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Embora tanto os escritórios de advocacia quanto os departamentos jurídicos corporativos tenham advogados, as necessidades desses dois grupos podem diferir significativamente. E a realidade é que muitas ferramentas de software jurídico são projetadas para atender às necessidades de escritórios de advocacia … mas eles podem não ser tão adequados para suas contrapartes internas.
Na primeira parte de nossa série sobre como um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) também pode oferecer benefícios exclusivos especificamente por equipes jurídicas corporativas, estamos nos aprofundando no poder da colaboração eficaz.
Não é segredo: a maioria dos departamentos jurídicos corporativos já tem muita coisa para fazer.
Mas ficar em silêncio não resolverá o problema. Na verdade, o isolamento “pode prejudicar o crescimento e o desenvolvimento da carreira do advogado individual, … obstruir os canais de comunicação dentro do departamento … [e] criar obstáculos não intencionais aos objetivos de negócios da empresa”. (Fonte)
Esse é um grande problema – que afeta o resto do negócio.
Com diversas solicitações provenientes de toda a organization, consultoria externa para gerenciar e pressão crescente para impulsionar o crescimento dos negócios, as equipes jurídicas internas precisam poder fazer mais com menos.
E uma colaboração bem-sucedida é fundamental.
Dadas todas as responsabilidades que os departamentos jurídicos devem gerenciar – e as diversas partes com as quais precisam colaborar – como um DMS pode ajudar?
Talvez a característica mais importante de um DMS eficaz seja que ele é um fonte centralizada de verdade. Como grande parte do trabalho jurídico acontece em documentos que precisam ser passados de uma pessoa para outra, ter várias fontes de verdade (conflitantes) pode inviabilizar gravemente um projeto – e quaisquer benefícios que possam ter sido obtidos com a colaboração.
Ter uma única fonte da verdade garante que sua equipe possa colaborar com confiança, sabendo que está colaborando na versão mais recente e atualizada de um documento.
Na mesma linha, um DMS moderno normalmente oferece controle de versão detalhado, para que você sempre tenha certeza de que está trabalhando com a versão mais atual de um documento, em vez de analisar seu caminho através de números de versão ambíguos e iniciais do usuário. E se você precisar rastrear uma versão anterior, poderá trabalhar facilmente no histórico do documento.
As soluções de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem trazem ainda mais recursos para a mesa, como a capacidade de acesse seus arquivos remotamente — de qualquer dispositivo, esteja você trabalhando em casa ou em trânsito. Colaboração remota significa que você pode entrar para revisar as alterações ou responder a comentários quando e onde precisar.
Trabalhar com um DMS baseado em nuvem também pode permitir que as equipes organize documentos de uma forma que suporte fluxos de trabalho legais, pesquise e encontre facilmente os documentos de que precisa e trabalhe perfeitamente com ferramentas e aplicativos de produtividade que você já usa. Esses tipos de recursos melhoram os fluxos de trabalho e dão suporte aos advogados enquanto eles se esforçam para oferecer serviços de qualidade com mais rapidez e eficiência.
Quando é hora de compartilhar e colaborar em documentos jurídicos confidenciais com membros da equipe, advogados externos ou clientes internos, um DMS pode ajudá-lo mantenha seus documentos seguros. Quer você use um link seguro ou configure um espaço de trabalho seguro para colaboração, você pode ter certeza de que seus arquivos e dados estão criptografados e seguros.
Se bem feita, a colaboração pode ajudar suas operações a realizar mais trabalho de forma mais rápida, inteligente e com melhores resultados.
Como os departamentos jurídicos podem colaborar e se comunicar de forma mais eficaz com os clientes internos de negócios, ambas as partes se entenderão melhor. Para a equipe jurídica, isso significa um melhor entendimento do negócio e de como atender às necessidades e prioridades de cada unidade.
Enquanto isso, as unidades de negócios crescerão para ter uma melhor compreensão de como a equipe jurídica opera, bem como quais tipos de prazos e expectativas para solicitações legais são razoáveis.
Com um entendimento mútuo mais forte, as equipes jurídicas internas podem desenvolver relacionamentos mais fortes e eficazes tanto com as unidades de negócios individuais quanto com a organization como um todo – algo que a liderança dificilmente ignorará.
A colaboração capacita o departamento jurídico a alavancar os pontos fortes de cada membro da equipe e a experiência coletiva do todo. Embora isso possa ser um desafio, principalmente quando muitas equipes ainda estão trabalhando remotamente, a colaboração controlada pode ajudá-lo a encontrar soluções e avançar no trabalho mais rapidamente do que o atraso no envio e recebimento de e-mails.
“Reunir conhecimento e dados de várias disciplinas e fontes incentiva uma perspectiva global de desafios e uma consciência mais holística de suas soluções”, escreve CEO e Conselheira Geral Olga Mack.
Pode ser fácil confiar apenas na experiência do departamento jurídico e de advogados externos em questões jurídicas, mas colaborar com outros (mesmo não advogados) pode revelar novas perspectivas e levar a uma compreensão mais completa de um projeto ou problema.
De acordo com Forbes, “Organizações que colaboram internamente… têm muito mais probabilidade de sucesso do que aquelas que não colaboram.” Embora isso possa parecer óbvio, nem sempre é fácil de alcançar.
Embora seja certamente verdade que você não quer ter muitos cozinheiros na cozinha, pode ser um risco maior voar sozinho. Seja detectando erros ou introduzindo novas ideias, a colaboração parece levar consistentemente a melhores resultados para os negócios.
Relacionamentos são a chave para o seu sucesso. Seja dentro do departamento jurídico ou com unidades de negócios em toda a organization, você não pode efetivamente construir e proteger o negócio a menos que sua experiência seja confiável e procurada.
É por isso que a tecnologia que dá suporte aos seus esforços de colaboração é tão essencial para as equipes modernas. Você precisa de sistemas como o NetDocuments que se integrem à pilha de tecnologia de sua organization e o vinculem mais perto de seus pares, ao mesmo tempo que simplificam seus próprios esforços críticos de conformidade e segurança.
Uma vez que você pode ajudar todos em sua organization a ver os desafios e oportunidades da perspectiva de um advogado, você pode ter certeza de que sua equipe se tornou o parceiro estratégico que deveria ser.
Quer aprender mais? Leia o departamento jurídico corporativo Guia definitivo para gerenciamento de documentos.
