DMS Blog Series, parte 5 de 5: The NetDocuments Solution

Por:
A Equipe NetDocuments
Junho 9, 2020

Nesta 5 série de partes, abordamos o que é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) (parte um), por que sua empresa precisa de um (parte dois), possíveis obstáculos e soluções de implementação (parte TRÊS), bem como perguntas que você deve fazer ao escolher um DMS (parte quatro) Então, como o NetDocuments pode acabar com seus problemas de DMS de uma vez por todas?

Um DMS baseado em nuvem é um DMS melhor

Ao escolher entre um DMS baseado em nuvem ou local, ir para a nuvem é o claro vencedor. As soluções em nuvem não apenas são mais fáceis de implementar com custos iniciais mais baixos, mas também são mais flexíveis, móveis e seguras para sua equipe e clientes.

“Com a implementaão correta, a computação em nuvem provou não só ser a decisão natural em nossa busca por plataformas digitais de última geração, mas também uma ferramenta muito poderosa para melhor atender os clientes e garantir uma interação mais fluente entre nossas equipes, ”Afirma José María Eyzaguirre B., presidente da Claro & Cia, com sede em Santiago.

(Veja como a transição da Claro & Cia. Para a nuvem os ajudou a navegar na pandemia COVID- 19.)

Como um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, NetDocuments fornece uma solução poderosa projetada especificamente para o campo jurídico. Como a única nuvem verdadeiramente privada e multilocatária do mercado - não uma solução hospedada, o NetDocuments permite que os usuários acessem todos os benefícios da nuvem sem comprometer a segurança ou confiabilidade.

Quando você escolhe o NetDocuments como seu DMS, nós assumimos o trabalho pesado. Isso significa que você não precisa se preocupar em comprar mais servidores, atualizar seu software, gerenciar a segurança ou resolver os problemas de TI que surgirem. Nós protegemos você.

NetDocuments oferece grandes benefícios

Há uma variedade de benefícios que os clientes do NetDocuments desfrutam, incluindo custos mais baixos, maior produtividade, melhor colaboração, maior segurança, acesso em qualquer lugar e muito mais.

Custos internos reduzidos

Um DMS baseado em nuvem como o NetDocuments reduz drasticamente os custos de gerenciamento de documentos. Para aqueles que estão migrando do gerenciamento físico de documentos, os custos de papel, impressão, armazenamento e tempo gasto com pesquisa e arquivamento são praticamente eliminados. Os usuários do sistema local reduzirão a pressão sobre seus recursos de TI e custos de manutenção de hardware.

Durante a pandemia global, o valor da nuvem foi enorme: “Adoro que o NetDocuments seja baseado na nuvem”, diz Paula Semeyn, da Dickinson Wright PLLC, “Não estou preocupada com servidores que estão em um local que não posso viajar para! Tínhamos vários servidores vinculados ao nosso DMS anterior. Não consigo me imaginar tentando gerenciar todos eles agora. ”

Produtividade aumentada

Os escritórios de advocacia lidam com enormes quantidades de informações. Quando os documentos são dispersos por um sistema de arquivamento físico ou digitalizados em uma plataforma desorganizada e difícil de usar, é um grande desgaste na produtividade.

Por outro lado, com um DMS como o NetDocuments, os advogados podem encontrar e recuperar rapidamente o que precisam, permitindo-lhes manter a produtividade e prestar um melhor serviço aos clientes. O NetDocuments também permite que os usuários modelem espaços de trabalho para que novos projetos se encaixem perfeitamente na estrutura organizacional existente.

“Os usuários estão trabalhando de forma consistente com mais eficiência e recebemos feedback positivo ao migrar para o NetDocuments”, disse Sheri M. Stone, administradora da Aronberg Goldgehn. “O recurso de arquivamento de e-mail de IA ... sempre recebe elogios de nossos advogados e equipe para economizar tempo.”

