AI Responsibly with ndMAX
In this 5-part series, we’ve covered what a document management system (DMS) is (part one), why your firm needs one (part two), potential implementation roadblocks and solutions (part three), as well as questions you should ask when choosing a DMS (part four). So how can NetDocuments end your DMS woes once and for all?
Ao escolher entre um DMS baseado em nuvem ou local, ir para a nuvem é o claro vencedor. As soluções em nuvem não apenas são mais fáceis de implementar com custos iniciais mais baixos, mas também são mais flexíveis, móveis e seguras para sua equipe e clientes.
“Com a implementaão correta, a computação em nuvem provou não só ser a decisão natural em nossa busca por plataformas digitais de última geração, mas também uma ferramenta muito poderosa para melhor atender os clientes e garantir uma interação mais fluente entre nossas equipes, ”Afirma José María Eyzaguirre B., presidente da Claro & Cia, com sede em Santiago.
(See how Claro & Cia.’s transition to the cloud helped them navigate the COVID-19 pandemic.)
As a cloud-based document management system, NetDocuments provides a powerful solution designed specifically for the legal field. As the only true private, multi-tenant cloud on the market—not a hosted solution, NetDocuments allows users to access all the benefits of the cloud without compromising on security or reliability.
Quando você escolhe o NetDocuments como seu DMS, nós assumimos o trabalho pesado. Isso significa que você não precisa se preocupar em comprar mais servidores, atualizar seu software, gerenciar a segurança ou resolver os problemas de TI que surgirem. Nós protegemos você.
Há uma variedade de benefícios que os clientes do NetDocuments desfrutam, incluindo custos mais baixos, maior produtividade, melhor colaboração, maior segurança, acesso em qualquer lugar e muito mais.
Um DMS baseado em nuvem como o NetDocuments reduz drasticamente os custos de gerenciamento de documentos. Para aqueles que estão migrando do gerenciamento físico de documentos, os custos de papel, impressão, armazenamento e tempo gasto com pesquisa e arquivamento são praticamente eliminados. Os usuários do sistema local reduzirão a pressão sobre seus recursos de TI e custos de manutenção de hardware.
Durante a pandemia global, o valor da nuvem foi enorme: “Adoro que o NetDocuments seja baseado na nuvem”, diz Paula Semeyn, da Dickinson Wright PLLC, “Não estou preocupada com servidores que estão em um local que não posso viajar para! Tínhamos vários servidores vinculados ao nosso DMS anterior. Não consigo me imaginar tentando gerenciar todos eles agora. ”
Os escritórios de advocacia lidam com enormes quantidades de informações. Quando os documentos são dispersos por um sistema de arquivamento físico ou digitalizados em uma plataforma desorganizada e difícil de usar, é um grande desgaste na produtividade.
Por outro lado, com um DMS como o NetDocuments, os advogados podem encontrar e recuperar rapidamente o que precisam, permitindo-lhes manter a produtividade e prestar um melhor serviço aos clientes. O NetDocuments também permite que os usuários modelem espaços de trabalho para que novos projetos se encaixem perfeitamente na estrutura organizacional existente.
“Os usuários estão trabalhando de forma consistente com mais eficiência e recebemos feedback positivo ao migrar para o NetDocuments”, disse Sheri M. Stone, administradora da Aronberg Goldgehn. “O recurso de arquivamento de e-mail de IA ... sempre recebe elogios de nossos advogados e equipe para economizar tempo.”
When you need to collaborate, passing documents between various parties can quickly become a big problem. With various commenters and versions, it’s hard to keep everything straight. NetDocuments helps solve this problem by restricting document access so that only one person can make edits at a time, and all previous versions of a document are stored together so that you always know which is the most recent and can access other versions if needed. You can also easily and securely share documents within the team and with external stakeholders.
“A capacidade da plataforma de compartilhar links e colaborar em documentos tem sido extremamente útil”, afirma Anand C. Mathew, sócio da Palmersheim & Mathew LLP. Além disso, “Não adianta reinventar a roda. O uso da pesquisa avançada no NetDocuments permitiu que nossas equipes localizassem rapidamente o conteúdo de assuntos anteriores para reutilização - diminuindo significativamente o tempo que gastam em novos trabalhos e aumentando a precisão geral para nossos clientes. ”
No NetDocuments, entendemos as leis, regulamentos e padrões que os escritórios de advocacia e equipes jurídicas devem cumprir. Mantemos nossa plataforma atualizada com as políticas e requisitos mais atuais, e mantemos vários certificados de segurança que você pode aproveitar com a conformidade de passagem. Nossos recursos de segurança incluem criptografia de nível militar, controles de acesso do usuário, proteção contra perda de dados e muito mais, para que você tenha a tranquilidade de saber que seus dados estão protegidos no nível mais alto.
O trabalho não acontece apenas no trabalho, o que significa que você não deve ficar preso ao escritório ou a uma conexão VPN não confiável para fazer as coisas quando precisa. A NetDocuments entende a importância da flexibilidade no local de trabalho moderno, é por isso que projetamos nossa plataforma para lhe dar mobilidade em todos os seus dispositivos para que sua experiência seja perfeita, não importa onde você esteja.
