Imagem de close-up de uma mão digitando em um laptop com ícones de pasta pairando acima.

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Como melhorar a eficiência com os principais recursos do NetDocuments Parte 2 de 2: Processos de automação para maior eficiência

Por:
Jeffrey s. krause
Setembro 15, 2021

Se você leia a primeira parte desta série , agora você está informado sobre como fazer pequenos ajustes em seu fluxo de trabalho que economizarão cliques - adicionando uma grande economia de tempo.

Agora é hora de elevar as coisas a um nível e resolver os processos interrompidos. Na parte dois, compartilho mudanças mais significativas e como você pode aproveitar as vantagens do NetDocuments para adotar uma maneira nova e mais inteligente de trabalhar para acelerar processos.

Rastreamento de Documentos

Conforme discutido na primeira parte, as pesquisas salvas são uma ótima maneira de pular cliques quando você repetir uma pesquisa idêntica. Porém, as pesquisas salvas também podem facilitar o rastreamento de documentos e outros trabalhos conforme eles se movem pela organização. Por exemplo, se o seu processo inclui um requisito de aprovação para faturas relacionadas a desembolsos de clientes, você provavelmente precisará de alguma forma para rastrear o status de cada fatura. Isso pode ser tratado quase automaticamente por meio de uma série de pesquisas salvas.

Como implementar rastreamento de documentos com pesquisas salvas

  1. Adicione atributos de perfil pesquisáveis aos seus documentos. Pode ser necessário rastrear a data de recebimento, o status de uma fatura, o advogado que precisa revisá-la e a data de vencimento. A data de recebimento e a data de vencimento são atributos de data simples, enquanto o status da fatura e o advogado revisor serão atributos de texto com uma pequena lista de opções. Isso pode significar rotular o status de uma fatura como Recebida, Inserida, Aprovada ou Paga; e o revisor do advogado pode ser uma lista de cada advogado da sua organização.
  2. Atualize o status conforme o documento passa pelos departamentos. Quando uma fatura é recebida e digitalizada ou salva no NetDocuments, os campos de data devem sempre ser preenchidos com um status de fatura definido como Recebido. Depois que a contabilidade entrar em seu sistema, eles devem atualizar o status para Inserido e adicionar o advogado ao campo Revisor do advogado. Assim que o advogado aprovar a fatura, a contabilidade deve alterar o status da fatura para Aprovado. Por fim, a contabilidade altera o status da fatura para Paga quando ela é concluída.

Isso pode parecer muito trabalhoso, mas é muito mais simples do que a alternativa de enviar e-mails em toda a sua organização para atualizações de status. Com uma série de pesquisas salvas que combinam o poder de atributos de perfil e intervalos de datas específicos, qualquer pessoa na organização pode rastrear o status de uma fatura conforme ela passa pela organização.

Atributos Dinâmicos

Os atributos de perfil dinâmico melhoram a eficiência, permitindo que você insira dados quando (e somente quando) você precisar, mostrando atributos apenas quando existem certas condições. No exemplo acima, os atributos dinâmicos foram usados para rastrear a fatura ao longo de seu ciclo de vida.

Os atributos dinâmicos são criados da mesma forma que qualquer outro atributo e - como qualquer outro atributo - podem ser texto, data, usar uma pesquisa, etc. A chave é escolher a opção dinâmica ao criar o atributo. O número de identificação do atributo também precisa ser anotado. Considere este exemplo:

Atributos Dinâmicos

Nesse caso, o atributo Status da fatura é sinalizado como dinâmico (1), o que diz ao NetDocuments que eu só quero vê-lo sob certas condições, configurado como um atributo de texto que usa uma tabela de pesquisa (2), e eu peguei observe que é o atributo de perfil número 1084 (3).

Depois que seus atributos dinâmicos forem criados, é hora de definir quando eles aparecerão. Isso é feito atualizando o Modelo campo do valor de controle. Insira os números dos atributos entre {colchetes} na ordem em que deseja que apareçam. Na imagem abaixo, disse ao NetDocuments que quero que quatro atributos dinâmicos apareçam sempre que o Fatura - Desembolso tipo de documento é selecionado. Esses atributos dinâmicos são inseridos como “{1083} {1084} {1085} {1086}” onde {1083} é Data de Recebimento da Fatura, {1084} é Status da fatura, {1085} é Revisor de fatura, e {1086} é Data de pagamento da fatura.

Editar Exemplo de Tipo de Documento

Na minha opinião, atributos dinâmicos são uma das chaves para usar o NetDocuments efetivamente e pode revolucionar a maneira como você trabalha fornecendo informações apenas quando e onde você precisar, diminuindo assim o número de decisões que você deve tomar ao longo do dia.

Criação de espaços de trabalho

A organização dentro do NetDocuments é centrada em áreas de trabalho que oferecem organização de matéria embutida. Em uma área de trabalho, você pode adicionar pastas e pesquisas salvas para organizar ainda mais seus arquivos de forma que tudo esteja ao seu alcance.

