Como criar e administrar um escritório de advocacia sem papel

Por:
A Equipe NetDocuments
Novembro 14, 2019

Não é segredo que os advogados adoram papel. Também não é segredo que o papel requer tempo extra para arquivar, armazenar e pesquisar itens - um forte contraste com a facilidade de uso oferecida pelos documentos digitais.

Mas os benefícios de não usar papel são ainda maiores do que você pensa.

Neste artigo, compartilhamos algumas das principais vantagens de um escritório sem papel, bem como as etapas acionáveis que você pode seguir para mover sua empresa em uma direção mais digital. Também apresentaremos algumas das melhores ferramentas para apoiar suas iniciativas sem papel e nossas principais dicas para gerenciar seu espaço de trabalho digital.

Por que os escritórios de advocacia devem ficar sem papel

As probabilidades são de que sua empresa esteja operando com uma variedade de arquivos eletrônicos e físicos. Mas, ao manter um pé no mundo do papel, você está perdendo alguns dos benefícios mais significativos que um espaço de trabalho digital pode oferecer para sua empresa. Ao deixar de usar o papel, sua empresa pode:

  • Aumente a eficiência. É óbvio que trabalhar com arquivos eletrônicos é mais rápido e fácil do que documentos em papel - esteja você pesquisando um arquivo específico, colaborando com colegas ou enviando documentos a um cliente. Tudo é mais fácil quando é digital, o que significa que você pode fazer mais em menos tempo e passar mais tempo focado em trabalhos de alto valor em vez de tarefas administrativas tediosas.
  • Acesse em qualquer lugar. Como todos nós sabemos por experiência adquirida com dificuldade, tentar trabalhar normalmente quando você está fora do escritório pode ser extremamente desafiador - especialmente se sua empresa depende de documentos físicos. Por outro lado, se todos os seus documentos são digitais, você pode acessar tudo o que precisa de um laptop ou dispositivo móvel. Isso significa que o trabalho é mais fácil, esteja você em casa, no tribunal ou de férias.
  • Garanta a segurança. Sua principal responsabilidade como advogado é proteger seu cliente, o que inclui a proteção de seus dados. Ter uma combinação de documentos digitais e em papel significa que você precisa dobrar suas políticas e procedimentos de segurança. Mas com um escritório de advocacia sem papel, você pode obter controles de segurança mais fortes e granulares para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso a cada arquivo. (Sem mencionar os benefícios dos backups baseados em nuvem no caso de desastres naturais ou roubo de escritório.) Isso é o que chamamos de paz de espírito.
  • Economizar. Vamos enfrentá-lo: armazenar um arquivo eletrônico é muito mais barato do que armazenar um em papel. De papel e impressoras a prateleiras e metragem quadrada, os custos de armazenamento físico de documentos podem aumentar rapidamente. Com o gerenciamento de documentos digitais, no entanto, você reduz drasticamente a pegada de seus arquivos ... e quando você estão forçando os limites de sua capacidade de armazenamento, a ampliação leva apenas alguns cliques.
  • Fique são. Você já esteve em busca de um documento e começou a se sentir um pouco maluco? Perder o controle de um arquivo pode ser exaustivo, não importa como você tenha que pesquisá-lo - mas conduzir uma pesquisa digital é muito mais eficiente do que vasculhar caixa após caixa após caixa de arquivos físicos.
  • Aprimore a experiência dos clientes. O fato é que nossas vidas estão se tornando mais digitais a cada dia, e as experiências digitais em primeiro lugar estão se tornando a norma em quase todos os setores. Isso significa que muitos clientes procuram sua empresa esperando um padrão moderno de velocidade e facilidade. Além de todos os benefícios internos para a sua empresa, ter um escritório de advocacia sem papel também pode ajudá-lo a atender às expectativas do cliente ... o que se traduz em melhores avaliações e mais referências no futuro.

Etapas para a criação de um escritório de advocacia sem papel

É claro que deixar de usar o papel oferece benefícios significativos para os escritórios de advocacia. Mas como você realmente começa a deixar de usar o papel?

