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De acordo com um relatório recente publicado pela KMWorld, os advogados podem gastar até 22% de suas horas de trabalho pesquisando documentos espalhados por dezenas ou mais fontes de dados internas. E se encontrar informações em todas as fontes de dados da sua organization fosse tão fácil quanto fazer uma única pesquisa no Google? Bem-vindo ao mundo da busca corporativa.
O termo “pesquisa corporativa” refere-se à tecnologia que traz uma experiência de pesquisa semelhante à da Internet para encontrar e recuperar documentação, dados e conhecimento relevantes armazenados em vários formatos em vários bancos de dados dentro de uma organization. A pesquisa corporativa permite que suas equipes se beneficiem do conhecimento combinado de todas as fontes de dados internas, apresentadas em uma visão mais holística.
Com a pesquisa corporativa, o conteúdo de todas as suas fontes de informação, como documentos e e-mails armazenados em sistemas de gerenciamento de documentos (DMS), sites, intranets, ferramentas de CRM, sistemas financeiros e muito mais, podem ser indexados e facilmente pesquisáveis.
Conhecimento é poder. Para trabalhadores do conhecimento que lidam com quantidades significativas de documentação, como escritórios de advocacia, grandes empresas e entidades do setor público, a pesquisa empresarial tornou-se uma ferramenta valiosa — e até mesmo de missão crítica — para as operações diárias. Isso ocorre porque reduz drasticamente o tempo necessário para recuperar todos os registros mais relevantes que um indivíduo pretende (e tem acesso) encontrar. Tudo pode ser encontrado em um só lugar, em vez de ter que pesquisar em vários locais.
A maioria das plataformas de tecnologia são projetadas com o propósito de fazer uma ou algumas coisas realmente bem: um CRM mantém todos os dados do cliente juntos em um só lugar, plataformas de contabilidade rastreiam informações de cobrança etc. todos esses diferentes registros alojados em fontes isoladas. Com a pesquisa corporativa, uma única consulta de pesquisa permite que você exiba as informações necessárias, independentemente de onde elas estejam armazenadas, eliminando a necessidade de repetir pesquisas em cada local. Além disso, você pode ver os dados em relação ao conteúdo de outras fontes de dados, oferecendo uma visão mais ampla.
A pesquisa corporativa é importante para as empresas porque economiza tempo, aproveita conhecimento valioso e oferece uma experiência que deixa os usuários felizes.
Para que um conteúdo seja pesquisável, ele deve primeiro ser indexado para que o sistema de procura corporativa possa reconhecer e localizar todos os detalhes disponíveis sobre o arquivo. Alguns sistemas legados possuem estruturas desatualizadas que exigem que um departamento de TI envie manualmente índices novos e atualizados, enquanto outros sistemas fazem sua própria indexação de cada documento, email, etc.
A pesquisa corporativa pode automatizar esse processo, diminuindo e até eliminando a necessidade de envolvimento de TI usando conectores ativos que indexam continuamente várias fontes de dados ao mesmo tempo, apresentando instantaneamente todos esses resultados juntos em uma interface unificada.
A tecnologia de pesquisa corporativa está mudando a maneira como as empresas encontram e acessam seus dados de maneira significativa. Aqui estão apenas alguns dos benefícios que você pode esperar ao implementar uma solução de pesquisa corporativa:
A pesquisa corporativa permite que você acesse todas as suas fontes de informações disponíveis e tenha uma fonte única e confiável para as melhores e oficiais respostas de sua organization. Ser capaz de ver os dados no contexto de seu relacionamento com outros dados cria um quadro de informações mais completo.
Unificar e centralizar essas pesquisas em um balcão único torna o acesso e a referência a documentação histórica, dados e conhecimento mais fácil do que nunca.
Pense em quantas vezes você precisou encontrar aquela pessoa em sua organization que conhece um assunto específico, a necessidade do cliente ou informações de um projeto feito há vários anos. As organizações estão repletas de conhecimento e anos de experiência valiosa espalhados por arquivos digitais, bem como dentro das mentes dos funcionários. Muitas vezes, nossos colegas têm conhecimento enterrado em currículos ou currículos de empregos e experiências anteriores. Além de facilitar as operações do dia-a-dia, a busca corporativa também transforma os registros existentes de sua empresa em uma vasta base de conhecimento.
Com uma maneira completa de pesquisar, funcionários de todos os níveis de experiência podem se servir da riqueza de conhecimento que já existe dentro de sua organization. Novos funcionários podem se atualizar rapidamente, especialistas no assunto podem ser identificados mais facilmente e melhores decisões de negócios podem ser tomadas com base no conhecimento histórico.
Proteger seus dados contra atividades cibercriminosas deve ser uma prioridade máxima, mas é igualmente importante evitar o acesso total a informações confidenciais por pessoas não autorizadas. Esses riscos estão sendo ampliados com a maioria das organizações que oferecem suporte a ambientes de trabalho remotos e híbridos e ataques cibernéticos visando vulnerabilidades em potencial.
Felizmente, a busca corporativa respeita a segurança definida nos sistemas de registro e permite restrições de dados adicionais que podem ajudar a manter informações confidenciais longe de indivíduos sem direitos de acesso adequados. Quando alguém realiza uma pesquisa, ele recebe apenas as informações às quais teve acesso – e nada mais.
Ao lidar com milhares ou milhões de arquivos, o processo de indexação pode causar atrasos e frustrações. Qualquer pessoa que procure informações que ainda não foram indexadas não conseguirá encontrar o que precisa até que o sistema tenha tempo de recuperar o atraso.
A pesquisa corporativa pode automatizar esse processo usando conectores ativos que pesquisam continuamente várias fontes de dados ao mesmo tempo, basicamente redirecionando o índice já criado pelos aplicativos nativos, como Outlook, Teams ou seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS).
Já se foram os dias de precisar ir a diferentes sistemas para pesquisar as informações internas de que você precisa e pesquisas que não fornecem a experiência que os usuários esperam. A pesquisa empresarial moderna de hoje fornece resultados mais fáceis, rápidos e relevantes que podem ajudar sua organization a economizar tempo, aprimorar o gerenciamento e o compartilhamento de conhecimento e manter a segurança dos dados e barreiras éticas.
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