Se eu disser que criar espaços de trabalho é difícil para algumas organizações, você pode se perguntar do que estou falando. A maioria dos usuários finais nunca os vê sendo criados. Eles pedem ou adicionam um novo assunto ao seu sistema de gerenciamento de prática ou faturamento e um espaço de trabalho correspondente é criado automaticamente por meio da integração desses sistemas com o NetDocuments. Mesmo sem uma integração direta, o utilitário gratuito ndLink pode criar uma. Os escritórios de advocacia quase sempre utilizam uma dessas duas opções. No entanto, outros tipos de ambientes não jurídicos, como departamentos jurídicos corporativos, podem não usar as mesmas ferramentas de gerenciamento de práticas que seus colegas de escritórios de advocacia, deixando muitas dessas empresas lutando para encontrar uma maneira eficiente de adicionar espaços de trabalho.

Existem pelo menos três maneiras de adicionar áreas de trabalho sem uma integração ou um aplicativo que suporte ndLink; no entanto, alguns são mais eficientes do que outros:

  1. Peça a um administrador de repositório para criar uma nova entrada na tabela de pesquisa do atributo de perfil apropriado. O problema, claro, é que seus administradores de repositório podem ter que gastar muito tempo fazendo isso, o que eu não recomendo.
  2. Preencha uma tabela de pesquisa fazendo upload de um arquivo de variável separada por vírgulas (.csv). Isso pode ser feito por administradores e um grupo selecionado de usuários não administradores. O problema com esse método é que ele funciona melhor com uma planilha comum que deve ser salva localmente, o que pode criar conflitos de tempo à medida que vários usuários tentam atualizar a planilha e carregá-la.
  3. Aproveite as vantagens da API NetDocuments. Você pode programar algo por conta própria, mas é muito mais fácil utilizar uma das ferramentas de terceiros já construídas para esse propósito. Duas possibilidades são Espaço de trabalho de uma etapa e criador mot-r. Ambas as ferramentas permitem que qualquer grupo de administradores de usuários designe para criar espaços de trabalho em qualquer gabinete ao qual eles tenham acesso, e ambos são surpreendentemente acessíveis. Se a criação de espaços de trabalho é um problema para sua organização, recomendo enfaticamente que você verifique essas ferramentas.
  4. Coloque o Microsoft Power Automate para funcionar. O acesso ao Microsoft Power Automate está disponível para clientes do NetDocuments que possuem uma assinatura da Microsoft 365. Usando o conector NetDocuments com PowerAutomate, os profissionais de tecnologia podem se conectar à ferramenta de criação de espaço de trabalho automatizado do NetDocuments, que pode ser configurada para criar um espaço de trabalho aprovado depois que um usuário conclui um novo processo de entrada de assunto ou solicitação.

Automatizando o Fluxo de Trabalho

Enquanto pensamos sobre a API aberta do NetDocuments, é hora de discutir ferramentas de terceiros que podem aprimorar sua experiência com a plataforma.

Enquanto escrevo este artigo, existem atualmente 127 aplicativos listados no NetDocuments App Directory. Essas ferramentas variam desde os criadores do espaço de trabalho que mencionei anteriormente até uma lista de sistemas de gerenciamento de prática com links integrados. Se você deseja levar o uso do NetDocuments para o próximo nível, encorajo-o a ver o que está por aí.

Aqui estão alguns lugares para começar:

  • SignatureBridge fornece um link entre o NetDocuments e o DocuSign. A pandemia COVID- 19 acelerou a tendência de assinaturas eletrônicas e o SignatureBridge permite que você encaminhe documentos e monitore o status no NetDocuments.
  • Uma pesquisa rápida me diz que pelo menos 20 dos aplicativos no diretório estão relacionados ao gerenciamento de contratos. Se sua organização passa muito tempo redigindo contratos, especialmente em um ambiente jurídico corporativo, pode ser um verdadeiro desafio manter o controle dos contratos, quem está trabalhando neles e quando precisam ser renovados. Uma ferramenta integrada de gerenciamento de contratos ajuda você a ficar por dentro dessas informações no NetDocuments.

Acelere a eficiência com as ferramentas integradas do NetDocuments

Finalmente, existem várias ferramentas NetDocuments que economizam tempo e aumentam a eficiência diretamente na plataforma.

ndmail

Os principais benefícios do ndMail começam com o arquivamento de e-mail preditivo. Em vez de navegar até uma área de trabalho e salvar um e-mail, o ndMail prevê um local para você.

Exceto, essa última frase não faz justiça.

ndMail é extremamente bom em prever onde um e-mail deve ser arquivado, e com um único clique você pode arquivar essa mensagem e todas as mensagens subsequentes na mesma conversa, se desejar. Usando inteligência artificial, ele analisa todas as partes do e-mail, incluindo o (s) destinatário (s), remetente, assunto e corpo do e-mail. Ele também pode reconhecer texto, nomes, padrões numéricos e outras informações e compará-los com padrões em e-mails salvos anteriormente, bem como locais dentro do NetDocuments.

