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As soluções de tecnologia jurídica em todo o mundo prometem aumentar a eficiência dos escritórios de advocacia. Eles dizem que, enquanto os que ganham honorários em escritórios de advocacia tradicionais estão enterrados sob pilhas de papel e uma avalanche de tarefas administrativas, as empresas digitais estão experimentando taxas de eficiência mais altas do que nunca.
Mas quando você conversa com colegas do setor jurídico, descobre que nem sempre é esse o caso. Os que recebem honorários estão coçando a cabeça imaginando como usar essa nova tecnologia e os advogados estão se apegando incansavelmente a antigos fluxos de trabalho.
O que da?
Embora a “eficiência” seja frequentemente considerada como o tempo necessário para concluir uma determinada tarefa, nos escritórios de advocacia o conceito de eficiência se concentra no tempo e no esforço necessários para levar um assunto desde a entrada de um novo cliente até a fatura paga.
Historicamente, o processo para conduzir um caso durante esse ciclo de vida carecia de automação, colaboração e soluções que tornassem a pesquisa e a entrega mais fáceis para advogados e clientes.
Vamos dar uma olhada em como os escritórios de advocacia podem aumentar a eficiência operacional ajudando os pagadores de honorários a se sentirem à vontade para adotar processos digitais sem interromper completamente o trabalho jurídico diário.
A primeira etapa para aumentar o nível de eficiência é a base em que todas as outras etapas se baseiam: documentar os processos principais.
A movimentação de um assunto em sua empresa pode parecer complexa na superfície, mas quando resumida, pode ser simplificada em uma série de processos e tarefas. Depois que essas tarefas principais são compreendidas e acordadas pelas partes interessadas, é mais fácil identificar e entender onde a tecnologia jurídica pode ser usada para ajudar.
Perhaps the most important part of the documentation & technology identification process is socializing the benefits of tech with the team. At the end of the day, your legal teams want to know why you’re moving their metaphorical “cheese” and what they can expect in return.
Diga às equipes jurídicas o que elas ganham à medida que implementam novas tecnologias jurídicas e você provavelmente verá um aumento no uso.
Um dos maiores assassinos de eficiência nas práticas jurídicas é a quantidade de tempo que leva para encontrar e reunir documentos. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que resistem à era digital.
By using a document management system for law firms, you can create a single source of truth for every matter flowing through your firm. Having anywhere access to everything they’re working on, fee earners will be able to find what they need quickly and spend less time searching through files.
É importante observar que ferramentas robustas de gerenciamento de documentos, como o NetDocuments, se integram a softwares populares de gerenciamento de consultórios. O sistema de gerenciamento de documentos NetDocuments também funciona nos aplicativos e ferramentas favoritos dos advogados, como o Microsoft Office, para não interromper os fluxos de trabalho principais e incentivar taxas de adoção mais altas.
Advogado ou não, a maioria dos profissionais é inundada com e-mails no mundo digital de hoje. Para permanecer produtivo e manter o foco, é fundamental que as empresas com visão de futuro forneçam aos que ganham taxas uma maneira de gerenciar suas caixas de entrada.
Law firms using tools like ndmail have the ability to connect with Outlook to automatically file correspondence at a matter or project level, essentially building a complete client file in real-time.
Isso economiza várias etapas, pois, mais uma vez, você pode confiar no NetDocuments como uma única fonte da verdade e sair de sua caixa de entrada.
Não é segredo que os clientes esperam que os produtos de trabalho sejam entregues digitalmente e que sempre tenham acesso às versões mais atualizadas dos documentos.
These expectations make tasks such as compiling closing binders or sharing large amounts of documents for feedback cumbersome and time-consuming for many legal professionals.
This is why many firms are turning to tools like Setbuilder and CollabSpaces to meet and exceed client expectations. SetBuilder allows legal teams to build closing documentation in real-time as documents are completed, while CollabSpaces gives teams a simple way to share matters with clients directly within their single source of truth – the DMS.
A produtividade e o sucesso do seu escritório de advocacia dependem da capacidade de aproveitar ao máximo seu tempo e recursos. Perder tempo com tarefas administrativas repetitivas acaba custando tempo faturável e diminuindo os lucros.
Enfatize essas dicas para aumentar a eficiência do escritório de advocacia e tornar a vida mais simples para todos os advogados em seu escritório.
