Quais partes do processo judicial podem ser automatizadas?

Se sua empresa arquiva documentos em tribunais estaduais ou federais, há muitas maneiras de o arquivamento em tribunais eletrônicos ter facilitado sua vida. No entanto, o processo de transformar documentos importantes em arquivos judiciais oficialmente aceitos ainda pode ser teimosamente manual - especialmente quando comparado com a facilidade de mover dados para dentro e para fora do NetDocuments.

Existem oportunidades para as empresas eliminarem esse trabalho manual integrando diretamente o software que usam para armazenar documentos com o software que usam para arquivar casos. Mas muitos departamentos de contencioso, sem saber que isso é possível, ainda gastam um tempo valioso redigindo as mesmas informações para fins de arquivamento.

You might be wondering, “How can we make things more efficient?”

Vamos ajudá-lo a responder a essa pergunta (e mais) hoje. Vamos começar examinando os gargalos.

Como os sistemas eFiling funcionam atualmente

Embora alguns estados dos EUA tenham apenas um eFilingwebsite oficial, muitos estados permitem que vários provedores concorram por diferentes segmentos do mercado de ações judiciais: litigantes auto-representados, firmas que arquivam ocasionalmente e arquivadores diários.

Para garantir o acesso à justiça para todos os que interagem com o tribunal, esses estados geralmente subsidiam uma solução gratuita que atenda aos requisitos mínimos de arquivamento para arquivadores auto-representados. Mas essa abordagem também permitiu o desenvolvimento de software de arquivamento profissional mais avançado que pode incluir recursos como serviço de processo integrado, gerenciamento de assinatura eletrônica, conversão de PDF e a capacidade de arquivar tipos de pedidos semelhantes em massa.

But while more advanced software has been a huge boon for anyone filing court documents, most professional filing software still requires users to adopt completely manual workflows that are not significantly faster than the free option. It’s no wonder, then, why even some BigLaw firms are still scraping by with free software that leaves them with plenty of expensive follow-up work.

Algumas dessas tarefas desnecessárias incluem:

• Downloading and organizing offline copies of documents. eFiling service providers that can’t directly select documents from your document management system (DMS) require you to constantly create and upload hard copies. This duplicative approach to document management comes with the risk of mixed-up files, outdated versions, and security vulnerabilities.
• Converting documents. Most courts only accept files in a specific PDF format (often PDF-A), and documents often must be text-searchable. NetDocuments’ Setbuilder add-on can combine several documents in different formats into one text-searchable PDF that’s ready for electronic court filing.
• Reacting to court emails. Your filing contacts can’t be available 24/7365. You can make everyone’s life easier by using a court filing solution that automatically syncs court-stamped copies of filed documents to your DMS. Or, use the CourtDrive NetDocuments integration to trigger a variety of useful tasks from federal ECF notices, such as automatically calendaring key dates, creating custom alerts, and running SSN/background checks on new parties.
• Sending too many emails. ndMail’s direct integration with your NetDocuments files makes it possible to update a document shared in previous emails without sending a new link. All versions of the documents are shared in one record, making your information easier to manage.

Pode ser fácil subestimar o quanto esses soluços contribuem para reduzir a eficiência das operações da empresa. Mas qualquer etapa que possa ser automatizada elimina a oportunidade de um erro caro e garante que a equipe gaste tempo em tarefas de alto valor em vez de tarefas de gerenciamento de dados de baixo valor.

Como a integração NetDocuments x InfoTrack aprimora o processo de ação judicial

Firms with InfoTrack linked to their NetDocuments account can file online documents in any NetDocuments matter to state courts across California, Florida, Illinois, Indiana, Maryland, New York, and Texas.

Os documentos são associados ao assunto relacionado e as cópias carimbadas pelo tribunal são sincronizadas automaticamente de volta para uma pasta dedicada assim que são aceitos pelo tribunal. Os arquivadores não precisam mais buscar documentos fora do NetDocuments ou procurá-los em seus e-mails.

Os arquivadores do InfoTrack também podem enviar cópias devolvidas pelo tribunal de seus documentos para serviço de processo imediato, com as principais informações do serviço pré-preenchidas a partir do pedido de eFiling relacionado.

Outros tipos de ordem legal que podem ser gerenciados usando a integração NetDocuments da InfoTrack incluem:

• Electronic signatures. Add signature fields to any document and distribute to other parties to sign, with full visibility through to completion.
• Court searching. Search millions of lawsuits across the U.S. and receive alerts when new activity occurs on your case, which sync back to your practice management system.
• Rules-based calendaring. Order comprehensive calendar reminders for case actions in thousands of state and federal courts throughout the United States, so you never miss a key deadline.

Diga adeus ao arquivamento manual e entre no futuro com InfoTrack x NetDocuments

As demandas por profissionais jurídicos em todos os níveis estão aumentando e não há mais tempo a perder com processos manuais. InfoTrack e NetDocuments ajudam você a trabalhar perfeitamente, permitindo que você ignore os downloads de documentos (e as vulnerabilidades de segurança que eles criam) e arquive diretamente do seu DMS.

It’s free to create an InfoTrack account; all orders are billed per transaction. NetDocuments users can learn more at infotrack.com/netdocuments or by visiting InfoTrack’s listing in the NetDocuments App Directory.