AI Responsibly with ndMAX
Os sistemas de gerenciamento de documentos e registros compartilham muitas semelhanças. Na verdade, nesta era digital, se você deseja gerenciar registros eletrônicos, os recursos e a funcionalidade necessários para gerenciar documentos eletrônicos fornecem uma base sólida para o gerenciamento de registros. Isso se refletiu décadas atrás, quando os profissionais de gerenciamento de registros que gerenciavam arquivos de registros físicos começaram a falar sobre EDRM - Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Registros. O setor evoluiu e há nuances no gerenciamento de documentos e registros, portanto, é importante entender como essas disciplinas diferem e onde se sobrepõem.
O gerenciamento de documentos é a prática de fornecer estrutura para dados não estruturados usando várias ferramentas e estratégias. É importante lembrar que um documento é uma forma de informação geralmente considerada 'não estruturada', ao contrário das linhas e colunas estruturadas de um banco de dados. Um DMS é uma ferramenta fundamental para fornecer estrutura aos dados não estruturados.
Em termos práticos, um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) fornece ferramentas para ajudá-lo a criar, editar, armazenar, encontrar, compartilhar e geralmente gerenciar seus documentos, que podem ser documentos de processamento de texto, apresentações, planilhas, imagens, arquivos PDF, etc.
Mas o que essa funcionalidade realmente realiza? Vejamos alguns dos objetivos do gerenciamento de documentos para descobrir.
Em um nível superior, o objetivo principal do gerenciamento de documentos é organize suas informações e permitir que as pessoas encontrem o que precisam, quando precisam; mas existem vários fatores que podem influenciar seu sucesso.
A strong document management strategy (and document management system, or DMS) supports that goal by helping to:
Of course, for Escritórios de advocacia and legal teams, security and compliance are also high priorities — especially when teams are dispersed. Malicious behavior and even simple human error can derail a document management strategy and expose your organization to risk. That’s why it’s so important that you have a business process and tools in place to control user access to documents, including ethical walls, to establish your DMS as the single source of truth for your organization.
As we already discussed, a document management software platform that helps organizations manage documents using a suite of tools for securely storing, organizing, modifying, and sharing documents — and that’s just the tip of the iceberg.
Uma das principais vantagens de um DMS é que ele simplifica e agiliza muitos dos processos que podem minar uma sólida estratégia de gerenciamento de documentos. Ele pode automatizar fluxos de trabalho e ajudar os membros de sua equipe a manter a organization de documentos e permite que eles executem suas tarefas com eficiência, por mais complexos que sejam seus fluxos de trabalho.
In addition to productivity-enhancing tools and features, another incredibly valuable aspect of a DMS is enhanced document security. Because confidentiality and compliance are so vital to legal work, no organization can afford to overlook document security when choosing a DMS and building a document management strategy.
Em todo o mundo, existem muitas definições governamentais e organizacionais diferentes do que constitui um 'registro', mas na 2001 Organization Internacional de Padrões (ISO) ratificou um padrão global para gerenciamento de registros, ISO 15489. O padrão ISO nos diz que:
"Gestão de registros é a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de registros, incluindo os processos de captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros "
Mas o que é um registro e por que precisamos tratá-los de maneira diferente?
The ISO also defined what a record is: "information created, received, and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business".
Portanto, nem todos os seus documentos podem ser classificados como registros e nem todos os seus registros serão documentos. A definição básica de um registro como um item que fornece evidências de uma transação comercial ou a busca de uma obrigação legal pode ser modificada e adicionada, dependendo das jurisdições legais nas quais você opera e de quaisquer regulamentos específicos que pertençam ao seu setor.
Em última análise, o objetivo de manter esses registros é cumprir as leis e outros regulamentos e proteger sua organization contra riscos. Por exemplo, se sua empresa ou empresa foi auditada, pode enfrentar multas significativas ou outras penalidades se os registros não forem gerenciados de maneira adequada. A melhor defesa é ter uma estratégia de gerenciamento de registros que inclua políticas de gerenciamento de registros bem documentadas.
