Como melhorar a eficiência com os principais recursos do NetDocuments Parte 1 de 2: Economizando tempo e cliques

Por:
Jeffrey s. krause
Setembro 9, 2021

Quando se trata de melhorar os processos de trabalho, você já criou uma lista de etapas, eliminou as que pareciam sem sentido e, em seguida, considerou concluída sua tarefa de aprimoramento de processos? Se você já foi, ou foi tentado, veio ao lugar certo.

Infelizmente, embora listar as etapas nos processos possa ajudar a organizar seus pensamentos sobre melhorias, interromper sua jornada neste ponto é o mesmo que deixar dinheiro na mesa.

Extrair verdade oportunidades de melhoria, uma lista de etapas deve ser analisada com um olhar atento para os detalhes. No Afinidade, geralmente abordamos essa análise de duas maneiras:

  1. Identificar aparentemente pequenas ineficiências em um processo eficiente de outra forma e fazer pequenas melhorias para solucioná-las.
  2. Identifique processos que estão quebrados e encontre uma maneira nova e mais eficiente.

Para profissionais jurídicos em todo o mundo, o NetDocuments pode oferecer suporte a melhorias no fluxo de trabalho em ambas as abordagens. A plataforma NetDocuments oferece inúmeras funções que economizam aos advogados e sua equipe um clique aqui e um pressionamento de tecla ali, resultando em uma economia de tempo substancial. E, quando se trata de melhorias dramáticas, o NetDocuments tem recursos e integrações estreitas com outras tecnologias que podem melhorar significativamente os processos diários.

Na primeira parte desta série de duas partes, vou me concentrar em nossa primeira abordagem e compartilhar como o NetDocuments pode melhorar seu fluxo de trabalho com ganhos de eficiência pequenos, mas impactantes.

Read part two, where I will help you explore how NetDocuments can fix your broken processes.

Dicas simples para economizar tempo e cliques no NetDocuments

Sempre que você adota um novo software, pode parecer opressor no início e é fácil perder pequenos recursos que irão suavizar seus processos do dia a dia.

Modelos de perfil, personalizações de página inicial, locais padrão no ndOffice e pesquisas salvas são apenas quatro dos recursos muitas vezes esquecidos que podem reduzir quantas vezes você clica ou muda de tela na plataforma, ajudando-o a ser mais eficiente e produtivo.

1 Modelos de Perfil

Se você estiver preenchendo repetidamente os mesmos campos, da mesma forma, é hora de examinar o uso de Modelos de Perfil.

Os modelos de perfil são uma maneira simples de preencher previamente um ou mais atributos de perfil de uma vez. Um exemplo simples é algo como um campo 'Autor'. Em vez de digitar seu nome toda vez que salvar um documento, você pode configurar um modelo de perfil para preenchê-lo automaticamente sempre que carregar um documento.

Como configurar um modelo de perfil

  1. Crie um modelo: Existem várias maneiras de fazer isso, mas todas envolvem algum tipo de salvamento de documento. Uma das maneiras mais fáceis é carregar um documento para o gabinete onde você deseja que o modelo seja armazenado.
  2. Insira as informações do perfil: Depois de fazer o upload e selecionar o documento, clique em Editar Perfil / Tags para abrir uma caixa de diálogo onde você pode inserir as informações do perfil. Comece limpando tudo o que aparece nos campos. Na caixa de diálogo Editar Perfil, há um prático Perfil claro opção de fazer isso quase sem esforço.
  3. Preencha todos os campos de valor padrão: Para completar seu modelo de perfil para nosso exemplo de 'Autor', simplesmente preencha o campo Autor com seu nome. Quando terminar, clique Guardar como modelo e, em seguida, nomeie seu modelo de acordo.
Editar captura de tela do perfil
Captura de tela das configurações de edição de perfil / tags para ndSave

Agora que você criou seu modelo, ele estará disponível sempre que você salvar um documento. Por exemplo, basta procurar Modelos de Perfil dentro da caixa de diálogo ndSave.

captura de tela de modelos de estoque
Captura de tela dos modelos de perfil no ndSave

Economia de tempo extra

Definir um modelo de perfil como modelo de gabinete padrão é uma ideia inteligente se você estiver procurando maneiras de cortar mais etapas em seu fluxo de trabalho. Para fazer isso, basta selecionar Definições a partir do “menu Hi” e depois Configurações do aplicativo. Role até a parte inferior da tela Aplicativos e escolha um gabinete e o Modelo de Perfil que deseja definir como padrão.

Se você definir seu novo modelo de 'Autor' como o Modelo de Perfil para um gabinete, na próxima vez que você salvar um documento dentro do gabinete atribuído, o modelo será aplicado por padrão e preencherá automaticamente o campo Autor com seu nome.

