Como melhorar a eficiência com os principais recursos do NetDocuments Parte 1 de 2: Economizando tempo e cliques
9/9/2021
Jeffrey s. krause
Senior Legal Technology and Document Management Consultant
Quando se trata de melhorar os processos de trabalho, você já criou uma lista de etapas, eliminou as que pareciam sem sentido e, em seguida, considerou concluída sua tarefa de aprimoramento de processos? Se você já foi, ou foi tentado, veio ao lugar certo.
Unfortunately, while listing the steps in processes can help organize your thoughts around improvements, stopping your journey at this point is akin to leaving money on the table.
To extract true opportunities for improvement, a list of steps must be analyzed with a keen eye for detail. At Affinity, we generally approach this analysis in two ways:
Identify seemingly small inefficiencies in an otherwise efficient process and make minor improvements to address them.
Identifique processos que estão quebrados e encontre uma maneira nova e mais eficiente.
Para profissionais jurídicos em todo o mundo, o NetDocuments pode oferecer suporte a melhorias no fluxo de trabalho em ambas as abordagens. A plataforma NetDocuments oferece inúmeras funções que economizam aos advogados e sua equipe um clique aqui e um pressionamento de tecla ali, resultando em uma economia de tempo substancial. E, quando se trata de melhorias dramáticas, o NetDocuments tem recursos e integrações estreitas com outras tecnologias que podem melhorar significativamente os processos diários.
Na primeira parte desta série de duas partes, vou me concentrar em nossa primeira abordagem e compartilhar como o NetDocuments pode melhorar seu fluxo de trabalho com ganhos de eficiência pequenos, mas impactantes.
Read part two, where I will help you explore how NetDocuments can fix your broken processes.
Dicas simples para economizar tempo e cliques no NetDocuments
Sempre que você adota um novo software, pode parecer opressor no início e é fácil perder pequenos recursos que irão suavizar seus processos do dia a dia.
Modelos de perfil, personalizações de página inicial, locais padrão no ndOffice e pesquisas salvas são apenas quatro dos recursos muitas vezes esquecidos que podem reduzir quantas vezes você clica ou muda de tela na plataforma, ajudando-o a ser mais eficiente e produtivo.
1 Modelos de Perfil
Se você estiver preenchendo repetidamente os mesmos campos, da mesma forma, é hora de examinar o uso de Modelos de Perfil.
Os modelos de perfil são uma maneira simples de preencher previamente um ou mais atributos de perfil de uma vez. Um exemplo simples é algo como um campo 'Autor'. Em vez de digitar seu nome toda vez que salvar um documento, você pode configurar um modelo de perfil para preenchê-lo automaticamente sempre que carregar um documento.
Como configurar um modelo de perfil
Create a template: There are several ways to do this, but all of them involve some sort of document save. One of the easiest ways is to upload a document to the cabinet where you want the template stored.
Enter profile information: Once you have uploaded and selected the document, click Edit Profile/Tags to open a dialog where you can enter the profile information. Start by clearing anything that appears in the fields. Within the Edit Profile dialog, there is a handy Clear Profile option to make this nearly effortless.
Fill in any fields default value fields: To complete your profile template for our ‘Author’ example, simply complete the Author field with your name. When finished, click Save as Template and then name your template accordingly.
Captura de tela das configurações de edição de perfil / tags para ndSave
Now that you have created your template, it is available anytime you save a document. For example, just look for Profile Templates within the ndSave dialog box.
Captura de tela dos modelos de perfil no ndSave
Economia de tempo extra
Setting a Profile Template as a default cabinet template is a smart idea if you are searching for ways to cut out more steps in your workflow. To do this, simply select Settings from the “Hi menu” and then Application Settings. Scroll to the bottom of the Applications screen and choose a cabinet and the Profile Template you would like to set as the default.
Se você definir seu novo modelo de 'Autor' como o Modelo de Perfil para um gabinete, na próxima vez que você salvar um documento dentro do gabinete atribuído, o modelo será aplicado por padrão e preencherá automaticamente o campo Autor com seu nome.
2 Personalização da página inicial
Procurando constantemente os mesmos poucos assuntos ou documentos? Considere personalizar sua página inicial. A maioria dos usuários do NetDocuments já possui algumas personalizações de página inicial, mas aqui estão 4 dicas de organization que tornarão sua página inicial especialmente útil:
Create personalized sections based on time and topic: Some examples may include Current Projects, Reference, and Agreements.
Current Projects is an example of a section based on time. It contains the workspaces that you are most likely to visit and should be updated as matters or projects are opened or closed.
Reference is a topical section. It could contain documents and workspaces where reference materials have been organized for future use.
Agreements is a bit of both. It contains certain older agreements that may be used as a template as well as newer agreements that are being worked on.
Designate cabinets as favorites: Although switching between cabinets is not difficult, if you work in multiple cabinets throughout the day, you can save time and effort by favoriting those cabinets. When a cabinet is selected as a favorite it takes you directly to the cabinet page, changes the advanced search location, and changes the Go to a workspace orange icon – all with a single click.
Create a section for Saved Searches: Saved Searches are extremely useful and can help you easily collect new document templates, manage current projects, and more. I will discuss Saved Searches in more detail later in this article but know that having them on your Home Page can create a handy shortcut for your most used searches.
Create a section for links. Creating a section for frequently accessed links or websites on your homepage makes it simple and efficient to navigate to information not stored in your internal repository.
