AI Responsibly with ndMAX
With the average office worker receiving about 126 emails per day and employees requiring upwards of 20 minutes to regain momentum after an interruption, emails can increasingly hinder — and not always help —productivity.
Ao se concentrar na profissão jurídica, os desafios de produtividade em torno do e-mail geralmente são amplificados, pois os advogados geralmente recebem significativamente mais comunicações por e-mail do que o trabalhador médio. Além disso, os advogados são obrigados a arquivar cada comunicação por e-mail e anexos associados em arquivos de projeto ou assunto - aumentando o tempo gasto longe de tarefas críticas.
Luckily, legal email management systems (EMS) are here to help and can dramatically reduce the time attorneys spend in their email inboxes.
Neste artigo, exploraremos o que é gerenciamento de e-mail, por que escritórios jurídicos com visão de futuro estão adotando sistemas de gerenciamento de e-mail e perguntas críticas a serem feitas ao procurar um EMS.
Um EMS envolve o controle sistemático de todas as comunicações por email dentro de uma organization para reduzir o risco de violação de dados ou conformidade. O uso de um EMS ajudará os advogados a aderir às políticas de dados, maximizando o tempo no escritório e garantindo que eles não percam o controle de mensagens importantes.
Legal teams of all types can and should look into overhauling their traditional email setups in favor of a system that can provide productivity enhancements for attorneys.
Pequenas empresas se beneficiam da capacidade de criar arquivos de matéria digital completos sem aumentar os fluxos de trabalho diários. Os sistemas de gerenciamento de e-mail também melhoram a velocidade e a eficiência da integração de novos advogados, liberam espaço nos servidores de e-mail à medida que a empresa cresce e economizam tempo precioso à medida que os advogados atendem às necessidades dos clientes.
Um SGA oferece às grandes empresas uma variedade de benefícios. Além da economia de tempo e melhorias de eficiência, um EMS torna mais fácil para os advogados e sua equipe seguir as políticas de conformidade e manter tudo organizado em um local central, não importa onde estejam no mundo - um grande benefício quando se trata de acompanhar de detalhes de grande escala e minuciosos em vários escritórios.
Os advogados corporativos são constantemente desafiados a se tornarem mais verdadeiros generalistas jurídicos - o que significa que estão trabalhando em uma variedade de projetos não relacionados com partes interessadas internas e externas. Tudo isso pode levar a influxos incríveis de e-mail.
Um EMS fornece aos advogados internos uma maneira fácil de manter tudo organizado, arquivado e em andamento enquanto eles continuam a disputar suas cargas de trabalho.
Os advogados enfrentam desafios e requisitos únicos quando se trata de gerenciar e-mail. Vamos dar uma olhada em quatro dos principais problemas que muitas vezes surgem:
EMS created for legal professionals are built to help file and organize communications faster so attorneys can focus on serving their clients. With that in mind, law firm email management systems provide two main benefits: enhanced organization and maximized productivity. But that’s certainly not all they offer.
Para advogados, a organization de documentos é crítica, pois informações confidenciais são compartilhadas dezenas de vezes ao dia. A possibilidade de perder o controle de um e-mail importante que contém material altamente confidencial ou até mesmo urgente pode colocar a empresa em risco.
Um SGA criado pensando nos profissionais do direito permite que até mesmo os funcionários mais ocupados cumpram integralmente as políticas padronizadas de manutenção de registros e as obrigações éticas.
Imagine being able to quickly file each communication and attached legal document directly into a client or project’s secure matter file without ever leaving the email system — that’s entirely possible when utilizing a robust EMS that integrates directly with a cloud document management system (DMS).
Como os e-mails são arquivados diretamente no assunto específico ou arquivo do projeto, os advogados e seus escritórios ou empresas desfrutarão de vários benefícios, incluindo:
É claro que uma organization aprimorada por si só certamente aumentará a produtividade de qualquer organização, mas um EMS desenvolvido para profissionais jurídicos pode fornecer muito mais. Por meio de recursos como acesso em qualquer lugar e inteligência artificial, as equipes jurídicas terão as ferramentas de gerenciamento necessárias para aumentar drasticamente sua produção.
Cloud-based EMS, such as ndMail by NetDocuments, enable attorneys to file emails anywhere on any device. This means that whether they are in the car, the courtroom, or working from home, attorneys will be able to fully complete their work in less time, leaving nothing undone.
Com a ajuda da inteligência artificial (IA), os usuários podem frequentemente arquivar e-mails em um, ou até zero, clique ao usar um EMS diretamente em seu sistema de e-mail. Isso significa que os advogados podem manter o foco em suas tarefas e evitar alternar entre vários sistemas, interrompendo sua concentração.
Embora os recursos de um EMS dependam do sistema específico, há vários recursos importantes recomendados para qualquer fornecedor:
A robust EMS, like ndMail, will provide seamless integrations with a law firm’s document management system (DMS) in order to mirror the organization structure in the DMS to the email system. This ensures that emails and attachments can be easily filed in the correct locations — which then increases adherence to compliance and information governance policies across the firm.
As soluções EMS hospedadas na nuvem oferecem acesso em qualquer lugar, possibilitando que os funcionários pesquisem, acessem e arquivem e-mails, estejam eles no escritório, reunindo-se com partes interessadas externas ou concluindo tarefas importantes em casa.
An EMS should seamlessly integrate with the applications and tools your team is using as a whole, to enhance effective Colaboração and smooth out any kinks in workflows.
Com isso em mente, o EMS que se integra diretamente com as ferramentas favoritas do advogado, como o Outlook da Microsoft e o sistema de gerenciamento de documentos, permite que o EMS funcione como o tecido conectivo para plataformas críticas e o trabalho do advogado.
Email is central to your everyday work. That’s why ndmail is a core technology of the ORGANIZE solution, helping you ace email management and turn your inbox into a hub of productivity.
No coração do ORGANIZE está o NetDocuments, a plataforma líder de gerenciamento de documentos baseada em nuvem para profissionais do direito. Juntos, o NetDocuments e o ndMail fornecem uma variedade de ferramentas para ajudá-lo a fazer mais, mais rapidamente.
