benefits of a document management system

Série de blogs DMS, parte 2 de 5: Por que você precisa de um DMS?

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."
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In part one of this blog series, we answered the question, “What is a DMS?” But why do you need one? Surely some of the benefits of having fully digitized, organized documents that you can access from anywhere are obvious—but there are still more to consider.

Here are a few of the key benefits that law firms and legal teams can gain from a cloud-based document management system.

Gerenciar custos internos

Using cloud-based document management software allows organizations to reduce costs associated with physical document management, including paper, printing, and document storage space costs, which cost a firm an average of $50-75 per square foot. And, that’s not counting the time-consuming labor needed to file and store all of those documents—labor that is significantly reduced with paperless, digital document management.

Comparado com um sistema local, um DMS baseado em nuvem também elimina a necessidade de as empresas adquirirem e manterem hardware e reduz a pressão sobre os recursos de TI porque esses recursos físicos são gerenciados quase inteiramente pelo provedor de nuvem.

Aumentar a produtividade

A cloud-based DMS helps law firms save time and increase productivity. Document management can have workflow challenges, which are only exacerbated with physical, paper documents. These challenges can cost over 20% of the firm’s overall productivity.

Rather than tracking down existing business documents by digging through a filing cabinet or a cumbersome legacy filing system with poor search capability, staff can quickly and effectively search for and retrieve the right document they need because it’s all in one place. In addition, key features like version control, optical character recognition(OCR)and automatic backups can also help reduce human error and redundant work.

Similar benefits come when the document management system is integrated with other specialized business processes and applications. Instead of tracking back and forth between apps, they can communicate seamlessly with each other to keep everything—and everyone—in sync.

Robust DMS’s also support secure, real-time collaboration between internal and external stakeholders. By simplifying communication and making information readily available, team members can share documents and are able to work faster and more effectively.

Otimize as operações de segurança e conformidade

Gerenciar a segurança de dados pode ser uma enorme pressão sobre os recursos de TI. No mundo jurídico, a segurança é crítica para manter o que pode muito bem ser o inquilino mais básico da profissão jurídica: a confidencialidade. E essa é apenas a ponta do iceberg quando se trata de uma quebra de confidencialidade, que também pode causar violações legais ou regulatórias, violações éticas, divulgação de dados restritos, perda monetária e muito mais.

However, when archiving important documents in a single, secure location like a document management system, it’s much easier for IT and compliance professionals to protect critical documents and mitigate internal and external risks to the firm. There are fewer systems to manage, and the DMS provider may even improve a firm’s security posture.

For example, with a cloud-based DMS, the cloud provider can help the firm execute on compliance requirements by staying up-to-date with current regulations and pivoting quickly to protect against new security threats. Tools like document encryption, user access controls, version history, and disaster recovery. help firms guard and direct the flow of sensitive information throughout the firm. If you choose to use a cloud-based DMS, be sure to conduct proper diligence to make sure your provider is meeting the standards you need.

Para a empresa e Seu povo

Além dos benefícios financeiros, de segurança e de produtividade, uma solução DMS baseada em nuvem também oferece vários benefícios para o usuário individual.

For starters, doing legal work in an electronic document management system is simply easier and more convenient—particularly when those systems are designed with legal professionals in mind. You’re no longer swimming upstream with a challenging, disorganized, or outdated system.

Cloud-based document management systems also support freedom, flexibility, and work-life balance by reducing administrative tasks and making it possible for team members to work remotely with ease. Along with that comes professional growth as you’re able to spend more time on the work that’s most important and rewarding.

Uma vitória para todos

The benefits of document management solutions, particularly one that’s cloud-based, encompass not just the firm but the individuals who use it as well. Each of these benefits ultimately support the bottom line by making the firm more productive, more secure against threats, and more cost-effective. And let’s not forget one last benefit: the peace of mind that comes with it all.

Agora que você entende os benefícios de um DMS, aprenda como planejar uma implementação bem-sucedida em parte 3 de nossa série de blog: Gestão de Mudanças DMS.

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