Indo além das boas práticas de gerenciamento de documentos, o gerenciamento de registros pode exigir elementos adicionais, incluindo o desenvolvimento de políticas e procedimentos claros para retenção (manutenção de registros por um determinado período) e disposição (destruição final do registro). Uma estratégia de gerenciamento de registros pode ajudar fornecendo processos para:
O software de gerenciamento de registros (RM) permite que você capture, identifique, armazene e descarte registros comerciais de acordo com as políticas, procedimentos e regulamentos necessários.
Quando uma empresa ou corporação lida com um grande volume de registros, geralmente é útil ter um sistema dedicado que possa dar suporte às atividades de gerenciamento de registros - desde a proteção de arquivos restritos à manutenção de um inventário de registros até o gerenciamento de solicitações de descarte. Uma ferramenta especializada em gerenciamento de registros é particularmente útil quando você precisa gerenciar registros físicos (arquivos reais cheios de papel), bem como registros eletrônicos, especialmente quando esses registros podem ser gerenciados externamente por um provedor de serviços especializado.
Um DMS pode fornecer muitas das funcionalidades necessárias para implementar sua estratégia de gerenciamento de registros para registros eletrônicos mantidos na forma de documentos, sejam arquivos do Word, e-mails, apresentações etc.
Um DMS pode ser configurado e organizado de forma que seus espaços de trabalho ou pastas reflitam o plano de arquivos de gerenciamento de registros. As referências do plano de arquivo e os rótulos do cronograma de retenção podem ser armazenados como metadados para cada documento no DMS. Ele também pode fornecer funcionalidade de retenção e descarte, embora geralmente não seja tão sofisticado ou flexível quanto aquele encontrado em um sistema especializado de gerenciamento de registros. Essa funcionalidade DMS pode ser particularmente útil se sua estratégia de registros incluir um requisito para “gerenciar no local” - ou seja, você não deseja copiar ou mover (geralmente referido como arquivamento) seus documentos para um sistema separado.
No entanto, quando você começa a aumentar o volume de registros, a complexidade de seu plano de arquivo ou programação de retenção, ou precisa gerenciar registros físicos e eletrônicos em sistemas múltiplos e diversos que abrangem dados estruturados e informações não estruturadas, então você realmente precisa um sistema especialista em RM. Tal sistema fornecerá funcionalidade adicional acima e além da fornecida pelo DMS para garantir que:
A complexidade de suas necessidades de negócios, seus requisitos de conformidade legal e regulamentar e muitos dos outros fatores mencionados acima determinarão se um DMS pode ajudar a concretizar sua estratégia de gerenciamento de registros ou se você precisa de um sistema de gerenciamento de registros separado.
To learn more about the advantages and disadvantages of different legal software solutions, plus how they overlap and complement each other, check out our Legal Technology Cheat Sheet.
As the leading cloud-based document management solution, the NetDocuments platform is designed to help legal professionals maximize productivity with a suite of robust information management and information governance tools that allow you to create, edit, store, locate, and collaborate on documents — anywhere, on any device, with award-winning security capabilities.
O NetDocuments fornece recursos para aplicar às suas políticas de gerenciamento de registros a documentos em nosso sistema, incluindo políticas de retenção flexíveis, recursos de guarda de documentos, exclusão segura e um modelo de metadados extremamente flexível que pode ser mapeado para um plano de arquivo ou cronograma de retenção.
We believe that you should always have access to the best that technology has to offer, which is why NetDocuments integrates with numerous leading electronic records management providers. This ensures that your processes stay streamlined and secure without sacrificing on features or expertise. And while NetDocuments is not a records management system, we do support document and records management best practices by allowing users to define document retention and archiving policies in the platform. This allows you to permanently delete and purge files based on criteria you choose.
Ao emparelhar seu sistema de gerenciamento de registros com um DMS poderoso, seguro e flexível como o NetDocuments, você pode garantir que sua equipe tenha as melhores ferramentas para fazer o melhor trabalho.
Learn more about how NetDocuments can support your document management and records management strategies by scheduling a consultation today.
