What is legal email management

O que é gerenciamento de e-mail jurídico e por que os advogados precisam dele

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Fevereiro 21, 2020

Com o trabalhador de escritório médio recebendo cerca de 126 e-mails por dia e funcionários que exigem mais de {1 minuto Para recuperar o impulso após uma interrupção, os e-mails podem prejudicar cada vez mais — e nem sempre ajudar — a produtividade.

Ao se concentrar na profissão jurídica, os desafios de produtividade em torno do e-mail geralmente são amplificados, pois os advogados geralmente recebem significativamente mais comunicações por e-mail do que o trabalhador médio. Além disso, os advogados são obrigados a arquivar cada comunicação por e-mail e anexos associados em arquivos de projeto ou assunto - aumentando o tempo gasto longe de tarefas críticas.

Luckily, legal email management systems (EMS) are here to help and can dramatically reduce the time attorneys spend in their email inboxes.

Neste artigo, exploraremos o que é gerenciamento de e-mail, por que escritórios jurídicos com visão de futuro estão adotando sistemas de gerenciamento de e-mail e perguntas críticas a serem feitas ao procurar um EMS.

O que é o gerenciamento de e-mail para escritórios de advocacia e equipes jurídicas internas?

Um EMS envolve o controle sistemático de todas as comunicações por email dentro de uma organização para reduzir o risco de violação de dados ou conformidade. O uso de um EMS ajudará os advogados a aderir às políticas de dados, maximizando o tempo no escritório e garantindo que eles não percam o controle de mensagens importantes.

Equipes jurídicas de todos os tipos podem e deve procure reformular suas configurações de e-mail tradicionais em favor de um sistema que possa fornecer melhorias de produtividade para advogados.

Pequenas e médias empresas

Pequenas empresas se beneficiam da capacidade de criar arquivos de matéria digital completos sem aumentar os fluxos de trabalho diários. Os sistemas de gerenciamento de e-mail também melhoram a velocidade e a eficiência da integração de novos advogados, liberam espaço nos servidores de e-mail à medida que a empresa cresce e economizam tempo precioso à medida que os advogados atendem às necessidades dos clientes.

Grandes empresas

Um SGA oferece às grandes empresas uma variedade de benefícios. Além da economia de tempo e melhorias de eficiência, um EMS torna mais fácil para os advogados e sua equipe seguir as políticas de conformidade e manter tudo organizado em um local central, não importa onde estejam no mundo - um grande benefício quando se trata de acompanhar de detalhes de grande escala e minuciosos em vários escritórios.

Equipes jurídicas corporativas

Os advogados corporativos são constantemente desafiados a se tornarem mais verdadeiros generalistas jurídicos - o que significa que estão trabalhando em uma variedade de projetos não relacionados com partes interessadas internas e externas. Tudo isso pode levar a influxos incríveis de e-mail.

Um EMS fornece aos advogados internos uma maneira fácil de manter tudo organizado, arquivado e em andamento enquanto eles continuam a disputar suas cargas de trabalho.

Desafios do gerenciamento de e-mail jurídico

Os advogados enfrentam desafios e requisitos únicos quando se trata de gerenciar e-mail. Vamos dar uma olhada em quatro dos principais problemas que muitas vezes surgem:

  1. Compliance. In addition to attorneys having to answer and follow up on matter-related emails, legal professionals have ethical obligations to file, save, and store digital communications within project- or matter-based files.
  2. Colaboração. Para que os membros da equipe colaborem de forma eficaz, todos precisam estar na mesma página. O arquivamento de e-mails nas pastas e espaços de trabalho apropriados é necessário para que todos da equipe tenham acesso às informações de que precisam.
  3. Consistency. You may be saving new email precisely as it’s supposed to be saved… but is the rest of your team? Achieving a consistent standard of organization is absolutely vital for everyone to find what they need, when they need it.
  4. Convenience. All the extra steps of filing emails require more time spent away from critical tasks and production. To be successful, email management software must make it easier for attorneys to keep their email inboxes streamlined and productive.

Os melhores benefícios de gerenciamento de e-mail para profissionais da área jurídica

O EMS criado para profissionais da área jurídica foi desenvolvido para ajudar a arquivar e organizar comunicações mais rapidamente, para que os advogados possam se concentrar em atender seus clientes. Com isso em mente, os sistemas de gerenciamento de e-mail de escritórios de advocacia oferecem dois benefícios principais: organização aprimorada e produtividade maximizada. Mas isso certamente não é tudo o que eles oferecem.

