3 Perguntas obrigatórias para encontrar o melhor sistema de gerenciamento de documentos

3 Perguntas obrigatórias para encontrar o melhor sistema de gerenciamento de documentos

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."
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Como escolher o sistema de gerenciamento de documentos correto

Sua empresa lida com documentação interminável, seja de clientes, comunicações internas ou discussões entre empresas. No entanto, como gerente de TI, você percebe a imensa ameaça que esses documentos podem representar para a reputação de sua empresa se não estiverem devidamente protegidos.

Choosing a document management system that’s right for your firm’s needs is no small task. Asking yourself the next three questions can help you narrow down your options and simplify your decision.

Este sistema de gerenciamento de documentos é flexível o suficiente para minha força de trabalho?

A força de trabalho de hoje está enfrentando um desafio único: em uma extremidade do espectro, você tem advogados que começaram suas carreiras antes do uso generalizado de computadores básicos; e, na outra ponta, estão os funcionários que nunca souberam o que é não ter o Google na ponta dos dedos.

Isso significa que sua primeira etapa é determinar os níveis de habilidade de sua força de trabalho e obter a aprovação de seus advogados mais experientes e inexperientes. Se sua força de trabalho for bastante equilibrada, você provavelmente acabará procurando uma solução com uma experiência de usuário intuitiva e poderosos benefícios de segurança.

Para um dos nossos clientes, a Ploum, esta flexibilidade do sistema era inegociável, pois procurava uma solução de gestão de documentos. O sistema que eles adotaram precisava ser adaptável a uma variedade de estilos de trabalho, ao mesmo tempo que mantinha uma experiência de usuário de alta qualidade.

Leia mais sobre a experiência de Ploum com NetDocuments.

Será fácil fazer melhorias na segurança?

Em um mundo onde a segurança e a privacidade são prioridades e os hackers estão inventando novos truques todos os dias, é importante escolher uma solução de gerenciamento de documentos que fornecerá atualizações de segurança regulares.  

Lembre-se de que existem diferenças distintas ao atualizar os recursos de segurança do software instalado em comparação com o software baseado em nuvem.

O software instalado em sua rede normalmente exigirá que você desligue o sistema por um período de tempo para implementar uma atualização de segurança em toda a sua rede. Para as equipes de TI, isso significa passar altas horas no escritório para realizar essas atualizações, para que você não interrompa o dia normal de trabalho.

O software baseado em nuvem, por outro lado, é atualizado automaticamente em segundo plano, de forma que sua organização mal sabe o que está acontecendo e você pode ficar tranquilo sabendo que seus documentos estão sãos e salvos.

Esta solução poderá crescer com minha empresa?  

Os negócios se movem na velocidade da luz e, embora sua empresa possa ser apenas alguns poucos fortes hoje, um ou dois anos a partir de agora eles poderiam crescer aos trancos e barrancos.

Nem todo sistema de gerenciamento de documentos é capaz de lidar com esse tipo de crescimento, levando a gargalos, processos interrompidos e mais espaço para erro humano. É por isso que o gerente de TI, Ewa Kysmann, da Ploum, prefere soluções baseadas em nuvem ao software tradicional: “Nuvem e software como serviço fazem sentido para mim. Não me preocupo com a administração, manutenção e consumo de energia do servidor. O investimento de capital é nominal, mas podemos dimensionar conforme a necessidade do negócio ”, diz Kysmann.

Por que o gerenciamento de documentos baseado em nuvem é importante  

Cloud document management services are the wave of the future for many law firms, especially for those wanting to keep up with the remote-work demands of an emerging workforce. After implementing NetDocuments into his firm, Kysmann said, “Our people really can work everywhere, doing everything in the cloud. Several of our partners travel the world for their work and consider themselves successful digital nomads now.”

Você acha que está pronto para uma plataforma de gerenciamento de documentos mais eficiente, flexível e segura? Agende sua demonstração do NetDocuments hoje.

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