Como melhorar a eficiência com os principais recursos do NetDocuments Parte 2 de 2: Processos de automação para maior eficiência

If you read part one of this series ,you’re now informed on how to make minor tweaks to your workflow that will save you clicks —adding up to big time-savings.

Agora é hora de elevar as coisas a um nível e resolver os processos interrompidos. Na parte dois, compartilho mudanças mais significativas e como você pode aproveitar as vantagens do NetDocuments para adotar uma maneira nova e mais inteligente de trabalhar para acelerar processos.

Rastreamento de Documentos

Conforme discutido na primeira parte, as pesquisas salvas são uma ótima maneira de pular cliques quando você repetir uma pesquisa idêntica. Porém, as pesquisas salvas também podem facilitar o rastreamento de documentos e outros trabalhos conforme eles se movem pela organization. Por exemplo, se o seu processo inclui um requisito de aprovação para faturas relacionadas a desembolsos de clientes, você provavelmente precisará de alguma forma para rastrear o status de cada fatura. Isso pode ser tratado quase automaticamente por meio de uma série de pesquisas salvas.

Como implementar rastreamento de documentos com pesquisas salvas

1. Add searchable profile attributes to your documents. You may need to track the date received, an invoice’s status, the attorney who needs to review it, and a due date. The date received and the due date are simple date attributes, while the invoice status and the reviewing attorney will be text attributes with a short list of choices. This could mean labeling an invoice status as Received, Entered, Approved, or Paid; and attorney reviewer could be a list of each attorney in your organization.
2. Update the status as the document moves through departments. When an invoice is received and scanned or saved to NetDocuments the date fields should always be completed with a set invoice status of Received. Once accounting enters it into their system, they should update the status to Entered and add the attorney to the Attorney Reviewer field. Once the attorney approves the invoice, accounting should change the invoice status to Approved. Finally, accounting changes the invoice status to Paid once it is completed.

Isso pode parecer muito trabalhoso, mas é muito mais simples do que a alternativa de enviar e-mails em toda a sua organization para atualizações de status. Com uma série de pesquisas salvas que combinam o poder de atributos de perfil e intervalos de datas específicos, qualquer pessoa na organização pode rastrear o status de uma fatura conforme ela passa pela organização.

Atributos Dinâmicos

Os atributos de perfil dinâmico melhoram a eficiência, permitindo que você insira dados quando (e somente quando) você precisar, mostrando atributos apenas quando existem certas condições. No exemplo acima, os atributos dinâmicos foram usados para rastrear a fatura ao longo de seu ciclo de vida.

Os atributos dinâmicos são criados da mesma forma que qualquer outro atributo e - como qualquer outro atributo - podem ser texto, data, usar uma pesquisa, etc. A chave é escolher a opção dinâmica ao criar o atributo. O número de identificação do atributo também precisa ser anotado. Considere este exemplo:

Nesse caso, o atributo Status da fatura é sinalizado como dinâmico (1), o que diz ao NetDocuments que eu só quero vê-lo sob certas condições, configurado como um atributo de texto que usa uma tabela de pesquisa (2), e eu peguei observe que é o atributo de perfil número 1084 (3).

Once your dynamic attributes are created, it’s time to define when they appear. This is done by updating the Type field of the controlling value. Enter the attribute numbers in {braces} in the order you would like them to appear. In the image below, I have told NetDocuments that I want four dynamic attributes to appear whenever the Invoice – Disbursement document type is selected. Those dynamic attributes are entered as “{1083}{1084}{1085}{1086}” where {1083} is Invoice Received Date, {1084} is Invoice Status, {1085} is Invoice Reviewer, and {1086} is Invoice Paid Date.

In my opinion, dynamic attributes are one of the keys to using NetDocuments effectively and can revolutionize the way you work by providing information only when and where you need it, thereby decreasing the number of decisions you must make throughout the day.

Criação de espaços de trabalho

A organization dentro do NetDocuments é centrada em áreas de trabalho que oferecem organização de matéria embutida. Em uma área de trabalho, você pode adicionar pastas e pesquisas salvas para organize ainda mais seus arquivos de forma que tudo esteja ao seu alcance.

