O que é gerenciamento legal de e-mail

O que é gerenciamento de e-mail jurídico e por que os advogados precisam dele

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Com o trabalhador de escritório médio recebendo cerca de 126 e-mails por dia e funcionários que exigem mais de {1 minuto Para recuperar o impulso após uma interrupção, os e-mails podem prejudicar cada vez mais — e nem sempre ajudar — a produtividade.

Ao se concentrar na profissão jurídica, os desafios de produtividade em torno do e-mail geralmente são amplificados, pois os advogados geralmente recebem significativamente mais comunicações por e-mail do que o trabalhador médio. Além disso, os advogados são obrigados a arquivar cada comunicação por e-mail e anexos associados em arquivos de projeto ou assunto - aumentando o tempo gasto longe de tarefas críticas.

Felizmente, sistemas de gerenciamento de e-mail jurídico (EMS) estão aqui para ajudar e podem reduzir drasticamente o tempo que os advogados gastam em suas caixas de entrada de e-mail.

Neste artigo, exploraremos o que é gerenciamento de e-mail, por que escritórios jurídicos com visão de futuro estão adotando sistemas de gerenciamento de e-mail e perguntas críticas a serem feitas ao procurar um EMS.

O que é o gerenciamento de e-mail para escritórios de advocacia e equipes jurídicas internas?

Um EMS envolve o controle sistemático de todas as comunicações por email dentro de uma organização para reduzir o risco de violação de dados ou conformidade. O uso de um EMS ajudará os advogados a aderir às políticas de dados, maximizando o tempo no escritório e garantindo que eles não percam o controle de mensagens importantes.

Equipes jurídicas de todos os tipos podem e deve procure reformular suas configurações de e-mail tradicionais em favor de um sistema que possa fornecer melhorias de produtividade para advogados.

Pequenas e médias empresas

Pequenas empresas se beneficiam da capacidade de criar arquivos de matéria digital completos sem aumentar os fluxos de trabalho diários. Os sistemas de gerenciamento de e-mail também melhoram a velocidade e a eficiência da integração de novos advogados, liberam espaço nos servidores de e-mail à medida que a empresa cresce e economizam tempo precioso à medida que os advogados atendem às necessidades dos clientes.

Grandes empresas

Um SGA oferece às grandes empresas uma variedade de benefícios. Além da economia de tempo e melhorias de eficiência, um EMS torna mais fácil para os advogados e sua equipe seguir as políticas de conformidade e manter tudo organizado em um local central, não importa onde estejam no mundo - um grande benefício quando se trata de acompanhar de detalhes de grande escala e minuciosos em vários escritórios.

Equipes jurídicas corporativas

Os advogados corporativos são constantemente desafiados a se tornarem mais verdadeiros generalistas jurídicos - o que significa que estão trabalhando em uma variedade de projetos não relacionados com partes interessadas internas e externas. Tudo isso pode levar a influxos incríveis de e-mail.

Um EMS fornece aos advogados internos uma maneira fácil de manter tudo organizado, arquivado e em andamento enquanto eles continuam a disputar suas cargas de trabalho.

Desafios do gerenciamento de e-mail jurídico

Os advogados enfrentam desafios e requisitos únicos quando se trata de gerenciar e-mail. Vamos dar uma olhada em quatro dos principais problemas que muitas vezes surgem:

  1. Observância. Além de os advogados terem que responder e acompanhar e-mails relacionados a assuntos, os profissionais jurídicos têm obrigações éticas de arquivar, salvar e armazenar comunicações digitais em arquivos baseados em projetos ou assuntos.
  2. Colaboração. Para que os membros da equipe colaborem de forma eficaz, todos precisam estar na mesma página. O arquivamento de e-mails nas pastas e espaços de trabalho apropriados é necessário para que todos da equipe tenham acesso às informações de que precisam.
  3. Consistência. Você pode estar salvando um novo e-mail exatamente como deveria ser salvo... mas o resto da sua equipe está? Atingir um padrão consistente de organização é absolutamente vital para que todos encontrem o que precisam, quando precisam.
  4. Conveniência. Todas as etapas extras de arquivamento de e-mails exigem mais tempo gasto longe de tarefas críticas e produção. Para ter sucesso, o software de gerenciamento de e-mail deve tornar mais fácil para os advogados manter suas caixas de entrada de e-mail simplificadas e produtivas.

Os melhores benefícios de gerenciamento de e-mail para profissionais da área jurídica

O EMS criado para profissionais da área jurídica foi desenvolvido para ajudar a arquivar e organizar comunicações mais rapidamente, para que os advogados possam se concentrar em atender seus clientes. Com isso em mente, os sistemas de gerenciamento de e-mail de escritórios de advocacia oferecem dois benefícios principais: organização aprimorada e produtividade maximizada. Mas isso certamente não é tudo o que eles oferecem.

