Como criar e administrar um escritório de advocacia sem papel

Não é segredo que os advogados adoram papel. Também não é segredo que o papel requer tempo extra para arquivar, armazenar e pesquisar itens - um forte contraste com a facilidade de uso oferecida pelos documentos digitais.

Mas os benefícios de não usar papel são ainda maiores do que você pensa.

Neste artigo, compartilhamos algumas das principais vantagens de um escritório sem papel, bem como as etapas acionáveis que você pode seguir para mover sua empresa em uma direção mais digital. Também apresentaremos algumas das melhores ferramentas para apoiar suas iniciativas sem papel e nossas principais dicas para gerenciar seu espaço de trabalho digital.

Por que os escritórios de advocacia devem ficar sem papel

As probabilidades são de que sua empresa esteja operando com uma variedade de arquivos eletrônicos e físicos. Mas, ao manter um pé no mundo do papel, você está perdendo alguns dos benefícios mais significativos que um espaço de trabalho digital pode oferecer para sua empresa. Ao deixar de usar o papel, sua empresa pode:

• Boost efficiency. It’s obvious that working with electronic files is faster and easier than paper documents — whether you’re searching for a specific file, collaborating with colleagues, or sending documents to a client. Everything is easier when it’s digital, which means you can get more done in less time, and spend more of your time focused on high-value work rather than tedious administrative tasks.
• Access anywhere. As we all now know from hard-earned experience, trying to work normally when you’re outside the office can be extremely challenging — especially if your firm relies on physical documents. On the other hand, if all your documents are digital, you can access everything you need from a laptop or mobile device. That means work is easier whether you’re at home, in the courtroom, or on vacation.
• Ensure security. Your primary responsibility as an attorney is to protect your client, which includes protecting their data. Having a mix of digital and paper documents means you have to double down on your security policies and procedures. But with a paperless law office, you can gain stronger and more granular security controls to ensure that only authorized users have access to each file. (Not to mention the benefits of cloud-based backups in the event of natural disasters or office theft.) That’s what we call peace of mind.
• Save money. Let’s face it: storing an electronic file is far less expensive than storing a paper one. From paper and printers to shelving and square footage, physical document storage costs can add up quickly. With digital document management, however, you dramatically reduce your files’ footprint… and when you are pushing the limits of your storage capacity, scaling up only takes a few clicks.
• Stay sane. Have you ever been on the hunt fora document and started to feel a little crazy? Losing track of a file can be exhausting no matter how you have to search for it — but conducting a digital search is much more efficient than digging through box after box after box of physical files.
• Enhance clients’ experience. The fact is, our lives are growing more digital each day, and digital-first customer experiences are becoming the norm across nearly every industry. That means many clients come to your firm expecting a modern standard of speed and ease. In addition to all the internal benefits to your firm, having a paperless law office can also help you meet client expectations…which translates to better reviews and more referrals down the road.

Etapas para a criação de um escritório de advocacia sem papel

É claro que deixar de usar o papel oferece benefícios significativos para os escritórios de advocacia. Mas como você realmente começa a deixar de usar o papel?

Melhores ferramentas para apoiar um escritório de advocacia sem papel

Como mencionado anteriormente, você precisa ter as ferramentas certas para que sua empresa realmente deixe de usar o papel. E embora possa exigir um investimento inicial decente, os benefícios de longo prazo serão mais do que uma compensação para os custos. Aqui está o que você precisa para ajudar a tornar sua empresa digital:

Sistema de Gestão de Documentos (DMS)

A cloud-based document and email management platform is the most critical component of your firm’s paperless strategy. In addition to providing secure storage for your digital files, a DMS can offer additional tools to make document-based work more productive (and secure!) than ever — including collaboration functions, advanced security, and more.

One important feature to look for is OCR, or optical character recognition. This tool enables you to digitize documents and images to turn them into searchable, usable files — whether it’s a PDF or a scanned legacy document.

Solução de Assinatura Eletrônica

Embora ainda possa haver alguns casos em que você precisa de uma assinatura molhada, a assinatura eletrônica tem o mesmo peso e efeito legal em muitas (se não na maioria) situações. A adoção de uma ferramenta de assinatura digital pode ajudar sua empresa a reduzir ainda mais a necessidade de papel - ao mesmo tempo que acelera o processo de coleta de assinaturas com clientes, fornecedores e outras partes. Além disso, essas ferramentas estão se tornando cada vez mais simples de adotar à medida que mais fornecedores estão construindo integrações mais estreitas (e gratuitas) com empresas como a DocuSign.

Necessidades de Hardware

Quando você tira a sua empresa de papel, há algumas peças de hardware essenciais (e agradáveis) a serem consideradas. Aqui estão nossas principais recomendações:

• Document scanner. Firms that have been most successful with going paperless make it as convenient as possible. It’s up to you whether that means providing each team member with a document scanner or simply increasing their general availability. The compact size of a portable scanner may also appeal to many attorneys, with the added ability to easily transport it as needed (such as when working remotely).
• Paper shredder. As you convert your paper files to digital, you’ll need a way to securely destroy the physical copies. During the initial stages of going paperless, it may make more sense to hire a shredding service due to the vast quantities of paper you’ll be disposing of.
• Extra monitor. If you’re accustomed to referencing a physical copy of a document while working on a computer, you’ll quickly tire of jumping between tabs or trying to make multiple documents visible on a single screen. To help ease the transition (and ensure you get all the benefits of going paperless), get an additional monitor.

Gerenciando um espaço de trabalho digital

Embora seja verdade que fazer a transição sem papel pode exigir um trabalho pesado, a manutenção contínua é realmente muito simples. Claro, esse é o objetivo inteiro, certo? Para facilitar o armazenamento, localização e uso de seus documentos.

The most important principle of managing a digital workspace is to be consistent. Stick to the same process every time you receive incoming paper documents, maintain an easy-to-use structure with your digital folders, and always follow the established naming conventions. This will ensure that your digital workspace stays organized and make it easy for your team to find what they need.  

Lembre-se de que as pessoas também estarão mais propensas a seguir o protocolo se você facilitar para elas - especialmente no início. Embora a maioria das pessoas compreenda os benefícios da consistência na teoria, elas ainda podem relutar em mudar seus métodos. Quanto mais simples você puder fazer, maior será a probabilidade de eles adotarem o novo processo.

Segurança e governança de dados

Há uma última coisa que devemos abordar em relação ao gerenciamento de documentos digitais: segurança e governança. Embora as notícias sobre ameaças de segurança cibernética de alto nível não sejam motivo de riso, elas também podem ser enganosas.

The truth is that storing your documents in the cloud can be far more secure than storing them on-site — either physically or digitally. Furthermore, a DMS can offer advanced security controls for user access and actions, so you can be confident that your documents and data are protected from either unintentional or malicious data breaches.

Deixe-nos ajudar sua empresa a ficar sem papel

Se você deseja realmente aproveitar todas as vantagens que o gerenciamento de documentos digitais tem a oferecer, o NetDocuments pode ajudar.

Como o DMS baseado em nuvem líder, nossa plataforma é projetada especificamente para apoiar o trabalho jurídico - permitindo que advogados criem, editem, armazenem, localizem e colaborem em documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Além da plataforma principal, oferecemos uma variedade de ferramentas para aumentar sua produtividade e gerar melhores resultados para sua empresa.

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