Tudo o que os escritórios de advocacia e equipes jurídicas precisam saber sobre gerenciamento de documentos baseado em nuvem

“You can’t fight gravity.” That’s what Andy Jassy says about moving to the cloud. And as the guy who’s taking the Amazon CEO reins from Jeff Bezos, he knows a thing or two.

But for law firms and corporate legal teams, adopting cloud-based tools is easier said than done. With the constant deluge of competing demands most lawyers and in-house counsel face, you might be thinking, Can any software actually make a difference?

Nossa resposta: absolutamente. Mas não esperamos que você acredite em nossa palavra.

Instead, we aim to give you all the information you need to decide whether cloud document management is right for your organization or team, including:

• Respostas para as perguntas mais frequentes
• Equívocos comuns de nuvem - e por que você não deve acreditar neles
• Principais vantagens que sua equipe pode obter com o gerenciamento de documentos na nuvem
• Principais dicas para identificar o provedor de nuvem certo

Preparar? Vamos começar.

O que é gerenciamento de documentos baseado em nuvem?

Generally speaking, document management systems (DMS) refer to the tools and processes your organization uses to store and manage documents. Historically, companies have used on-premises systems, file shares, and event heir email inboxes to locate, organize, and share important documents.

Infelizmente, essas abordagens desatualizadas e ad hoc geralmente não têm a segurança, a funcionalidade e a facilidade de uso que os usuários corporativos modernos precisam.

Mas, felizmente, há uma maneira melhor.

Cloud-based document management for law firms and legal teams offers the best of both worlds: robust productivity-boosting tools paired with increased security and governance controls.

Qual é a diferença entre soluções de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem e 'on-prem'?

Before we go any further, it may help to clarify the difference between on-premises solutions and cloud document management.

A principal diferença entre esses dois tipos de sistemas é que as soluções locais exigem que você compre e mantenha hardware de servidor interno, licenças de software, sistemas de segurança e pessoal de TI. Você tem controle (e responsabilidade) sobre cada componente.

As soluções em nuvem (também conhecidas como software como serviço ou SaaS) cuidam do trabalho pesado para você. Não há hardware ou software para comprar. Em vez disso, você paga taxas mensais de usuário ao provedor de nuvem e acessa a plataforma DMS pela Internet. Você também tem a vantagem de uma equipe de suporte dedicada, em vez de depender de seus recursos internos de TI.

But be warned: Some "cloud DMS" platforms are actually on-prem document management systems in disguise. Make sure you understand the core architecture behind any document management solution you consider.

O uso da computação em nuvem na lei é ético?

Given the often confidential nature of legal work, you may be wondering whether it’s even ethical for in-house counsel and other legal professionals to use third-party cloud providers. In fact, this is such a hot topic that Bar Associations and Law Societies within the US and around the world have issued ethics opinions on cloud computing. 

While some skepticism is understandable, the reality is that cloud solutions can be used as long as you do the appropriate due diligence and find a provider that complies with your ethical duties.

Equívocos comuns sobre gerenciamento de documentos na nuvem

Although cloud-based software is quickly becoming the norm for most businesses, there are still some common misconceptions that keep law firms and legal teams from claiming all the benefits that cloud document management can offer.

Mito #1: A nuvem é menos segura.

Só porque é chamado de 'nuvem' não significa que seja suave na segurança.

In fact, cloud document management can actually be more secure than on-premises solutions. Part of the reason for this is that cloud providers are strongly incentivized to keep customer data secure by building robust security features into the platform and responding quickly to bugs and emerging threats.

Cloud-based document management solutions can even offer geo-aware content storage for organizations with local information residency requirements.

Mito #2: o gerenciamento de documentos baseado em nuvem é muito caro.

We get it: switching to a new system might seem like a big investment. But the truth is, not switching to the cloud could be even more costly.

Physical document management is surprisingly expensive when you add up all the costs of paper, printers, ink, scanners, folders, filing cabinets, storage space, and more. On-premises solutions accrue similar expenses for system setup, hardware, software licenses, maintenance, and physical storage. (And don’t even get us started on the costs of a data breach.)

Com o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, por outro lado, sua configuração e custos contínuos são realmente muito mais baratos. Pode haver algumas taxas de implementação únicas, mas as taxas mensais de usuário permanecem bastante previsíveis. E com a segurança avançada da nuvem, você está muito mais protegido contra uma violação de dados.

Mito #3: a nuvem não será tão importante quando a pandemia acabar.

Most law firms and corporate legal teams had to adapt to remote work during Covid-19. But some firms question whether remote work and the tools that enable it have earned a permanent place in the ‘new normal.’

Let’s just be perfectly clear on this one: Remote work is here to stay. Flexible work is a top priority for in-demand professionals, and especially for the growing younger workforce. It’s a perk you can’t afford to drop.

