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Os sistemas de gerenciamento de documentos e registros compartilham muitas semelhanças. Na verdade, nesta era digital, se você deseja gerenciar registros eletrônicos, os recursos e a funcionalidade necessários para gerenciar documentos eletrônicos fornecem uma base sólida para o gerenciamento de registros. Isso se refletiu décadas atrás, quando os profissionais de gerenciamento de registros que gerenciavam arquivos de registros físicos começaram a falar sobre EDRM - Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Registros. O setor evoluiu e há nuances no gerenciamento de documentos e registros, portanto, é importante entender como essas disciplinas diferem e onde se sobrepõem.
O gerenciamento de documentos é a prática de fornecer estrutura para dados não estruturados usando várias ferramentas e estratégias. É importante lembrar que um documento é uma forma de informação geralmente considerada 'não estruturada', ao contrário das linhas e colunas estruturadas de um banco de dados. Um DMS é uma ferramenta fundamental para fornecer estrutura aos dados não estruturados.
Em termos práticos, um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) fornece ferramentas para ajudá-lo a criar, editar, armazenar, encontrar, compartilhar e geralmente gerenciar seus documentos, que podem ser documentos de processamento de texto, apresentações, planilhas, imagens, arquivos PDF, etc.
Mas o que essa funcionalidade realmente realiza? Vejamos alguns dos objetivos do gerenciamento de documentos para descobrir.
Em um nível superior, o objetivo principal do gerenciamento de documentos é organize suas informações e permitir que as pessoas encontrem o que precisam, quando precisam; mas existem vários fatores que podem influenciar seu sucesso.
Uma forte estratégia de gerenciamento de documentos (e sistema de gestão de documentosou DMS) apóia esse objetivo, ajudando a:
Claro, para escritórios de advocacia e equipes jurídicas, segurança e conformidade também são grandes prioridades — especialmente quando as equipes estão dispersas. Comportamento malicioso e até mesmo um simples erro humano podem inviabilizar uma estratégia de gerenciamento de documentos e expor sua organization a riscos. É por isso que é tão importante que você tenha um processo de negócios e ferramentas para controlar o acesso do usuário a documentos, incluindo paredes éticas, para estabelecer seu DMS como a única fonte de verdade para sua organização.
Como já discutimos, uma plataforma de software de gerenciamento de documentos que ajuda as organizações a gerenciar documentos usando um conjunto de ferramentas para armazenar, organizar, modificar e compartilhamento de documentos - e isso é apenas a ponta do iceberg.
Uma das principais vantagens de um DMS é que ele simplifica e agiliza muitos dos processos que podem minar uma sólida estratégia de gerenciamento de documentos. Ele pode automatizar fluxos de trabalho e ajudar os membros de sua equipe a manter a organization de documentos e permite que eles executem suas tarefas com eficiência, por mais complexos que sejam seus fluxos de trabalho.
Além de ferramentas e recursos que aumentam a produtividade, outro aspecto incrivelmente valioso de um DMS é segurança aprimorada de documentos. Como a confidencialidade e a conformidade são vitais para o trabalho jurídico, nenhuma organization pode se dar ao luxo de ignorar a segurança de documentos ao escolher um DMS e construir uma estratégia de gerenciamento de documentos.
Em todo o mundo, existem muitas definições governamentais e organizacionais diferentes do que constitui um 'registro', mas na 2001 Organization Internacional de Padrões (ISO) ratificou um padrão global para gerenciamento de registros, ISO 15489. O padrão ISO nos diz que:
"Gestão de registros é a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de registros, incluindo os processos de captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros "
Mas o que é um registro e por que precisamos tratá-los de maneira diferente?
A ISO também definiu o que é um registro: “informação criada, recebida e mantida como prova e como um ativo por uma organization ou pessoa, no cumprimento de obrigações legais ou na realização de negócios”.
Portanto, nem todos os seus documentos podem ser classificados como registros e nem todos os seus registros serão documentos. A definição básica de um registro como um item que fornece evidências de uma transação comercial ou a busca de uma obrigação legal pode ser modificada e adicionada, dependendo das jurisdições legais nas quais você opera e de quaisquer regulamentos específicos que pertençam ao seu setor.
Em última análise, o objetivo de manter esses registros é cumprir as leis e outros regulamentos e proteger sua organization contra riscos. Por exemplo, se sua empresa ou empresa foi auditada, pode enfrentar multas significativas ou outras penalidades se os registros não forem gerenciados de maneira adequada. A melhor defesa é ter uma estratégia de gerenciamento de registros que inclua políticas de gerenciamento de registros bem documentadas.
