Se sua empresa arquiva documentos em tribunais estaduais ou federais, há muitas maneiras de o arquivamento em tribunais eletrônicos ter facilitado sua vida. No entanto, o processo de transformar documentos importantes em arquivos judiciais oficialmente aceitos ainda pode ser teimosamente manual - especialmente quando comparado com a facilidade de mover dados para dentro e para fora do NetDocuments.
Existem oportunidades para as empresas eliminarem esse trabalho manual integrando diretamente o software que usam para armazenar documentos com o software que usam para arquivar casos. Mas muitos departamentos de contencioso, sem saber que isso é possível, ainda gastam um tempo valioso redigindo as mesmas informações para fins de arquivamento.
Você pode estar se perguntando: “Como podemos tornar as coisas mais eficientes? ”
Vamos ajudá-lo a responder a essa pergunta (e mais) hoje. Vamos começar examinando os gargalos.
Embora alguns estados dos EUA tenham apenas um eFilingwebsite oficial, muitos estados permitem que vários provedores concorram por diferentes segmentos do mercado de ações judiciais: litigantes auto-representados, firmas que arquivam ocasionalmente e arquivadores diários.
Para garantir o acesso à justiça para todos os que interagem com o tribunal, esses estados geralmente subsidiam uma solução gratuita que atenda aos requisitos mínimos de arquivamento para arquivadores auto-representados. Mas essa abordagem também permitiu o desenvolvimento de software de arquivamento profissional mais avançado que pode incluir recursos como serviço de processo integrado, gerenciamento de assinatura eletrônica, conversão de PDF e a capacidade de arquivar tipos de pedidos semelhantes em massa.
Mas, embora um software mais avançado tenha sido um grande benefício para qualquer pessoa que esteja entrando com documentos no tribunal, a maioria dos softwares de arquivamento profissionais ainda requer que os usuários adotem fluxos de trabalho totalmente manuais, que não são significativamente mais rápidos do que a opção gratuita. Não é de se admirar, então, por que até mesmo algumas firmas da BigLaw ainda estão sobrevivendo com software livre que as deixa com muito trabalho de acompanhamento caro.
Algumas dessas tarefas desnecessárias incluem:
Pode ser fácil subestimar o quanto esses soluços contribuem para reduzir a eficiência das operações da empresa. Mas qualquer etapa que possa ser automatizada elimina a oportunidade de um erro caro e garante que a equipe gaste tempo em tarefas de alto valor em vez de tarefas de gerenciamento de dados de baixo valor.
As empresas com InfoTrack vinculado à sua conta NetDocuments podem arquivar documentos online em qualquer assunto NetDocuments para tribunais estaduais em Califórnia, Flórida, Illinois, Indiana, Maryland, Nova york, e Texas.
Os documentos são associados ao assunto relacionado e as cópias carimbadas pelo tribunal são sincronizadas automaticamente de volta para uma pasta dedicada assim que são aceitos pelo tribunal. Os arquivadores não precisam mais buscar documentos fora do NetDocuments ou procurá-los em seus e-mails.
Os arquivadores do InfoTrack também podem enviar cópias devolvidas pelo tribunal de seus documentos para serviço de processo imediato, com as principais informações do serviço pré-preenchidas a partir do pedido de eFiling relacionado.
Outros tipos de ordem legal que podem ser gerenciados usando a integração NetDocuments da InfoTrack incluem:
As demandas por profissionais jurídicos em todos os níveis estão aumentando e não há mais tempo a perder com processos manuais. InfoTrack e NetDocuments ajudam você a trabalhar perfeitamente, permitindo que você ignore os downloads de documentos (e as vulnerabilidades de segurança que eles criam) e arquive diretamente do seu DMS.
É grátis criar uma conta InfoTrack; todos os pedidos são cobrados por transação. Os usuários do NetDocuments podem aprender mais em infotrack.com/netdocuments ou visitando a listagem do InfoTrack no NetDocuments App Directory.