AI Responsibly with ndMAX
Alexander Graham Bell era um futurista e sonhava com um telefone em todas as cidades. E enquanto muitas tecnologias não envelhecem bem, a invenção criativa de Bell certamente envelheceu. O mercado global de smartphones foi avaliado em cerca de $378 bilhões em 2020 e prevê-se que ultrapasse $493 bilhões em 2026.
Mas o que acontece quando a tecnologia falha conosco, impedindo o progresso e adicionando estresse e frustração às nossas cargas de trabalho ocupadas? Essa é uma pergunta fundamental que agências governamentais e organizações de todos os setores estão fazendo, principalmente quando se trata de gerenciar e colaborar com segurança em informações comerciais críticas.
Document management systems (DMS) help organizations store, manage, and protect mass volumes of valuable information being produced. The amount of data generated daily is predicted to reach 463 exabytes globally by 2025. With the recent and growing shift to hybrid work environments, secure remote access has never been more important for regulated industries such as government, healthcare, and finance. Teams need reliable technology tools and solutions to seamlessly collaborate while also keeping data safe from prying eyes and malicious intent.
Os provedores de soluções comerciais prontas para uso (COTS) geralmente divulgam a economia de custos e as melhorias de produtividade que seus aplicativos oferecem. Mas os sinos e assobios que foram prometidos no estágio de compra às vezes perdem o brilho depois que a implementação é concluída e o uso começa. O objetivo da tecnologia deve ser sempre ajudar indivíduos e equipes a serem mais produtivos, eficientes e inovadores. E se isso não está acontecendo, é uma grande bandeira vermelha.
In our latest checklist, we highlight 10 questions to ask in order to assess whether your technology is helping your teams work smarter and more productive — or it’s inhibiting progress by making it more difficult to complete daily tasks and workflows.
Vamos explorar algumas das coisas que você vai querer considerar.
Silos de dados espalhados por repositórios díspares são comuns em soluções de gerenciamento de conteúdo herdadas. Isso não é apenas arriscado do ponto de vista da conformidade, mas não é útil para uma agência ou empresa ter informações difíceis, se não impossíveis, de encontrar e acessar com eficiência. Um DMS baseado em nuvem elimina essa barreira e fornece um local centralized que serve como um hub para todos os recursos de informação. Isso se torna seu único sistema de registro confiável e permite que suas equipes colaborem com segurança de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.
Who knew the decades-old phrase “You’ve got mail” would turn into something so big? Today, over 3 million emails are sent every second worldwide to over 7 billion email accounts. Email is an essential form of communication, but it can quickly become chaotic and overwhelming. Organizing emails in folders and subfolders can certainly help reduce the inbox clutter, but what happens when you need an important document buried in the deep file structure from years gone by?
Se você tiver que gastar mais tempo pesquisando do que realmente encontrando, a meta de produtividade do seu sistema de arquivamento de e-mail não está sendo alcançada. Um DMS baseado em nuvem com tecnologia de e-mail preditivo permite que os e-mails sejam arquivados e acessados com segurança por participantes autorizados conforme necessário. E quando os indivíduos saem da equipe ou agência, as tarefas podem ser facilmente transferidas para outros recursos para fluxos de trabalho em andamento porque os dados de e-mail são protegidos com recursos de prevenção de perda de dados e armazenados no DMS.
A colaboração entre equipes e recursos externos é essencial para resolver problemas e trabalhar de forma coesa. Durante o início da pandemia, quando milhões foram forçados a voltar para casa por medidas seguras de distanciamento social, as agências que estavam preparadas para apoiar ambientes de trabalho híbridos com um processo moderno, seguro e compatível tornaram essa transição muito mais fácil do que aquelas que dependiam da tecnologia envelhecida.
As soluções de DMS baseadas em nuvem têm agilidade técnica para se adaptar e integrar facilmente com tecnologias convergentes, permitindo que as pessoas se conectem com segurança a suas pessoas e informações de negócios de qualquer local, conforme necessário. Recursos de segurança robustos, como criptografia e prevenção contra perda de dados (DLP), fornecem acesso controlado a usuários autorizados, garantindo a conformidade com as leis de privacidade de dados.
For government agencies, a DMS provider that is also FedRAMP Authorized ensures government data is consistently protected and the services have been thoroughly vetted by the FedRAMP Program Management Office (PMO). It is critically important to know the difference between FedRAMP Authorized and FedRAMP Compliant. A DMS that is FEDRAMP Authorized has met rigorous compliance and security standards set by the FedRAMP PMO for properly protecting federal data stored in commercial cloud service providers. A cloud service provider that uses a FedRAMP Authorized public cloud (e.g., Amazon AWS, GovCloud, or Microsoft Azure Gov) state their service is FedRAMP Compliant, but the service itself is not FedRAMP Authorized and therefore this service is not recognized by the FedRAMP PMO.
Along with other mobile devices, smartphones can be found in almost every hand, home, school, and workplace. Mobile access is credited for approximately half of web traffic worldwide. As hybrid work environments continue to accelerate, the need for digital mobility has become increasingly more important. A cloud based DMS provides secure mobile device access to important business information, enabling workers to complete work and securely communicate while on the go.
A tecnologia pode mudar e influenciar a maneira como trabalhamos de muitas maneiras positivas, mas somente se estiver funcionando para você e se for adaptável ao seu ambiente de trabalho.
Pode parecer brega cunhar a velha frase “Um navio no porto é seguro, mas não é para isso que os navios são construídos”, mas pense na citação em termos de sua agência ou organization. Se você não está obtendo o máximo retorno sobre seu investimento e a experiência de sua solução de tecnologia atual que você e suas equipes esperam (e merecem), a realidade é que você está preso no porto. É hora de dar a volta por cima e garantir que suas tecnologias estejam ajudando seu pessoal e sua organização a atingir todo o seu potencial.
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Quando o desempenho importa mais do que as promessas. Isso é inspirado no trabalho.
