Em muitos escritórios de advocacia, fechar transações, incluindo fusões e aquisições, não é um pilar da eficiência. Isso não quer dizer que uma empresa não pode ser conhecida por sua capacidade de gerenciar transações dentro do cronograma e do orçamento - os clientes valorizam um escritório de advocacia que pode lidar com aquisições, financiamentos, ofertas de títulos ou negócios imobiliários. Eles contam com o advogado para consumar o negócio, incluindo conhecer as diferentes responsabilidades de todas as partes envolvidas, buscar e obter aprovações regulatórias e, finalmente, fazer com que todos assinem a transação.

Em nosso recente webinar, Como Eliminar a Monotonia e Aumentar a Eficiência no Processo de Fechamento, investigamos como, antes da Internet, o processo de fechamento costumava ocorrer em uma sala de reuniões com muitos apertos de mão e documentos passando para frente e para trás. Embora o e-mail tenha ajudado a comunicação de algumas maneiras, ele fez com que toda a transação acontecesse por e-mail, o que causa muitas dores de cabeça e ineficiências. Na verdade, para um advogado, o processo de encerramento pode ser tão monótono quanto frustrante.

O que há de errado com o processo atual

Existem cinco desvantagens no processo tradicional de fechamento.

1. Tem muitas tarefas manuais
   Além dos milhares de e-mails que podem se acumular tentando fechar uma transação, o processo de montagem de documentos, obtenção de assinaturas e trabalho por meio de checklist de fechamento permanece, em grande parte, um processo analógico.
2. É muito demorado
   Isso é verdadeiro tanto para a montagem do fichário de fechamento quanto para a conclusão da transação. Nenhum advogado quer passar dias tediosamente reunindo documentos. E, finalmente, encerrar todas as assinaturas e acordos pode levar meses, arrastando a transação.
3. Usa muito papel
   Tanto do ponto de vista ambiental quanto de custo, o papel é desperdiçado em diferentes versões de documentos e na impressão do encadernador final.
4. Isso é muito caro
   Não é apenas o papel que fica caro. Os clientes estão atentos aos horários de cobrança e, em um mercado de preços, manter os custos baixos é uma vantagem real para a retenção e satisfação do cliente.
5. Os documentos do fichário de fechamento final podem acabar em locais diferentes

Cada parte tem seu próprio método de armazenamento de documentos. O processo atual pode resultar em dores de cabeça quando cada jogador diferente no negócio tem que encontrar documentos específicos no caminho.

As ferramentas manuais e as táticas organizacionais que os advogados usam para processar os fechamentos de transações não estão acompanhando a complexidade dos negócios. No webinar mais recente da Net Document, discutimos o Set Builder, uma solução para o processo de fechamento ineficiente que assola tantos escritórios de advocacia.

Apresentando o Set Builder

Vale a pena contar a história do início do SetBuilder. Eric Wood, que falou no webinar, teve a ideia de SetBuilder enquanto trabalhava na Chapman and Cutler LLP, que lida principalmente com transações. Como um associado júnior, ele passava semanas em uma sala sem janelas examinando documentos. Notavelmente, ele encontrou tempo para aprender a codificar e concebeu a ideia de uma ferramenta de software para auxiliar na organização do processo de fechamento.

Ele apresentou a ideia à sua equipe de gerenciamento, e Chapman desenvolveu sua ferramenta, chamada Closing Room, sobre o NetDocuments. O impacto foi imediato e muitos usuários começaram a usar o Closing Room assim que o implementaram. Eric estima que Chapman economizou milhões no fechamento de despesas relacionadas com a nova ferramenta. A NetDocuments comprou a Closing Room três anos depois, renomeou-a como Set Builder e a tornou amplamente disponível na indústria.

Como funciona o SetBuilder

Como o nome sugere, SetBuilder ajuda a criar a estrutura de um processo de fechamento. Colocando cabeçalhos e marcadores de posição, você pode estabelecer o formato da aparência do documento final. A partir daí, é fácil arrastar e soltar os documentos reais em seus espaços reservados. Essencialmente, o processo manual de listas de verificação e fechamento de salas é replicado digitalmente. Leva apenas alguns segundos para reunir os documentos certos em uma estrutura ordenada. Além disso, SetBuilder se conecta diretamente ao seu espaço de trabalho, para que os documentos de que você precisa sejam ainda mais acessíveis.

Além de uma montagem eficiente, alguns outros benefícios que tornam o SetBuilder útil no processo de fechamento são que ele ajuda os advogados:

• Gere um PDF que abrange todos os documentos. Este é o seu fichário de encerramento.
• Distribua o documento final eletronicamente. Você pode enviar e-mails e links seguros através do NetDocuments. Isso pode economizar muito em custos de impressão e envio.
• Clone seu modelo para projetos futuros. É provável que você faça muitos tipos de negócios semelhantes e a duplicação do seu Set Builder tornará o fechamento de negócios futuros muito mais simples. Os documentos mudarão de projeto para projeto, mas a estrutura permanecerá bastante consistente.

SetBuilder digitaliza o processo de fechamento de uma forma intuitiva que utiliza as ferramentas atuais do NetDocuments. Ele foi construído nas trincheiras de um escritório de advocacia transacional e você verá que ele replica o processo de checklists e salas de fechamento, apenas em um ambiente de arrastar e soltar mais amigável e eficiente.

Pronto para agilizar sua própria transação e processo de fechamento? Arranje um demonstração de SetBuilder.