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Tudo o que os escritórios de advocacia e equipes jurídicas precisam saber sobre gerenciamento de documentos baseado em nuvem

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Junho 29, 2021

“Você não pode lutar contra a gravidade.” Isso é o que Andy Jassy diz sobre a mudança para a nuvem. E como o cara que está tomando as rédeas do CEO da Amazon de Jeff Bezos, ele sabe uma coisa ou duas.

Mas para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas, é mais fácil falar do que fazer a adoção de ferramentas baseadas em nuvem. Com o constante dilúvio de demandas concorrentes que a maioria dos advogados e advogados internos enfrentam, você pode estar pensando: Qualquer um pode software realmente faz a diferença?

Nossa resposta: absolutamente. Mas não esperamos que você acredite em nossa palavra.

Em vez disso, nosso objetivo é fornecer todas as informações necessárias para decidir se o gerenciamento de documentos na nuvem é adequado para sua organização ou equipe, incluindo:

  • Respostas para as perguntas mais frequentes
  • Equívocos comuns de nuvem - e por que você não deve acreditar neles
  • Key advantages your team can gain from cloud document management
  • Principais dicas para identificar o provedor de nuvem certo

Preparar? Vamos começar.

O que é gerenciamento de documentos baseado em nuvem?

Generally speaking, document management systems (DMS) refer to the tools and processes your organization uses to store and manage documents. Historically, companies have used on-premises systems, file shares, and event heir email inboxes to locate, organize, and share important documents.

Infelizmente, essas abordagens desatualizadas e ad hoc geralmente não têm a segurança, a funcionalidade e a facilidade de uso que os usuários corporativos modernos precisam.

Mas, felizmente, há uma maneira melhor.

Cloud-based document management offers law firms and legal teams the best of both worlds: robust productivity-boosting tools paired with increased security and governance controls.

Qual é a diferença entre soluções de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem e 'on-prem'?

Antes de prosseguirmos, pode ajudar a esclarecer a diferença entre soluções no local e gerenciamento de documentos na nuvem.

A principal diferença entre esses dois tipos de sistemas é que as soluções locais exigem que você compre e mantenha hardware de servidor interno, licenças de software, sistemas de segurança e pessoal de TI. Você tem controle (e responsabilidade) sobre cada componente.

As soluções em nuvem (também conhecidas como software como serviço ou SaaS) cuidam do trabalho pesado para você. Não há hardware ou software para comprar. Em vez disso, você paga taxas mensais de usuário ao provedor de nuvem e acessa a plataforma DMS pela Internet. Você também tem a vantagem de uma equipe de suporte dedicada, em vez de depender de seus recursos internos de TI.

Mas esteja avisado: algumas plataformas "cloud DMS" são na realidade sistemas de gerenciamento de documentos no local disfarçados. Certifique-se de compreender o arquitetura central por trás de qualquer solução de gerenciamento de documentos que você considere.

O uso da computação em nuvem na lei é ético?

Dada a natureza muitas vezes confidencial do trabalho jurídico, você pode estar se perguntando se é ético que advogados internos e outros profissionais jurídicos usem provedores de nuvem terceirizados. Na verdade, este é um tema tão quente que as Ordens de Advogados e as Sociedades de Advogados nos EUA e em todo o mundo emitiram opiniões éticas sobre computação em nuvem.

Embora algum ceticismo seja compreensível, a realidade é que as soluções em nuvem posso ser usado desde que você faça a devida diligência apropriada e encontre um provedor que cumpra seus deveres éticos.

Equívocos comuns sobre gerenciamento de documentos na nuvem

Embora o software baseado em nuvem seja rapidamente se tornando a norma para a maioria das empresas, ainda existem alguns equívocos comuns que impedem que escritórios de advocacia e equipes jurídicas reivindiquem todos os benefícios que o gerenciamento de documentos em nuvem pode oferecer.

Mito #1: A nuvem é menos segura.