Colaboração aprimorada

Quando você precisa colaborar, passar documentos entre várias partes pode rapidamente se tornar um grande problema. Com vários comentários e versões, é difícil manter tudo certo. O NetDocuments ajuda a resolver esse problema restringindo o acesso ao documento para que apenas uma pessoa possa fazer edições por vez, e todas as versões anteriores de um documento são armazenadas juntas para que você sempre saiba qual é a mais recente e possa acessar outras versões, se necessário. Você também pode compartilhar documentos com a equipe de maneira fácil e segura e com partes interessadas externas.

“A capacidade da plataforma de compartilhar links e colaborar em documentos tem sido extremamente útil”, afirma Anand C. Mathew, sócio da Palmersheim & Mathew LLP. Além disso, “Não adianta reinventar a roda. O uso da pesquisa avançada no NetDocuments permitiu que nossas equipes localizassem rapidamente o conteúdo de assuntos anteriores para reutilização - diminuindo significativamente o tempo que gastam em novos trabalhos e aumentando a precisão geral para nossos clientes. ”

Mais seguro - e compatível

No NetDocuments, entendemos as leis, regulamentos e padrões que os escritórios de advocacia e equipes jurídicas devem cumprir. Mantemos nossa plataforma atualizada com as políticas e requisitos mais atuais, e mantemos vários certificados de segurança que você pode aproveitar com a conformidade de passagem. Nossos recursos de segurança incluem criptografia de nível militar, controles de acesso do usuário, proteção contra perda de dados e muito mais, para que você tenha a tranquilidade de saber que seus dados estão protegidos no nível mais alto.

Acesso em qualquer lugar

O trabalho não acontece apenas no trabalho, o que significa que você não deve ficar preso ao escritório ou a uma conexão VPN não confiável para fazer as coisas quando precisa. A NetDocuments entende a importância da flexibilidade no local de trabalho moderno, é por isso que projetamos nossa plataforma para lhe dar mobilidade em todos os seus dispositivos para que sua experiência seja perfeita, não importa onde você esteja.

“A mobilidade do NetDocuments era uma diferença diurna e noturna [para outros fornecedores], permitindo-nos acessar o conteúdo remotamente de qualquer lugar, com qualquer dispositivo”, diz Ken Kroeger, CIO da Kutak Rock.

(Veja como Kutak Rock usa NetDocuments para resolver desafios de acessibilidade, escalabilidade e colaboração.)

Benefícios herdados

Depois de se tornar um cliente NetDocuments, você nunca terá que se preocupar com a desatualização da sua versão da plataforma. Chamamos isso de benefício de herança: conforme a plataforma melhora, você herda essas melhorias em sua instância do software. Não há nenhum esforço adicional necessário de sua parte - sua experiência apenas melhora. O mesmo princípio se aplica a novas integrações, proteção contra novas ameaças de segurança e muito mais.

Melhor para sua equipe

Embora sua empresa obtenha muitos dos benefícios de um DMS baseado em nuvem, os membros de sua equipe têm muito a ganhar individualmente. Com o NetDocuments, o trabalho é mais fácil. Os usuários passam menos tempo procurando os documentos de que precisam, lidando com tarefas administrativas e lutando com um sistema que não foi projetado para eles. Eles são capazes de trabalhar remotamente sem perder o ritmo. O NetDocuments oferece liberdade, flexibilidade e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para sua equipe, ajudando-os a serem mais produtivos e satisfeitos.

“Ninguém nunca me agradeceu tanto dentro da empresa quanto me agradece pelo trabalho que fizemos para levar a Claro para a nuvem”, afirma Ariel Mihovilovic, sócio da Claro & Cia.

Como o NetDocuments atende às suas necessidades

Escolher um DMS pode ser desafiador, mas queremos torná-lo mais fácil para você. Dentro parte quatro desta série, fornecemos uma lista de perguntas para você fazer a cada provedor de DMS que você considerar. Aqui está uma amostra do que compartilharemos com você quando você perguntar ao NetDocuments:

Nossa plataforma excede as expectativas

NetDocuments integra com as plataformas de tecnologia jurídica e comercial mais populares, além de oferecer muitos recursos integrados para ajudá-lo a trabalhar ainda mais facilmente entre os sistemas.