Organização Avançada

For attorneys, document organization is critical as sensitive information is shared dozens of times daily. Potentially losing track of an important email that contains highly confidential, or even time-sensitive material, could place the business at risk.

Um SGA criado pensando nos profissionais do direito permite que até mesmo os funcionários mais ocupados cumpram integralmente as políticas padronizadas de manutenção de registros e as obrigações éticas.

Imagine being able to quickly file each communication and attached legal document directly into a client or project’s secure matter file without ever leaving the email system — that’s entirely possible when utilizing a robust EMS that integrates directly with a cloud document management system (DMS).

As emails are filed directly into the specific matter or project file, lawyers and their firms or companies will enjoy a number of benefits, including:

  • Risco reduzido de erros de manipulação de informações
  • Diminuição de ocorrências de informações perdidas ou rotuladas incorretamente
  • Assunto completo ou arquivos de projeto de acordo com as diretrizes éticas
  • Colaboração mais profunda entre as equipes, pois o trabalho é facilmente localizado e compartilhado

Produtividade Maximizada

Of course, improved organization alone will certainly provide a boost to any organization’s productivity, but an EMS built for legal professionals can provide so much more. Through features such as anywhere access and artificial intelligence, legal teams will have the management tools they need to dramatically increase their output.

Acesso em qualquer lugar

Cloud-based EMS, such as ndMail by NetDocuments, enable attorneys to file emails anywhere on any device. This means that whether they are in the car, the courtroom, or working from home, attorneys will be able to fully complete their work in less time, leaving nothing undone.

Inteligência artificial

Com a ajuda da inteligência artificial (IA), os usuários podem frequentemente arquivar e-mails em um, ou até zero, clique ao usar um EMS diretamente em seu sistema de e-mail. Isso significa que os advogados podem manter o foco em suas tarefas e evitar alternar entre vários sistemas, interrompendo sua concentração.

Como escolher a melhor solução de gerenciamento de e-mail para escritórios de advocacia e equipes jurídicas

Embora os recursos de um EMS dependam do sistema específico, há vários recursos importantes recomendados para qualquer fornecedor:

Organização

A robust EMS, like ndMail, will provide seamless integrations with a law firm’s document management system (DMS) in order to mirror the organization structure in the DMS to the email system. This ensures that emails and attachments can be easily filed in the correct locations — which then increases adherence to compliance and information governance policies across the firm.

Acesso móvel

As soluções EMS hospedadas na nuvem oferecem acesso em qualquer lugar, possibilitando que os funcionários pesquisem, acessem e arquivem e-mails, estejam eles no escritório, reunindo-se com partes interessadas externas ou concluindo tarefas importantes em casa.

Integrações poderosas

Um EMS deve se integrar perfeitamente com os aplicativos e ferramentas que sua equipe está usando como um todo, para melhorar a eficácia colaboração e elimine quaisquer torções nos fluxos de trabalho.

With that in mind, EMS that integrate directly with attorney’s favorite tools, such as Microsoft’s Outlook and the document management system, allow the EMS to function as the connective tissue for critical platforms and attorney’s work.

Ace Gerenciamento de e-mail com ndMail

O e-mail é fundamental para o seu trabalho diário. É por isso nd Mail é uma tecnologia central do ORGANIZAR solução, ajudando você a aceitar o gerenciamento de e-mail e transformar sua caixa de entrada em um centro de produtividade.

No coração do ORGANIZE está o NetDocuments, a plataforma líder de gerenciamento de documentos baseada em nuvem para profissionais do direito. Juntos, o NetDocuments e o ndMail fornecem uma variedade de ferramentas para ajudá-lo a fazer mais, mais rapidamente.

Pronto para se aprofundar no gerenciamento de e-mail? Clique aqui para saber como o ndMail pode ajudar a tornar as caixas de entrada de sua equipe mais organizadas, colaborativas e eficientes.

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."
Você também pode estar interessado em…
Um ícone de seta branca para a direita.
Um ícone de seta branca para a direita.
Um ícone de seta branca para a direita.

Postagens recentes