Só porque é chamado de 'nuvem' não significa que seja suave na segurança.

Na verdade, o gerenciamento de documentos na nuvem pode ser mais seguro do que soluções locais. Parte da razão para isso é que os provedores de nuvem são fortemente incentivados a manter os dados dos clientes seguros, criando recursos de segurança robustos na plataforma e respondendo rapidamente a bugs e ameaças emergentes.

As soluções de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem podem até oferecer armazenamento de conteúdo com reconhecimento geográfico para organizações com requisitos de residência de informações locais.

Mito #2: o gerenciamento de documentos baseado em nuvem é muito caro.

Nós entendemos: mudar para um novo sistema pode parecer um grande investimento. Mas a verdade é, não mudar para a nuvem pode ser ainda mais caro.

O gerenciamento de documentos físicos é surpreendentemente caro quando você soma todos os custos de papel, impressoras, tinta, scanners, pastas, armários, espaço de armazenamento e muito mais. As soluções locais acumulam despesas semelhantes para configuração do sistema, hardware, licenças de software, manutenção e armazenamento físico. (E nem nos faça começar no custos de uma violação de dados.)

Com o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, por outro lado, sua configuração e custos contínuos são realmente muito mais baratos. Pode haver algumas taxas de implementação únicas, mas as taxas mensais de usuário permanecem bastante previsíveis. E com a segurança avançada da nuvem, você está muito mais protegido contra uma violação de dados.

Mito #3: a nuvem não será tão importante quando a pandemia acabar.

A maioria dos escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas tiveram que adaptar ao trabalho remoto durante o Covid-19. Mas algumas empresas questionam se o trabalho remoto e as ferramentas que o possibilitam ganharam um lugar permanente no 'novo normal'.

Vamos ser perfeitamente claros sobre isso: o trabalho remoto veio para ficar. O trabalho flexível é um alta prioridade para profissionais em demanda, e especialmente para a crescente força de trabalho mais jovem. É uma vantagem que você não pode deixar cair.

Quais benefícios o gerenciamento de documentos baseado em nuvem oferece?

Agora que esclarecemos todos os equívocos sobre o gerenciamento de documentos na nuvem, é hora de nos voltarmos para as coisas boas - os grandes benefícios da nuvem que ajudam escritórios de advocacia e departamentos jurídicos a brilhar, como:

  • Aumentar a produtividade. Os sistemas de gerenciamento de documentos são projetados para ajudá-lo a fazer mais, mais rápido. Com ferramentas especiais que ajudam a reduzir tarefas administrativas, otimizar fluxos de trabalho e simplificar a comunicação, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem ajudam as equipes jurídicas a serem mais produtivas.
  • Reforce a segurança. Manter as informações confidenciais seguras é uma das principais prioridades das equipes jurídicas corporativas. Os recursos avançados de segurança da nuvem facilitam a proteção de seus documentos e dados.
  • Acesso em qualquer lugar. O trabalho não acontece apenas no escritório. Com o gerenciamento de documentos na nuvem, você pode acessar arquivos importantes de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.
  • Escala facilmente. Expandir a capacidade de armazenamento e adicionar usuários pode ser complicado e caro para sistemas locais. Mas as plataformas baseadas em nuvem permitem que você dimensione exatamente o que você precisa – nem mais nem menos.
  • Colaboração eficaz. As soluções modernas de DMS em nuvem oferecem as ferramentas para colaborar com segurança com fornecedores, clientes comerciais e advogados externos, sem usar uma solução de armazenamento de terceiros ou extranet.
  • Herdar inovação. Quando você usa uma solução de gerenciamento de documentos baseada em nuvem, sua instância de software recebe atualizações e melhorias automáticas — se sua equipe tem um punhado de usuários ou milhares.

Quais problemas o gerenciamento de documentos na nuvem resolve?

