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4 Tipos de automação usados para melhorar a eficiência

Por:
A Equipe NetDocuments
Posted On:
Março 15, 2022
Last Updated:

Os profissionais jurídicos estão cada vez mais preocupados com o impacto do gerenciamento de tarefas administrativas em sua capacidade de aplicar seus conhecimentos a trabalhos mais interessantes e de maior valor. E de acordo com um Relatório da Bloomberg Law, 61% dos escritórios de advocacia e 70% das equipes jurídicas internas dizem eficiência aprimorada é o principal impulsionador de suas implementações de tecnologia.

As organizações que pensam no futuro estão identificando processos repetitivos e manuais e aplicando automação para melhorar seus fluxos de trabalho para que possam dedicar mais tempo ao trabalho principal e agregar valor estratégico.

Existem quatro tipos de equipes de automação que podem ser implementadas para obter maior eficiência: automação de processos de negócios, automação de processos inteligentes, automação de processos robóticos e hiperautomação.

1. Automação de Processos de Negócios

Esse tipo de automação foca em sistemas e processos, aplicando tecnologia para simplificar e automatizar fluxos de trabalho. Por exemplo, um escritório de advocacia ou equipe jurídica pode aplicar a automação de processos de negócios para digitalizar documentos e trabalhar com eles com mais eficiência em uma plataforma de gerenciamento de documentos.

2. Automação Inteligente de Processos

O processo inteligente leva a automação de processos de negócios para o próximo nível, otimizando fluxos de trabalho automatizados. Ele automatiza ainda mais partes do processo, reduzindo ainda mais o número de interações manuais. Para conseguir isso, a automação inteligente de processos introduz o processamento de linguagem natural e tecnologias semelhantes para processar dados de várias fontes. Por exemplo, uma plataforma de software pode usar automação de processo inteligente para verificar contratos e identificar como várias cláusulas correspondem (ou não) ao idioma esperado.

3. Automação Robótica de Processos

Esse tipo de automação se distingue por seus poderosos recursos para lidar com grandes volumes. Usando a automação de processos robóticos, uma empresa pode configurar um software para capturar e interpretar aplicativos para manipular dados, desencadear respostas e comunicar-se com outros sistemas digitais. Por exemplo, uma empresa pode usar a automação de processos robóticos para executar pesquisas de marcas registradas globalmente; monitorar questões regulatórias e receber alertas quando um problema requer atenção; ou conduzir a devida diligência em fornecedores e parceiros.

4. Hiperautomação

A hiperautomação é mais bem pensada como uma técnica que envolve vários tipos de automação e usa várias tecnologias para acelerar a automação em toda a organização. Ele normalmente depende de aprendizado de máquina e outras tecnologias avançadas para identificar e implementar oportunidades para melhorar a eficiência. Mas a hiperautomação não pretende substituir a entrada humana. O objetivo é otimizar totalmente os processos e reduzir os riscos, ao mesmo tempo em que permite que os humanos injetem facilmente seus conhecimentos para um melhor desempenho.

Por exemplo, uma equipe jurídica pode usar a hiperautomação para verificar e-mails e anexos, baixar dados, extrair partes relevantes dos dados, inserir esses dados em locais apropriados em um sistema de gerenciamento de documentos e acionar um alerta para alguém dentro da organização com informações importantes que precisa ser posta em prática com base em conhecimentos específicos.

Gartner, Deloitte, e outros think tanks de tecnologia nomearam hiperautomação em suas listas de tecnologias de tendências, e por boas razões. O investimento em hiperautomação tem um retorno significativo porque reduz drasticamente os erros e melhora a qualidade, ao mesmo tempo em que libera os membros da equipe com experiência valiosa para se concentrarem em trabalhos mais importantes. O Gartner diz especificamente: “O aumento do foco no crescimento, digitalização e excelência operacional destacaram a necessidade de uma automação melhor e mais ampla. A hiperautomação é uma abordagem orientada aos negócios para identificar, verificar e automatizar o maior número possível de processos de negócios e de TI.” Em escala, a automação tem o poder de transformar fluxos de trabalho e melhorar muito a forma como o trabalho é realizado.

"A hiperautomação se presta à melhoria contínua, que cria vantagem competitiva à medida que o sistema torna-se melhor na coleta, análise, colocação e previsão de resultados. Sistemas que funcionam bem têm a capacidade de agilizar fluxos de trabalho inicialmente considerados muito complexos para automação - e, em escala, para revolucionar a forma como os tomadores de decisão usam e aplicam os dados de sua organização."

— Mike Lucas, diretor de informações da Wilson Sonsini

Como aproveitar a automação

A maioria das organizações juntou sistemas e processos ao longo do tempo, resultando em uma mistura de ineficiência e vários pontos de falha em potencial. Se esse for o caso da sua organização, considere procurar oportunidades de automação e criar abordagens padrão que incentivem a consistência. Inclua sistemas, processos, aplicativos, fluxos de trabalho e as pessoas que fazem o trabalho em sua avaliação. Para ganhos rápidos, considere a implementação de ferramentas de baixo/nenhum código para melhorar a automação de documentos e os processos de aprovação para maior eficiência e qualidade.

"Um desafio significativo para alcançar a hiperautomação é conectar os sistemas para que você tenha todos os pontos de dados necessários. considere soluções que já funcionam com as ferramentas que seu pessoal usa. À medida que suas tecnologias se combinam, elas se tornam maiores do que a soma de suas partes para trazer novas capacidades e maior valor."

— Mike Ferrara, gerente sênior da Deloitte Legal Business Services

A chave aqui é encontrar um equilíbrio com as melhores plataformas da categoria que se integram perfeitamente umas às outras. Procure tecnologias que forneçam uma interface fácil de usar com os recursos necessários para realizar as automações desejadas. Embora encontrar tudo o que você precisa em uma plataforma seja ideal, para aplicativos mais complexos, talvez seja necessário considerar várias soluções integradas. Por exemplo, alavancar ferramentas como o Power Automate da Microsoft para estender a funcionalidade das APIs de sua plataforma individual pode gerar soluções poderosas para problemas do dia-a-dia. As plataformas que compartilham abertamente suas APIs devem saltar para o topo da lista.

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