Quais partes do processo judicial podem ser automatizadas?

Por:
Alex braun
Julho 21, 2021

Se sua empresa arquiva documentos em tribunais estaduais ou federais, há muitas maneiras de o arquivamento em tribunais eletrônicos ter facilitado sua vida. No entanto, o processo de transformar documentos importantes em arquivos judiciais oficialmente aceitos ainda pode ser teimosamente manual - especialmente quando comparado com a facilidade de mover dados para dentro e para fora do NetDocuments.

Existem oportunidades para as empresas eliminarem esse trabalho manual integrando diretamente o software que usam para armazenar documentos com o software que usam para arquivar casos. Mas muitos departamentos de contencioso, sem saber que isso é possível, ainda gastam um tempo valioso redigindo as mesmas informações para fins de arquivamento.

Você pode estar se perguntando: “Como podemos tornar as coisas mais eficientes? ”

Vamos ajudá-lo a responder a essa pergunta (e mais) hoje. Vamos começar examinando os gargalos.

Como os sistemas eFiling funcionam atualmente

Embora alguns estados dos EUA tenham apenas um eFilingwebsite oficial, muitos estados permitem que vários provedores concorram por diferentes segmentos do mercado de ações judiciais: litigantes auto-representados, firmas que arquivam ocasionalmente e arquivadores diários.

Uma análise visual do sistema eFiling de Illinois, que permite aos arquivadores escolher entre muitos sites de provedores de serviços eFiling concorrentes para enviar processos judiciais. Sistemas eFiling "abertos" semelhantes são usados em estados como Califórnia, Texas, Maryland, Indiana e outros.

Para garantir o acesso à justiça para todos os que interagem com o tribunal, esses estados geralmente subsidiam uma solução gratuita que atenda aos requisitos mínimos de arquivamento para arquivadores auto-representados. Mas essa abordagem também permitiu o desenvolvimento de software de arquivamento profissional mais avançado que pode incluir recursos como serviço de processo integrado, gerenciamento de assinatura eletrônica, conversão de PDF e a capacidade de arquivar tipos de pedidos semelhantes em massa.

Mas, embora um software mais avançado tenha sido um grande benefício para qualquer pessoa que esteja entrando com documentos no tribunal, a maioria dos softwares de arquivamento profissionais ainda requer que os usuários adotem fluxos de trabalho totalmente manuais, que não são significativamente mais rápidos do que a opção gratuita. Não é de se admirar, então, por que até mesmo algumas firmas da BigLaw ainda estão sobrevivendo com software livre que as deixa com muito trabalho de acompanhamento caro.

Algumas dessas tarefas desnecessárias incluem:

  • Baixar e organizar cópias offline de documentos. Os provedores de serviços de eFiling que não podem selecionar documentos diretamente de seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) exigem que você crie e carregue constantemente cópias impressas. Essa abordagem duplicada ao gerenciamento de documentos apresenta o risco de arquivos misturados, versões desatualizadas e vulnerabilidades de segurança.
  • Convertendo documentos. A maioria dos tribunais só aceita arquivos em um formato PDF específico (geralmente PDF-A), e os documentos geralmente devem ser pesquisáveis por texto. NetDocuments ' SetBuilder add-on pode combinar vários documentos em formatos diferentes em um PDF com texto pesquisável que está pronto para depósito em tribunal eletrônico.
  • Reagindo a e-mails judiciais. Seus contatos de arquivamento não podem estar disponíveis 24/7/ 365. Você pode tornar a vida de todos mais fácil usando uma solução de arquivamento que sincroniza automaticamente as cópias carimbadas pelo tribunal de documentos arquivados em seu DMS. Ou use o CourtDrive Integração do NetDocuments para acionar uma variedade de tarefas úteis de notificações federais do ECF, como calendário automático de datas importantes, criação de alertas personalizados e execução de SSN / verificações de antecedentes em novos participantes.
  • Enviando muitos e-mails. ndMail's a integração direta com seus arquivos NetDocuments torna possível atualizar um documento compartilhado em e-mails anteriores sem enviar um novo link. Todas as versões dos documentos são compartilhadas em um registro, facilitando o gerenciamento de suas informações.

Pode ser fácil subestimar o quanto esses soluços contribuem para reduzir a eficiência das operações da empresa. Mas qualquer etapa que possa ser automatizada elimina a oportunidade de um erro caro e garante que a equipe gaste tempo em tarefas de alto valor em vez de tarefas de gerenciamento de dados de baixo valor.

Como a integração NetDocuments x InfoTrack aprimora o processo de ação judicial

A integração do InfoTrack permite que os usuários selecionem documentos diretamente de seu caso NetDocuments para depósito em tribunais estaduais.

As empresas com InfoTrack vinculado à sua conta NetDocuments podem arquivar documentos online em qualquer assunto NetDocuments para tribunais estaduais em Califórnia, Flórida, Illinois, Indiana, Maryland, Nova york, e Texas.

Os documentos são associados ao assunto relacionado e as cópias carimbadas pelo tribunal são sincronizadas automaticamente de volta para uma pasta dedicada assim que são aceitos pelo tribunal. Os arquivadores não precisam mais buscar documentos fora do NetDocuments ou procurá-los em seus e-mails.

Os usuários de integração do InfoTrack verão documentos carimbados pelo tribunal sincronizados de volta automaticamente para uma pasta 'Retornado do InfoTrack' em seu caso do NetDocuments.

Os arquivadores do InfoTrack também podem enviar cópias devolvidas pelo tribunal de seus documentos para serviço de processo imediato, com as principais informações do serviço pré-preenchidas a partir do pedido de eFiling relacionado.

 

Outros tipos de ordem legal que podem ser gerenciados usando a integração NetDocuments da InfoTrack incluem:

  • Assinaturas eletrônicas. Adicione campos de assinatura a qualquer documento e distribua para outras partes assinarem, com visibilidade total até a conclusão.
  • Procuração do tribunal. Pesquise milhões de ações judiciais nos Estados Unidos e receba alertas quando novas atividades ocorrerem em seu caso, que são sincronizadas com o sistema de gerenciamento de sua clínica.
  • Calendário baseado em regras. Solicite lembretes de calendário abrangentes para ações de casos em milhares de tribunais estaduais e federais nos Estados Unidos, para que você nunca perca um prazo importante.

Diga adeus ao arquivamento manual e entre no futuro com InfoTrack x NetDocuments

As demandas por profissionais jurídicos em todos os níveis estão aumentando e não há mais tempo a perder com processos manuais. InfoTrack e NetDocuments ajudam você a trabalhar perfeitamente, permitindo que você ignore os downloads de documentos (e as vulnerabilidades de segurança que eles criam) e arquive diretamente do seu DMS.

É grátis criar uma conta InfoTrack; todos os pedidos são cobrados por transação. Os usuários do NetDocuments podem aprender mais em infotrack.com/netdocuments ou visitando a listagem do InfoTrack no NetDocuments App Directory.

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