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Sua empresa lida com documentação interminável, seja de clientes, comunicações internas ou discussões entre empresas. No entanto, como gerente de TI, você percebe a imensa ameaça que esses documentos podem representar para a reputação de sua empresa se não estiverem devidamente protegidos.
Escolhendo um sistema de gerenciamento de documentos o que é certo para as necessidades da sua empresa não é uma tarefa fácil. Fazer a si mesmo as próximas três perguntas pode ajudá-lo a restringir suas opções e simplificar sua decisão.
A força de trabalho de hoje está enfrentando um desafio único: em uma extremidade do espectro, você tem advogados que começaram suas carreiras antes do uso generalizado de computadores básicos; e, na outra ponta, estão os funcionários que nunca souberam o que é não ter o Google na ponta dos dedos.
Isso significa que sua primeira etapa é determinar os níveis de habilidade de sua força de trabalho e obter a aprovação de seus advogados mais experientes e inexperientes. Se sua força de trabalho for bastante equilibrada, você provavelmente acabará procurando uma solução com uma experiência de usuário intuitiva e poderosos benefícios de segurança.
Para um dos nossos clientes, a Ploum, esta flexibilidade do sistema era inegociável, pois procurava uma solução de gestão de documentos. O sistema que eles adotaram precisava ser adaptável a uma variedade de estilos de trabalho, ao mesmo tempo que mantinha uma experiência de usuário de alta qualidade.
Leia mais sobre a experiência de Ploum com NetDocuments.
Em um mundo onde a segurança e a privacidade são prioridades e os hackers estão inventando novos truques todos os dias, é importante escolher uma solução de gerenciamento de documentos que fornecerá atualizações de segurança regulares.
Lembre-se de que existem diferenças distintas ao atualizar os recursos de segurança do software instalado em comparação com o software baseado em nuvem.
O software instalado em sua rede normalmente exigirá que você desligue o sistema por um período de tempo para implementar uma atualização de segurança em toda a sua rede. Para as equipes de TI, isso significa passar altas horas no escritório para realizar essas atualizações, para que você não interrompa o dia normal de trabalho.
O software baseado em nuvem, por outro lado, é atualizado automaticamente em segundo plano, de forma que sua organization mal sabe o que está acontecendo e você pode ficar tranquilo sabendo que seus documentos estão sãos e salvos.
Os negócios se movem na velocidade da luz e, embora sua empresa possa ser apenas alguns poucos fortes hoje, um ou dois anos a partir de agora eles poderiam crescer aos trancos e barrancos.
Nem todo sistema de gerenciamento de documentos é capaz de lidar com esse tipo de crescimento, levando a gargalos, processos interrompidos e mais espaço para erro humano. É por isso que o gerente de TI, Ewa Kysmann, da Ploum, prefere soluções baseadas em nuvem ao software tradicional: “Nuvem e software como serviço fazem sentido para mim. Não me preocupo com a administração, manutenção e consumo de energia do servidor. O investimento de capital é nominal, mas podemos dimensionar conforme a necessidade do negócio ”, diz Kysmann.
Serviços de gerenciamento de documentos na nuvem são a onda do futuro para muitos escritórios de advocacia, especialmente para aqueles que desejam acompanhar as demandas de trabalho remoto de uma força de trabalho emergente. Depois de implementar o NetDocuments em sua empresa, Kysmann disse: “Nosso pessoal realmente pode trabalhar em qualquer lugar, fazendo tudo na nuvem. Vários de nossos parceiros viajam pelo mundo a trabalho e se consideram nômades digitais bem-sucedidos agora.”
Você acha que está pronto para uma plataforma de gerenciamento de documentos mais eficiente, flexível e segura? Agende sua demonstração do NetDocuments hoje.
