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Colaboração remota para departamentos jurídicos corporativos

Por:
A Equipe NetDocuments
Posted On:
Março 22, 2022
Last Updated:
Abril 28, 2022

A colaboração é essencial para qualquer organização bem-sucedida – e pode oferecer enormes vantagens competitivas quando aproveitada em diferentes equipes.

But when some or all of your team is working remotely, it can be difficult to collaborate effectively. However, with the right tools and strategies in place, you can make collaboration successful and seamless, no matter how your team is dispersed. We’ll show you how.

As circunstâncias estão mudando

Transitioning to the “new normal” of hybrid and remote work environments was a massive adjustment for the modern workforce. But even as teams have started returning to the office, it’s clear that companies must remain flexible to keep business moving forward.

Em primeiro lugar, as mudanças nas ondas de doenças forçaram algumas empresas a fechar novamente seus escritórios e retornar ao trabalho totalmente remoto. Mas isso não é tudo. Agora que as organizações provaram sua capacidade de trabalhar remotamente, funcionários de vários setores, demografia e geografias esperam ter opções de trabalho remoto avançando.

Como resultado dessas circunstâncias em mudança, as empresas devem estar preparadas para fazer pivôs rápidos e lidar com uma força de trabalho híbrida de membros da equipe no escritório e remotos, além de gerenciar relacionamentos remotos com clientes.

5 Desafios de colaboração remota

Maiores ofertas de colaboração inúmeros benefícios para consultores jurídicos internos e suas equipes. Mas pode ser difícil maximizar a colaboração com uma equipe dispersa. Para ajudá-lo a enfrentar esses desafios, identificamos cinco dos obstáculos mais comuns na colaboração remota e como superá-los.

1. Vídeo conferência

Quer todos ou alguns de seus colaboradores estejam trabalhando remotamente, você precisará de uma ferramenta de videoconferência e audioconferência para ajudar a mantê-los conectados. É importante que todos possam participar da reunião, independentemente de onde estejam fisicamente localizados.

Se alguns dos membros de sua equipe estiverem reunidos no escritório enquanto outros estiverem trabalhando em casa, convém usar uma webcam e um microfone que permitam que os membros remotos da equipe vejam e ouçam os que estão na sala de conferência. Você também precisará de uma tela grande para que as pessoas no escritório também possam ver e ouvir os participantes remotos.

Para reuniões grandes, considere uma webcam inteligente 360° que foca automaticamente o vídeo e o áudio na pessoa que está falando. Isso pode criar uma experiência de reunião mais perfeita e natural para quem trabalha remotamente e ajudar a reduzir as distrações.

Durante uma reunião híbrida, pode ser ainda mais desafiador manter todos os participantes envolvidos. Uma maneira de melhorar a experiência é priorizar as ferramentas de colaboração digital sobre as fsicas. Por exemplo, se sua equipe usa frequentemente um quadro branco ou notas adesivas para colaborar, os participantes virtuais podem não conseguir ver claramente todas as informações no quadro, muito menos contribuir com ele. Em vez disso, considere uma ferramenta virtual de quadro branco. Isso garantirá que todos os participantes tenham igual acesso às informações e a capacidade de contribuir.

Lembre-se de que outras ferramentas de comunicação, como mensagens instantâneas ou bate-papo, também podem ajudar sua equipe a permanecer conectada e sincronizada, independentemente de quem está no escritório ou não.

2. Colaboração de documentos e edição em tempo real

Colaborar em documentos pode ser um desafio, independentemente de as equipes serem remotas ou não – não é um problema pequeno, dada a quantidade de informações críticas que são capturadas nos documentos.

Para que equipes híbridas ou remotas colaborem com sucesso, é crucial que todos os membros da equipe possam acessar os documentos necessários e materiais de recursos com facilidade e segurança, não importa onde estejam. Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem (DMS) pode resolver este problema. As principais soluções oferecem aplicativos da Web, desktop e móveis para que os profissionais jurídicos possam encontrar o que precisam, quando precisam, seja no escritório, em casa ou em trânsito.

Redlining, controle de versão e guerras de check-out são outra fonte comum de frustração. Mas, felizmente, eles não precisam ser um incômodo.

Modern DMS platforms like NetDocuments offer additional tools and features that help take legal document collaboration to the next level. One of these tools is Margin Notes, a collaborative document viewer that allows multiple team members to review, annotate, share, and mark up documents in real time, simultaneously. There’s no need to pass the document from person to person, and you don’t have to worry about creating conflicting versions or missing vital edits.

3. Gestão de caso

Se sua organização estiver usando uma solução interna para organizar questões jurídicas, você poderá ter dificuldades quando os membros da equipe estiverem trabalhando remotamente.