2 Personalização da página inicial

Procurando constantemente os mesmos poucos assuntos ou documentos? Considere personalizar sua página inicial. A maioria dos usuários do NetDocuments já possui algumas personalizações de página inicial, mas aqui estão 4 dicas de organização que tornarão sua página inicial especialmente útil:

  1. Crie seções personalizadas com base no tempo e no tópico: Alguns exemplos podem incluir projetos atuais, referência e acordos. Projetos Atuais é um exemplo de uma seção baseada no tempo. Ele contém os espaços de trabalho que você provavelmente visitará e deve ser atualizado à medida que casos ou projetos são abertos ou fechados.

    A referência é uma seção de tópicos. Ele pode conter documentos e áreas de trabalho onde materiais de referência foram organizados para uso futuro.

    Acordos são um pouco dos dois. Ele contém certos acordos mais antigos que podem ser usados como um modelo, bem como acordos mais recentes que estão sendo trabalhados.

  2. Designar armários como favoritos: Embora alternar entre gabinetes não seja difícil, se você trabalhar em vários gabinetes ao longo do dia, poderá economizar tempo e esforço favorecendo esses gabinetes. Quando um armário é selecionado como favorito, ele leva você diretamente para a página do armário, altera o local de pesquisa avançada e altera o ícone laranja Ir para um espaço de trabalho - tudo com um único clique.

  3. Crie uma seção para pesquisas salvas: Pesquisas salvas são extremamente úteis e podem ajudá-lo a coletar facilmente novos modelos de documentos, gerenciar projetos atuais e muito mais. Discutirei as pesquisas salvas com mais detalhes posteriormente neste artigo, mas sei que tê-las em sua página inicial pode criar um atalho útil para as pesquisas mais usadas.

  4. Crie uma seção para links. Criar uma seção para links ou sites acessados com frequência em sua página inicial torna simples e eficiente navegar para informações não armazenadas em seu repositório interno.

  5. Delegar sua página inicial. Dê a colegas específicos acesso à sua página inicial para visualizar ou editar seu conteúdo. Esse acesso pode ajudar a agilizar as comunicações e simplificar a organização de arquivos para paralegais e assistentes que oferecem suporte a vários parceiros.

3 Locais padrão do ndOffice

Você pode escolher o local padrão que o ndOffice exibe ao abrir ou salvar do Word, PowerPoint, Excel, etc. e até mesmo escolher locais padrão separados para o Outlook.

Essa configuração simples pode poupar tempo e fadiga de decisão, e é acessível por meio do aplicativo ndOffice.

Como criar locais padrão no ndOffice

  1. Abra a caixa de diálogo: No Centro de Atividades, selecione o símbolo de engrenagem / engrenagem e escolha Definiçõese clique na guia Navegação.
  2. Selecione suas configurações padrão: Escolha suas configurações com sabedoria, com base na maneira como você normalmente trabalha. Por exemplo, eu tendo a abrir documentos que já estão em documentos recentes e tendo a salvá-los em um espaço de trabalho recente dentro do gabinete de clientes da minha organização. Minhas configurações refletem isso.
Captura de tela das configurações do ndOffice no sistema operacional Windows
Captura de tela das configurações do ndOffice no sistema operacional Windows

Definir um local padrão não significa que você não pode alterar manualmente o local exibido ao abrir ou salvar um arquivo. Ele simplesmente muda o que é inicialmente exibido por padrão, o que pode economizar alguns cliques e tomar decisões ao longo do seu dia de trabalho.

4 Pesquisas salvas

As pesquisas salvas são uma das muitas joias ocultas no NetDocuments. Esse recurso tem vários usos além da capacidade óbvia de salvar critérios de pesquisa e pode economizar tempo e esforço quando usado corretamente. Aqui estão apenas algumas maneiras de usar as pesquisas salvas em seu benefício todos os dias:

  1. Pesquisas salvas no nível do cliente: Supondo que seus espaços de trabalho sejam baseados em clientes e assuntos, você pode criar várias pesquisas salvas úteis no nível do espaço de trabalho.

    Por exemplo, você pode criar uma Pesquisa salva chamada "Todos os documentos para este cliente" que pesquisa todos os espaços de trabalho relacionados a esse cliente, permitindo que você pesquise rapidamente a partir de uma visão global do cliente, mesmo quando estiver trabalhando em um assunto específico. Variações dessa técnica incluem pesquisas mais específicas no nível do cliente que mostram todos os e-mails ou todos os e-mails recentes (como os últimos 30 dias).

