Adoção do usuário: como chegar lá, partindo daqui, parte 1 de 3

Por:
Kenny Leckie
Julho 6, 2020

Existe um equívoco geral sobre a adoção do usuário. Alguns acreditam que isso significa que as pessoas vão adorar qualquer coisa nova e abraçá-la totalmente com grandes sorrisos e alegria em seus corações. Embora isso seja bom, a adoção do usuário não tem a ver com isso. Em sua forma mais simples, a adoção do usuário significa ... bem, a adoção da mudança pelo usuário. Não é que gostem ... ou como você nesse assunto … Mas que eles usam. Uma chave igualmente importante a ser considerada com a adoção do usuário é a compreensão de que quanto mais cedo eles adotarem a mudança, mais cedo você receberá o retorno do seu investimento e alcançará seus objetivos de negócios. A adoção oportuna de uma mudança desempenha um papel crucial no sucesso geral.

Para fazer com que as pessoas adotem uma mudança, você deve saber onde elas estão agora e onde deseja que estejam quando terminar. É uma jornada. É preciso traçar um plano que entenda POR QUÊ é necessário, QUEM é impactado, O QUE você está tentando alcançar e QUANDO está acontecendo. O COMO AS é por meio de um gerenciamento de mudança adequado. Vamos analisar algumas dessas coisas para um projeto de Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS).

PORQUE

Primeiro, SEMPRE comece com POR QUÊ. As respostas podem variar de acordo com a empresa ou organização, mas sem declarar claramente por que essa mudança está acontecendo, você terá poucas chances de adoção oportuna dessa mudança sistêmica potencialmente perturbadora. Sem o PORQUÊ, as pessoas sentirão que essa mudança está sendo feita PARA elas, e não PARA elas. Isso precisa ser declarado em termos de razões comerciais (não técnicas) para a mudança. Além disso, uma mudança no DMS tem impacto em todos na organização. Como tal, a mensagem sobre esta mudança deve vir de alguém que pode falar com autoridade em nome da organização - um líder que pode ajudar todos os departamentos afetados a compreender Por quê a decisão foi tomada, Como as vai ajudar as pessoas no seu dia-a-dia, e o que isso significa seguir em frente. A adoção também aumenta quando a liderança lidera pelo exemplo, portanto, certifique-se de que os principais gerentes e executivos estejam bem informados e prontos para usar o novo DMS regularmente.

QUEM

Agora, vejamos a OMS é afetado por essa mudança e de que forma eles são afetados. Esta é uma parte crítica de uma mudança de DMS e é a abordagem clássica de "conhecer seu público" para que você possa abordá-los de forma adequada. Nem todas as coisas são importantes para todos da mesma forma. Saber disso ajuda a comunicar a mudança, reforça a mudança E influencia quem deve enviar a (s) mensagem (ns) de mudança para quais grupos.

O QUE

O QUE também deve ser claramente estabelecido. Identifique as metas do projeto - não apenas os motivos comerciais - mas defina as metas específicas que você está tentando alcançar. O estabelecimento de metas ajuda a identificar e associar métricas que remetem ao sucesso, conhecidas como indicadores-chave de desempenho (KPIs). Com os KPIs em vigor, você é capaz de discernir em cada etapa do projeto se está no caminho certo para atingir os resultados de negócios desejados.

QUANDO

Nunca surpreenda as pessoas com uma mudança como essa. Gerencie as expectativas das pessoas. Planeje e comunique com antecedência e frequentemente antes da mudança, durante a mudança e após a mudança. Use uma variedade de veículos de comunicação - eventos, mídia eletrônica, pessoas - para compartilhar a mensagem.

COMO

É aqui que entra a estratégia comprovada e o gerenciamento de mudança. Veja todo o projeto como um processo evolutivo com metas para cada estágio.

  • ANTES DO ESTÁGIO: Estabeleça a direção clara, alinhe patrocinadores, mapeie planos de comunicação, conduza análises de impacto e inicie o pré-aprendizado. É aqui que você faz descobertas conversando com pessoas e grupos para obter suas opiniões e percepções sobre suas operações e problemas do dia a dia.
  • DURANTE O ESTÁGIO: Dê às pessoas apenas o que elas precisam—não apenas no caso de eles precisarem—Nível de informação para passar pela atualização inicial. Use as melhores abordagens de aprendizagem em sala de aula e forneça suporte proativo para fazer as pessoas voltarem ao seu nível atual de produtividade o mais rápido possível.
  • APÓS A FASE: É aqui que os verdadeiros objetivos de negócios são alcançados. Não pare de comunicar, educar, apoiar e reforçar até que você tenha alcançado os resultados de negócios desejados.

Não importa onde você esteja em seu projeto, nunca é tarde para começar a fazer coisas boas! Se você não conseguir fazer todas as coisas antes ou durante a implementação, combine-as após a implementação. A questão é que todas essas coisas são importantes e têm um impacto significativo na adoção do novo DMS pelas pessoas.

“Mudamos para o NetDocuments cerca de 6 meses antes da pandemia de coronavírus e estamos muito gratos por isso! Com o NetDocuments, nossos advogados podem trabalhar remotamente tão facilmente quanto no escritório. Durante a transição apressada para colocar todos em funcionamento em suas casas, não precisamos fazer nenhuma configuração adicional ou ajustes em relação ao NetDocuments. Já estava totalmente funcional para todos, independentemente de onde eles se conectaram. Se não tivéssemos mudado de nosso antigo sistema de gerenciamento de documentos para o NetDocuments, nossa empresa teria enfrentado um pesadelo. Teríamos tido um período significativo de interrupção de negócios enquanto configurávamos e implementávamos uma forma para que todos acessassem os arquivos de nossos clientes. Com o NetDocuments, não tivemos absolutamente nenhum atraso na produtividade ”.

  • Kathy j. Hamilton | Diretor | THE BLUM FIRM, PC

Fique ligado no nosso próximo blog que será publicado na próxima semana, que aborda métricas e rastreamento de sucesso com seu DMS. O terceiro e último artigo da série discutirá os motivos pelos quais alguns projetos têm baixa adoção e as principais maneiras de evitar isso. Fique atento para mais!

Artigo escrito por Kenny Leckie, Consultor Sênior de Tecnologia e Gestão de Mudanças da Travelling Coaches.

Want a Demo? Request one today!

Postagens recentes