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Gerenciamento de documentos vs. gerenciamento de registros: qual é a diferença e por que isso é importante?

Por:
A Equipe NetDocuments
Agosto 4, 2021

Os sistemas de gerenciamento de documentos e registros compartilham muitas semelhanças. Na verdade, nesta era digital, se você deseja gerenciar registros eletrônicos, os recursos e a funcionalidade necessários para gerenciar documentos eletrônicos fornecem uma base sólida para o gerenciamento de registros. Isso se refletiu décadas atrás, quando os profissionais de gerenciamento de registros que gerenciavam arquivos de registros físicos começaram a falar sobre EDRM - Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Registros. O setor evoluiu e há nuances no gerenciamento de documentos e registros, portanto, é importante entender como essas disciplinas diferem e onde se sobrepõem.

O que é gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é a prática de fornecer estrutura para dados não estruturados usando várias ferramentas e estratégias. É importante lembrar que um documento é uma forma de informação geralmente considerada 'não estruturada', ao contrário das linhas e colunas estruturadas de um banco de dados. Um DMS é uma ferramenta fundamental para fornecer estrutura aos dados não estruturados.

Em termos práticos, um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) fornece ferramentas para ajudá-lo a criar, editar, armazenar, encontrar, compartilhar e geralmente gerenciar seus documentos, que podem ser documentos de processamento de texto, apresentações, planilhas, imagens, arquivos PDF, etc.

Mas o que essa funcionalidade realmente realiza? Vejamos alguns dos objetivos do gerenciamento de documentos para descobrir.

O objetivo da gestão de documentos

Em um nível superior, o objetivo principal do gerenciamento de documentos é organizar suas informações e permitir que as pessoas encontrem o que precisam, quando precisam; mas existem vários fatores que podem influenciar seu sucesso.

Uma forte estratégia de gerenciamento de documentos (e sistema de gestão de documentosou DMS) apóia esse objetivo, ajudando a:

  • Manter controle de versão
  • Melhorar a pesquisa de documentos
  • Digitalize documentos físicos
  • Evite documentos perdidos ou arquivados incorretamente
  • Estabeleça uma única fonte de verdade
  • Mantenha documentos e pastas organizados, incluindo documentos eletrônicos

Obviamente, para escritórios de advocacia e equipes jurídicas, segurança e conformidade também são prioridades altas - especialmente quando as equipes estão dispersas. O comportamento malicioso e até mesmo o simples erro humano podem inviabilizar uma estratégia de gerenciamento de documentos e expor sua organização a riscos. É por isso que é tão importante que você tenha processos e ferramentas em vigor para controlar o acesso do usuário aos documentos, incluindo paredes éticas, para estabelecer seu DMS como a única fonte de verdade para sua organização.

Como um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) ajuda

Como já discutimos, um DMS é uma plataforma de software que ajuda as organizações a gerenciar documentos usando um conjunto de ferramentas para armazenar, organizar, modificar e compartilhar documentos - e isso é apenas a ponta do iceberg.

Uma das principais vantagens de um DMS é que ele simplifica e agiliza muitos dos processos que poderiam prejudicar uma estratégia sólida de gerenciamento de documentos. Ajuda os membros da sua equipe a manter a organização dos documentos e permite que realizem com eficiência suas tarefas, por mais complexos que sejam seus fluxos de trabalho.

Além de ferramentas e recursos que aumentam a produtividade, outro aspecto incrivelmente valioso de um DMS é segurança aprimorada de documentos. Como a confidencialidade e a conformidade são vitais para o trabalho jurídico, nenhuma organização pode se dar ao luxo de ignorar a segurança de documentos ao escolher um DMS e construir uma estratégia de gerenciamento de documentos.

O que é gerenciamento de registros?

Em todo o mundo, existem muitas definições governamentais e organizacionais diferentes do que constitui um 'registro', mas na 2001 Organização Internacional de Padrões (ISO) ratificou um padrão global para gerenciamento de registros, ISO 15489. O padrão ISO nos diz que:

"Gestão de registros é a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de registros, incluindo os processos de captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros "

Mas o que é um registro e por que precisamos tratá-los de maneira diferente?

A ISO também definiu o que é um registro: “informação criada, recebida e mantida como prova e como um ativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento de obrigações legais ou na realização de negócios”.

Portanto, nem todos os seus documentos podem ser classificados como registros e nem todos os seus registros serão documentos. A definição básica de um registro como um item que fornece evidências de uma transação comercial ou a busca de uma obrigação legal pode ser modificada e adicionada, dependendo das jurisdições legais nas quais você opera e de quaisquer regulamentos específicos que pertençam ao seu setor.

Os objetivos da gestão de registros

Em última análise, o objetivo de manter esses registros é cumprir as leis e outros regulamentos e proteger sua organização contra riscos. Por exemplo, se sua empresa ou empresa foi auditada, pode enfrentar multas significativas ou outras penalidades se os registros não forem gerenciados de maneira adequada. A melhor defesa é ter uma estratégia de gerenciamento de registros que inclua políticas de gerenciamento de registros bem documentadas.

