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Gerenciamento de documentos vs. gerenciamento de registros: qual é a diferença e por que isso é importante?

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Março 7, 2022

Os sistemas de gerenciamento de documentos e registros compartilham muitas semelhanças. Na verdade, nesta era digital, se você deseja gerenciar registros eletrônicos, os recursos e a funcionalidade necessários para gerenciar documentos eletrônicos fornecem uma base sólida para o gerenciamento de registros. Isso se refletiu décadas atrás, quando os profissionais de gerenciamento de registros que gerenciavam arquivos de registros físicos começaram a falar sobre EDRM - Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Registros. O setor evoluiu e há nuances no gerenciamento de documentos e registros, portanto, é importante entender como essas disciplinas diferem e onde se sobrepõem.

O que é gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é a prática de fornecer estrutura para dados não estruturados usando várias ferramentas e estratégias. É importante lembrar que um documento é uma forma de informação geralmente considerada 'não estruturada', ao contrário das linhas e colunas estruturadas de um banco de dados. Um DMS é uma ferramenta fundamental para fornecer estrutura aos dados não estruturados.

Em termos práticos, um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) fornece ferramentas para ajudá-lo a criar, editar, armazenar, encontrar, compartilhar e geralmente gerenciar seus documentos, que podem ser documentos de processamento de texto, apresentações, planilhas, imagens, arquivos PDF, etc.

Mas o que essa funcionalidade realmente realiza? Vejamos alguns dos objetivos do gerenciamento de documentos para descobrir.

The Purpose of Document Management Software

Em um nível superior, o objetivo principal do gerenciamento de documentos é organizar suas informações e permitir que as pessoas encontrem o que precisam, quando precisam; mas existem vários fatores que podem influenciar seu sucesso.

Uma forte estratégia de gerenciamento de documentos (e sistema de gestão de documentosou DMS) apóia esse objetivo, ajudando a:

  • Manter controle de versão
  • Melhorar a pesquisa de documentos
  • Digitalize documentos físicos
  • Evite documentos perdidos ou arquivados incorretamente
  • Estabeleça uma única fonte de verdade
  • Mantenha documentos e pastas organizados, incluindo documentos eletrônicos

Of course, for law firms and legal teams, security and compliance are also high priorities — especially when teams are dispersed. Malicious behavior and even simple human error can derail a document management strategy and expose your organization to risk. That’s why it’s so important that you have a business process and tools in place to control user access to documents, including ethical walls, to establish your DMS as the single source of truth for your organization.

Como um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) ajuda

As we already discussed, a document management software platform that helps organizations manage documents using a suite of tools for securely storing, organizing, modifying, and sharing documents — and that’s just the tip of the iceberg.

One of the key advantages of a DMS is that it simplifies and streamlines many of the processes that could undermine a solid document management strategy. It can automate workflows and help your team members maintain document organization and enables them to efficiently carry out their tasks however complex your workflows are.

Além de ferramentas e recursos que aumentam a produtividade, outro aspecto incrivelmente valioso de um DMS é segurança aprimorada de documentos. Como a confidencialidade e a conformidade são vitais para o trabalho jurídico, nenhuma organização pode se dar ao luxo de ignorar a segurança de documentos ao escolher um DMS e construir uma estratégia de gerenciamento de documentos.

O que é gerenciamento de registros?

Em todo o mundo, existem muitas definições governamentais e organizacionais diferentes do que constitui um 'registro', mas na 2001 Organização Internacional de Padrões (ISO) ratificou um padrão global para gerenciamento de registros, ISO 15489. O padrão ISO nos diz que:

"Gestão de registros é a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de registros, incluindo os processos de captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros "

Mas o que é um registro e por que precisamos tratá-los de maneira diferente?

A ISO também definiu o que é um registro: “informação criada, recebida e mantida como prova e como um ativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento de obrigações legais ou na realização de negócios”.

Portanto, nem todos os seus documentos podem ser classificados como registros e nem todos os seus registros serão documentos. A definição básica de um registro como um item que fornece evidências de uma transação comercial ou a busca de uma obrigação legal pode ser modificada e adicionada, dependendo das jurisdições legais nas quais você opera e de quaisquer regulamentos específicos que pertençam ao seu setor.

Os objetivos da gestão de registros

Em última análise, o objetivo de manter esses registros é cumprir as leis e outros regulamentos e proteger sua organização contra riscos. Por exemplo, se sua empresa ou empresa foi auditada, pode enfrentar multas significativas ou outras penalidades se os registros não forem gerenciados de maneira adequada. A melhor defesa é ter uma estratégia de gerenciamento de registros que inclua políticas de gerenciamento de registros bem documentadas.