Processos manuais e problemas de VPN podem impossibilitar o acesso dos advogados a detalhes e atualizações essenciais do caso quando estão trabalhando fora do escritório. Isso pode levar a falhas de comunicação, trabalho duplicado e falha em relatar o status do caso... o que pode custar tempo e lucro à sua organização.

Para evitar esses desafios, as empresas remotas/híbridas devem selecionar uma solução de gerenciamento de casos baseada em nuvem, como Centerbase, Actionstep e P4W (Avançado), para organizar informações essenciais do caso, incluindo contatos, contas, calendários, listas de tarefas e muito mais.

4. Gestão de fluxo de trabalho

Um aspecto da colaboração que pode se tornar particularmente complicado com uma equipe dispersa é o gerenciamento do fluxo de trabalho. Mas mesmo com uma equipe no escritório, pode ser um desafio acompanhar quem deve fazer o quê e quando.

Felizmente, você pode tornar mais fácil para os membros da equipe no escritório ou trabalhando remotamente para ficar no topo de sua lista de tarefas e manter as coisas em andamento.

Com um fluxo de trabalho baseado em nuvem ou solução de gerenciamento de tarefas, você pode criar facilmente fluxos de trabalho personalizados, atribuir tarefas e acompanhar o andamento do projeto. Ao selecionar uma ferramenta baseada na nuvem, você pode garantir que todos os membros da equipe tenham acesso em tempo real ao projeto e à lista de tarefas, não importa de onde estejam trabalhando. Isso ajuda todos a permanecer na mesma página, cumprir prazos importantes e evitar a duplicação de trabalho.

Outra coisa a considerar é automação de fluxo de trabalho. É claro que nem todas as tarefas ou fluxos de trabalho podem (ou devem) ser digitalizados. Mas, quando usadas de forma eficaz, essas ferramentas podem reduzir a carga demorada das tarefas administrativas e aumentar a produtividade, além de ajudar a reduzir erros humanos, melhorar a conformidade e muito mais.

5. Cobrança

No ambiente de hoje, uma solução de cobrança jurídica moderna é mais importante do que nunca — especialmente quando os membros da equipe estão dispersos. Sistemas desatualizados podem levar rapidamente a grandes vazamentos em horas faturáveis; enquanto as soluções que oferecem acesso remoto e móvel tornam mais fácil do que nunca para os advogados controlar o tempo e as despesas.

Em última análise, o software de faturamento jurídico baseado em nuvem oferece mais do que apenas um processo de faturamento simplificado para advogados e profissionais jurídicos. Isso também significa menos tempo desperdiçado em tarefas não faturáveis e mais tempo para trabalho faturável. Além disso, essas soluções geralmente incluem ferramentas de relatórios para ajudar os parceiros a entender melhor o panorama geral e tomar decisões mais eficazes para a organização.

Como selecionar ferramentas para colaboração remota

À medida que você procura ferramentas para capacitar e aprimorar a colaboração remota em sua empresa, há opções ilimitadas ao seu alcance.

Mas se você está selecionando software para videoconferência, gerenciamento de documentos, gerenciamento de casos, gerenciamento de fluxo de trabalho ou faturamento legal, há duas coisas principais que você deve priorizar:

  1. Procure soluções baseadas em nuvem. Se você deseja que sua equipe possa se manter produtiva, não importa de onde esteja trabalhando, fique com plataformas baseadas em nuvem para acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
  2. Não subestime a importância da integração. Torne mais fácil para sua equipe realizar o trabalho selecionando ferramentas que funcionam em conjunto perfeitamente. Aplicativos não integrados tendem a ter taxas de adoção mais baixas e podem restringir a colaboração entre os membros da equipe.

Benefícios de uma força de trabalho remota

A capacidade de sua empresa trabalhar remotamente é absolutamente essencial para a resiliência e continuidade dos negócios. Mas esse não é o único benefício que você obtém de ter uma equipe parcial ou totalmente remota.

O trabalho remoto tornou-se uma grande prioridade para os melhores talentos. Para que sua organização atraia e retenha esse talento, é fundamental oferecer opções de trabalho mais flexíveis. Dada a alta taxa de esgotamento pela qual os setores de tecnologia e jurídico são conhecidos, ser capaz de dividir o tempo entre o trabalho remoto e no escritório pode ajudar os funcionários a criar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal que realmente melhora produtividade, em vez de sufocá-la.

Para saber mais sobre como a tecnologia moderna desempenha um papel fundamental para o Conselho Geral e as equipes jurídicas corporativas, confira nosso whitepaper, 10 Tendências de tecnologia jurídica corporativa para 2022 e além, com comentários de todo o setor.

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