Série de blogs DMS, parte 4 de 5: O que procurar ao escolher um DMS

Por:
A Equipe NetDocuments
Maio 29, 2020

Com o surgimento da nuvem e da inteligência artificial, selecionar a melhor plataforma DMS é a diferença entre o sucesso e o fracasso em um mercado em rápida evolução. É uma decisão crítica, pois a escolha errada pode levar a um arquivo de caso incompleto ou pior, a negligência médica. Nós já cobrimos o que é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) na primeira parte, por que sua empresa precisa de um na parte dois, e roadblocks e soluções potenciais em parte 3, e agora você aprenderá a fazer perguntas ao comprar e escolher o DMS certo para sua empresa e equipe.

Um novo sistema de gerenciamento de documentos é um processo complexo e é fundamental fazer as perguntas certas para garantir que você está obtendo uma solução que corresponda à demo que você recebeu e mitigar qualquer risco de surpresa após a assinatura do contrato. Para ajudá-lo a fazer a escolha certa, use essas perguntas como ponto de partida em suas conversas com fornecedores em potencial.

6 Perguntas a serem feitas especificamente sobre o DMS

Ao considerar várias soluções, você desejará avaliar como um DMS atenderá às suas necessidades e se encaixará no sistema existente. Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a começar:

Questão 1. Com quais ferramentas o DMS legal se integra?

Sua empresa provavelmente usa várias ferramentas de negócios para gerenciamento prático, controle de tempo, faturamento e muito mais. Alternar entre aplicativos pode ser entediante e tudo é muito mais fácil quando eles funcionam juntos harmoniosamente. Certifique-se de revisar o App store da DMS para garantir que ele se integre perfeitamente com as ferramentas com as quais você já está familiarizado, como o Microsoft Teams.

Questão 2. Quais recursos de segurança a plataforma oferece? Será fácil reunir a documentação / certificação necessária para verificação de conformidade?

A segurança é uma prioridade, principalmente para advogados e equipes jurídicas. Um DMS baseado em nuvem pode realmente melhorar sua postura de segurança em comparação com um sistema local com recursos como criptografia avançada, controles de acesso de usuário e prevenção contra perda de dados, entre outros.

Questão 3. O seu DMS atende você onde você trabalha ou você é forçado a uma experiência de usuário único?

Quando você está trabalhando fora do escritório, a última coisa de que você precisa é um problema de tecnologia. As conexões VPN são notoriamente não confiáveis e tentar alternar entre dispositivos diferentes pode ser um pesadelo. Felizmente, não precisa ser assim.

Com o provedor de DMS certo, você pode ter a mobilidade necessária para acessar documentos de seu dispositivo móvel (por exemplo, iPhone ou Android) ou tablet, de qualquer lugar do mundo.

Questão 4. A plataforma organiza e pesquisa bem os arquivos?

Com milhares e milhares de documentos sendo criados, armazenados, acessados, compartilhados, revisados e editados, seu DMS pode rapidamente se tornar um labirinto. É fundamental encontrar o que você precisa imediatamente, mas muitas empresas ainda lutam com uma organização de arquivos consistente, tornando ainda mais difícil a navegação.

Ao escolher um DMS, procure uma organização centrada na matéria com flexibilidade para gerenciar por meio de uma estrutura de pastas ou pesquisas filtradas como um recurso padrão, analise como a plataforma lida com o controle de versão e avalie a força das pesquisas filtradas. Pergunte sobre a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para ter certeza de que o texto de outros tipos de arquivo, como PDFs, JPEGs, também podem ser pesquisados prontamente.

Questão 5. A plataforma oferece suporte à colaboração com partes interessadas internas e externas?

O compartilhamento de documentos, especialmente com clientes e outras partes interessadas externas, pode ser difícil de manusear com segurança. O DMS certo pode ajudá-lo a gerenciar os controles de acessibilidade e evitar que seu conteúdo confidencial caia nas mãos erradas. É importante observar que a colaboração e o compartilhamento seguros devem acontecer dentro de a segurança da plataforma, sem ter que retirar os documentos do DMS seguro.

Questão 6. Que serviços adicionais posso adicionar posteriormente?

Esteja você procurando completar sua pilha de tecnologia com produtos compatíveis ou varrendo o horizonte para avaliar as necessidades futuras de sua empresa, explorar os serviços complementares de seu provedor de DMS pode ser útil quando você tomar sua decisão.

5 Perguntas a serem feitas ao provedor de DMS

Com uma plataforma tão central como o seu DMS, você quer saber se o provedor está por você e será uma empresa com a qual deseja continuar trabalhando no longo prazo. Essas perguntas o ajudarão a avaliar os fornecedores concorrentes e o nível de serviço que você pode esperar.

Questão 1. Com que rapidez podemos iniciar uma prova de conceito (POC)?

Os provedores de nuvem com um ambiente hospedado podem precisar de uma semana ou mais para implantar um POC, enquanto os provedores usam um verdadeiro A nuvem multilocatária (como NetDocuments) poderá fornecer a você uma prova de conceito em 1-2 dias. Isso permite que suas equipes jurídicas comecem a explorar e avaliar a plataforma com muito mais rapidez.

Questão 2. Como você lidará com o processo de migração?

Seus documentos e dados precisam ser manuseados com cuidado, mas alguns provedores de DMS exigem várias migrações que aumentam os custos para sua empresa e podem até mesmo deixar seus documentos descriptografados e expostos. Verifique se você entende, contratualmente e tecnicamente, como seus dados serão tratados, como a segurança será mantida e quais serão os custos de migração.

Questão 3. Podemos revisar seu contrato de serviços em nuvem?

Seu DMS é fundamental para trabalhar em sua empresa. Assim, mesmo alguns minutos de inatividade podem custar dezenas de milhares em horas faturáveis. Revise o contrato de serviços em nuvem do provedor e observe atentamente a disponibilidade do sistema do provedor e quantas horas de recuperação de manutenção eles reservam.

Questão 4. Quantos de seus clientes deixaram para seu principal concorrente e por quê?

Você quer saber se os clientes estão satisfeitos com o serviço que estão recebendo. Se muitos clientes trocaram um provedor por um concorrente, isso provavelmente será uma bandeira vermelha. Também é recomendável perguntar sobre fornecedores em comunidades de usuários online sobre um roteiro de produtos de fornecedores e sua capacidade de cumprir os compromissos.

Questão 5. Você pode me conectar com 5 clientes que usam ativamente a mesma versão ou instância que pretendemos comprar?

Assim como você não contrataria um funcionário sem verificar as referências, o mesmo deve se aplicar ao seu futuro provedor de DMS. Os clientes atuais podem fornecer uma análise confiável do produto e serviço, incluindo pontos fortes e fracos, mas seja específico com quem você deseja ouvir. Você quer ter certeza de falar com os clientes do fornecedor que estão usando o mesmo versão e ambiente que você está avaliando, pois não adianta nada conseguir a referência de alguém que usa um caminhão a diesel na hora de comprar um carro elétrico.

Obtenha o DMS certo para você

Existem muitas plataformas DMS diferentes para escolher, com uma variedade de recursos e ferramentas para atender às suas necessidades. Encontrar o DMS certo exige esforço, mas quando você tem uma plataforma na qual pode confiar, o trabalho se torna muito mais fácil.

Fique ligado na quinta e última edição de nossa série de blogs DMS, onde discutiremos os atributos dinâmicos do NetDocuments e como pode ajudar sua empresa a trabalhar de forma mais eficaz e segura.

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