Organização Avançada

Para advogados, a organização de documentos é crítica, pois informações confidenciais são compartilhadas dezenas de vezes ao dia. A possibilidade de perder o controle de um e-mail importante que contém material altamente confidencial ou até mesmo urgente pode colocar a empresa em risco.

Um SGA criado pensando nos profissionais do direito permite que até mesmo os funcionários mais ocupados cumpram integralmente as políticas padronizadas de manutenção de registros e as obrigações éticas.

Imagine ser capaz de arquivar rapidamente cada comunicação e documento legal anexado diretamente em um cliente ou arquivo de assunto seguro do projeto sem sair do sistema de e-mail - isso é totalmente possível ao utilizar um EMS robusto que se integra diretamente com um sistema de gerenciamento de documentos na nuvem (DMS).

Como os e-mails são arquivados diretamente no assunto específico ou arquivo do projeto, os advogados e seus escritórios ou empresas desfrutarão de vários benefícios, incluindo:

  • Risco reduzido de erros de manipulação de informações
  • Diminuição de ocorrências de informações perdidas ou rotuladas incorretamente
  • Assunto completo ou arquivos de projeto de acordo com as diretrizes éticas
  • Colaboração mais profunda entre as equipes, pois o trabalho é facilmente localizado e compartilhado

Produtividade Maximizada

É claro que uma organização aprimorada por si só certamente aumentará a produtividade de qualquer organização, mas um EMS desenvolvido para profissionais jurídicos pode fornecer muito mais. Por meio de recursos como acesso em qualquer lugar e inteligência artificial, as equipes jurídicas terão as ferramentas de gerenciamento necessárias para aumentar drasticamente sua produção.

Acesso em qualquer lugar

EMS baseado em nuvem, como ndMail por NetDocuments, permitem que os advogados arquivem e-mails em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Isso significa que, estejam no carro, no tribunal ou trabalhando em casa, os advogados poderão concluir seu trabalho em menos tempo, sem deixar nada por fazer.

Inteligência artificial

Com a ajuda da inteligência artificial (IA), os usuários podem frequentemente arquivar e-mails em um, ou até zero, clique ao usar um EMS diretamente em seu sistema de e-mail. Isso significa que os advogados podem manter o foco em suas tarefas e evitar alternar entre vários sistemas, interrompendo sua concentração.

Como escolher a melhor solução de gerenciamento de e-mail para escritórios de advocacia e equipes jurídicas

Embora os recursos de um EMS dependam do sistema específico, há vários recursos importantes recomendados para qualquer fornecedor:

Organização

Um EMS robusto, como o ndMail, fornecerá integrações perfeitas com um sistema de gerenciamento de documentos do escritório de advocacia (DMS) para espelhar a estrutura da organização no DMS para o sistema de e-mail. Isso garante que e-mails e anexos possam ser facilmente arquivados nos locais corretos, o que aumenta a adesão às políticas de conformidade e governança de informações em toda a empresa.

Acesso móvel

As soluções EMS hospedadas na nuvem oferecem acesso em qualquer lugar, possibilitando que os funcionários pesquisem, acessem e arquivem e-mails, estejam eles no escritório, reunindo-se com partes interessadas externas ou concluindo tarefas importantes em casa.

Integrações poderosas

Um EMS deve se integrar perfeitamente com os aplicativos e ferramentas que sua equipe está usando como um todo, para melhorar a eficácia colaboração e elimine quaisquer torções nos fluxos de trabalho.

Com isso em mente, o EMS que se integra diretamente com as ferramentas favoritas do advogado, como o Outlook da Microsoft e o sistema de gerenciamento de documentos, permite que o EMS funcione como o tecido conectivo para plataformas críticas e o trabalho do advogado.

Ace Gerenciamento de e-mail com ndMail

O e-mail é fundamental para o seu trabalho diário. É por isso nd Mail é uma tecnologia central do ORGANIZAR solução, ajudando você a aceitar o gerenciamento de e-mail e transformar sua caixa de entrada em um centro de produtividade.

No coração do ORGANIZE está o NetDocuments, a plataforma líder de gerenciamento de documentos baseada em nuvem para profissionais do direito. Juntos, o NetDocuments e o ndMail fornecem uma variedade de ferramentas para ajudá-lo a fazer mais, mais rapidamente.

Pronto para se aprofundar no gerenciamento de e-mail? Clique aqui para saber como o ndMail pode ajudar a tornar as caixas de entrada de sua equipe mais organizadas, colaborativas e eficientes.

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