O advogado virtual muda para a nuvem - estudo de caso

Maio 31, 2010
Salt Lake City, UT

O advogado virtual muda para a nuvem - estudo de caso

James Linehan usa o NetDocuments para administrar uma prática jurídica baseada na nuvem.

James Linehan dirige um escritório de advocacia solo em Oklahoma City. Ele é um pioneiro em tecnologia jurídica e dirige uma empresa virtual sem papel há mais de 10 anos. Com o surgimento das tecnologias de nuvem, James eliminou sua necessidade de servidores e software e agora administra sua prática na nuvem.

PROBLEMA

Embora James Linehan administrasse um escritório de advocacia virtual por 10 anos, ele queria eliminar o estresse causado por servidores locais e backups de arquivos, bem como as dificuldades que estava tendo para trabalhar em qualquer lugar.

"Meu maior medo antes era devido ao armazenamento de todos os meus arquivos de cliente no meu computador. Eu teria então que fazer backup separadamente em um disco rígido ou unidade portátil e trocá-los todas as semanas. E como você sabe, de vez em quando e então eles simplesmente parariam para que você não soubesse se está obtendo um bom backup. Então, sempre havia o risco de ocorrer uma catástrofe ou de seu computador queimar e eu teria perdido tudo ", lembrou James. "Além disso, para acessar meus arquivos em trânsito, eu precisava ter certeza de que meu computador estava ligado e funcionando o tempo todo enquanto estive fora e ter um programa como o Gotomypc ™ no computador remoto do hotel ou em qualquer outro lugar Eu estava trabalhando, o que raramente acontecia, então precisava fazer o download e instalá-lo. Precisava que fosse muito mais fácil. "

Solução

Quando James ouviu sobre o NetDocuments, ele reconheceu instantaneamente os benefícios de mudar para a nuvem. "Percebi a grande vantagem de ser SaaS. Fiz uma avaliação gratuita, gostei do que vi, conversei com meu representante de vendas e, em poucas horas, estava tudo pronto e funcionando com todos os meus documentos. Não precisei pedir um produto do [NetDocuments] e aguarde a chegada de um CD ou mesmo baixe ou instale qualquer coisa. O software tradicional é sempre uma dor para mim, "

Não apenas James estava pronto e funcionando no mesmo dia, ele também foi capaz de deixar sua antiga vida de backups e dores de cabeça de TI para trás. "Agora que estou com o NetDocuments, não preciso me preocupar com [servidores e backups]. Essa é a melhor coisa. Você tem vários backups redundantes integrados, então não preciso me preocupar com o backup para cima, salvando, fazendo backup, salvando e depois continue se preocupando se ainda está funcionando ou não. "

A mudança para a nuvem também permitiu que James trabalhasse em qualquer lugar. "Agora posso acessar meus arquivos de cliente de qualquer lugar, sempre que estou na estrada, de qualquer computador. Eu estava fazendo uma apresentação em um seminário no centro de OKC outro dia e enquanto esperava pela apresentação, pude trabalhar arquivos do cliente ali mesmo. Foi ótimo. Também gosto que agora posso levar meu laptop e ir trabalhar na minha varanda ou no quintal em dias agradáveis. "

Além de reduzir os aborrecimentos de TI e se tornar mais móvel, James percebeu uma economia de custos com o NetDocuments. "Há uma grande economia de custos para mim. No ano passado, tentei usar uma solução de backup online, mas era muito lenta e demorava muito para carregar documentos. O NetDocuments é muito mais rápido, melhor, mais organizado e o custo é justo."

RESULTADOS

Um dos maiores benefícios para Jim é a capacidade de organizar facilmente seu trabalho por clientes e matérias. "Eu uso áreas de trabalho que organizam meus e-mails, documentos e fax com base nos clientes. E como há um endereço de e-mail específico para a área de trabalho de cada cliente, quando um cliente me envia um documento por e-mail, ele o envia diretamente para o seu seu espaço de trabalho. Agora, quando um cliente liga para perguntar se discutimos algo por e-mail, posso imediatamente acessar o espaço de trabalho e dizer sim ou não. "

Ele resumiu os benefícios funcionais do NetDocuments dizendo: "O gerenciamento de e-mail, capacidade de varredura, endereços de e-mail exclusivos e a simplicidade disso são os principais benefícios para mim com o NetDocuments."

Depois de 10 anos administrando um escritório de advocacia virtual, Jim decidiu-se por uma combinação de produtos de tecnologia poderosos que o permitem se concentrar em servir seus clientes, em vez de sua tecnologia. "Para todo o meu escritório, exceto NetDocuments, tenho um scanner Fujitsu ScanSnap, um computador desktop e laptop, Oovoo para videoconferência, Gmail com Outlook para e-mail, MS Office e um site com função de chat ao vivo para que eu possa conversar com o atual e clientes em potencial. "

"Quando me tornei virtual, há cerca de 10 anos, meus colegas advogados pensaram que eu estava louco quando estava digitalizando e destruindo todos os meus arquivos. Hoje em dia, todas as grandes empresas fizeram a mesma coisa e empresas menores estão começando a se tornar virtuais, mas seria ainda melhor se eles entendessem como algo como NetDocuments seria muito melhor para eles. Todos me conheciam como o cara que dirigia o escritório virtual, agora digo a todos que sou um escritório na nuvem e eles gostam. "