Indo além das boas práticas de gerenciamento de documentos, o gerenciamento de registros pode exigir elementos adicionais, incluindo o desenvolvimento de políticas e procedimentos claros para retenção (manutenção de registros por um determinado período) e disposição (destruição final do registro). Uma estratégia de gerenciamento de registros pode ajudar fornecendo processos para:

  • Aplicar os períodos de retenção exigidos para os registros armazenados
  • Definir controles de acesso do usuário e evitar edições no registro
  • Auxiliar na descoberta eletrônica ou aplicando retenções legais quando necessário
  • Manter uma trilha de auditoria que documenta como o registro foi gerenciado, desde a declaração até a disposição
  • Criar um inventário de registros para controlar quais registros são mantidos, às vezes chamado de declaração e registro
  • Gerenciar a disposição física e eletrônica de documentos (por exemplo, arquivamento, exclusão ou destruição de registros inativos no final de seu ciclo de vida)
  • Applying records retention schedules based on a record’s legal, fiscal, administrative, or historical value

Como o software de gerenciamento de registros ajuda?

O software de gerenciamento de registros (RM) permite que você capture, identifique, armazene e descarte registros comerciais de acordo com as políticas, procedimentos e regulamentos necessários.

Quando uma empresa ou corporação lida com um grande volume de registros, geralmente é útil ter um sistema dedicado que possa dar suporte às atividades de gerenciamento de registros - desde a proteção de arquivos restritos à manutenção de um inventário de registros até o gerenciamento de solicitações de descarte. Uma ferramenta especializada em gerenciamento de registros é particularmente útil quando você precisa gerenciar registros físicos (arquivos reais cheios de papel), bem como registros eletrônicos, especialmente quando esses registros podem ser gerenciados externamente por um provedor de serviços especializado.

Por que precisamos de ferramentas diferentes

Um DMS pode fornecer muitas das funcionalidades necessárias para implementar sua estratégia de gerenciamento de registros para registros eletrônicos mantidos na forma de documentos, sejam arquivos do Word, e-mails, apresentações etc.

Um DMS pode ser configurado e organizado de forma que seus espaços de trabalho ou pastas reflitam o plano de arquivos de gerenciamento de registros. As referências do plano de arquivo e os rótulos do cronograma de retenção podem ser armazenados como metadados para cada documento no DMS. Ele também pode fornecer funcionalidade de retenção e descarte, embora geralmente não seja tão sofisticado ou flexível quanto aquele encontrado em um sistema especializado de gerenciamento de registros. Essa funcionalidade DMS pode ser particularmente útil se sua estratégia de registros incluir um requisito para “gerenciar no local” - ou seja, você não deseja copiar ou mover (geralmente referido como arquivamento) seus documentos para um sistema separado.

No entanto, quando você começa a aumentar o volume de registros, a complexidade de seu plano de arquivo ou programação de retenção, ou precisa gerenciar registros físicos e eletrônicos em sistemas múltiplos e diversos que abrangem dados estruturados e informações não estruturadas, então você realmente precisa um sistema especialista em RM. Tal sistema fornecerá funcionalidade adicional acima e além da fornecida pelo DMS para garantir que:

  • Trilhas de auditoria incompletas
  • Documentos e arquivos inseguros
  • Pesquisa e recuperação ineficientes de arquivos
  • Não conformidade com requisitos legais
  • Dificuldade para acessar e colaborar em documentos
  • Alterações acidentais feitas nos registros após a finalização
  • Processos de disposição de documentos manuais demorados
  • Armazenamento caro quando os arquivos são mantidos após o período de retenção
  • Conteúdo duplicado e / ou confusão em torno de documentos de trabalho vs. registros
  • … e muito mais.

The complexity of your business needs, your legal and regulatory compliance requirements, and many of the other factors mentioned above will determine whether a DMS can help realize your records management strategy, or whether you need a separate records management system.

To learn more about the advantages and disadvantages of different legal software solutions, plus how they overlap and complement each other, check out our Legal Technology Cheat Sheet.

Como o NetDocuments pode ajudar

As the leading cloud-based document management solution, the NetDocuments platform is designed to help legal professionals maximize productivity with a suite of robust information management and information governance tools that allow you to create, edit, store, locate, and collaborate on documents — anywhere, on any device, with award-winning security capabilities.

O NetDocuments fornece recursos para aplicar às suas políticas de gerenciamento de registros a documentos em nosso sistema, incluindo políticas de retenção flexíveis, recursos de guarda de documentos, exclusão segura e um modelo de metadados extremamente flexível que pode ser mapeado para um plano de arquivo ou cronograma de retenção.

We believe that you should always have access to the best that technology has to offer, which is why NetDocuments integrates with numerous leading electronic records management providers. This ensures that your processes stay streamlined and secure without sacrificing on features or expertise. And while NetDocuments is not a records management system, we do support document and records management best practices by allowing users to define document retention and archiving policies in the platform. This allows you to permanently delete and purge files based on criteria you choose.

Ao emparelhar seu sistema de gerenciamento de registros com um DMS poderoso, seguro e flexível como o NetDocuments, você pode garantir que sua equipe tenha as melhores ferramentas para fazer o melhor trabalho.

Saiba mais sobre como o NetDocuments pode oferecer suporte ao seu gerenciamento de documentos e estratégias de gerenciamento de registros por agendando uma consulta hoje.

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