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Sua empresa lida com documentação interminável, seja de clientes, comunicações internas ou discussões entre empresas. No entanto, como gerente de TI, você percebe a imensa ameaça que esses documentos podem representar para a reputação de sua empresa se não estiverem devidamente protegidos.
Choosing a document management system that’s right for your firm’s needs is no small task. Asking yourself the next three questions can help you narrow down your options and simplify your decision.
A força de trabalho de hoje está enfrentando um desafio único: em uma extremidade do espectro, você tem advogados que começaram suas carreiras antes do uso generalizado de computadores básicos; e, na outra ponta, estão os funcionários que nunca souberam o que é não ter o Google na ponta dos dedos.
Isso significa que sua primeira etapa é determinar os níveis de habilidade de sua força de trabalho e obter a aprovação de seus advogados mais experientes e inexperientes. Se sua força de trabalho for bastante equilibrada, você provavelmente acabará procurando uma solução com uma experiência de usuário intuitiva e poderosos benefícios de segurança.
Para um dos nossos clientes, a Ploum, esta flexibilidade do sistema era inegociável, pois procurava uma solução de gestão de documentos. O sistema que eles adotaram precisava ser adaptável a uma variedade de estilos de trabalho, ao mesmo tempo que mantinha uma experiência de usuário de alta qualidade.
Leia mais sobre a experiência de Ploum com NetDocuments.
Em um mundo onde a segurança e a privacidade são prioridades e os hackers estão inventando novos truques todos os dias, é importante escolher uma solução de gerenciamento de documentos que fornecerá atualizações de segurança regulares.
Lembre-se de que existem diferenças distintas ao atualizar os recursos de segurança do software instalado em comparação com o software baseado em nuvem.
O software instalado em sua rede normalmente exigirá que você desligue o sistema por um período de tempo para implementar uma atualização de segurança em toda a sua rede. Para as equipes de TI, isso significa passar altas horas no escritório para realizar essas atualizações, para que você não interrompa o dia normal de trabalho.
O software baseado em nuvem, por outro lado, é atualizado automaticamente em segundo plano, de forma que sua organization mal sabe o que está acontecendo e você pode ficar tranquilo sabendo que seus documentos estão sãos e salvos.
Os negócios se movem na velocidade da luz e, embora sua empresa possa ser apenas alguns poucos fortes hoje, um ou dois anos a partir de agora eles poderiam crescer aos trancos e barrancos.
Nem todo sistema de gerenciamento de documentos é capaz de lidar com esse tipo de crescimento, levando a gargalos, processos interrompidos e mais espaço para erro humano. É por isso que o gerente de TI, Ewa Kysmann, da Ploum, prefere soluções baseadas em nuvem ao software tradicional: “Nuvem e software como serviço fazem sentido para mim. Não me preocupo com a administração, manutenção e consumo de energia do servidor. O investimento de capital é nominal, mas podemos dimensionar conforme a necessidade do negócio ”, diz Kysmann.
Cloud document management services are the wave of the future for many law firms, especially for those wanting to keep up with the remote-work demands of an emerging workforce. After implementing NetDocuments into his firm, Kysmann said, “Our people really can work everywhere, doing everything in the cloud. Several of our partners travel the world for their work and consider themselves successful digital nomads now.”
Think you might be ready for a more efficient, flexible, and secure document management platform? Schedule your demo of NetDocuments today.
