-sucedida e contínua, não importa como sua equipe esteja dispersa. Nós vamos te mostrar como.

As circunstâncias estão mudando

A transição para o “novo normal” de trabalhar em casa foi um grande ajuste para a força de trabalho moderna. Mas mesmo quando as equipes começaram a retornar ao escritório, está claro que os escritórios de advocacia devem permanecer flexíveis para manter os negócios avançando.

Em primeiro lugar, as mudanças nas ondas de doenças forçaram algumas empresas a fechar novamente seus escritórios e retornar ao trabalho totalmente remoto. Mas isso não é tudo. Agora que as organizações provaram sua capacidade de trabalhar remotamente, funcionários de vários setores, demografia e geografias esperam ter opções de trabalho remoto avançando.

Como resultado dessas circunstâncias em mudança, os escritórios de advocacia devem estar preparados para fazer pivôs rápidos e lidar com uma força de trabalho híbrida de membros da equipe no escritório e remotos e gerenciar relacionamentos com clientes remotos.

5 Desafios de colaboração remota

Maiores ofertas de colaboração inúmeros benefícios para advogados e seus escritórios. Mas pode ser difícil maximizar a colaboração com uma equipe dispersa. Para ajudá-lo a enfrentar esses desafios, identificamos cinco dos obstáculos mais comuns na colaboração remota e como superá-los.

1. Vídeo conferência

Quer todos ou alguns de seus colaboradores estejam trabalhando remotamente, você precisará de uma ferramenta de videoconferência e áudio para ajudar a mantê-los conectados. É importante que todos possam participar da reunião, independentemente de onde estejam fisicamente localizados.

Se alguns dos membros de sua equipe estiverem reunidos no escritório enquanto outros estiverem trabalhando em casa, convém usar uma webcam e um microfone que permitam que os membros remotos da equipe vejam e ouçam os que estão na sala de conferência. Você também precisará de uma tela grande para que as pessoas no escritório também possam ver e ouvir os participantes remotos.

For large meetings, you may want to consider a smart 360° webcam that automatically focuses video and audio on the person speaking. This can create a more seamless, video meeting experience for those working remotely and help reduce distractions.

Durante uma reunião híbrida, pode ser ainda mais desafiador manter todos os participantes envolvidos. Uma maneira de melhorar a experiência é priorizar as ferramentas de colaboração digital sobre as fsicas. Por exemplo, se sua equipe usa frequentemente um quadro branco ou notas adesivas para colaborar, os participantes virtuais podem não conseguir ver claramente todas as informações no quadro, muito menos contribuir com ele. Em vez disso, considere uma ferramenta virtual de quadro branco. Isso garantirá que todos os participantes tenham igual acesso às informações e a capacidade de contribuir.

Lembre-se de que outras ferramentas de comunicação, como mensagens instantâneas ou bate-papo, também podem ajudar sua equipe a permanecer conectada e sincronizada, independentemente de quem está no escritório ou não.

2. Colaboração de documentos e edição em tempo real

Colaborar em documentos pode ser um desafio, independentemente de as equipes serem remotas ou não – não é um problema pequeno, dada a quantidade de trabalho jurídico capturado nos documentos.

For hybrid or remote teams to collaborate successfully, it’s crucial that all team members be able to access needed documents and resource materials easily and securely, no matter where they are. A cloud document management system (DMS) can solve this problem. Top solutions offer web, desktop, and mobile apps so that legal professionals can find what they need, when they need it — whether they’re in the office, at home, or on the go.

Redlining, controle de versão e guerras de check-out são outra fonte comum de frustração. Mas, felizmente, eles não precisam ser um incômodo.

Modern DMS platforms like NetDocuments offer additional legal technology and features that help take legal collaboration to the next level. One of these tools is Margin Notes, a collaborative document viewer that allows multiple team members to review, annotate, share, and mark up documents in real time, simultaneously. There’s no need to pass the document from person to person, and you don’t have to worry about creating conflicting versions or missing vital edits.

3. Gestão de caso

Se sua empresa estiver usando uma solução interna para organizar casos e clientes, você poderá ter dificuldades quando os membros da equipe estiverem trabalhando remotamente.

