DMS Blog Series, Parte 3 de 5: DMS Change Management

Change will always be hard—that’s inevitable. But when it comes to overhauling a central system in your firm, like a document management system (DMS), there can be serious consequences if that change is not handled correctly. To successfully mitigate the challenges of implementing a new DMS, it helps to get a bird’s eye view of the process.

In parts 1 and part 2 of this series, you’ve learned what a DMS is and benefits of having one – particularly in the Cloud. Now, you’ll learn common potential roadblocks that occur as you implement a new DMS, as well as solutions to help overcome them.

Comece com o pé direito

O tom de todo o projeto é geralmente definido desde o início - comece bagunçado, e todo o projeto pode rapidamente se tornar uma bagunça. Quando você inicia o projeto de maneira cuidadosa, pode começar sua jornada de gerenciamento de mudança com o pé direito e se preparar para um sucesso maior.

Identificar as partes interessadas

Antes, e ao começar a olhar para várias soluções de gerenciamento de documentos, identifique os principais interessados na empresa. Normalmente, você desejará incluir qualquer pessoa envolvida no aspecto de tecnologia, usuários finais e outras equipes que podem ser afetadas pela mudança do sistema. O excesso de comunicação e a contribuição da equipe serão cruciais para uma avaliação completa de vários fornecedores.

Avalie seu sistema atual

Em seguida, analise criticamente o seu sistema existente com as partes interessadas. Atualmente, como você organiza, compartilha ou colabora em documentos? Quais são os principais problemas que precisam ser corrigidos ou otimizados? (Cobriremos mais perguntas que você deve fazer na parte 4 desta série!) Entender suas necessidades principais e o "estado futuro" ideal de onde você deseja estar o ajudará a identificar os principais recursos que está procurando em um DMS.

Você também vai querer avaliar se e como outros sistemas podem ser afetados pela troca ou implementação de um novo DMS. Por exemplo, se você tiver aplicativos personalizados existentes ou integrações com ferramentas de terceiros, você vai querer entender se há alguma implicação em um novo sistema. Alguns provedores de DMS podem ter uma API aberta ou estar dispostos a criar novas integrações para seus clientes, se necessário.

Definir prazos e criar contornos

É claro que, embora você queira fazer a devida diligência, a escolha de um DMS não deve ser um processo agonizante e interminável. Crie um esboço com requisitos técnicos e não técnicos para seu novo DMS, bem como prazos para a escolha e implementação de um novo sistema. Isso o ajudará a permanecer no caminho certo e a manter o projeto como prioridade.

Passos principais:

• Identifique as principais partes interessadas.
• Avalie o gerenciamento de documentos, fluxos de dados e processos de negócios atuais.
• Identifique integrações, aplicativos personalizados e outras ferramentas de terceiros que serão afetadas pela mudança.
• Identifique problemas específicos a serem resolvidos ou otimizados.
• Desenvolva um esboço para o processo de seleção - com prazos.

Obtenha Buy-In

Um componente-chave de um novo DMS é que você deseja maximizar as taxas de adoção entre os usuários, o que requer aceitação desde o início. Além de incluir os usuários finais entre o seu grupo de interessados desde o início, aqui estão algumas outras maneiras de maximizar a adesão e, por fim, a adoção, com o novo DMS:

Comunicar

Um novo DMS não deve ser uma surpresa no dia em que a implementação começa. Para muitos usuários, especialmente aqueles que têm seus próprios processos bem estabelecidos com o DMS existente, alterar esse sistema central pode ser chocante. No entanto, você pode resolver isso facilmente comunicando-se com antecedência e de maneira transparente. Ter reuniões semanais, hospedar treinamentos online e enviar atualizações de status por e-mail pode ajudar a garantir que a equipe e a organization estejam atualizadas.

Acentue o positivo

Embora possa haver opiniões divergentes, lembre-se do objetivo final: você está criando um ambiente de trabalho menos estressante e mais flexível que permite trabalhar com segurança e proteção, protegendo seus documentos mais confidenciais. Quando se trata de discutir a mudança futura, enfatize os benefícios, especialmente para usuários individuais. Embora você não queira ignorar desafios ou perguntas, lembre-se de lembrar à equipe dos benefícios finais.

Uma história de sucesso

Claro & Cia., a law firm based in Santiago, Chile, recently moved to NetDocuments after using their former DMS for over a decade. As part of their selection process, the team hosted workshops with each potential provider, allowing end-users to evaluate the various strengths and weaknesses of the different systems. While this helped the firm choose the solution that best met their team’s needs, it also supported buy-in and user adoption as team members felt that their opinion and experience mattered. (See why Claro chose NetDocuments over its competitors in the case study.)

Passos Chave

• Seja transparente e comunique-se com sua equipe.
• Não ignore o negativo, mas sempre acentue o positivo.
• Consider hosting end-user workshops to solicit feedback and encourage buy-in.

Maximize a adoção e uso do DMS

Há muitos benefícios em um DMS baseado em nuvem, mas você só obterá esses benefícios se sua equipe estiver totalmente integrada com o novo sistema. Veja como ter certeza de que está aproveitando ao máximo seu DMS:

Treine sua equipe

Pode parecer um exagero, principalmente se você tiver passado por demonstrações, recursos e testes, mas treinar a equipe de usuários na plataforma é vital.

Comece com a visão geral e, gradualmente, trabalhe nos princípios básicos de introdução e, em seguida, mergulhe nos detalhes que são relevantes para grupos de usuários específicos. Embora leve tempo e provavelmente várias sessões para cobrir tudo, tudo valerá a pena quando sua equipe for capaz de trabalhar sem esforço com o sistema (e entre si).

Encontre seus superusuários

Nem todo mundo se tornará um especialista na plataforma, e tudo bem. Mas provavelmente você terá algumas pessoas em sua equipe que o fazem, e sua experiência e conhecimento não devem ser desperdiçados. Em vez disso, torne-os um recurso no qual outros membros da equipe possam confiar. Eles também serão uma ótima fonte de feedback contínuo sobre a plataforma.

Continue otimizando

Nenhum sistema ou implementação é perfeito, mas você sempre pode torná-lo melhor. Monitore o quão bem a plataforma está sendo adotada por sua equipe, para que possa identificar e resolver eventuais problemas. Se necessário, organize um treinamento de acompanhamento para ajudar sua equipe a se atualizar o mais rápido possível. Conforme você entende melhor como sua equipe usa a plataforma, você poderá personalizá-la ainda mais para atender às necessidades deles.

Passos Chave

• Organize o treinamento para ajudar a manter os membros da equipe atualizados rapidamente.
• Identifique especialistas internos que podem ser um recurso adicional para obter ajuda quando necessário.
• Continue otimizando seu sistema para atender às necessidades da equipe.

Qual é o próximo

Coming up in part 4, we’ll cover 11 questions you can ask to make sure that you have the right DMS platform and the right provider to have your back.

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