    As pesquisas salvas podem ser criadas individualmente em qualquer área de trabalho. Basta ir para a área de trabalho, puxar a seta para baixo após o nome da área de trabalho e selecionar 'Adicionar pesquisa salva'. Para economizar tempo extra, adicione uma Procura Salva aos modelos de espaço de trabalho para que eles apareçam automaticamente quando um novo espaço de trabalho for criado.
  2. Usando intervalos de datas em pesquisas salvas: Adicionar intervalos de datas em suas pesquisas salvas é uma maneira excelente de se manter atualizado sobre os documentos, comunicações e desenvolvimentos mais recentes dentro de um assunto.

    As pesquisas salvas funcionam inserindo um número de dias em vez de datas exatas. Por exemplo, se eu quisesse procurar documentos modificados nos últimos 30 dias, poderia inserir - 30 a + 0 nos campos de pesquisa Data de modificação / envio. A pesquisa traria resultados apenas nos últimos 30 dias.

    Este tipo de pesquisa salva de intervalo de datas é útil em uma variedade de lugares, incluindo áreas de trabalho e sua página inicial.

    Captura de tela de modificação de pesquisas salvas no NetDocuments

  3. Classificação e agrupamento: Seja em uma área de trabalho ou em sua página inicial, as pesquisas salvas podem ajudá-lo a agrupar itens da maneira que fizerem mais sentido para seus processos de trabalho.

    Algumas estratégias que você pode usar incluem uma pesquisa salva para todos os e-mails de ou para uma pessoa específica. Conforme novos e-mails chegam, eles serão encontrados automaticamente na pesquisa.

    Outro caso de uso útil seria para construir um índice de contestações. Você precisaria de alguns campos adicionais para rastrear os detalhes, mas uma pesquisa salva poderia facilmente exibir tudo o que precisa ser incluído no índice e classificar os resultados usando uma data ou outro campo. Isso lhe daria acesso rápido às contestações que sua empresa já tratou, para que você possa melhorar o trabalho anterior, em vez de reinventar a roda todas as vezes.

  4. Relatórios: Se você não tem o Analytics do NetDocuments, as pesquisas salvas são uma ótima maneira de criar relatórios no NetDocuments.

    Quer saber quantos contratos foram finalizados no mês passado? Supondo que você tenha campos que rastreiam esses pontos de dados, crie uma Pesquisa salva com o seguinte:

    Tipo de Documento = Contrato, Status = Final e Data do Contrato = - 30 a + 0

    Executar a pesquisa salva retornará o número de contratos finalizados nos últimos 30 dias. Melhor ainda, a seta para baixo após os resultados da pesquisa permitirá que você 'Imprimir lista'. A partir daí, você pode escolher quais colunas exibir e como deseja que o relatório seja entregue.

captura de tela de lista de impressão de resultados de pesquisa
Captura de tela para imprimir uma lista no NetDocuments

Como criar uma pesquisa salva

Criar uma pesquisa salva no NetDocuments é muito fácil e intuitivo.

  1. Faça uma pesquisa Navegue até a barra de pesquisa e digite seus critérios de pesquisa.
  2. Salve os critérios de pesquisa Na seta suspensa após as palavras 'Resultados da pesquisa', selecione 'Salvar pesquisa'.
  3. Selecione o local para salvar: Esta última etapa é provavelmente a parte mais complicada das pesquisas salvas. Ao contrário de outros sistemas onde as pesquisas são salvas em algum lugar da caixa de diálogo de pesquisa, o NetDocuments exige que você salve a pesquisa em um local, como uma pasta ou área de trabalho, incluindo a sua pessoal.

    Se a pesquisa salva estiver relacionada a uma área de trabalho, isso é fácil - salve a pesquisa na área de trabalho desejada. Mas o que você faz se a pesquisa for mais ampla do que um cliente ou representar um relatório? Uma sugestão é criar um espaço de trabalho Biblioteca de Pesquisa Salva em um local acessível a todos que precisam de acesso às pesquisas, o que fornece a todos um balcão único para informações rápidas.

Lembre-se: as pesquisas salvas pertencem a você, não à organização, e podem ajudá-lo a personalizar a organização de arquivos de uma forma que faça sentido para você, sem afetar os métodos de arquivamento da sua empresa.

Conclusão

Na primeira parte desta série de duas partes, toquei nas várias joias e funções ocultas do NetDocuments que podem economizar um clique aqui e ali, ou talvez uma mudança de telas de vez em quando. Quando usadas juntas, essas pequenas melhorias podem aumentar com o tempo e ter impactos significativos em sua eficiência pessoal e organizacional.

Na parte dois desta série, compartilharei as ferramentas NetDocuments que podem ter um impacto dramático no fluxo de trabalho, alterando (ou até removendo) seus processos para melhor.

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Sobre o autor

Jeffrey S. Krause é sócio do Affinity Consulting Group. Ele é um advogado de Wisconsin que passou mais de 20 anos ajudando outros advogados a escolher a tecnologia certa e usá-la da maneira certa. Conecte-se com ele no Linkedin.

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