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Although both law firms and corporate legal departments have lawyers, the needs of these two groups can differ significantly. And the reality is that many legal software tools are designed to meet the needs of Escritórios de advocacia … but they might not be as well suited for their in-house counterparts.
In part one of our series on how a document management system (DMS) can also deliver unique benefits specifically for corporate legal teams, we’re diving deep into the power of effective collaboration.
Não é segredo: a maioria dos departamentos jurídicos corporativos já tem muita coisa para fazer.
But staying siloed won’t solve the issue. In fact, isolation “can impair the individual lawyer’s growth and career development, … clog communication channels within the department, … [and] create unintended obstacles to the company’s business objectives.” (Source)
Esse é um grande problema – que afeta o resto do negócio.
Com diversas solicitações provenientes de toda a organization, consultoria externa para gerenciar e pressão crescente para impulsionar o crescimento dos negócios, as equipes jurídicas internas precisam poder fazer mais com menos.
E uma colaboração bem-sucedida é fundamental.
Dadas todas as responsabilidades que os departamentos jurídicos devem gerenciar – e as diversas partes com as quais precisam colaborar – como um DMS pode ajudar?
Perhaps the most important feature of an effective DMS is that it is a centralized source of truth. Since so much of legal work happens on documents that have to be passed from one person to another, having multiple (conflicting) sources of truth can severely derail a project — and any benefits that might have been gleaned by collaborating.
Ter uma única fonte da verdade garante que sua equipe possa colaborar com confiança, sabendo que está colaborando na versão mais recente e atualizada de um documento.
In that same vein, a modern DMS typically offers detailed version control, so you can always be confident that you’re working with the most current version of a document, rather than parsing your way through ambiguous version numbers and user initials. And if you need to trace back to a previous version, you can easily work through the document’s history.
Cloud-based document management solutions bring even more capabilities to the table, like the ability to access your files remotely — from any device, whether you’re working from home or on the go. Remote collaboration means you can jump in to review changes or respond to comments whenever and wherever you need to.
Working with a cloud-based DMS can also enable teams to effectively organize documents in a way that supports legal workflows, easily search for and find documents you need, and work seamlessly with productivity tools and applications you already use. These kinds of features improve workflows and support lawyers as they strive to deliver quality services faster and more efficiently.
When it’s time to share and collaborate on confidential legal documents with team members, external counsel, or internal business clients, a DMS can help you keep your documents secure. Whether you use a secure link or set up a secure workspace for collaboration, you can be confident that your files and data are encrypted and safe.
Se bem feita, a colaboração pode ajudar suas operações a realizar mais trabalho de forma mais rápida, inteligente e com melhores resultados.
Como os departamentos jurídicos podem colaborar e se comunicar de forma mais eficaz com os clientes internos de negócios, ambas as partes se entenderão melhor. Para a equipe jurídica, isso significa um melhor entendimento do negócio e de como atender às necessidades e prioridades de cada unidade.
Enquanto isso, as unidades de negócios crescerão para ter uma melhor compreensão de como a equipe jurídica opera, bem como quais tipos de prazos e expectativas para solicitações legais são razoáveis.
Com um entendimento mútuo mais forte, as equipes jurídicas internas podem desenvolver relacionamentos mais fortes e eficazes tanto com as unidades de negócios individuais quanto com a organization como um todo – algo que a liderança dificilmente ignorará.
A colaboração capacita o departamento jurídico a alavancar os pontos fortes de cada membro da equipe e a experiência coletiva do todo. Embora isso possa ser um desafio, principalmente quando muitas equipes ainda estão trabalhando remotamente, a colaboração controlada pode ajudá-lo a encontrar soluções e avançar no trabalho mais rapidamente do que o atraso no envio e recebimento de e-mails.
“Bringing together knowledge and data from multiple disciplines and sources encourages a global perspective of challenges and a more holistic awareness of their solutions,” writes CEO and General Counsel Olga Mack.
Pode ser fácil confiar apenas na experiência do departamento jurídico e de advogados externos em questões jurídicas, mas colaborar com outros (mesmo não advogados) pode revelar novas perspectivas e levar a uma compreensão mais completa de um projeto ou problema.
According to Forbes, “Organizations that collaborate internally…are far more likely to succeed than those that do not.” While this may seem obvious, it is not always easy to achieve.
Embora seja certamente verdade que você não quer ter muitos cozinheiros na cozinha, pode ser um risco maior voar sozinho. Seja detectando erros ou introduzindo novas ideias, a colaboração parece levar consistentemente a melhores resultados para os negócios.
Relacionamentos são a chave para o seu sucesso. Seja dentro do departamento jurídico ou com unidades de negócios em toda a organization, você não pode efetivamente construir e proteger o negócio a menos que sua experiência seja confiável e procurada.
É por isso que a tecnologia que dá suporte aos seus esforços de colaboração é tão essencial para as equipes modernas. Você precisa de sistemas como o NetDocuments que se integrem à pilha de tecnologia de sua organization e o vinculem mais perto de seus pares, ao mesmo tempo que simplificam seus próprios esforços críticos de conformidade e segurança.
Uma vez que você pode ajudar todos em sua organization a ver os desafios e oportunidades da perspectiva de um advogado, você pode ter certeza de que sua equipe se tornou o parceiro estratégico que deveria ser.
Want to learn more? Read the corporate legal department’s Definitive Guide to Document Management.
