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Com o trabalhador de escritório médio recebendo cerca de 126 e-mails por dia e funcionários que exigem mais de {1 minuto Para recuperar o impulso após uma interrupção, os e-mails podem prejudicar cada vez mais — e nem sempre ajudar — a produtividade.
Ao se concentrar na profissão jurídica, os desafios de produtividade em torno do e-mail geralmente são amplificados, pois os advogados geralmente recebem significativamente mais comunicações por e-mail do que o trabalhador médio. Além disso, os advogados são obrigados a arquivar cada comunicação por e-mail e anexos associados em arquivos de projeto ou assunto - aumentando o tempo gasto longe de tarefas críticas.
Felizmente, sistemas de gerenciamento de e-mail jurídico (EMS) estão aqui para ajudar e podem reduzir drasticamente o tempo que os advogados gastam em suas caixas de entrada de e-mail.
Neste artigo, exploraremos o que é gerenciamento de e-mail, por que escritórios jurídicos com visão de futuro estão adotando sistemas de gerenciamento de e-mail e perguntas críticas a serem feitas ao procurar um EMS.
Um EMS envolve o controle sistemático de todas as comunicações por email dentro de uma organization para reduzir o risco de violação de dados ou conformidade. O uso de um EMS ajudará os advogados a aderir às políticas de dados, maximizando o tempo no escritório e garantindo que eles não percam o controle de mensagens importantes.
Equipes jurídicas de todos os tipos podem e deve procure reformular suas configurações de e-mail tradicionais em favor de um sistema que possa fornecer melhorias de produtividade para advogados.
Pequenas empresas se beneficiam da capacidade de criar arquivos de matéria digital completos sem aumentar os fluxos de trabalho diários. Os sistemas de gerenciamento de e-mail também melhoram a velocidade e a eficiência da integração de novos advogados, liberam espaço nos servidores de e-mail à medida que a empresa cresce e economizam tempo precioso à medida que os advogados atendem às necessidades dos clientes.
Um SGA oferece às grandes empresas uma variedade de benefícios. Além da economia de tempo e melhorias de eficiência, um EMS torna mais fácil para os advogados e sua equipe seguir as políticas de conformidade e manter tudo organizado em um local central, não importa onde estejam no mundo - um grande benefício quando se trata de acompanhar de detalhes de grande escala e minuciosos em vários escritórios.
Os advogados corporativos são constantemente desafiados a se tornarem mais verdadeiros generalistas jurídicos - o que significa que estão trabalhando em uma variedade de projetos não relacionados com partes interessadas internas e externas. Tudo isso pode levar a influxos incríveis de e-mail.
Um EMS fornece aos advogados internos uma maneira fácil de manter tudo organizado, arquivado e em andamento enquanto eles continuam a disputar suas cargas de trabalho.
Os advogados enfrentam desafios e requisitos únicos quando se trata de gerenciar e-mail. Vamos dar uma olhada em quatro dos principais problemas que muitas vezes surgem:
O EMS criado para profissionais da área jurídica foi desenvolvido para ajudar a arquivar e organize comunicações mais rapidamente, para que os advogados possam se concentrar em atender seus clientes. Com isso em mente, os sistemas de gerenciamento de e-mail de escritórios de advocacia oferecem dois benefícios principais: organization aprimorada e produtividade maximizada. Mas isso certamente não é tudo o que eles oferecem.
Para advogados, a organization de documentos é crítica, pois informações confidenciais são compartilhadas dezenas de vezes ao dia. A possibilidade de perder o controle de um e-mail importante que contém material altamente confidencial ou até mesmo urgente pode colocar a empresa em risco.
Um SGA criado pensando nos profissionais do direito permite que até mesmo os funcionários mais ocupados cumpram integralmente as políticas padronizadas de manutenção de registros e as obrigações éticas.
Imagine ser capaz de arquivar rapidamente cada comunicação e documento legal anexado diretamente em um cliente ou arquivo de assunto seguro do projeto sem sair do sistema de e-mail - isso é totalmente possível ao utilizar um EMS robusto que se integra diretamente com um sistema de gerenciamento de documentos na nuvem (DMS).
Como os e-mails são arquivados diretamente no assunto específico ou arquivo do projeto, os advogados e seus escritórios ou empresas desfrutarão de vários benefícios, incluindo:
É claro que uma organization aprimorada por si só certamente aumentará a produtividade de qualquer organização, mas um EMS desenvolvido para profissionais jurídicos pode fornecer muito mais. Por meio de recursos como acesso em qualquer lugar e inteligência artificial, as equipes jurídicas terão as ferramentas de gerenciamento necessárias para aumentar drasticamente sua produção.
EMS baseado em nuvem, como ndMail por NetDocuments, permitem que os advogados arquivem e-mails em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Isso significa que, estejam no carro, no tribunal ou trabalhando em casa, os advogados poderão concluir seu trabalho em menos tempo, sem deixar nada por fazer.
Com a ajuda da inteligência artificial (IA), os usuários podem frequentemente arquivar e-mails em um, ou até zero, clique ao usar um EMS diretamente em seu sistema de e-mail. Isso significa que os advogados podem manter o foco em suas tarefas e evitar alternar entre vários sistemas, interrompendo sua concentração.
Embora os recursos de um EMS dependam do sistema específico, há vários recursos importantes recomendados para qualquer fornecedor:
Um EMS robusto, como o ndMail, fornecerá integrações perfeitas com um sistema de gerenciamento de documentos do escritório de advocacia (DMS) para espelhar a estrutura da organization no DMS para o sistema de e-mail. Isso garante que e-mails e anexos possam ser facilmente arquivados nos locais corretos, o que aumenta a adesão às políticas de conformidade e governança de informações em toda a empresa.
As soluções EMS hospedadas na nuvem oferecem acesso em qualquer lugar, possibilitando que os funcionários pesquisem, acessem e arquivem e-mails, estejam eles no escritório, reunindo-se com partes interessadas externas ou concluindo tarefas importantes em casa.
Um EMS deve se integrar perfeitamente com os aplicativos e ferramentas que sua equipe está usando como um todo, para melhorar a eficácia colaboração e elimine quaisquer torções nos fluxos de trabalho.
Com isso em mente, o EMS que se integra diretamente com as ferramentas favoritas do advogado, como o Outlook da Microsoft e o sistema de gerenciamento de documentos, permite que o EMS funcione como o tecido conectivo para plataformas críticas e o trabalho do advogado.
O e-mail é fundamental para o seu trabalho diário. É por isso nd Mail é uma tecnologia central do ORGANIZE solução, ajudando você a aceitar o gerenciamento de e-mail e transformar sua caixa de entrada em um centro de produtividade.
No coração do ORGANIZE está o NetDocuments, a plataforma líder de gerenciamento de documentos baseada em nuvem para profissionais do direito. Juntos, o NetDocuments e o ndMail fornecem uma variedade de ferramentas para ajudá-lo a fazer mais, mais rapidamente.