O gerenciamento de documentos na nuvem não é apenas adicionar novos benefícios. Trata-se também de resolver problemas e obtendo mais valor do seu tempo, dinheiro e recursos. Considere o seguinte:

Economizar

O custo de um DMS na nuvem não apenas pode ser menor do que manter sua solução legada, mas também pode ajudar sua empresa a economizar dinheiro de muitas outras maneiras.

Para uma empresa líder em biotecnologia, seu DMS desatualizado era mais um fardo do que um benefício: “Nosso software antigo… [criado] custos indiretos de tempo e esforço perdidos que eram intoleráveis e tivemos que fazer uma mudança”, explicou o Senior Corporate Counsel for Contracts da empresa.

Quando a equipe mudou para o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, trouxe maior eficiência e facilidade de uso, economizando tempo e esforço significativos diariamente. “[Isso] nos levou ao mundo moderno, onde nosso departamento jurídico pode realmente brilhar.”

Veja como outros departamentos jurídicos aproveitam o gerenciamento de documentos na nuvem.

Manter a governança

Uma das maiores preocupações para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas é mitigar o risco. Felizmente, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem podem ajudá-lo a proteger e direcionar o fluxo de informações em sua organização.

Com controles granulares de acesso do usuário, paredes éticas, nativo extranets, e prevenção de perda de dados, as equipes jurídicas podem evitar que arquivos confidenciais caiam em mãos erradas — se você está trabalhando com usuários internos ou externos.

Fique em sincronia

Quando sua abordagem de gerenciamento de documentos não está bem estabelecida, é muito fácil para sua equipe acabar com várias versões de arquivos flutuando de caixa de entrada para caixa de entrada. Pode ser confuso e demorado rastrear o documento certo e reconciliá-lo com outras versões.

Mas com o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, todos os seus documentos ficam um lugar, o que significa que você tem uma única fonte de verdade na qual você sempre pode confiar. E você nunca precisa se preocupar com qual versão é a correta, porque todas elas são rastreadas no sistema.

Construa a reputação do Jurídico

É triste, mas é verdade: as equipes jurídicas internas tendem a ficar com a mão na massa. Apesar de serem escassas com as demandas de toda a empresa, elas ainda são muitas vezes vistas como nada mais do que um 'mal necessário'.

Acredite ou não, o gerenciamento de documentos na nuvem pode ajudar. Ao aumentar a eficiência e a produtividade, as equipes jurídicas ganham largura de banda para apoiar iniciativas estratégicas e gerar maiores ganhos para os negócios.

Como uma equipe jurídica pode garantir que está obtendo o melhor sistema de gerenciamento de documentos em nuvem?

Uma vez que você tomou a decisão de mudar para a nuvem, você quer ter certeza de acertar na primeira vez. Ninguém quer passar por um processo de implementação complicado, apenas para descobrir que você escolheu uma solução que não se encaixa muito bem.

Aqui estão três das nossas principais dicas para ajudá-lo:

  1. Faça as perguntas certas. O mercado de tecnologia legal está repleto de soluções, mas nem todas as plataformas DMS são criadas da mesma forma. Estas 26 perguntas irá ajudá-lo a identificar o fornecedor certo — e eliminar os errados.
  2. Prepare-se para desafios comuns. O gerenciamento de mudanças pode ser difícil, especialmente com um sistema central como seu DMS. Mas se você prepare-se para possíveis obstáculos com antecedência, você será capaz de lidar com eles de forma mais eficaz.
  3. Procure uma solução centrada no jurídico. Dados os requisitos de confidencialidade e deveres legais, é importante que você tenha uma solução que possa atender às suas necessidades.

Conheça a nuvem

Quer solidificar sua compreensão da nuvem? Confira nosso webinar recente, O que é a nuvem afinal?, apresentando os especialistas em nuvem Kelly Plunkett e Scott Barnhill. Nesta apresentação, eles detalham os elementos fundamentais da tecnologia de nuvem — e como ela pode aumentar a vantagem competitiva de sua equipe.

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