  1. Faça um compromisso.

    Para ter sucesso ao eliminar o uso de papel, você precisa ter toda a sua empresa a bordo - e você precisa estar totalmente comprometido. Uma tentativa tímida (ou dissensão entre as fileiras) só criará confusão e atrasos desnecessários, ao mesmo tempo que priva sua equipe de todos os benefícios que o gerenciamento de documentos digitais tem a oferecer.

  2. Prepare-se.

    Eliminar (ou, pelo menos, reduzir bastante) sua dependência de documentos físicos requer algumas ferramentas. Coisas como scanners, trituradores de papel e, claro, software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, serão todos necessários para garantir que todas as suas informações vitais sejam armazenadas digitalmente de maneira adequada. Abordaremos essas ferramentas com mais detalhes a seguir.

  3. Projete seus fluxos de trabalho.

    É importante criar um processo claro e consistente sobre como você lidará com a transição do gerenciamento de documentos físicos para digitais. Por exemplo:

    • Como você lidará com documentos criados internamente?
    • Como você lidará com a entrada de novos clientes?
    • Seu estado exige que você guarde os originais de certos documentos?
    • E os arquivos que podem ser considerados evidências?

    Outro aspecto vital desse processo é definir a estrutura geral de pastas e as convenções de nomenclatura de arquivos. Ser consistente nessa área tornará muito mais fácil encontrar o que você está procurando no futuro, além de ajudar todos na empresa a se manterem atualizados e simplificar a integração de novos advogados e funcionários.


    Talvez nem seja preciso dizer, mas, no processo de eliminação do papel, você deve priorizar os documentos relevantes para os casos ativos.

  4. Aproveite os modelos.

    Um dos maiores benefícios dos documentos e fluxos de trabalho digitais é a capacidade de usar modelos. Usar um modelo pode reduzir muito o tempo necessário para concluir uma tarefa e evitar que você tenha que reinventar a roda a cada novo assunto. Aqui estão algumas das melhores maneiras de alavancar modelos para sua empresa:

    • Produza modelos para os 10 principais documentos que sua empresa cria regularmente.
    • Faça listas de verificação padronizadas para processos, projetos ou tipos de assunto comuns.
    • Crie um modelo para sua estrutura de pastas para ajudá-lo a manter a consistência à medida que novos assuntos surgem.
  5. Leve-o para toda a empresa.

    Embora o trabalho jurídico real responda pela maioria dos papéis de sua empresa, não é a única fonte. Outros departamentos, como finanças / contabilidade, cobrança e cobrança, e recursos humanos também podem lidar com grandes quantidades de papel e se beneficiariam com a eliminação do papel. Na verdade, dar a essas equipes ferramentas modernas pode vir com vantagens adicionais, como melhorar a análise e receber faturas com mais rapidez.

Melhores ferramentas para apoiar um escritório de advocacia sem papel

Como mencionado anteriormente, você precisa ter as ferramentas certas para que sua empresa realmente deixe de usar o papel. E embora possa exigir um investimento inicial decente, os benefícios de longo prazo serão mais do que uma compensação para os custos. Aqui está o que você precisa para ajudar a tornar sua empresa digital:

Sistema de Gestão de Documentos (DMS)

UMA documento baseado em nuvem e plataforma de gerenciamento de e-mail é o componente mais crítico da estratégia sem papel de sua empresa. Além de fornecer armazenamento seguro para seus arquivos digitais, um DMS pode oferecer ferramentas adicionais para tornar o trabalho baseado em documentos mais produtivo (e seguro!) Do que nunca - incluindo funções de colaboração, segurança avançada e muito mais.

Um recurso importante a procurar é OCR, ou reconhecimento óptico de caracteres. Esta ferramenta permite digitalizar documentos e imagens para transformá-los em arquivos pesquisáveis e utilizáveis - seja um PDF ou um documento legado digitalizado.