Colocamos uma alta prioridade em conformidade e mantenha-se atualizado com as leis, regulamentações e certificações atuais. Nosso segurança é de primeira linha, com criptografia de nível militar, controles de acesso do usuário, proteção contra perda de dados e muito mais.

Como já discutimos, NetDocuments é projetado para fornecer o mobilidade você precisa, para que possa acessar tudo, quer esteja no escritório ou em trânsito.

Centrado na matéria organização é um recurso padrão do NetDocuments - toda a plataforma foi projetada com escritórios de advocacia em mente. Você pode facilmente pesquisar e filtrar resultados para encontrar rapidamente o que você precisa.

O NetDocuments permite que você facilmente colaborar com as partes interessadas internas e externas de forma segura.

Se você quiser ainda mais da sua experiência com o NetDocuments, dê uma olhada em nosso ferramentas adicionais e recursos, incluindo ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder e ndOffice.

Colocamos os clientes em primeiro lugar

Como uma verdadeira nuvem multilocatária, podemos ajudá-lo a começar com um prova de conceito dentro de 1-2 dias - ao contrário das soluções hospedadas que demoram.

Porque oferecemos um verdadeira solução em nuvem, seus documentos são migrados uma vez, sem nunca serem expostos.

Média anual da NetDocuments tempo de atividade é 99.979%, e você sempre pode verificar o status do serviço em https://trust-us.netdocuments.com/.

Teremos o maior prazer em conectá-lo aos clientes atuais que podem dar uma avaliação honesta de nossa plataforma e serviço.

O que nossos clientes têm a dizer

Aqui estão mais alguns benefícios que nossos clientes descobriram ao usar o NetDocuments:

O NetDocuments é fácil de usar (e adotar).

“Pesquisamos várias opções e descobrimos que o NetDocuments é o mais amigável e voltado para o valor.” - Sheri M. Stone, administradora, Aronberg Goldgehn
“Intuitivo por natureza.” - Janet L. Bender, administradora de firma, Maser Law

NetDocuments oferece implementação especializada.

“No final de um processo de implementação de 6 meses, olhamos para trás e não poderíamos estar mais felizes. Aprendemos muito com o processo e tivemos uma experiência de migração perfeita. O trabalho foi impecável. Toda a equipa NetDocuments deixou-nos uma grande impressão. ” - Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

O NetDocuments facilita o trabalho remoto.

“Temos mais de 850 pessoas trabalhando remotamente e a plataforma NetDocuments nos permitiu continuar a trabalhar de forma colaborativa entre nós e os clientes de nossa empresa sem perder o ritmo.” - Jared Gullbergh, gerente sênior, gerenciamento de serviços de tecnologia e governança da informação, Buchanan Ingersoll & Rooney PC
“Se não tivéssemos mudado de nosso antigo sistema de gerenciamento de documentos para o NetDocuments [antes do COVID- 19], nossa empresa teria enfrentado um pesadelo. Teríamos tido um período significativo de interrupção de negócios enquanto configurávamos e implementávamos uma forma para que todos acessassem os arquivos de nossos clientes. Com o NetDocuments, não tivemos absolutamente nenhum atraso na produtividade ”. - Kathy J. Hamilton, diretora, The Blum Firm, PC

O NetDocuments o ajuda a atender melhor seus clientes.

“[Com o NetDocuments,] nossos advogados podem trabalhar de forma mais eficiente e colaborativa e estamos trabalhando de forma mais inteligente. Temos acesso instantâneo, os arquivos estão no lugar certo e, como resultado, nossa resposta aos clientes é melhor. ” - Kate Laycock, analista de negócios de TI, Shulmans

A solução NetDocuments

Existem várias maneiras de lidar com os desafios de gerenciamento de documentos em sua empresa. Mas nem todas as soluções são criadas iguais.

A verdade é que há apenas um verdadeiro provedor de DMS em nuvem projetado especificamente para advogados e profissionais jurídicos: NetDocuments.

Para saber mais sobre como o NetDocuments pode beneficiar sua empresa, entre em contato conosco para falar com um especialista em soluções de negócios em (866) 638-3627 ou Clique aqui para solicitar uma demonstração.

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