AI Responsibly with ndMAX
Se você leia a primeira parte desta série , agora você está informado sobre como fazer pequenos ajustes em seu fluxo de trabalho que economizarão cliques - adicionando uma grande economia de tempo.
Agora é hora de elevar as coisas a um nível e resolver os processos interrompidos. Na parte dois, compartilho mudanças mais significativas e como você pode aproveitar as vantagens do NetDocuments para adotar uma maneira nova e mais inteligente de trabalhar para acelerar processos.
Conforme discutido na primeira parte, as pesquisas salvas são uma ótima maneira de pular cliques quando você repetir uma pesquisa idêntica. Porém, as pesquisas salvas também podem facilitar o rastreamento de documentos e outros trabalhos conforme eles se movem pela organization. Por exemplo, se o seu processo inclui um requisito de aprovação para faturas relacionadas a desembolsos de clientes, você provavelmente precisará de alguma forma para rastrear o status de cada fatura. Isso pode ser tratado quase automaticamente por meio de uma série de pesquisas salvas.
Isso pode parecer muito trabalhoso, mas é muito mais simples do que a alternativa de enviar e-mails em toda a sua organization para atualizações de status. Com uma série de pesquisas salvas que combinam o poder de atributos de perfil e intervalos de datas específicos, qualquer pessoa na organização pode rastrear o status de uma fatura conforme ela passa pela organização.
Os atributos de perfil dinâmico melhoram a eficiência, permitindo que você insira dados quando (e somente quando) você precisar, mostrando atributos apenas quando existem certas condições. No exemplo acima, os atributos dinâmicos foram usados para rastrear a fatura ao longo de seu ciclo de vida.
Os atributos dinâmicos são criados da mesma forma que qualquer outro atributo e - como qualquer outro atributo - podem ser texto, data, usar uma pesquisa, etc. A chave é escolher a opção dinâmica ao criar o atributo. O número de identificação do atributo também precisa ser anotado. Considere este exemplo:
Nesse caso, o atributo Status da fatura é sinalizado como dinâmico (1), o que diz ao NetDocuments que eu só quero vê-lo sob certas condições, configurado como um atributo de texto que usa uma tabela de pesquisa (2), e eu peguei observe que é o atributo de perfil número 1084 (3).
Depois que seus atributos dinâmicos forem criados, é hora de definir quando eles aparecerão. Isso é feito atualizando o Modelo campo do valor de controle. Insira os números dos atributos entre {colchetes} na ordem em que deseja que apareçam. Na imagem abaixo, disse ao NetDocuments que quero que quatro atributos dinâmicos apareçam sempre que o Fatura - Desembolso tipo de documento é selecionado. Esses atributos dinâmicos são inseridos como “1084 {1084} {1085} {1086}” onde {1083} é Data de Recebimento da Fatura, {1084} é Status da fatura, {1085} é Revisor de fatura, e {1086} é Data de pagamento da fatura.
Na minha opinião, atributos dinâmicos são uma das chaves para usar o NetDocuments efetivamente e pode revolucionar a maneira como você trabalha fornecendo informações apenas quando e onde você precisar, diminuindo assim o número de decisões que você deve tomar ao longo do dia.
A organization dentro do NetDocuments é centrada em áreas de trabalho que oferecem organização de matéria embutida. Em uma área de trabalho, você pode adicionar pastas e pesquisas salvas para organize ainda mais seus arquivos de forma que tudo esteja ao seu alcance.
Se eu disser que criar espaços de trabalho é difícil para algumas organizações, você pode se perguntar do que estou falando. A maioria dos usuários finais nunca os vê sendo criados. Eles pedem ou adicionam um novo assunto ao seu sistema de gerenciamento de prática ou faturamento e um espaço de trabalho correspondente é criado automaticamente por meio da integração desses sistemas com o NetDocuments. Mesmo sem uma integração direta, o utilitário gratuito ndLink pode criar uma. Os escritórios de advocacia quase sempre utilizam uma dessas duas opções. No entanto, outros tipos de ambientes não jurídicos, como departamentos jurídicos corporativos, podem não usar as mesmas ferramentas de gerenciamento de práticas que seus colegas de escritórios de advocacia, deixando muitas dessas empresas lutando para encontrar uma maneira eficiente de adicionar espaços de trabalho.
Existem pelo menos três maneiras de adicionar áreas de trabalho sem uma integração ou um aplicativo que suporte ndLink; no entanto, alguns são mais eficientes do que outros:
Enquanto pensamos sobre a API aberta do NetDocuments, é hora de discutir ferramentas de terceiros que podem aprimorar sua experiência com a plataforma.
Enquanto escrevo este artigo, existem atualmente 127 aplicativos listados no NetDocuments App Directory. Essas ferramentas variam desde os criadores do espaço de trabalho que mencionei anteriormente até uma lista de sistemas de gerenciamento de prática com links integrados. Se você deseja levar o uso do NetDocuments para o próximo nível, encorajo-o a ver o que está por aí.
Aqui estão alguns lugares para começar:
Finalmente, existem várias ferramentas NetDocuments que economizam tempo e aumentam a eficiência diretamente na plataforma.
