Série de blogs DMS, parte 4 de 5: O que procurar ao escolher um DMS

With the rise of cloud and artificial intelligence, selecting the best DMS platform is the difference between success and failure in a fast-moving marketplace. It’s a critical decision, as the wrong choice can lead to an incomplete matter file or worse, malpractice. We’ve already covered what is a document management system (DMS) in part one, why your firm needs a DMS in part two, and potential roadblocks and solutions in part three, and now you’ll learn questions to ask when shopping and choosing the right DMS for your firm and team.

Um novo sistema de gerenciamento de documentos é um processo complexo e é fundamental fazer as perguntas certas para garantir que você está obtendo uma solução que corresponda à demo que você recebeu e mitigar qualquer risco de surpresa após a assinatura do contrato. To help you make the right choice, use these questions as a starting point in your conversations with potential vendors.

6 Perguntas a serem feitas especificamente sobre o DMS

Ao considerar várias soluções, você desejará avaliar como um DMS atenderá às suas necessidades e se encaixará no sistema existente. Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a começar:

1. Com quais ferramentas o DMS jurídico se integra?

Your firm likely uses various business tools for practice management, time tracking, invoicing, and more. Switching between apps can be tedious, and everything is so much easier when they work together harmoniously. Be sure to review the DMS’s app store to ensure it will integrate seamlessly with the tools you’re already comfortable with such as Microsoft Teams.

2. Quais recursos de segurança a plataforma oferece? Será fácil reunir a documentação/certificação necessária para verificação de conformidade?

A segurança é uma prioridade, principalmente para advogados e equipes jurídicas. Um DMS baseado em nuvem pode realmente melhorar sua postura de segurança em comparação com um sistema local com recursos como criptografia avançada, controles de acesso de usuário e prevenção contra perda de dados, entre outros.

3. Seu DMS atende você onde você trabalha ou você é forçado a uma única experiência de usuário?

Quando você está trabalhando fora do escritório, a última coisa de que você precisa é um problema de tecnologia. As conexões VPN são notoriamente não confiáveis e tentar alternar entre dispositivos diferentes pode ser um pesadelo. Felizmente, não precisa ser assim.

Com o provedor de DMS certo, você pode ter a mobilidade necessária para acessar documentos de seu dispositivo móvel (por exemplo, iPhone ou Android) ou tablet, de qualquer lugar do mundo.

4. Quão bem a plataforma organiza e pesquisa arquivos?

Com milhares e milhares de documentos sendo criados, armazenados, acessados, compartilhados, revisados e editados, seu DMS pode rapidamente se tornar um labirinto. É fundamental encontrar o que você precisa imediatamente, mas muitas empresas ainda lutam com uma organization de arquivos consistente, tornando ainda mais difícil a navegação.

When choosing a DMS, look for matter-centric organization with the flexibility to manage through a folder structure or filtered searches as a standard feature, review how the platform handles version control, and evaluate the strength of filtered searches. Ask about optical character recognition (OCR) technology to be sure that text from other file types such as PDFs, JPEGs can also be readily searched.

5. A plataforma oferece suporte à colaboração com partes interessadas internas e externas?

Sharing documents, especially with clients and other external stakeholders, can be difficult to handle securely. The right DMS can help you manage accessibility controls and keep your sensitive content from getting into the wrong hands. It’s important to note that secure collaboration and sharing should happen within the platform’s security, without having to move the documents out of the secure DMS.

6. Que serviços adicionais posso adicionar posteriormente?

Esteja você procurando completar sua pilha de tecnologia com produtos compatíveis ou varrendo o horizonte para avaliar as necessidades futuras de sua empresa, explorar os serviços complementares de seu provedor de DMS pode ser útil quando você tomar sua decisão.

5 Perguntas a serem feitas ao provedor de DMS

Com uma plataforma tão central como o seu DMS, você quer saber se o provedor está por você e será uma empresa com a qual deseja continuar trabalhando no longo prazo. Essas perguntas o ajudarão a avaliar os fornecedores concorrentes e o nível de serviço que você pode esperar.

1. Com que rapidez podemos iniciar uma prova de conceito (POC)?

Cloud providers with a hosted environment may need a week or more to deploy a POC, while providers using a true multi-tenant cloud (like NetDocuments) will be able to get you a proof of concept within 1-2 days. This allows your legal teams to start exploring and evaluating the platform much quicker.

2. Como você lidará com o processo de migração?

Seus documentos e dados precisam ser manuseados com cuidado, mas alguns provedores de DMS exigem várias migrações que aumentam os custos para sua empresa e podem até mesmo deixar seus documentos descriptografados e expostos. Verifique se você entende, contratualmente e tecnicamente, como seus dados serão tratados, como a segurança será mantida e quais serão os custos de migração.

3. Podemos revisar seu contrato de serviços em nuvem?

Seu DMS é fundamental para trabalhar em sua empresa. Assim, mesmo alguns minutos de inatividade podem custar dezenas de milhares em horas faturáveis. Revise o contrato de serviços em nuvem do provedor e observe atentamente a disponibilidade do sistema do provedor e quantas horas de recuperação de manutenção eles reservam.

4. Quantos de seus clientes deixaram para seu principal concorrente e por quê?

Você quer saber se os clientes estão satisfeitos com o serviço que estão recebendo. Se muitos clientes trocaram um provedor por um concorrente, isso provavelmente será uma bandeira vermelha. Também é recomendável perguntar sobre fornecedores em comunidades de usuários online sobre um roteiro de produtos de fornecedores e sua capacidade de cumprir os compromissos.

5. Você pode me conectar com 5 clientes que usam ativamente a mesma versão ou instância que pretendemos comprar?

Just as you would not hire an employee without checking references, the same should be true of your future DMS provider. Current customers can provide a reliable review of the product and service, including strengths and weaknesses, but be specific with who you request to hear from. You want to ensure you talk to the vendor’s customers that are using the same version and environment that you are evaluating, as it wouldn’t help to get a reference from someone using a diesel truck when you’re looking to buy an electric car.

Obtenha o DMS certo para você

Existem muitas plataformas DMS diferentes para escolher, com uma variedade de recursos e ferramentas para atender às suas necessidades. Encontrar o DMS certo exige esforço, mas quando você tem uma plataforma na qual pode confiar, o trabalho se torna muito mais fácil.

Stay tuned for the fifth and final installment of our DMS blog series, where we’ll discuss the dynamic attributes of NetDocuments and how it can help your firm work more effectively and securely.

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