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Na primeira parte desta série de blogs, respondemos à pergunta: “O que é um DMS?” Mas por que fazer vocês preciso de um? Certamente alguns dos benefícios de ter documentos totalmente digitalizados e organizados que você pode acessar de qualquer lugar são óbvios, mas ainda há mais a considerar.
Aqui estão alguns dos principais benefícios que escritórios de advocacia e equipes jurídicas podem obter de um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem.
Usando software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem permite que as organizações reduzam os custos associados ao gerenciamento de documentos físicos, incluindo custos de papel, impressão e espaço de armazenamento de documentos, que custam uma empresa em média de $50-75 por pé quadrado. E isso sem contar o trabalho demorado necessário para arquivar e armazenar todos esses documentos - trabalho que é significativamente reduzido com o gerenciamento de documentos digitais sem papel.
Comparado com um sistema local, um DMS baseado em nuvem também elimina a necessidade de as empresas adquirirem e manterem hardware e reduz a pressão sobre os recursos de TI porque esses recursos físicos são gerenciados quase inteiramente pelo provedor de nuvem.
Um DMS baseado em nuvem ajuda os escritórios de advocacia a economizar tempo e aumentar a produtividade. O gerenciamento de documentos pode ter desafios de fluxo de trabalho, que são exacerbados apenas com documentos físicos em papel. Esses desafios podem custar mais de 20% da produtividade geral da empresa.
Em vez de rastrear documentos de negócios existentes vasculhando um arquivo ou um sistema de arquivamento desajeitado com pouca capacidade de pesquisa, a equipe pode pesquisar e recuperar de forma rápida e eficaz o documento certo de que precisa porque está tudo em um só lugar. Além disso, recursos importantes como controle de versão, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e backups automáticos também podem ajudar a reduzir o erro humano e o trabalho redundante.
Benefícios semelhantes surgem quando o sistema de gerenciamento de documentos é integrado a outros processos e aplicativos de negócios especializados. Em vez de alternar entre os aplicativos, eles podem se comunicar perfeitamente uns com os outros para manter tudo - e todos - sincronizados.
DMSs robustos também suportam colaboração segura e em tempo real entre as partes interessadas internas e externas. Ao simplificar a comunicação e tornar as informações prontamente disponíveis, os membros da equipe podem compartilhar documentos e trabalhar com mais rapidez e eficiência.
Gerenciar a segurança de dados pode ser uma enorme pressão sobre os recursos de TI. No mundo jurídico, a segurança é crítica para manter o que pode muito bem ser o inquilino mais básico da profissão jurídica: a confidencialidade. E essa é apenas a ponta do iceberg quando se trata de uma quebra de confidencialidade, que também pode causar violações legais ou regulatórias, violações éticas, divulgação de dados restritos, perda monetária e muito mais.
No entanto, ao arquivar documentos importantes em um único local seguro, como um sistema de gerenciamento de documentos, é muito mais fácil para os profissionais de TI e conformidade proteger documentos críticos e mitigar riscos internos e externos à empresa. Há menos sistemas para gerenciar, e o provedor de DMS pode até melhorar a postura de segurança de uma empresa.
Por exemplo, com um DMS baseado em nuvem, o provedor de nuvem pode ajudar a empresa a cumprir os requisitos de conformidade mantendo-se atualizado com os regulamentos atuais e articulando rapidamente para se proteger contra novas ameaças à segurança. Ferramentas como criptografia de documentos, controles de acesso do usuário, histórico de versões e recuperação de desastres. ajudar as empresas a proteger e direcionar o fluxo de informações confidenciais em toda a empresa. Se você optar por usar um DMS baseado em nuvem, certifique-se de realizar a devida diligência para garantir que seu provedor atenda aos padrões de que você precisa.
Além dos benefícios financeiros, de segurança e de produtividade, uma solução DMS baseada em nuvem também oferece vários benefícios para o usuário individual.
Para começar, fazer o trabalho legal em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é simplesmente mais fácil e conveniente – especialmente quando esses sistemas são projetados tendo em mente os profissionais jurídicos. Você não está mais nadando contra a corrente com um sistema desafiador, desorganizado ou desatualizado.
Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem também oferecem liberdade, flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional, reduzindo as tarefas administrativas e possibilitando que os membros da equipe trabalhem remotamente com facilidade. Junto com isso vem o crescimento profissional, pois você pode dedicar mais tempo ao trabalho que é mais importante e gratificante.
Os benefícios das soluções de gerenciamento de documentos, especialmente as baseadas em nuvem, abrangem não apenas a empresa, mas também os indivíduos que as utilizam. Cada um desses benefícios, em última análise, oferece suporte aos resultados, tornando a empresa mais produtiva, mais segura contra ameaças e mais econômica. E não vamos esquecer um último benefício: a tranquilidade que vem com tudo isso.
Agora que você entende os benefícios de um DMS, aprenda como planejar uma implementação bem-sucedida em parte 3 de nossa série de blog: Gestão de Mudanças DMS.