Delegate your homepage. Give specific colleagues access to your homepage in order to view or edit its contents. This access can help streamline communications and simplify file organization for paralegals and assistants supporting multiple partners.
3 Locais padrão do ndOffice
Você pode escolher o local padrão que o ndOffice exibe ao abrir ou salvar do Word, PowerPoint, Excel, etc. e até mesmo escolher locais padrão separados para o Outlook.
Essa configuração simples pode poupar tempo e fadiga de decisão, e é acessível por meio do aplicativo ndOffice.
Como criar locais padrão no ndOffice
Open the dialogue box: From the Activity Center, select the gear/cog symbol and choose Settings, then click on the Navigation tab.
Select your default settings: Choose your settings wisely, based upon the way you normally work. For example, I tend to open documents that are already in recent documents, and I tend to save to a recent workspace within my organization’s Clients cabinet. My settings reflect this.
Captura de tela das configurações do ndOffice no sistema operacional Windows
Definir um local padrão não significa que você não pode alterar manualmente o local exibido ao abrir ou salvar um arquivo. Ele simplesmente muda o que é inicialmente exibido por padrão, o que pode economizar alguns cliques e tomar decisões ao longo do seu dia de trabalho.
4 Pesquisas salvas
As pesquisas salvas são uma das muitas joias ocultas no NetDocuments. Esse recurso tem vários usos além da capacidade óbvia de salvar critérios de pesquisa e pode economizar tempo e esforço quando usado corretamente. Aqui estão apenas algumas maneiras de usar as pesquisas salvas em seu benefício todos os dias:
Client-Level Saved Searches: Assuming your workspaces are based on clients and matters, you can create several useful Saved Searches at the workspace level.
For example, you could create a Saved Search called "All Documents for this Client" that searches through all workspaces related to that client, enabling you to quickly search from a global client view even when you are working within a specific matter. Variations of this technique include more specific client-level searches that show all emails or all recent emails (such as the last 30 days).
Saved Searches can be created individually on any workspace. Simply go to the workspace, pull down the arrow after the workspace name, and select 'Add Saved Search'. For extra time savings, add a Saved Search to workspace templates so that they appear automatically when a new workspace is created.
Using Date Ranges in Saved Searches: Adding date ranges into your saved searches is a terrific way to stay up to date on the most recent documents, communications, and developments within a matter.
Saved Searches, work by entering a number of days rather than exact dates. For example, if I wanted to look for documents modified in the last 30 days, I could enter -30 to +0 in the Modified/Sent Date search fields. The search would bring back results only within the last 30 days.
This type of date range Saved Search is useful in a variety of places, including workspaces and your Home Page.
Sorting and Grouping: Whether it is within a workspace or on your Home Page, Saved Searches can help you group items in ways that make the most sense for your work processes.
Some strategies that you can use include a Saved Search for all emails to or from a specific person. As new emails come in, they will be automatically found within the search.
Another handy use case would be for building a pleadings index. You would need a few additional fields to track the specifics, but a Saved Search could easily display everything that needs to be included in the index and sort the results using a date or other field. This would give you quick access to pleadings your firm has already handled so you can improve upon past work, rather than reinventing the wheel every time.
Reports: If you don’t have Analytics from NetDocuments, Saved Searches are a great way to create reports in NetDocuments.
Do you want to know how many Contracts were finalized last month? Assuming you have fields that track these data points, create a Saved Search with the following:
Document Type = Contract, Status = Final, and Contract Date = -30 to + 0
Running the Saved Search will return the number of finalized contracts in the last 30 days. Even better, the down arrow after the Search Results will allow you to ‘Print List’. From there, you can choose which columns to display and how you would like the report delivered.
Captura de tela para imprimir uma lista no NetDocuments
Como criar uma pesquisa salva
Criar uma pesquisa salva no NetDocuments é muito fácil e intuitivo.
Perform a search Navigate to the search bar and type in your search criteria.
Save the search criteria From the pulldown arrow after the words ‘Search Results’ select ‘Save Search’.
Select the save location: This last step is likely the trickiest part of Saved Searches. Unlike other systems where searches are saved somewhere within the search dialog, NetDocuments requires you to save the search in a location, such as a folder or workspace, including your personal one.
If the Saved Search relates to a workspace, this is easy—save the search within the desired workspace. But what do you do if the search is broader than one client or represents a report? One suggestion is to create a Saved Search Library workspace in a location accessible to everyone who needs access to the searches, which provides everyone with a one stop shop for quick information.
Lembre-se: as pesquisas salvas pertencem a você, não à organization, e podem ajudá-lo a personalizar a organização de arquivos de uma forma que faça sentido para você, sem afetar os métodos de arquivamento da sua empresa.
Conclusão
Na primeira parte desta série de duas partes, toquei nas várias joias e funções ocultas do NetDocuments que podem economizar um clique aqui e ali, ou talvez uma mudança de telas de vez em quando. Quando usadas juntas, essas pequenas melhorias podem aumentar com o tempo e ter impactos significativos em sua eficiência pessoal e organizacional.
In part two of this series, I will share NetDocuments tools that can have a dramatic impact on workflow by changing your processes for the better.
Ready to take your workflow to the next level? Affinity Consulting can help you implement NetDocuments for the first time or optimize your existing NetDocuments workflow. Learn more here.
Sobre o autor
Jeffrey S. Krause is partner with Affinity Consulting Group. He is a Wisconsin attorney who has spent over 20 years helping other lawyers choose the right technology and use it the right way. Connect with him on Linkedin.
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."