Os principais benefícios do ndMail começam com o arquivamento de e-mail preditivo. Em vez de navegar até uma área de trabalho e salvar um e-mail, o ndMail prevê um local para você.
Exceto, essa última frase não faz justiça.
ndMail é extremamente bom em prever onde um e-mail deve ser arquivado, e com um único clique você pode arquivar essa mensagem e todas as mensagens subsequentes na mesma conversa, se desejar. Usando inteligência artificial, ele analisa todas as partes do e-mail, incluindo o (s) destinatário (s), remetente, assunto e corpo do e-mail. Ele também pode reconhecer texto, nomes, padrões numéricos e outras informações e compará-los com padrões em e-mails salvos anteriormente, bem como locais dentro do NetDocuments.
Por exemplo, se o número do seu caso for ABC123 e o e-mail incluir essa informação em qualquer lugar, é muito provável que ndMail preveja esse assunto como o local de arquivamento, mesmo que seja o primeiro e-mail recebido sobre o assunto. Se ele não prever o local correto, você pode reservar um momento para arquivar manualmente o e-mail e ele aprenderá com esse seu comportamento - e com o de todos em sua organization.
O arquivamento de e-mail preditivo incluído no ndMail economiza uma enorme quantidade de tempo, mas não é só isso. Também inclui um recurso de mapeamento de pasta que permite mapear uma pasta ou subpasta do Outlook para um local do NetDocuments. Para enviar um e-mail, basta arrastá-lo da Caixa de entrada para a pasta. Finalmente, ele fornece um painel no Outlook que oferece acesso instantâneo ao NetDocuments em uma exibição semelhante ao ndOffice, totalmente embutido no Outlook.
ndMail é uma ferramenta inovadora para o seu fluxo de trabalho, trazendo o DMS para o local de trabalho favorito de muitos advogados: o e-mail.
SetBuilder foi criado para economizar seu tempo, simplificando a maneira como você reúne e organiza documentos em um fichário ou conjunto de documentos. Um conjunto pode ser criado do zero ou copiando um conjunto existente. Depois que um conjunto é criado, você pode adicionar documentos da mesma área de trabalho ou de seu computador local.
SetBuilder inclui a capacidade de adicionar elementos organizacionais adicionais. Por exemplo, você pode adicionar cabeçalhos de seção e marcadores de posição ao conjunto para ajudá-lo a identificar rapidamente quais documentos foram concluídos e quais ainda estão em movimento. Tudo isso é feito em uma interface gráfica limpa, onde você arrasta e solta os itens na ordem desejada.
SetBuilder é mais útil para criando fichários de fechamento para qualquer tipo de transação. A ferramenta ajuda você a montar todos os seus arquivos em um formato digerível e ordenado.
Fechamentos de imóveis, formações de negócios e planos imobiliários são apenas algumas das áreas de prática onde o SetBuilder pode desempenhar um grande papel. Se você trabalha em uma dessas áreas, provavelmente já está criando fichários como este. Por que não fazer isso da maneira mais eficiente possível, criando-os no mesmo local onde os documentos já estão?
Em sua forma mais simples, o CollabSpaces permite que você crie o que muitos de nós ainda chamamos de 'portais de cliente'. Em outras palavras, você pode criar uma área dentro do NetDocuments onde um cliente ou usuário externo possa acessar documentos. Você controla se eles podem simplesmente visualizar os documentos que você coloca lá, baixar documentos existentes, carregar novos ou modificar coisas que já estão no CollabSpace.
No entanto, CollabSpaces são mais do que um simples portal de cliente. Eles podem ser usados para colaborar com testemunhas especializadas ou advogados externos e são muito úteis em questões complexas em que você precisa coletar e organize um subconjunto de documentos, como ao conduzir um depoimento específico ou responder a uma solicitação de produção. A grande vantagem do CollabSpaces é que permite que você colabore enquanto controla como isso acontece. Você controla não só Acesso para o CollabSpace, mas Como as aqueles com acesso podem trabalhar no CollabSpace.
O NetDocuments requer uma licença de usuário externo. Você pode verificar quantos usuários externos sua conta tem permissão na página de administração de informações e configurações. Se você não tiver acesso ao CollabSpaces ou precisar de mais usuários externos, entre em contato com seu representante NetDocuments para obter mais informações.
Conclusão
Espero que você tenha gostado desta série de duas partes sobre o fluxo de trabalho do NetDocuments, onde destaquei duas maneiras de aprimorar o seu fluxo de trabalho: primeiro, aproveitando as melhorias aparentemente pequenas na maneira como você usa um produto como o NetDocuments; e, em segundo lugar, procurar maneiras pelas quais um produto moderno como o NetDocuments pode mudar seu fluxo de trabalho para melhor.
Multiplicar alguns cliques salvos em uma organization inteira e aproveitar essa tecnologia moderna para agilizar o trabalho pode ter um impacto enorme na eficiência e na adoção do produto. E o que ele não pode fazer sozinho, pode ser capaz de fazer em conjunto com outro produto de terceiros.
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Sobre o autor
Jeffrey S. Krause é sócio do Affinity Consulting Group. Ele é um advogado de Wisconsin que passou mais de 20 anos ajudando outros advogados a escolher a tecnologia certa e usá-la da maneira certa. Conecte-se com ele no Linkedin.
