Imagem de close-up de uma mão digitando em um laptop com ícones de pasta pairando acima.

Sua tecnologia está trabalhando para você – ou contra você?

Por:
A Equipe NetDocuments
Posted On:
Março 28, 2022
Last Updated:

Alexander Graham Bell era um futurista e sonhava com um telefone em todas as cidades. E enquanto muitas tecnologias não envelhecem bem, a invenção criativa de Bell certamente envelheceu. O mercado global de smartphones foi avaliado em cerca de $378 bilhões em 2020 e prevê-se que ultrapasse $493 bilhões em 2026.

Mas o que acontece quando a tecnologia falha conosco, impedindo o progresso e adicionando estresse e frustração às nossas cargas de trabalho ocupadas? Essa é uma pergunta fundamental que agências governamentais e organizações de todos os setores estão fazendo, principalmente quando se trata de gerenciar e colaborar com segurança em informações comerciais críticas.

Não apenas prometa, prove

Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) ajudam as organizações a armazenar, gerenciar e proteger grandes volumes de informações valiosas que estão sendo produzidas. A quantidade de dados gerados diariamente é previsto alcançar 463 exabytes globalmente por 2025. Com a mudança recente e crescente para ambientes de trabalho híbridos, o acesso remoto seguro nunca foi tão importante para setores regulamentados, como governo, saúde e finanças. As equipes precisam de ferramentas e soluções de tecnologia confiáveis para colaborar de forma transparente e, ao mesmo tempo, manter os dados protegidos contra olhares indiscretos e intenções maliciosas.

Os provedores de soluções comerciais prontas para uso (COTS) geralmente divulgam a economia de custos e as melhorias de produtividade que seus aplicativos oferecem. Mas os sinos e assobios que foram prometidos no estágio de compra às vezes perdem o brilho depois que a implementação é concluída e o uso começa. O objetivo da tecnologia deve ser sempre ajudar indivíduos e equipes a serem mais produtivos, eficientes e inovadores. E se isso não está acontecendo, é uma grande bandeira vermelha.

Em nossa última lista de verificação, destacamos 10 perguntas a fazer para avaliar se sua tecnologia está ajudando suas equipes a trabalhar de maneira mais inteligente e produtiva — ou está inibindo o progresso, dificultando a conclusão de tarefas e fluxos de trabalho diários.

Vamos explorar algumas das coisas que você vai querer considerar.

Avaliando suas soluções de tecnologia atuais

Sua equipe tem uma plataforma de tecnologia central para armazenar e gerenciar com segurança documentos, e-mails e outros produtos de trabalho?

Silos de dados espalhados por repositórios díspares são comuns em soluções de gerenciamento de conteúdo herdadas. Isso não é apenas arriscado do ponto de vista da conformidade, mas não é útil para uma agência ou empresa ter informações difíceis, se não impossíveis, de encontrar e acessar com eficiência. Um DMS baseado em nuvem elimina essa barreira e fornece um local centralizado que serve como um hub para todos os recursos de informação. Isso se torna seu único sistema de registro confiável e permite que suas equipes colaborem com segurança de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

Você consegue organizar seus documentos e e-mails de maneira significativa e eficiente?

Quem conhecia a frase de décadas “Você tem correio” se transformaria em algo tão grande? Hoje, mais de 3 milhões e-mails são enviados a cada segundo em todo o mundo para mais de 7 bilhões de contas de e-mail. O e-mail é uma forma essencial de comunicação, mas pode rapidamente se tornar caótico e avassalador. Organizar e-mails em pastas e subpastas certamente pode ajudar a reduzir a confusão da caixa de entrada, mas o que acontece quando você precisa de um documento importante enterrado na estrutura de arquivos profunda de anos passados?