“A mobilidade do NetDocuments era uma diferença diurna e noturna [para outros fornecedores], permitindo-nos acessar o conteúdo remotamente de qualquer lugar, com qualquer dispositivo”, diz Ken Kroeger, CIO da Kutak Rock.
Depois de se tornar um cliente NetDocuments, você nunca terá que se preocupar com a desatualização da sua versão da plataforma. Chamamos isso de benefício de herança: conforme a plataforma melhora, você herda essas melhorias em sua instância do software. Não há nenhum esforço adicional necessário de sua parte - sua experiência apenas melhora. O mesmo princípio se aplica a novas integrações, proteção contra novas ameaças de segurança e muito mais.
Embora sua empresa obtenha muitos dos benefícios de um DMS baseado em nuvem, os membros de sua equipe têm muito a ganhar individualmente. Com o NetDocuments, o trabalho é mais fácil. Os usuários passam menos tempo procurando os documentos de que precisam, lidando com tarefas administrativas e lutando com um sistema que não foi projetado para eles. Eles são capazes de trabalhar remotamente sem perder o ritmo. O NetDocuments oferece liberdade, flexibilidade e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para sua equipe, ajudando-os a serem mais produtivos e satisfeitos.
“Ninguém nunca me agradeceu tanto dentro da empresa quanto me agradece pelo trabalho que fizemos para levar a Claro para a nuvem”, afirma Ariel Mihovilovic, sócio da Claro & Cia.
Choosing a DMS can be challenging, but we want to make it easier for you. In part four of this series, we provided a list of questions for you to ask each DMS provider you consider. Here’s a taste of what we’ll share with you when you ask NetDocuments:
Netdocuments integrates with the most popular legal and business tech platforms, as well as offering many built-in features to help you work even more smoothly between systems.
We place a high priority on CONFORMIDADE and stay up-to-date with current laws, regulations, and certifications. Our Segurança is top-notch, with military-grade encryption, user access controls, data loss protection, and more.
As we’ve already discussed, NetDocuments is designed to provide the mobility you need, so you can access everything whether you’re in the office or on-the-go.
Matter-centric organization is a standard feature of NetDocuments—document management platform for law firms. You can easily search and filter results to quickly find what you need.
NetDocuments allows you to easily collaborate with internal and external stakeholders securely.
If you want even more from your NetDocuments experience, check out our additional tools and features, including ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder, and ndOffice.
As a true multi-tenant cloud, we can get you started with a proof of concept within 1-2 days—unlike hosted solutions which will take .
Because we do offer a true cloud solution, your documents get migrated once, without ever being exposed.
NetDocuments’ average yearly uptime is 99.979%, and you can always check service status at trust-us.netdocuments.com.
Teremos o maior prazer em conectá-lo aos clientes atuais que podem dar uma avaliação honesta de nossa plataforma e serviço.
Aqui estão mais alguns benefícios que nossos clientes descobriram ao usar o NetDocuments:
O NetDocuments é fácil de usar (e adotar).
“Pesquisamos várias opções e descobrimos que o NetDocuments é o mais amigável e voltado para o valor.” - Sheri M. Stone, administradora, Aronberg Goldgehn
“Intuitivo por natureza.” - Janet L. Bender, administradora de firma, Maser Law
NetDocuments oferece implementação especializada.
“No final de um processo de implementação de 6 meses, olhamos para trás e não poderíamos estar mais felizes. Aprendemos muito com o processo e tivemos uma experiência de migração perfeita. O trabalho foi impecável. Toda a equipa NetDocuments deixou-nos uma grande impressão. ” - Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.
O NetDocuments facilita o trabalho remoto.
“Temos mais de 850 pessoas trabalhando remotamente e a plataforma NetDocuments nos permitiu continuar a trabalhar de forma colaborativa entre nós e os clientes de nossa empresa sem perder o ritmo.” - Jared Gullbergh, gerente sênior, gerenciamento de serviços de tecnologia e governança da informação, Buchanan Ingersoll & Rooney PC
“Se não tivéssemos mudado de nosso antigo sistema de gerenciamento de documentos para o NetDocuments [antes do COVID- 19], nossa empresa teria enfrentado um pesadelo. Teríamos tido um período significativo de interrupção de negócios enquanto configurávamos e implementávamos uma forma para que todos acessassem os arquivos de nossos clientes. Com o NetDocuments, não tivemos absolutamente nenhum atraso na produtividade ”. - Kathy J. Hamilton, diretora, The Blum Firm, PC
O NetDocuments o ajuda a atender melhor seus clientes.
“[Com o NetDocuments,] nossos advogados podem trabalhar de forma mais eficiente e colaborativa e estamos trabalhando de forma mais inteligente. Temos acesso instantâneo, os arquivos estão no lugar certo e, como resultado, nossa resposta aos clientes é melhor. ” - Kate Laycock, analista de negócios de TI, Shulmans
Existem várias maneiras de lidar com os desafios de gerenciamento de documentos em sua empresa. Mas nem todas as soluções são criadas iguais.
A verdade é que há apenas um verdadeiro provedor de DMS em nuvem projetado especificamente para advogados e profissionais jurídicos: NetDocuments.
To learn more about how NetDocuments can benefit your firm, contact us to talk to a business solutions expert at (866) 638-3627 or click here to request a demo.