Processos manuais e problemas de VPN podem impossibilitar o acesso dos advogados a detalhes e atualizações essenciais do caso quando estão trabalhando fora do escritório. Isso pode levar a falhas de comunicação, trabalho duplicado e falha em relatar o status do caso... o que pode custar tempo e lucro à sua empresa.

Para evitar esses desafios, as empresas remotas/híbridas devem selecionar uma solução de gerenciamento de casos baseada em nuvem, como Centerbase, Actionstep e P4W (Avançado), para organizar informações essenciais do caso, incluindo contatos, contas, calendários, listas de tarefas e muito mais.

4. Gestão de fluxo de trabalho

One aspect of collaboration that can become particularly tricky with a dispersed team is project management. But even with a team in-office, it can be challenging to keep track of who is supposed to do what and when.

Felizmente, você pode tornar mais fácil para os membros da equipe no escritório ou trabalhando remotamente para ficar no topo de sua lista de tarefas e manter as coisas em andamento.

Com um fluxo de trabalho baseado em nuvem ou solução de gerenciamento de tarefas, você pode criar facilmente fluxos de trabalho personalizados, atribuir tarefas e acompanhar o andamento do projeto. Ao selecionar uma ferramenta baseada na nuvem, você pode garantir que todos os membros da equipe tenham acesso em tempo real ao projeto e à lista de tarefas, não importa de onde estejam trabalhando. Isso ajuda todos a permanecer na mesma página, cumprir prazos importantes e evitar a duplicação de trabalho.

Outra coisa a considerar é automação de fluxo de trabalho. É claro que nem todas as tarefas ou fluxos de trabalho podem (ou devem) ser digitalizados. Mas, quando usadas de forma eficaz, essas ferramentas podem reduzir a carga demorada das tarefas administrativas e aumentar a produtividade, além de ajudar a reduzir erros humanos, melhorar a conformidade e muito mais.

5. Cobrança

No ambiente de hoje, uma solução de cobrança jurídica moderna é mais importante do que nunca — especialmente quando os membros da equipe estão dispersos. Sistemas desatualizados podem levar rapidamente a grandes vazamentos em horas faturáveis; enquanto as soluções que oferecem acesso remoto e móvel tornam mais fácil do que nunca para os advogados controlar o tempo e as despesas.

Em última análise, o software de faturamento jurídico baseado em nuvem oferece mais do que apenas um processo de faturamento simplificado para advogados e profissionais jurídicos. Também significa menos tempo desperdiçado em tarefas não faturáveis — e mais tempo para trabalho faturável. Além disso, essas soluções geralmente incluem ferramentas de relatórios para ajudar os parceiros a entender melhor o quadro geral e tomar decisões mais eficazes para a empresa.

Como selecionar ferramentas para colaboração remota

À medida que você procura ferramentas para capacitar e aprimorar a colaboração remota em sua empresa, há opções ilimitadas ao seu alcance.

But whether you’re selecting software for videoconferencing, document management, case management, project management, or legal billing, there are two main things you’ll want to prioritize:

  1. Procure soluções baseadas em nuvem. Se você deseja que sua equipe possa se manter produtiva, não importa de onde esteja trabalhando, fique com plataformas baseadas em nuvem para acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
  2. Não subestime a importância da integração. Torne mais fácil para sua equipe realizar o trabalho selecionando ferramentas que funcionam em conjunto perfeitamente. Aplicativos não integrados tendem a ter taxas de adoção mais baixas e podem restringir a colaboração entre os membros da equipe.

Benefícios de uma força de trabalho remota

The ability of your firm to work remotely is absolutely essential to business resilience and continuity. But that’s not the only benefit you get from having a partially or fully remote law firm.

O trabalho remoto tornou-se uma grande prioridade para os principais talentos jurídicos. Para que sua empresa atraia e retenha esse talento, é fundamental oferecer opções de trabalho mais flexíveis. Dada a alta taxa de esgotamento pela qual o setor jurídico é conhecido, ser capaz de dividir o tempo entre o trabalho remoto e no escritório pode ajudar os advogados a criar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal que realmente melhora produtividade, em vez de sufocá-la.

Para saber mais sobre como sua empresa pode transformar o trabalho remoto em um benefício para aumentar os lucros, confira nosso whitepaper, Da vantagem ao lucro: como os escritórios de advocacia podem implementar o trabalho flexível e remoto.

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