Como melhorar a eficiência com os principais recursos do NetDocuments Parte 1 de 2: Economizando tempo e cliques
Quando se trata de melhorar os processos de trabalho, você já criou uma lista de etapas, eliminou as que pareciam sem sentido e, em seguida, considerou concluída sua tarefa de aprimoramento de processos? Se você já foi, ou foi tentado, veio ao lugar certo.
Infelizmente, embora listar as etapas nos processos possa ajudar a organizar seus pensamentos sobre melhorias, interromper sua jornada neste ponto é o mesmo que deixar dinheiro na mesa.
Extrair verdade oportunidades de melhoria, uma lista de etapas deve ser analisada com um olhar atento para os detalhes. No Afinidade, geralmente abordamos essa análise de duas maneiras:
- Identificar aparentemente pequenas ineficiências em um processo eficiente de outra forma e fazer pequenas melhorias para solucioná-las.
- Identifique processos que estão quebrados e encontre uma maneira nova e mais eficiente.
Para profissionais jurídicos em todo o mundo, o NetDocuments pode oferecer suporte a melhorias no fluxo de trabalho em ambas as abordagens. A plataforma NetDocuments oferece inúmeras funções que economizam aos advogados e sua equipe um clique aqui e um pressionamento de tecla ali, resultando em uma economia de tempo substancial. E, quando se trata de melhorias dramáticas, o NetDocuments tem recursos e integrações estreitas com outras tecnologias que podem melhorar significativamente os processos diários.
Na primeira parte desta série de duas partes, vou me concentrar em nossa primeira abordagem e compartilhar como o NetDocuments pode melhorar seu fluxo de trabalho com ganhos de eficiência pequenos, mas impactantes.
Read part two, where I will help you explore how NetDocuments can fix your broken processes.
Dicas simples para economizar tempo e cliques no NetDocuments
Sempre que você adota um novo software, pode parecer opressor no início e é fácil perder pequenos recursos que irão suavizar seus processos do dia a dia.
Modelos de perfil, personalizações de página inicial, locais padrão no ndOffice e pesquisas salvas são apenas quatro dos recursos muitas vezes esquecidos que podem reduzir quantas vezes você clica ou muda de tela na plataforma, ajudando-o a ser mais eficiente e produtivo.
1 Modelos de Perfil
Se você estiver preenchendo repetidamente os mesmos campos, da mesma forma, é hora de examinar o uso de Modelos de Perfil.
Os modelos de perfil são uma maneira simples de preencher previamente um ou mais atributos de perfil de uma vez. Um exemplo simples é algo como um campo 'Autor'. Em vez de digitar seu nome toda vez que salvar um documento, você pode configurar um modelo de perfil para preenchê-lo automaticamente sempre que carregar um documento.
Como configurar um modelo de perfil
- Crie um modelo: Existem várias maneiras de fazer isso, mas todas envolvem algum tipo de salvamento de documento. Uma das maneiras mais fáceis é carregar um documento para o gabinete onde você deseja que o modelo seja armazenado.
- Insira as informações do perfil: Depois de fazer o upload e selecionar o documento, clique em Editar Perfil / Tags para abrir uma caixa de diálogo onde você pode inserir as informações do perfil. Comece limpando tudo o que aparece nos campos. Na caixa de diálogo Editar Perfil, há um prático Perfil claro opção de fazer isso quase sem esforço.
- Preencha todos os campos de valor padrão: Para completar seu modelo de perfil para nosso exemplo de 'Autor', simplesmente preencha o campo Autor com seu nome. Quando terminar, clique Guardar como modelo e, em seguida, nomeie seu modelo de acordo.
Agora que você criou seu modelo, ele estará disponível sempre que você salvar um documento. Por exemplo, basta procurar Modelos de Perfil dentro da caixa de diálogo ndSave.
Economia de tempo extra
Definir um modelo de perfil como modelo de gabinete padrão é uma ideia inteligente se você estiver procurando maneiras de cortar mais etapas em seu fluxo de trabalho. Para fazer isso, basta selecionar Definições a partir do “menu Hi” e depois Configurações do aplicativo. Role até a parte inferior da tela Aplicativos e escolha um gabinete e o Modelo de Perfil que deseja definir como padrão.
Se você definir seu novo modelo de 'Autor' como o Modelo de Perfil para um gabinete, na próxima vez que você salvar um documento dentro do gabinete atribuído, o modelo será aplicado por padrão e preencherá automaticamente o campo Autor com seu nome.
2 Personalização da página inicial
Procurando constantemente os mesmos poucos assuntos ou documentos? Considere personalizar sua página inicial. A maioria dos usuários do NetDocuments já possui algumas personalizações de página inicial, mas aqui estão 4 dicas de organização que tornarão sua página inicial especialmente útil:
3 Locais padrão do ndOffice
Você pode escolher o local padrão que o ndOffice exibe ao abrir ou salvar do Word, PowerPoint, Excel, etc. e até mesmo escolher locais padrão separados para o Outlook.
Essa configuração simples pode poupar tempo e fadiga de decisão, e é acessível por meio do aplicativo ndOffice.
Como criar locais padrão no ndOffice
- Abra a caixa de diálogo: No Centro de Atividades, selecione o símbolo de engrenagem / engrenagem e escolha Definiçõese clique na guia Navegação.