Quais benefícios o gerenciamento de documentos baseado em nuvem oferece?

Agora que esclarecemos todos os equívocos sobre o gerenciamento de documentos na nuvem, é hora de nos voltarmos para as coisas boas - os grandes benefícios da nuvem que ajudam escritórios de advocacia e departamentos jurídicos a brilhar, como:

• Boost productivity. Document management systems are designed to help you get more done, faster. With special tools that help reduce administrative tasks, streamline workflows, and simplify communication, cloud-based document management systems help legal teams be more productive.
• Enhance security. Keeping confidential information secure is a top priority for corporate legal teams. The advanced security capabilities of the cloud make it easy to protect your documents and data.
• Anywhere access. Work doesn’t just happen in the office. With cloud document management, you can access important files from anywhere, on any device.
• Scale easily. Expanding storage capacity and adding users can be complicated and costly for on-premises systems. But cloud-based platforms allow you to scale to exactly what you need — no more and no less.
• Effective collaboration. Modern cloud DMS solutions give you the tools to securely collaborate with vendors, business clients, and external counsel — without using a third-party storage solution or extranet.
• Inherit innovation. When you use a cloud-based document management solution, your software instance receives automatic updates and improvements — whether your team has a handful of users or thousands.

Quais problemas o gerenciamento de documentos na nuvem resolve?

Cloud document management isn’t just about adding new benefits. It’s also about solving problems and getting more value from your time, money, and resources. Consider the following:

Economizar

O custo de um DMS na nuvem não apenas pode ser menor do que manter sua solução legada, mas também pode ajudar sua empresa a economizar dinheiro de muitas outras maneiras.

For a leading biotech company, their outdated DMS was more of a burden than a benefit: “Our old software… [created] indirect costs of lost time and effort that were intolerable and we had to make a change,” explained the company’s SeniorCorporate Counsel for Contracts.

Quando a equipe mudou para o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, trouxe maior eficiência e facilidade de uso, economizando tempo e esforço significativos diariamente. “[Isso] nos levou ao mundo moderno, onde nosso departamento jurídico pode realmente brilhar.”

Veja como outros departamentos jurídicos aproveitam o gerenciamento de documentos na nuvem.

Manter a governança

Uma das maiores preocupações para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas é mitigar o risco. Felizmente, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem podem ajudá-lo a proteger e direcionar o fluxo de informações em sua organization.

With granular user access controls, Paredes Éticas, native Extranets, and Prevenção de perda de dados, legal teams can prevent confidential files from falling into the wrong hands — whether you’re working with internal or external users.

Fique em sincronia

Quando sua abordagem de gerenciamento de documentos não está bem estabelecida, é muito fácil para sua equipe acabar com várias versões de arquivos flutuando de caixa de entrada para caixa de entrada. Pode ser confuso e demorado rastrear o documento certo e reconciliá-lo com outras versões.

But with cloud-based document management, all of your documents live in one place, which means you have a single source of truth that you can always rely on. And you never have to worry about which version is the right version, because they all get tracked in the system.

Construa a reputação do Jurídico

É triste, mas é verdade: as equipes jurídicas internas tendem a ficar com a mão na massa. Apesar de serem escassas com as demandas de toda a empresa, elas ainda são muitas vezes vistas como nada mais do que um 'mal necessário'.

Acredite ou não, o gerenciamento de documentos na nuvem pode ajudar. Ao aumentar a eficiência e a produtividade, as equipes jurídicas ganham largura de banda para apoiar iniciativas estratégicas e gerar maiores ganhos para os negócios.

Como uma equipe jurídica pode garantir que está obtendo o melhor sistema de gerenciamento de documentos em nuvem?

Once you’ve made the decision to switch to the cloud, you want to make sure you get it right the first time. No one wants to go through a complicated implementation process, only to discover that you’ve chosen a solution that doesn’t fit quite right.

Aqui estão três das nossas principais dicas para ajudá-lo:

1. Ask the right questions. The legal tech market is swamped with solutions, but not all DMS platforms are created equal. These 26 questions will help you identify the right provider — and eliminate the wrong ones.
2. Prepare for common challenges. Change management can be tough, especially with a core system like your DMS. But if you prepare for potential roadblocks in advance, you’ll be able to handle them more effectively.
3. Look for a legal-centric solution. Given confidentiality requirements and legal duties, it’s important that you have a solution that can meet your needs.

Conheça a nuvem

Want to solidify your understanding of the cloud? Check out our recent webinar, What Is the Cloud Anyway?, featuring cloud experts Kelly Plunkett and Scott Barnhill. In this presentation, they break down the foundational elements of cloud technology —and how it can advance your team’s competitive advantage.