Indo além das boas práticas de gerenciamento de documentos, o gerenciamento de registros pode exigir elementos adicionais, incluindo o desenvolvimento de políticas e procedimentos claros para retenção (manutenção de registros por um determinado período) e disposição (destruição final do registro). Uma estratégia de gerenciamento de registros pode ajudar fornecendo processos para:
O software de gerenciamento de registros (RM) permite que você capture, identifique, armazene e descarte registros comerciais de acordo com as políticas, procedimentos e regulamentos necessários.
Quando uma empresa ou corporação lida com um grande volume de registros, geralmente é útil ter um sistema dedicado que possa dar suporte às atividades de gerenciamento de registros - desde a proteção de arquivos restritos à manutenção de um inventário de registros até o gerenciamento de solicitações de descarte. Uma ferramenta especializada em gerenciamento de registros é particularmente útil quando você precisa gerenciar registros físicos (arquivos reais cheios de papel), bem como registros eletrônicos, especialmente quando esses registros podem ser gerenciados externamente por um provedor de serviços especializado.
Um DMS pode fornecer muitas das funcionalidades necessárias para implementar sua estratégia de gerenciamento de registros para registros eletrônicos mantidos na forma de documentos, sejam arquivos do Word, e-mails, apresentações etc.
Um DMS pode ser configurado e organizado de forma que seus espaços de trabalho ou pastas reflitam o plano de arquivos de gerenciamento de registros. As referências do plano de arquivo e os rótulos do cronograma de retenção podem ser armazenados como metadados para cada documento no DMS. Ele também pode fornecer funcionalidade de retenção e descarte, embora geralmente não seja tão sofisticado ou flexível quanto aquele encontrado em um sistema especializado de gerenciamento de registros. Essa funcionalidade DMS pode ser particularmente útil se sua estratégia de registros incluir um requisito para “gerenciar no local” - ou seja, você não deseja copiar ou mover (geralmente referido como arquivamento) seus documentos para um sistema separado.
No entanto, quando você começa a aumentar o volume de registros, a complexidade de seu plano de arquivo ou programação de retenção, ou precisa gerenciar registros físicos e eletrônicos em sistemas múltiplos e diversos que abrangem dados estruturados e informações não estruturadas, então você realmente precisa um sistema especialista em RM. Tal sistema fornecerá funcionalidade adicional acima e além da fornecida pelo DMS para garantir que:
A complexidade de suas necessidades de negócios, seus requisitos de conformidade legal e regulamentar e muitos dos outros fatores mencionados acima determinarão se um DMS pode ajudar a concretizar sua estratégia de gerenciamento de registros ou se você precisa de um sistema de gerenciamento de registros separado.
Para saber mais sobre as vantagens e desvantagens de diferentes soluções de software jurídico, além de como elas se sobrepõem e se complementam, confira nosso Folha de Consulta de Tecnologia Jurídica.
Como líder solução de gerenciamento de documentos baseada em nuvem, a plataforma NetDocuments foi projetada para ajudar profissionais jurídicos a maximizar a produtividade com um conjunto de ferramentas robustas de gerenciamento e governança de informações que permitem criar, editar, armazenar, localizar e colaborar em documentos — em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com segurança premiada capacidades.
O NetDocuments fornece recursos para aplicar às suas políticas de gerenciamento de registros a documentos em nosso sistema, incluindo políticas de retenção flexíveis, recursos de guarda de documentos, exclusão segura e um modelo de metadados extremamente flexível que pode ser mapeado para um plano de arquivo ou cronograma de retenção.
Acreditamos que você sempre deve ter acesso ao melhor que a tecnologia tem a oferecer, e é por isso que a NetDocuments se integra a vários provedores líderes de gerenciamento de registros eletrônicos. Isso garante que seus processos permaneçam simplificados e seguros sem sacrificar recursos ou experiência. E, embora o NetDocuments não seja um sistema de gerenciamento de registros, oferecemos suporte às melhores práticas de gerenciamento de documentos e registros, permitindo que os usuários definam políticas de retenção e arquivamento na plataforma. Isso permite que você exclua e purgue arquivos permanentemente com base nos critérios que você escolher.
Ao emparelhar seu sistema de gerenciamento de registros com um DMS poderoso, seguro e flexível como o NetDocuments, você pode garantir que sua equipe tenha as melhores ferramentas para fazer o melhor trabalho.
Saiba mais sobre como o NetDocuments pode oferecer suporte ao seu gerenciamento de documentos e estratégias de gerenciamento de registros por agendando uma consulta hoje.