Por exemplo, se o número do seu caso for ABC123 e o e-mail incluir essa informação em qualquer lugar, é muito provável que ndMail preveja esse assunto como o local de arquivamento, mesmo que seja o primeiro e-mail recebido sobre o assunto. Se ele não prever o local correto, você pode reservar um momento para arquivar manualmente o e-mail e ele aprenderá com esse seu comportamento - e com o de todos em sua organização.

O arquivamento de e-mail preditivo incluído no ndMail economiza uma enorme quantidade de tempo, mas não é só isso. Também inclui um recurso de mapeamento de pasta que permite mapear uma pasta ou subpasta do Outlook para um local do NetDocuments. Para enviar um e-mail, basta arrastá-lo da Caixa de entrada para a pasta. Finalmente, ele fornece um painel no Outlook que oferece acesso instantâneo ao NetDocuments em uma exibição semelhante ao ndOffice, totalmente embutido no Outlook.

ndMail é uma ferramenta inovadora para o seu fluxo de trabalho, trazendo o DMS para o local de trabalho favorito de muitos advogados: o e-mail.

Setbuilder

SetBuilder foi criado para economizar seu tempo, simplificando a maneira como você reúne e organiza documentos em um fichário ou conjunto de documentos. Um conjunto pode ser criado do zero ou copiando um conjunto existente. Depois que um conjunto é criado, você pode adicionar documentos da mesma área de trabalho ou de seu computador local.

SetBuilder inclui a capacidade de adicionar elementos organizacionais adicionais. Por exemplo, você pode adicionar cabeçalhos de seção e marcadores de posição ao conjunto para ajudá-lo a identificar rapidamente quais documentos foram concluídos e quais ainda estão em movimento. Tudo isso é feito em uma interface gráfica limpa, onde você arrasta e solta os itens na ordem desejada.

SetBuilder é mais útil para criar pastas de fechamento para qualquer tipo de transação. A ferramenta ajuda a reunir todos os seus arquivos em um formato digerível e ordenado.

Fechamentos de imóveis, formações de negócios e planos imobiliários são apenas algumas das áreas de prática onde o SetBuilder pode desempenhar um grande papel. Se você trabalha em uma dessas áreas, provavelmente já está criando fichários como este. Por que não fazer isso da maneira mais eficiente possível, criando-os no mesmo local onde os documentos já estão?

Espaços de colaboração

Em sua forma mais simples, o CollabSpaces permite que você crie o que muitos de nós ainda chamamos de 'portais de cliente'. Em outras palavras, você pode criar uma área dentro do NetDocuments onde um cliente ou usuário externo possa acessar documentos. Você controla se eles podem simplesmente visualizar os documentos que você coloca lá, baixar documentos existentes, carregar novos ou modificar coisas que já estão no CollabSpace.

No entanto, CollabSpaces são mais do que um simples portal de cliente. Eles podem ser usados para colaborar com testemunhas especializadas ou advogados externos e são muito úteis em questões complexas em que você precisa coletar e organizar um subconjunto de documentos, como ao conduzir um depoimento específico ou responder a uma solicitação de produção. A grande vantagem do CollabSpaces é que permite que você colabore enquanto controla como isso acontece. Você controla não só Acesso para o CollabSpace, mas Como as aqueles com acesso podem trabalhar no CollabSpace.

O NetDocuments requer uma licença de usuário externo. Você pode verificar quantos usuários externos sua conta tem permissão na página de administração de informações e configurações. Se você não tiver acesso ao CollabSpaces ou precisar de mais usuários externos, entre em contato com seu representante NetDocuments para obter mais informações.

Conclusão

Espero que você tenha gostado desta série de duas partes sobre o fluxo de trabalho do NetDocuments, onde destaquei duas maneiras de aprimorar o seu fluxo de trabalho: primeiro, aproveitando as melhorias aparentemente pequenas na maneira como você usa um produto como o NetDocuments; e, em segundo lugar, procurar maneiras pelas quais um produto moderno como o NetDocuments pode mudar seu fluxo de trabalho para melhor.

Multiplicar alguns cliques salvos em uma organização inteira e aproveitar essa tecnologia moderna para agilizar o trabalho pode ter um impacto enorme na eficiência e na adoção do produto. E o que ele não pode fazer sozinho, pode ser capaz de fazer em conjunto com outro produto de terceiros.

Pronto para levar seu fluxo de trabalho para o próximo nível? Affinity Consulting pode ajudá-lo a implementar NetDocuments pela primeira vez ou otimizar seu fluxo de trabalho NetDocuments existente. Saiba mais aqui.

Sobre o autor

Jeffrey S. Krause é sócio do Affinity Consulting Group. Ele é um advogado de Wisconsin que passou mais de 20 anos ajudando outros advogados a escolher a tecnologia certa e usá-la da maneira certa. Conecte-se com ele no Linkedin.

Confira algumas citações de funcionários abaixo!

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."