Se eu disser que criar espaços de trabalho é difícil para algumas organizações, você pode se perguntar do que estou falando. A maioria dos usuários finais nunca os vê sendo criados. Eles pedem ou adicionam um novo assunto ao seu sistema de gerenciamento de prática ou faturamento e um espaço de trabalho correspondente é criado automaticamente por meio da integração desses sistemas com o NetDocuments. Mesmo sem uma integração direta, o utilitário gratuito ndLink pode criar uma. Os escritórios de advocacia quase sempre utilizam uma dessas duas opções. No entanto, outros tipos de ambientes não jurídicos, como departamentos jurídicos corporativos, podem não usar as mesmas ferramentas de gerenciamento de práticas que seus colegas de escritórios de advocacia, deixando muitas dessas empresas lutando para encontrar uma maneira eficiente de adicionar espaços de trabalho.

Existem pelo menos três maneiras de adicionar áreas de trabalho sem uma integração ou um aplicativo que suporte ndLink; no entanto, alguns são mais eficientes do que outros:

1. Have a repository administrator create a new entry in the lookup table of the appropriate profile attribute. The problem, of course, is that your repository administrators might have to spend a lot of time doing this, which I do not recommend.
2. Populate a lookup table by uploading a comma separated variable (.csv) file. This can be done by both administrators and a select group of non-admin users. The problem with this method is that it works best with a common spreadsheet that must be saved locally which can create timing conflicts as multiple users try to update the spreadsheet and upload it.
3. Take advantage of the NetDocuments API. You could program something on your own, but it is much easier to utilize one of the third-party tools already built for this purpose. Two possibilities are One Step Workspace and mot-r creator. Both tools allow any group of users administrators designate to create workspaces in any cabinet they have access to, and both are surprisingly affordable. If creating workspaces is an issue for your organization, I highly recommend you check out these tools.
4. Put Microsoft Power Automate to work. Access to Microsoft Power Automate is available to NetDocuments customers who have a subscription to Microsoft 365. Using the NetDocuments connector with PowerAutomate, technology professionals can tie into NetDocuments’ automated workspace creation tool, which can be set up to create an approved workspace after a user completes a new matter intake process or request.

Automatizando o Fluxo de Trabalho

Enquanto pensamos sobre a API aberta do NetDocuments, é hora de discutir ferramentas de terceiros que podem aprimorar sua experiência com a plataforma.

As I write this article, there are currently 127 applications listed in the NetDocuments App Directory.  These tools range from the workspace creators I mentioned previously to a list of practice management systems with built-in links. If you are looking to take your use of NetDocuments to the next level, I encourage you to see what is out there.

Aqui estão alguns lugares para começar:

• SignatureBridge provides a link between NetDocuments and DocuSign. The COVID-19 pandemic has accelerated the trend toward electronic signatures and SignatureBridge allows you to route documents and monitor status in NetDocuments.
• Uma pesquisa rápida me diz que pelo menos 20 dos aplicativos no diretório estão relacionados ao gerenciamento de contratos. Se sua organization passa muito tempo redigindo contratos, especialmente em um ambiente jurídico corporativo, pode ser um verdadeiro desafio manter o controle dos contratos, quem está trabalhando neles e quando precisam ser renovados. Uma ferramenta integrada de gerenciamento de contratos ajuda você a ficar por dentro dessas informações no NetDocuments.

Acelere a eficiência com as ferramentas integradas do NetDocuments

Finalmente, existem várias ferramentas NetDocuments que economizam tempo e aumentam a eficiência diretamente na plataforma.

ndmail

Os principais benefícios do ndMail começam com o arquivamento de e-mail preditivo. Em vez de navegar até uma área de trabalho e salvar um e-mail, o ndMail prevê um local para você.

Exceto, essa última frase não faz justiça.

ndMail is remarkably good at predicting where an email should be filed, and with a single click you can file that message and all subsequent messages in the same conversation if desired. Using artificial intelligence, it looks at every part of the email including the recipient(s), sender, subject and body of the email. It can also recognize text, names, number patterns and other information and matches them against patterns in previously saved emails as well as locations within NetDocuments.

Por exemplo, se o número do seu caso for ABC123 e o e-mail incluir essa informação em qualquer lugar, é muito provável que ndMail preveja esse assunto como o local de arquivamento, mesmo que seja o primeiro e-mail recebido sobre o assunto. Se ele não prever o local correto, você pode reservar um momento para arquivar manualmente o e-mail e ele aprenderá com esse seu comportamento - e com o de todos em sua organization.

