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As soluções de tecnologia jurídica em todo o mundo prometem aumentar a eficiência dos escritórios de advocacia. Eles dizem que, enquanto os que ganham honorários em escritórios de advocacia tradicionais estão enterrados sob pilhas de papel e uma avalanche de tarefas administrativas, as empresas digitais estão experimentando taxas de eficiência mais altas do que nunca.
Mas quando você conversa com colegas do setor jurídico, descobre que nem sempre é esse o caso. Os que recebem honorários estão coçando a cabeça imaginando como usar essa nova tecnologia e os advogados estão se apegando incansavelmente a antigos fluxos de trabalho.
O que da?
Embora a “eficiência” seja frequentemente considerada como o tempo necessário para concluir uma determinada tarefa, nos escritórios de advocacia o conceito de eficiência se concentra no tempo e no esforço necessários para levar um assunto desde a entrada de um novo cliente até a fatura paga.
Historicamente, o processo para conduzir um caso durante esse ciclo de vida carecia de automação, colaboração e soluções que tornassem a pesquisa e a entrega mais fáceis para advogados e clientes.
Vamos dar uma olhada em como os escritórios de advocacia podem aumentar a eficiência operacional ajudando os pagadores de honorários a se sentirem à vontade para adotar processos digitais sem interromper completamente o trabalho jurídico diário.
A primeira etapa para aumentar o nível de eficiência é a base em que todas as outras etapas se baseiam: documentar os processos principais.
A movimentação de um assunto em sua empresa pode parecer complexa na superfície, mas quando resumida, pode ser simplificada em uma série de processos e tarefas. Depois que essas tarefas principais são compreendidas e acordadas pelas partes interessadas, é mais fácil identificar e entender onde a tecnologia jurídica pode ser usada para ajudar.
Talvez a parte mais importante do processo de documentação e identificação de tecnologia seja socializando os benefícios da tecnologia com a equipe. No final do dia, suas equipes jurídicas querem saber por que você está movendo seu “queijo” metafórico e o que podem esperar em troca.
Diga às equipes jurídicas o que elas ganham à medida que implementam novas tecnologias jurídicas e você provavelmente verá um aumento no uso.
Um dos maiores assassinos de eficiência nas práticas jurídicas é a quantidade de tempo que leva para encontrar e reunir documentos. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que resistem à era digital.
Usando um sistema de gestão de documentos para escritórios de advocacia, você pode criar uma única fonte de verdade para cada assunto que flui por sua empresa. Tendo acesso de qualquer lugar a tudo em que estão trabalhando, os pagadores poderão encontrar o que precisam rapidamente e gastar menos tempo pesquisando arquivos.
É importante observar que ferramentas robustas de gerenciamento de documentos, como o NetDocuments, se integram a softwares populares de gerenciamento de consultórios. O sistema de gerenciamento de documentos NetDocuments também funciona nos aplicativos e ferramentas favoritos dos advogados, como o Microsoft Office, para não interromper os fluxos de trabalho principais e incentivar taxas de adoção mais altas.
Advogado ou não, a maioria dos profissionais é inundada com e-mails no mundo digital de hoje. Para permanecer produtivo e manter o foco, é fundamental que as empresas com visão de futuro forneçam aos que ganham taxas uma maneira de gerenciar suas caixas de entrada.
Escritórios de advocacia usando ferramentas como ndMail têm a capacidade de se conectar com o Outlook para arquivar correspondência automaticamente em um assunto ou nível de projeto, essencialmente criando um arquivo de cliente completo em tempo real.
Isso economiza várias etapas, pois, mais uma vez, você pode confiar no NetDocuments como uma única fonte da verdade e sair de sua caixa de entrada.
Não é segredo que os clientes esperam que os produtos de trabalho sejam entregues digitalmente e que sempre tenham acesso às versões mais atualizadas dos documentos.
Essas expectativas tornam tarefas como compilando fichários de fechamento ou compartilhar grandes quantidades de documentos para feedback complicado e demorado para muitos profissionais jurídicos.
É por isso que muitas empresas estão se voltando para ferramentas como SetBuilder e CollabSpaces para atender e superar as expectativas do cliente. O SetBuilder permite que as equipes jurídicas criem documentação de fechamento em tempo real à medida que os documentos são concluídos, enquanto o CollabSpaces oferece às equipes uma maneira simples de compartilhar assuntos com clientes diretamente em sua única fonte de verdade - o DMS.
A produtividade e o sucesso do seu escritório de advocacia dependem da capacidade de aproveitar ao máximo seu tempo e recursos. Perder tempo com tarefas administrativas repetitivas acaba custando tempo faturável e diminuindo os lucros.
Enfatize essas dicas para aumentar a eficiência do escritório de advocacia e tornar a vida mais simples para todos os advogados em seu escritório.