Indo além das boas práticas de gerenciamento de documentos, o gerenciamento de registros pode exigir elementos adicionais, incluindo o desenvolvimento de políticas e procedimentos claros para retenção (manutenção de registros por um determinado período) e disposição (destruição final do registro). Uma estratégia de gerenciamento de registros pode ajudar fornecendo processos para:

  • Aplicar os períodos de retenção exigidos para os registros armazenados
  • Definir controles de acesso do usuário e evitar edições no registro
  • Auxiliar na descoberta eletrônica ou aplicando retenções legais quando necessário
  • Manter uma trilha de auditoria que documenta como o registro foi gerenciado, desde a declaração até a disposição
  • Criar um inventário de registros para controlar quais registros são mantidos, às vezes chamado de declaração e registro
  • Gerenciar a disposição física e eletrônica de documentos (por exemplo, arquivamento, exclusão ou destruição de registros inativos no final de seu ciclo de vida)
  • Aplicação de cronogramas de retenção com base no valor legal, fiscal, administrativo ou histórico de um registro

Como o software de gerenciamento de registros ajuda?

O software de gerenciamento de registros (RM) permite que você capture, identifique, armazene e descarte registros comerciais de acordo com as políticas, procedimentos e regulamentos necessários.

Quando uma empresa ou corporação lida com um grande volume de registros, geralmente é útil ter um sistema dedicado que possa dar suporte às atividades de gerenciamento de registros - desde a proteção de arquivos restritos à manutenção de um inventário de registros até o gerenciamento de solicitações de descarte. Uma ferramenta especializada em gerenciamento de registros é particularmente útil quando você precisa gerenciar registros físicos (arquivos reais cheios de papel), bem como registros eletrônicos, especialmente quando esses registros podem ser gerenciados externamente por um provedor de serviços especializado.

Por que precisamos de ferramentas diferentes

Um DMS pode fornecer muitas das funcionalidades necessárias para implementar sua estratégia de gerenciamento de registros para registros eletrônicos mantidos na forma de documentos, sejam arquivos do Word, e-mails, apresentações etc.

Um DMS pode ser configurado e organizado de forma que seus espaços de trabalho ou pastas reflitam o plano de arquivos de gerenciamento de registros. As referências do plano de arquivo e os rótulos do cronograma de retenção podem ser armazenados como metadados para cada documento no DMS. Ele também pode fornecer funcionalidade de retenção e descarte, embora geralmente não seja tão sofisticado ou flexível quanto aquele encontrado em um sistema especializado de gerenciamento de registros. Essa funcionalidade DMS pode ser particularmente útil se sua estratégia de registros incluir um requisito para “gerenciar no local” - ou seja, você não deseja copiar ou mover (geralmente referido como arquivamento) seus documentos para um sistema separado.

No entanto, quando você começa a aumentar o volume de registros, a complexidade de seu plano de arquivo ou programação de retenção, ou precisa gerenciar registros físicos e eletrônicos em sistemas múltiplos e diversos que abrangem dados estruturados e informações não estruturadas, então você realmente precisa um sistema especialista em RM. Tal sistema fornecerá funcionalidade adicional acima e além da fornecida pelo DMS para garantir que:

  • Trilhas de auditoria incompletas
  • Documentos e arquivos inseguros
  • Pesquisa e recuperação ineficientes de arquivos
  • Não conformidade com requisitos legais
  • Dificuldade para acessar e colaborar em documentos
  • Alterações acidentais feitas nos registros após a finalização
  • Processos de disposição de documentos manuais demorados
  • Armazenamento caro quando os arquivos são mantidos após o período de retenção
  • Conteúdo duplicado e / ou confusão em torno de documentos de trabalho vs. registros
  • … e muito mais.

A complexidade de seus requisitos de negócios, suas necessidades de conformidade legal e regulatória e muitos dos outros fatores mencionados acima determinarão se um DMS pode ajudar a realizar sua estratégia de gerenciamento de registros ou se você precisa de um sistema de gerenciamento de registros separado.

Para saber mais sobre as vantagens e desvantagens dos diferentes tipos de software legal, além de como eles se sobrepõem e se complementam, consulte nosso Folha de referências de tecnologia legal.

Como o NetDocuments pode ajudar

Como o líder baseado em nuvem sistema de gerenciamento de documentos, a plataforma NetDocuments foi projetada para ajudar os profissionais jurídicos a maximizar a produtividade com um conjunto de ferramentas robustas que permitem criar, editar, armazenar, localizar e colaborar em documentos - em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com segurança premiada capacidades.

O NetDocuments fornece recursos para aplicar às suas políticas de gerenciamento de registros a documentos em nosso sistema, incluindo políticas de retenção flexíveis, recursos de guarda de documentos, exclusão segura e um modelo de metadados extremamente flexível que pode ser mapeado para um plano de arquivo ou cronograma de retenção.

Acreditamos que você deve sempre ter acesso ao melhor que a tecnologia tem a oferecer, e é por isso que o NetDocuments se integra a vários provedores líderes de gerenciamento de registros. Isso garante que seus processos permaneçam simplificados e seguros, sem sacrificar recursos ou experiência. E embora o NetDocuments não seja um sistema de gerenciamento de registros, oferecemos suporte às práticas recomendadas de gerenciamento de documentos e registros, permitindo que os usuários definam documentos políticas de retenção e arquivamento na plataforma. Isso permite que você exclua e elimine arquivos permanentemente com base nos critérios de sua escolha.

Ao emparelhar seu sistema de gerenciamento de registros com um DMS poderoso, seguro e flexível como o NetDocuments, você pode garantir que sua equipe tenha as melhores ferramentas para fazer o melhor trabalho.

Saiba mais sobre como o NetDocuments pode oferecer suporte ao seu gerenciamento de documentos e estratégias de gerenciamento de registros por agendando uma consulta hoje.

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"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."