Série de blogs DMS, parte 2 de 5: Por que você precisa de um DMS?

Por:
A Equipe NetDocuments
Maio 18, 2020

Dentro parte um desta série de blog, respondemos à pergunta: “O que é um DMS?” Mas porque fazer vocês preciso de um? Certamente alguns dos benefícios de ter documentos totalmente digitalizados e organizados que você pode acessar de qualquer lugar são óbvios - mas ainda há mais a considerar.

Aqui estão alguns dos principais benefícios que escritórios de advocacia e equipes jurídicas podem obter com um DMS baseado em nuvem.

Gerenciar custos internos

Usar um DMS baseado em nuvem permite que as organizações reduzam os custos associados ao gerenciamento de documentos físicos, incluindo papel, impressão e custos de armazenamento, que custam a uma empresa uma média de $ 50-75 por pé quadrado. E isso sem contar a mão de obra necessária para arquivar e armazenar todos esses documentos - mão de obra que é significativamente reduzida com o gerenciamento de documentos digitais.

Comparado com um sistema local, um DMS baseado em nuvem também elimina a necessidade de as empresas adquirirem e manterem hardware e reduz a pressão sobre os recursos de TI porque esses recursos físicos são gerenciados quase inteiramente pelo provedor de nuvem.

Aumentar a produtividade

Um DMS baseado em nuvem ajuda os escritórios de advocacia a aumentar a produtividade. O gerenciamento de documentos pode ter desafios, que só são exacerbados com documentos físicos. Esses desafios podem custar mais de 20% da produtividade geral da empresa.

Em vez de rastrear documentos existentes vasculhando um arquivo ou um sistema legado complicado com capacidade de pesquisa pobre, a equipe pode pesquisar e recuperar os dados de que precisam de maneira rápida e eficaz, porque estão todos em um só lugar. Além disso, os principais recursos, como rastreamento de versão e backups automáticos, também podem ajudar a reduzir erros humanos e trabalho redundante.

Benefícios semelhantes surgem quando o DMS é integrado a outros aplicativos de negócios especializados. Em vez de rastrear para frente e para trás entre os aplicativos, eles podem se comunicar perfeitamente uns com os outros para manter tudo - e todos - em sincronia.

Os DMSs robustos também oferecem suporte à colaboração segura entre as partes interessadas internas e externas. Ao simplificar a comunicação e tornar as informações prontamente disponíveis, os membros da equipe podem trabalhar com mais rapidez e eficácia.

Otimize as operações de segurança e conformidade

Gerenciar a segurança de dados pode ser uma enorme pressão sobre os recursos de TI. No mundo jurídico, a segurança é crítica para manter o que pode muito bem ser o inquilino mais básico da profissão jurídica: a confidencialidade. E essa é apenas a ponta do iceberg quando se trata de uma quebra de confidencialidade, que também pode causar violações legais ou regulatórias, violações éticas, divulgação de dados restritos, perda monetária e muito mais.

No entanto, ao armazenar documentos em um único local seguro como um DMS, é muito mais fácil para os profissionais de TI e conformidade protegerem o conteúdo e mitigar os riscos internos e externos para a empresa. Existem menos sistemas para gerenciar, e o provedor de DMS pode até melhorar a postura de segurança de uma empresa.

Por exemplo, com um DMS baseado em nuvem, o provedor de nuvem pode ajudar a empresa a cumprir as responsabilidades de segurança, mantendo-se atualizado com os regulamentos atuais e agindo rapidamente para se proteger contra novas ameaças à segurança. Ferramentas como criptografia de documentos, controles de acesso do usuário, histórico de versões etc. ajudam as empresas a proteger e direcionar o fluxo de informações em toda a empresa. Se você optar por usar um DMS baseado em nuvem, certifique-se de conduzir as devidas diligências para ter certeza de que seu provedor está atendendo aos padrões de que você precisa.

Para a empresa e Seu povo

Além dos benefícios financeiros, de segurança e de produtividade, uma solução DMS baseada em nuvem também oferece vários benefícios para o usuário individual.

Para começar, fazer trabalho jurídico em um DMS é simplesmente mais fácil e conveniente - principalmente quando esses sistemas são projetados com profissionais do direito em mente. Você não está mais nadando contra a corrente com um sistema desafiador, desorganizado ou desatualizado.

O DMS baseado em nuvem também oferece liberdade, flexibilidade e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, reduzindo as tarefas administrativas e possibilitando que os membros da equipe trabalhem remotamente com facilidade. Junto com isso, vem o crescimento profissional, pois você pode dedicar mais tempo ao trabalho que é mais importante e gratificante.

Uma vitória para todos

Os benefícios do DMS, especialmente aquele baseado em nuvem, abrangem não apenas a empresa, mas também os indivíduos que o utilizam. Em última análise, cada um desses benefícios oferece suporte aos resultados financeiros, tornando a empresa mais produtiva, mais segura contra ameaças e mais econômica. E não vamos esquecer um último benefício: a paz de espírito que vem com tudo isso.

Agora que você entende os benefícios de um DMS, aprenda como planejar uma implementação bem-sucedida em parte 3 de nossa série de blog: Gestão de Mudanças DMS.

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