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Série de blogs DMS, parte 4 de 5: O que procurar ao escolher um DMS

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Maio 29, 2020

With the rise of cloud and artificial intelligence, selecting the best DMS platform is the difference between success and failure in a fast-moving marketplace. It’s a critical decision, as the wrong choice can lead to an incomplete matter file or worse, malpractice. We’ve already covered what is a document management system (DMS) in part one, why your firm needs a DMS in part two, and potential roadblocks and solutions in part three, and now you’ll learn questions to ask when shopping and choosing the right DMS for your firm and team.

Um novo sistema de gerenciamento de documentos é um processo complexo e é fundamental fazer as perguntas certas para garantir que você está obtendo uma solução que corresponda à demo que você recebeu e mitigar qualquer risco de surpresa após a assinatura do contrato. Para ajudá-lo a fazer a escolha certa, use essas perguntas como ponto de partida em suas conversas com fornecedores em potencial.

6 Perguntas a serem feitas especificamente sobre o DMS

Ao considerar várias soluções, você desejará avaliar como um DMS atenderá às suas necessidades e se encaixará no sistema existente. Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a começar:

1. What tools does the legal DMS integrate with?

Sua empresa provavelmente usa várias ferramentas de negócios para gerenciamento prático, controle de tempo, faturamento e muito mais. Alternar entre aplicativos pode ser entediante e tudo é muito mais fácil quando eles funcionam juntos harmoniosamente. Certifique-se de revisar o App store da DMS para garantir que ele se integre perfeitamente com as ferramentas com as quais você já está familiarizado, como o Microsoft Teams.

2. What security features does the platform provide? Will it be easy to gather required documentation/certification for compliance verification?

A segurança é uma prioridade, principalmente para advogados e equipes jurídicas. Um DMS baseado em nuvem pode realmente melhorar sua postura de segurança em comparação com um sistema local com recursos como criptografia avançada, controles de acesso de usuário e prevenção contra perda de dados, entre outros.

3. Does your DMS meet you where you work or are you forced into a single user experience?

Quando você está trabalhando fora do escritório, a última coisa de que você precisa é um problema de tecnologia. As conexões VPN são notoriamente não confiáveis e tentar alternar entre dispositivos diferentes pode ser um pesadelo. Felizmente, não precisa ser assim.

Com o provedor de DMS certo, você pode ter a mobilidade necessária para acessar documentos de seu dispositivo móvel (por exemplo, iPhone ou Android) ou tablet, de qualquer lugar do mundo.

4. How well does the platform organize and search files?

Com milhares e milhares de documentos sendo criados, armazenados, acessados, compartilhados, revisados e editados, seu DMS pode rapidamente se tornar um labirinto. É fundamental encontrar o que você precisa imediatamente, mas muitas empresas ainda lutam com uma organização de arquivos consistente, tornando ainda mais difícil a navegação.

When choosing a DMS, look for matter-centric organization with the flexibility to manage through a folder structure or filtered searches as a standard feature, review how the platform handles version control, and evaluate the strength of filtered searches. Ask about optical character recognition (OCR) technology to be sure that text from other file types such as PDFs, JPEGs can also be readily searched.

5. Does the platform support collaboration with internal and external stakeholders?

O compartilhamento de documentos, especialmente com clientes e outras partes interessadas externas, pode ser difícil de manusear com segurança. O DMS certo pode ajudá-lo a gerenciar os controles de acessibilidade e evitar que seu conteúdo confidencial caia nas mãos erradas. É importante observar que a colaboração e o compartilhamento seguros devem acontecer dentro de a segurança da plataforma, sem ter que retirar os documentos do DMS seguro.

6. What additional services can I add on at a later date?

Esteja você procurando completar sua pilha de tecnologia com produtos compatíveis ou varrendo o horizonte para avaliar as necessidades futuras de sua empresa, explorar os serviços complementares de seu provedor de DMS pode ser útil quando você tomar sua decisão.

5 Perguntas a serem feitas ao provedor de DMS

Com uma plataforma tão central como o seu DMS, você quer saber se o provedor está por você e será uma empresa com a qual deseja continuar trabalhando no longo prazo. Essas perguntas o ajudarão a avaliar os fornecedores concorrentes e o nível de serviço que você pode esperar.

1. How quickly can we start a proof of concept (POC)?

Os provedores de nuvem com um ambiente hospedado podem precisar de uma semana ou mais para implantar um POC, enquanto os provedores usam um verdadeiro A nuvem multilocatária (como NetDocuments) poderá fornecer a você uma prova de conceito em 1-2 dias. Isso permite que suas equipes jurídicas comecem a explorar e avaliar a plataforma com muito mais rapidez.

2. How will you handle the migration process?

Seus documentos e dados precisam ser manuseados com cuidado, mas alguns provedores de DMS exigem várias migrações que aumentam os custos para sua empresa e podem até mesmo deixar seus documentos descriptografados e expostos. Verifique se você entende, contratualmente e tecnicamente, como seus dados serão tratados, como a segurança será mantida e quais serão os custos de migração.

3. Can we review your cloud services agreement?

Seu DMS é fundamental para trabalhar em sua empresa. Assim, mesmo alguns minutos de inatividade podem custar dezenas de milhares em horas faturáveis. Revise o contrato de serviços em nuvem do provedor e observe atentamente a disponibilidade do sistema do provedor e quantas horas de recuperação de manutenção eles reservam.

4. How many of your customers have left to your main competitor, and why?

Você quer saber se os clientes estão satisfeitos com o serviço que estão recebendo. Se muitos clientes trocaram um provedor por um concorrente, isso provavelmente será uma bandeira vermelha. Também é recomendável perguntar sobre fornecedores em comunidades de usuários online sobre um roteiro de produtos de fornecedores e sua capacidade de cumprir os compromissos.

5. Can you connect me with 5 customers actively using the same version or instance that we are looking to purchase?

Assim como você não contrataria um funcionário sem verificar as referências, o mesmo deve se aplicar ao seu futuro provedor de DMS. Os clientes atuais podem fornecer uma análise confiável do produto e serviço, incluindo pontos fortes e fracos, mas seja específico com quem você deseja ouvir. Você quer ter certeza de falar com os clientes do fornecedor que estão usando o mesmo versão e ambiente que você está avaliando, pois não adianta nada conseguir a referência de alguém que usa um caminhão a diesel na hora de comprar um carro elétrico.

Obtenha o DMS certo para você

Existem muitas plataformas DMS diferentes para escolher, com uma variedade de recursos e ferramentas para atender às suas necessidades. Encontrar o DMS certo exige esforço, mas quando você tem uma plataforma na qual pode confiar, o trabalho se torna muito mais fácil.

Fique ligado na quinta e última edição de nossa série de blogs DMS, onde discutiremos os atributos dinâmicos do NetDocuments e como pode ajudar sua empresa a trabalhar de forma mais eficaz e segura.

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