Como simplificar o processo de fechamento de fusões e aquisições

Em muitos escritórios de advocacia, fechar transações, incluindo fusões e aquisições, não é um pilar da eficiência. Isso não quer dizer que uma empresa não pode ser conhecida por sua capacidade de gerenciar transações dentro do cronograma e do orçamento - os clientes valorizam um escritório de advocacia que pode lidar com aquisições, financiamentos, ofertas de títulos ou negócios imobiliários. Eles contam com o advogado para consumar o negócio, incluindo conhecer as diferentes responsabilidades de todas as partes envolvidas, buscar e obter aprovações regulatórias e, finalmente, fazer com que todos assinem a transação.

In our recent webinar, How to Cut Through the Monotony and Increase Efficiency in the Closing Process, we dived into how before the internet, the closing process would often take place in a board room with a lot of handshaking and documents passing back and forth. While email helped communication in some ways, it’s led to the entire transaction happening via email, which leads to a lot of headaches and inefficiencies. In fact, for a lawyer, the closing process can be just as monotonous as it is frustrating.

O que há de errado com o processo atual

Existem cinco desvantagens no processo tradicional de fechamento.

1. It has too many manual tasks
   Besides the thousands of emails that can pile up trying to close a transaction, the process of assembling documents, acquiring signatures, and working through a closing checklist remains, for the most part, an analog process.
2. It is too time-intensive
   This is true of both assembling the closing binder and completing the transaction. No lawyer wants to spend days tediously putting together documents. And to finally wrap up all the signatures and agreements can take months, dragging out the transaction.
3. It uses too much paper
   Both environmentally and from a cost point of view, paper is wasted on different versions of documents and the printing of the final binder.
4. It is too expensive
   It’s not just the paper that gets expensive. Clients are aware of the billable hours, and in a price-based market, keeping costs down is a real advantage to customer retention and satisfaction.
5. Os documentos do fichário de fechamento final podem acabar em locais diferentes

Cada parte tem seu próprio método de armazenamento de documentos. O processo atual pode resultar em dores de cabeça quando cada jogador diferente no negócio tem que encontrar documentos específicos no caminho.

The manual tools and organizational tactics attorneys use to process transactional closings aren’t keeping up with the complexity of the deals. At Net Document’s most recent webinar, we discussed Set Builder, a solution to the inefficient traditional closing process plaguing so many law firms.

Apresentando o Set Builder

It’s worth telling the story of SetBuilder’s inception. Eric Wood, who spoke at the webinar, come up with the idea for Setbuilder while working at Chapman and Cutler LLP, which primarily handles transactions. As a junior associate, he would spend weeks in a windowless room sorting through documents. Remarkably, he found time to learn how to code and conceived the idea for a software tool to assist in organizing the closing process.

Ele apresentou a ideia à sua equipe de gerenciamento, e Chapman desenvolveu sua ferramenta, chamada Closing Room, sobre o NetDocuments. O impacto foi imediato e muitos usuários começaram a usar o Closing Room assim que o implementaram. Eric estima que Chapman economizou milhões no fechamento de despesas relacionadas com a nova ferramenta. A NetDocuments comprou a Closing Room três anos depois, renomeou-a como Set Builder e a tornou amplamente disponível na indústria.

Como funciona o SetBuilder

Como o nome sugere, SetBuilder ajuda a criar a estrutura de um processo de fechamento. Colocando cabeçalhos e marcadores de posição, você pode estabelecer o formato da aparência do documento final. A partir daí, é fácil arrastar e soltar os documentos reais em seus espaços reservados. Essencialmente, o processo manual de listas de verificação e fechamento de salas é replicado digitalmente. Leva apenas alguns segundos para reunir os documentos certos em uma estrutura ordenada. Além disso, SetBuilder se conecta diretamente ao seu espaço de trabalho, para que os documentos de que você precisa sejam ainda mais acessíveis.

Além de uma montagem eficiente, alguns outros benefícios que tornam o SetBuilder útil no processo de fechamento são que ele ajuda os advogados:

• Gere um PDF que abrange todos os documentos. Este é o seu fichário de encerramento.
• Distribua o documento final eletronicamente. Você pode enviar e-mails e links seguros através do NetDocuments. Isso pode economizar muito em custos de impressão e envio.
• Clone seu modelo para projetos futuros. É provável que você faça muitos tipos de negócios semelhantes e a duplicação do seu Set Builder tornará o fechamento de negócios futuros muito mais simples. Os documentos mudarão de projeto para projeto, mas a estrutura permanecerá bastante consistente.

SetBuilder digitaliza o processo de fechamento de uma forma intuitiva que utiliza as ferramentas atuais do NetDocuments. Ele foi construído nas trincheiras de um escritório de advocacia transacional e você verá que ele replica o processo de checklists e salas de fechamento, apenas em um ambiente de arrastar e soltar mais amigável e eficiente.

Ready to streamline your own transaction and closing process? Get a demo of SetBuilder.