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A document management system, or DMS, refers to the tools and processes your organization uses to store and manage documents. A modern DMS will often provide robust search capabilities, metadata tagging, access controls, and increased security processes to protect files.
No passado, o gerenciamento de documentos significava uma combinação de arquivos, caixas, prateleiras, pastas, fichários, scanners, milhares e milhares de páginas impressas e metragem quadrada designada no escritório para armazenar tudo.
Thankfully, document management has evolved to align with today’s digital workplace by storing electronic files and documents either in an on-premises or cloud DMS. These tools bring with them a variety of capabilities that are quickly making the DMS the backbone of the law firm.
Alguns dos principais recursos DMS para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas incluem a capacidade de:
Com esses recursos de aumento de produtividade, os usuários do DMS podem otimizar seus fluxos de trabalho enquanto permanecem focados nos clientes e nos resultados. No entanto, sua milhagem pode variar dependendo do tipo de DMS que você escolher para sua organization.
Antes de a Internet ser amplamente utilizada, a única escolha real que as empresas tinham para armazenamento seguro de documentos digitais era um sistema local. O principal benefício do “on-prem” é manter o controle total do sistema dentro de sua organization – mas isso pode criar uma falsa sensação de segurança. Embora as soluções locais ainda sejam comuns entre escritórios de advocacia e outras empresas, elas também são caras e difíceis de configurar e manter. Eles exigem hardware de servidor interno, licenças de software, sistemas de segurança e pessoal de TI para manter tudo funcionando sem problemas e resolver os problemas à medida que surgem. Uma força de trabalho cada vez mais móvel abre os sistemas internos para mais desafios de segurança.
As soluções baseadas em nuvem cresceram em popularidade como uma alternativa aos sistemas locais. Com um DMS baseado em nuvem, o gerenciamento e a manutenção de hardware, software, segurança e pessoal são de responsabilidade do provedor de nuvem. Os usuários corporativos simplesmente pagam uma taxa mensal ao provedor de nuvem para acessar o DMS pela Internet.
Além de economias de custo significativas, a nuvem oferece uma variedade de benefícios em relação às soluções DMS locais. Dois são de particular importância para profissionais do direito: segurança e mobilidade.
While providers can vary, cloud-based DMS solutions are responsible for the security of their clients’ data. A DMS for law firms, corporate legal teams, and the public sector places an even higher emphasis on security, compliance, and backups because they understand the strict standards of confidentiality that must be met. With the right vendor, legal professionals and those they work with can have peace of mind that their most important data and documents are being protected at the highest level.
A mobilidade também é um grande benefício que vem com o uso da nuvem. Enquanto as soluções locais exigem que os usuários se conectem à rede do escritório diretamente ou via VPN, as soluções em nuvem possibilitam que os usuários acessem seus dados com segurança a partir de praticamente qualquer dispositivo conectado à Internet. Isso dá às equipes a capacidade de trabalhar remotamente com facilidade, aumentar a produtividade e fornecer um melhor serviço aos clientes e constituintes.
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A realidade do local de trabalho moderno é que quase tudo o que fazemos acontece em nossos dispositivos: nós os usamos para nos comunicar, pesquisar, criar, colaborar e muito mais. As informações estão constantemente circulando dentro, fora e através do escritório. Por isso, um DMS não é apenas onde as equipes jurídicas e as operações armazenam documentos — é onde o trabalho acontece.
Além do mero armazenamento, um DMS capacita a organization. Quando você lida com grandes quantidades de informações, ser capaz de localizar e recuperar rapidamente as informações necessárias é vital para a produtividade e para as respostas oportunas. Um DMS robusto pode até mesmo possibilitar a criação de modelos de espaços de trabalho para que novos projetos possam ser perfeitamente integrados à estrutura organizacional existente.
À medida que as equipes trabalham juntas e colaboram, é crucial garantir que todos tenham as informações mais atualizadas. A transmissão de várias versões de documentos entre várias partes pode ser uma receita para o desastre, mas um DMS facilita a colaboração com outras pessoas rastreando alterações e atualizações, para que todos permaneçam na mesma página.
Por fim, com o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, as organizações não apenas podem desfrutar de mobilidade em seus dispositivos, mas também podem compartilhar documentos com segurança dentro da equipe e com partes interessadas externas.
Com a quantidade de arquivos que até mesmo pequenas empresas e negócios gerenciam, um DMS moderno pode se tornar rapidamente a base de todo o seu trabalho. O DMS não apenas permite que você armazene e gerencie documentos e dados com segurança, mas integrações perfeitas com o Microsoft 365 e outros aplicativos de software podem aumentar drasticamente a produtividade e a eficiência. De aumentar a flexibilidade para permitir um melhor serviço para clientes e constituintes para deixar sua mente à vontade, há muito que seu DMS pode fazer por você.
See why a robust DMS is a key component of any legal team’s tech stack in Why do you need a DMS?
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