Solução de Assinatura Eletrônica

Embora ainda possa haver alguns casos em que você precisa de uma assinatura molhada, a assinatura eletrônica tem o mesmo peso e efeito legal em muitas (se não na maioria) situações. A adoção de uma ferramenta de assinatura digital pode ajudar sua empresa a reduzir ainda mais a necessidade de papel - ao mesmo tempo que acelera o processo de coleta de assinaturas com clientes, fornecedores e outras partes. Além disso, essas ferramentas estão se tornando cada vez mais simples de adotar à medida que mais fornecedores estão construindo integrações mais estreitas (e gratuitas) com empresas como a DocuSign.

Necessidades de Hardware

Quando você tira a sua empresa de papel, há algumas peças de hardware essenciais (e agradáveis) a serem consideradas. Aqui estão nossas principais recomendações:

  • Scanner de documentos. As empresas que tiveram mais sucesso em eliminar o uso de papel tornam isso o mais conveniente possível. Depende de você se isso significa fornecer a cada membro da equipe um scanner de documento ou simplesmente aumentando sua disponibilidade geral. O tamanho compacto de um scanner portátil também pode agradar a muitos advogados, com a capacidade adicional de transportá-lo facilmente conforme necessário (como ao trabalhar remotamente).
  • Trituradora de papel. Ao converter seus arquivos de papel em digitais, você precisará encontrar uma maneira de destruir com segurança as cópias físicas. Durante os estágios iniciais de eliminação do papel, pode fazer mais sentido contratar um serviço de trituração devido às grandes quantidades de papel que você descartará.
  • Monitor extra. Se você está acostumado a fazer referência a uma cópia física de um documento enquanto trabalha em um computador, rapidamente se cansará de pular entre as guias ou de tentar tornar vários documentos visíveis em uma única tela. Para ajudar a facilitar a transição (e garantir que você obtenha todos os benefícios de não usar papel), obtenha um monitor adicional.

Gerenciando um espaço de trabalho digital

Embora seja verdade que fazer a transição sem papel pode exigir um trabalho pesado, a manutenção contínua é realmente muito simples. Claro, esse é o objetivo inteiro, certo? Para facilitar o armazenamento, localização e uso de seus documentos.

O princípio mais importante de gerenciamento de um espaço de trabalho digital é ser consistente. Siga o mesmo processo sempre que receber documentos em papel, mantenha uma estrutura fácil de usar com suas pastas digitais e sempre siga as convenções de nomenclatura estabelecidas. Isso garantirá que seu espaço de trabalho digital permaneça organizado e tornará mais fácil para sua equipe encontrar o que precisa.

Lembre-se de que as pessoas também estarão mais propensas a seguir o protocolo se você facilitar para elas - especialmente no início. Embora a maioria das pessoas compreenda os benefícios da consistência na teoria, elas ainda podem relutar em mudar seus métodos. Quanto mais simples você puder fazer, maior será a probabilidade de eles adotarem o novo processo.

Segurança e governança de dados

Há uma última coisa que devemos abordar em relação ao gerenciamento de documentos digitais: segurança e governança. Embora as notícias sobre ameaças de segurança cibernética de alto nível não sejam motivo de riso, elas também podem ser enganosas.

A verdade é aquilo armazenando seus documentos na nuvem pode ser muito mais seguro do que armazená-los no local - seja fisicamente ou digitalmente. Além disso, um DMS pode oferecer controles de segurança avançados para acesso e ações do usuário, para que você possa ter certeza de que seus documentos e dados estão protegidos contra violações de dados não intencionais ou maliciosas.

Deixe-nos ajudar sua empresa a ficar sem papel

Se você deseja realmente aproveitar todas as vantagens que o gerenciamento de documentos digitais tem a oferecer, o NetDocuments pode ajudar.

Como o DMS baseado em nuvem líder, nossa plataforma é projetada especificamente para apoiar o trabalho jurídico - permitindo que advogados criem, editem, armazenem, localizem e colaborem em documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Além da plataforma principal, oferecemos uma variedade de ferramentas para aumentar sua produtividade e gerar melhores resultados para sua empresa.

Para ver como o NetDocuments pode ajudar sua empresa a obter todos os benefícios de não usar papel, solicite uma demonstração hoje!