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O que é a Pesquisa Empresarial? Principais 4 benefícios

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Abril 29, 2022
Ultima atualização:

De acordo com um relatório recente publicado pela KMWorld, os advogados podem gastar até 22% de suas horas de trabalho pesquisando documentos espalhados por dezenas ou mais fontes de dados internas. E se encontrar informações em todas as fontes de dados da sua organização fosse tão fácil quanto fazer uma única pesquisa no Google? Bem-vindo ao mundo da busca corporativa.

O termo “pesquisa corporativa” refere-se à tecnologia que traz uma experiência de pesquisa semelhante à da Internet para encontrar e recuperar documentação, dados e conhecimento relevantes armazenados em vários formatos em vários bancos de dados dentro de uma organização. A pesquisa corporativa permite que suas equipes se beneficiem do conhecimento combinado de todas as fontes de dados internas, apresentadas em uma visão mais holística.

Com a pesquisa corporativa, o conteúdo de todas as suas fontes de informação, como documentos e e-mails armazenados em sistemas de gerenciamento de documentos (DMS), sites, intranets, ferramentas de CRM, sistemas financeiros e muito mais, podem ser indexados e facilmente pesquisáveis.

Por que a pesquisa corporativa é importante

Conhecimento é poder. Para os trabalhadores do conhecimento que lidam com quantidades significativas de documentação, como escritórios de advocacia, grandes empresas e entidades do setor público, a busca corporativa tornou-se uma ferramenta valiosa — e até mesmo de missão crítica — para operações diárias. Isso ocorre porque reduz drasticamente o tempo necessário para recuperar todos os registros mais relevantes que um indivíduo pretende (e tem acesso) encontrar. Tudo pode ser encontrado em um só lugar em vez de ter que pesquisar em vários locais.

A maioria das plataformas de tecnologia são projetadas com o propósito de fazer uma ou algumas coisas realmente bem: um CRM mantém todos os dados do cliente juntos em um só lugar, plataformas de contabilidade rastreiam informações de cobrança etc. todos esses diferentes registros alojados em fontes isoladas. Com a pesquisa corporativa, uma única consulta de pesquisa permite que você exiba as informações necessárias, independentemente de onde elas estejam armazenadas, eliminando a necessidade de repetir pesquisas em cada local. Além disso, você pode ver os dados em relação ao conteúdo de outras fontes de dados, oferecendo uma visão mais ampla.

A pesquisa corporativa é importante para as empresas porque economiza tempo, aproveita conhecimento valioso e oferece uma experiência que deixa os usuários felizes.

Como funciona a pesquisa empresarial

Para que um conteúdo seja pesquisável, ele deve primeiro ser indexado para que o sistema de procura corporativa possa reconhecer e localizar todos os detalhes disponíveis sobre o arquivo. Alguns sistemas legados possuem estruturas desatualizadas que exigem que um departamento de TI envie manualmente índices novos e atualizados, enquanto outros sistemas fazem sua própria indexação de cada documento, email, etc.

A pesquisa corporativa pode automatizar esse processo, diminuindo e até eliminando a necessidade de envolvimento de TI usando conectores ativos que indexam continuamente várias fontes de dados ao mesmo tempo, apresentando instantaneamente todos esses resultados juntos em uma interface unificada.

Principais 4 benefícios da pesquisa corporativa

A tecnologia de pesquisa corporativa está mudando a maneira como as empresas encontram e acessam seus dados de maneira significativa. Aqui estão apenas alguns dos benefícios que você pode esperar ao implementar uma solução de pesquisa corporativa:

1. Encontre tudo o que você precisa em uma pesquisa

A pesquisa corporativa permite que você acesse todas as suas fontes de informações disponíveis e tenha uma fonte única e confiável para as melhores e oficiais respostas de sua organização. Ser capaz de ver os dados no contexto de seu relacionamento com outros dados cria um quadro de informações mais completo.

Unificar e centralizar essas pesquisas em um balcão único torna o acesso e a referência a documentação histórica, dados e conhecimento mais fácil do que nunca.

2. Aprimore a gestão do conhecimento da sua organização

Pense em quantas vezes você precisou encontrar aquela pessoa em sua organização que conhece um assunto específico, a necessidade do cliente ou informações de um projeto feito há vários anos. As organizações estão repletas de conhecimento e anos de experiência valiosa espalhados por arquivos digitais, bem como dentro das mentes dos funcionários. Muitas vezes, nossos colegas têm conhecimento enterrado em currículos ou currículos de empregos e experiências anteriores. Além de facilitar as operações do dia-a-dia, a busca corporativa também transforma os registros existentes de sua empresa em uma vasta base de conhecimento.

Com uma maneira completa de pesquisar, funcionários de todos os níveis de experiência podem se servir da riqueza de conhecimento que já existe dentro de sua organização. Novos funcionários podem se atualizar rapidamente, especialistas no assunto podem ser identificados mais facilmente e melhores decisões de negócios podem ser tomadas com base no conhecimento histórico.

3. Manter a segurança de dados e paredes éticas

Proteger seus dados contra atividades cibercriminosas deve ser uma prioridade máxima, mas é igualmente importante evitar o acesso total a informações confidenciais por pessoas não autorizadas. Esses riscos estão sendo ampliados com a maioria das organizações que oferecem suporte a ambientes de trabalho remotos e híbridos e ataques cibernéticos visando vulnerabilidades em potencial.

Felizmente, a busca corporativa respeita a segurança definida nos sistemas de registro e permite restrições de dados adicionais que podem ajudar a manter informações confidenciais longe de indivíduos sem direitos de acesso adequados. Quando alguém realiza uma pesquisa, ele recebe apenas as informações às quais teve acesso – e nada mais.

4. Economize tempo com a indexação automatizada de documentos

Ao lidar com milhares ou milhões de arquivos, o processo de indexação pode causar atrasos e frustrações. Qualquer pessoa que procure informações que ainda não foram indexadas não conseguirá encontrar o que precisa até que o sistema tenha tempo de recuperar o atraso.

A pesquisa corporativa pode automatizar esse processo usando conectores ativos que pesquisam continuamente várias fontes de dados ao mesmo tempo, basicamente redirecionando o índice já criado pelos aplicativos nativos, como Outlook, Teams ou seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS).

Capacite seu pessoal com a pesquisa

Já se foram os dias de precisar ir a diferentes sistemas para pesquisar as informações internas de que você precisa e pesquisas que não fornecem a experiência que os usuários esperam. A pesquisa empresarial moderna de hoje fornece resultados mais fáceis, rápidos e relevantes que podem ajudar sua organização a economizar tempo, aprimorar o gerenciamento e o compartilhamento de conhecimento e manter a segurança dos dados e barreiras éticas.

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NetKnowledge: Enterprise Search da NetDocuments

Com NetKnowledge, desenvolvido pela BA Insight, você pode finalmente substituir o processo lento e frustrante de pesquisar em diferentes sistemas individualmente por uma experiência de pesquisa única e segura, semelhante à Internet, que reúne tudo em um só lugar e apresenta resultados relevantes, para que você possa tomar decisões de negócios inteligentes . Veja o folheto.

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