- Selecione suas configurações padrão: Escolha suas configurações com sabedoria, com base na maneira como você normalmente trabalha. Por exemplo, eu tendo a abrir documentos que já estão em documentos recentes e tendo a salvá-los em um espaço de trabalho recente dentro do gabinete de clientes da minha organização. Minhas configurações refletem isso.
Definir um local padrão não significa que você não pode alterar manualmente o local exibido ao abrir ou salvar um arquivo. Ele simplesmente muda o que é inicialmente exibido por padrão, o que pode economizar alguns cliques e tomar decisões ao longo do seu dia de trabalho.
4 Pesquisas salvas
As pesquisas salvas são uma das muitas joias ocultas no NetDocuments. Esse recurso tem vários usos além da capacidade óbvia de salvar critérios de pesquisa e pode economizar tempo e esforço quando usado corretamente. Aqui estão apenas algumas maneiras de usar as pesquisas salvas em seu benefício todos os dias:
- Pesquisas salvas no nível do cliente: Supondo que seus espaços de trabalho sejam baseados em clientes e assuntos, você pode criar várias pesquisas salvas úteis no nível do espaço de trabalho.
Por exemplo, você pode criar uma Pesquisa salva chamada "Todos os documentos para este cliente" que pesquisa todos os espaços de trabalho relacionados a esse cliente, permitindo que você pesquise rapidamente a partir de uma visão global do cliente, mesmo quando estiver trabalhando em um assunto específico. Variações dessa técnica incluem pesquisas mais específicas no nível do cliente que mostram todos os e-mails ou todos os e-mails recentes (como os últimos 30 dias).
As pesquisas salvas podem ser criadas individualmente em qualquer área de trabalho. Basta ir para a área de trabalho, puxar a seta para baixo após o nome da área de trabalho e selecionar 'Adicionar pesquisa salva'. Para economizar tempo extra, adicione uma Procura Salva aos modelos de espaço de trabalho para que eles apareçam automaticamente quando um novo espaço de trabalho for criado. - Usando intervalos de datas em pesquisas salvas: Adicionar intervalos de datas em suas pesquisas salvas é uma maneira excelente de se manter atualizado sobre os documentos, comunicações e desenvolvimentos mais recentes dentro de um assunto.
As pesquisas salvas funcionam inserindo um número de dias em vez de datas exatas. Por exemplo, se eu quisesse procurar documentos modificados nos últimos 30 dias, poderia inserir - 30 a + 0 nos campos de pesquisa Data de modificação / envio. A pesquisa traria resultados apenas nos últimos 30 dias.
Este tipo de pesquisa salva de intervalo de datas é útil em uma variedade de lugares, incluindo áreas de trabalho e sua página inicial.
- Classificação e agrupamento: Seja em uma área de trabalho ou em sua página inicial, as pesquisas salvas podem ajudá-lo a agrupar itens da maneira que fizerem mais sentido para seus processos de trabalho.
Algumas estratégias que você pode usar incluem uma pesquisa salva para todos os e-mails de ou para uma pessoa específica. Conforme novos e-mails chegam, eles serão encontrados automaticamente na pesquisa.
Outro caso de uso útil seria para construir um índice de contestações. Você precisaria de alguns campos adicionais para rastrear os detalhes, mas uma pesquisa salva poderia facilmente exibir tudo o que precisa ser incluído no índice e classificar os resultados usando uma data ou outro campo. Isso lhe daria acesso rápido às contestações que sua empresa já tratou, para que você possa melhorar o trabalho anterior, em vez de reinventar a roda todas as vezes. - Relatórios: Se você não tem o Analytics do NetDocuments, as pesquisas salvas são uma ótima maneira de criar relatórios no NetDocuments.
Quer saber quantos contratos foram finalizados no mês passado? Supondo que você tenha campos que rastreiam esses pontos de dados, crie uma Pesquisa salva com o seguinte:
Tipo de Documento = Contrato, Status = Final e Data do Contrato = - 30 a + 0
Executar a pesquisa salva retornará o número de contratos finalizados nos últimos 30 dias. Melhor ainda, a seta para baixo após os resultados da pesquisa permitirá que você 'Imprimir lista'. A partir daí, você pode escolher quais colunas exibir e como deseja que o relatório seja entregue.
Como criar uma pesquisa salva
Criar uma pesquisa salva no NetDocuments é muito fácil e intuitivo.
Lembre-se: as pesquisas salvas pertencem a você, não à organização, e podem ajudá-lo a personalizar a organização de arquivos de uma forma que faça sentido para você, sem afetar os métodos de arquivamento da sua empresa.
Conclusão
Na primeira parte desta série de duas partes, toquei nas várias joias e funções ocultas do NetDocuments que podem economizar um clique aqui e ali, ou talvez uma mudança de telas de vez em quando. Quando usadas juntas, essas pequenas melhorias podem aumentar com o tempo e ter impactos significativos em sua eficiência pessoal e organizacional.
In part two of this series, I will share NetDocuments tools that can have a dramatic impact on workflow by changing your processes for the better.
Pronto para levar seu fluxo de trabalho para o próximo nível? Affinity Consulting pode ajudá-lo a implementar NetDocuments pela primeira vez ou otimizar seu fluxo de trabalho NetDocuments existente. Saiba mais aqui.
Sobre o autor
Jeffrey S. Krause é sócio do Affinity Consulting Group. Ele é um advogado de Wisconsin que passou mais de 20 anos ajudando outros advogados a escolher a tecnologia certa e usá-la da maneira certa. Conecte-se com ele no Linkedin.