O arquivamento de e-mail preditivo incluído no ndMail economiza uma enorme quantidade de tempo, mas não é só isso. Também inclui um recurso de mapeamento de pasta que permite mapear uma pasta ou subpasta do Outlook para um local do NetDocuments. Para enviar um e-mail, basta arrastá-lo da Caixa de entrada para a pasta. Finalmente, ele fornece um painel no Outlook que oferece acesso instantâneo ao NetDocuments em uma exibição semelhante ao ndOffice, totalmente embutido no Outlook.

ndMail é uma ferramenta inovadora para o seu fluxo de trabalho, trazendo o DMS para o local de trabalho favorito de muitos advogados: o e-mail.

Setbuilder

SetBuilder foi criado para economizar seu tempo, simplificando a maneira como você reúne e organiza documentos em um fichário ou conjunto de documentos. Um conjunto pode ser criado do zero ou copiando um conjunto existente. Depois que um conjunto é criado, você pode adicionar documentos da mesma área de trabalho ou de seu computador local.

SetBuilder inclui a capacidade de adicionar elementos organizacionais adicionais. Por exemplo, você pode adicionar cabeçalhos de seção e marcadores de posição ao conjunto para ajudá-lo a identificar rapidamente quais documentos foram concluídos e quais ainda estão em movimento. Tudo isso é feito em uma interface gráfica limpa, onde você arrasta e solta os itens na ordem desejada.

SetBuilder is most useful for creating closing binders for any sort of transaction. The tool helps you assemble all of your files in a digestible, orderly format.

Fechamentos de imóveis, formações de negócios e planos imobiliários são apenas algumas das áreas de prática onde o SetBuilder pode desempenhar um grande papel. Se você trabalha em uma dessas áreas, provavelmente já está criando fichários como este. Por que não fazer isso da maneira mais eficiente possível, criando-os no mesmo local onde os documentos já estão?

Espaços de colaboração

Em sua forma mais simples, o CollabSpaces permite que você crie o que muitos de nós ainda chamamos de 'portais de cliente'. Em outras palavras, você pode criar uma área dentro do NetDocuments onde um cliente ou usuário externo possa acessar documentos. Você controla se eles podem simplesmente visualizar os documentos que você coloca lá, baixar documentos existentes, carregar novos ou modificar coisas que já estão no CollabSpace.

However, CollabSpaces are more than a simple client portal. They can be used to collaborate with expert witnesses or outside counsel, and are very useful in complex matters where you need to collect and organize a subset of matter documents such as  when conducting a specific deposition or responding to a request for production. The great thing about CollabSpaces is it allows you to collaborate while controlling how it happens. You control not only access to the CollabSpace but how those with access can work in the CollabSpace.

O NetDocuments requer uma licença de usuário externo. Você pode verificar quantos usuários externos sua conta tem permissão na página de administração de informações e configurações. Se você não tiver acesso ao CollabSpaces ou precisar de mais usuários externos, entre em contato com seu representante NetDocuments para obter mais informações.

Conclusão

Espero que você tenha gostado desta série de duas partes sobre o fluxo de trabalho do NetDocuments, onde destaquei duas maneiras de aprimorar o seu fluxo de trabalho: primeiro, aproveitando as melhorias aparentemente pequenas na maneira como você usa um produto como o NetDocuments; e, em segundo lugar, procurar maneiras pelas quais um produto moderno como o NetDocuments pode mudar seu fluxo de trabalho para melhor.

Multiplicar alguns cliques salvos em uma organization inteira e aproveitar essa tecnologia moderna para agilizar o trabalho pode ter um impacto enorme na eficiência e na adoção do produto. E o que ele não pode fazer sozinho, pode ser capaz de fazer em conjunto com outro produto de terceiros.

Ready to take your workflow to the next level? Affinity Consulting can help you implement NetDocuments for the first time or optimize your existing NetDocuments workflow. Learn more here.

Sobre o autor

Jeffrey S. Krause is partner with Affinity Consulting Group. He is a Wisconsin attorney who has spent over 20 years helping other lawyers choose the right technology and use it the right way. Connect with him on Linkedin.