Se você tiver que gastar mais tempo pesquisando do que realmente encontrando, a meta de produtividade do seu sistema de arquivamento de e-mail não está sendo alcançada. Um DMS baseado em nuvem com tecnologia de e-mail preditivo permite que os e-mails sejam arquivados e acessados com segurança por participantes autorizados conforme necessário. E quando os indivíduos saem da equipe ou agência, as tarefas podem ser facilmente transferidas para outros recursos para fluxos de trabalho em andamento porque os dados de e-mail são protegidos com recursos de prevenção de perda de dados e armazenados no DMS.

Sua equipe é capaz de colaborar de forma segura e compartilhar conteúdo com partes externas fora de seu departamento ou agência?

A colaboração entre equipes e recursos externos é essencial para resolver problemas e trabalhar de forma coesa. Durante o início da pandemia, quando milhões foram forçados a voltar para casa por medidas seguras de distanciamento social, as agências que estavam preparadas para apoiar ambientes de trabalho híbridos com um processo moderno, seguro e compatível tornaram essa transição muito mais fácil do que aquelas que dependiam da tecnologia envelhecida.

As soluções de DMS baseadas em nuvem têm agilidade técnica para se adaptar e integrar facilmente com tecnologias convergentes, permitindo que as pessoas se conectem com segurança a suas pessoas e informações de negócios de qualquer local, conforme necessário. Recursos de segurança robustos, como criptografia e prevenção contra perda de dados (DLP), fornecem acesso controlado a usuários autorizados, garantindo a conformidade com as leis de privacidade de dados.

Para agências governamentais, um provedor de DMS que também é Autorizado pelo FedRAMP garante que os dados do governo sejam protegidos de forma consistente e que os serviços tenham sido minuciosamente examinados pelo FedRAMP Program Management Office (PMO). É extremamente importante saber a diferença entre FedRAMP Authorized e FedRAMP Compliant. Um DMS autorizado pela FEDRAMP atendeu aos rigorosos padrões de conformidade e segurança definidos pelo PMO da FedRAMP para proteger adequadamente os dados federais armazenados em provedores de serviços de nuvem comerciais. Um provedor de serviços de nuvem que usa uma nuvem pública autorizada pelo FedRAMP (por exemplo, Amazon AWS, GovCloud ou Microsoft Azure Gov) declara que seu serviço é compatível com o FedRAMP, mas o serviço em si não é autorizado pelo FedRAMP e, portanto, não é reconhecido pelo PMO do FedRAMP .

Você consegue acessar documentos e e-mails com segurança a partir de um smartphone ou outro dispositivo móvel?

Juntamente com outros dispositivos móveis, os smartphones podem ser encontrados em quase todas as mãos, em casa, na escola e no local de trabalho. O acesso móvel é creditado por aproximadamente metade do tráfego da web em todo o mundo. À medida que os ambientes de trabalho híbridos continuam a acelerar, a necessidade de mobilidade digital se torna cada vez mais importante. Um DMS baseado em nuvem fornece acesso seguro do dispositivo móvel a informações comerciais importantes, permitindo que os funcionários concluam o trabalho e se comuniquem com segurança enquanto estão em trânsito.

Sua tecnologia está trabalhando para você – ou contra você?

A tecnologia pode mudar e influenciar a maneira como trabalhamos de muitas maneiras positivas, mas somente se estiver funcionando para você e se for adaptável ao seu ambiente de trabalho.

Pode parecer brega cunhar a velha frase “Um navio no porto é seguro, mas não é para isso que os navios são construídos”, mas pense na citação em termos de sua agência ou organização. Se você não está obtendo o máximo retorno sobre seu investimento e a experiência de sua solução de tecnologia atual que você e suas equipes esperam (e merecem), a realidade é que você está preso no porto. É hora de dar a volta por cima e garantir que suas tecnologias estejam ajudando seu pessoal e sua organização a atingir todo o seu potencial.

Baixe nossa lista de verificação de 10 perguntas que podem ajudar você a avaliar suas soluções de tecnologia. Quer aprender mais? Vamos conversar!

Quando o desempenho importa mais do que as promessas. <span class="kepler-font">Isso é inspirado no trabalho</span>.

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