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NetDocuments vs. Worldox: uma comparação completa da plataforma de gerenciamento de documentos jurídicos

Por:
A Equipe NetDocuments
Dezembro 13, 2021

Investir em um novo sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é uma decisão importante. Esteja você aposentando um sistema legado ou apenas começando sua jornada legal de DMS, esta é uma escolha e uma mudança que você deseja fazer apenas uma vez. Fazer certo da primeira vez é vital.

Claro, selecionar uma plataforma é mais fácil de falar do que fazer, especialmente com tantas soluções de tecnologia jurídica no mercado.

Worldox e NetDocuments são duas opções DMS populares para advogados e equipes jurídicas, mas como essas duas plataformas se comparam? Mais importante, como saber qual é o certo para o seu trabalho?

Neste artigo, compartilharemos uma comparação detalhada do Worldox e do NetDocuments, incluindo recursos imperdíveis, diferenças importantes entre as plataformas e uma visão de como eles podem impactar seu trabalho diário. Capacitado com essas informações, você estará mais preparado para escolher a plataforma certa para você.

Conheça as plataformas

Antes de nos aprofundarmos nos detalhes, aqui está uma visão geral rápida dessas duas plataformas DMS centradas no jurídico, de onde elas vêm e os tipos de serviço que oferecem.

  • Worldox está na cena do software de gerenciamento de documentos desde 1988. Na maior parte do tempo, eles foram apenas uma solução local. A empresa começou a oferecer recursos multisite para seu produto hospedado em rede em 2012 (Worldox Enterprise) e lançou o Worldox Cloud em 2013.
  • NetDocuments tem sido puramente baseado na nuvem desde sua fundação em 1999. Da organização Uma nuvem A abordagem oferece uma infraestrutura em nuvem de nível empresarial para clientes em todo o mundo e pode ser facilmente dimensionada para se adequar a empresas de qualquer tamanho. Em 2021, NetDocuments recebidos Autorização FedRAMP, o que significa que eles até mesmo podem ser usados por agências governamentais

Acredite ou não, essas origens têm um impacto significativo no tipo de serviço que cada plataforma é capaz de oferecer. Vamos mostrar como.

Comparando recursos DMS

Com a pandemia, os escritórios de advocacia (e outras organizações) estão se voltando para o benefícios da nuvem mais do que nunca. Portanto, vamos concentrar nossa comparação em NetDocuments e Worldox Cloud, em vez de soluções locais da Worldox.

Como esperado, tanto Worldox Cloud quanto NetDocuments oferecem o características fundamentais de um DMS legal, como:

  • Permissões do usuário
  • CONTROLE DE VERSÃO
  • Arquivamento e retenção
  • Backups e recuperação de arquivos
  • Organização centrada no cliente e na matéria
  • Ferramentas de gerenciamento de e-mail
  • Aplicativos para desktop e celular

Sem recursos como esses, você simplesmente não teria um DMS adequado para trabalhos jurídicos. Portanto, se você só precisa do básico para ajudar sua equipe a realizar o trabalho, as duas soluções podem oferecer o que você procura.

No entanto, o NetDocuments tem recursos adicionais para ajudar os advogados a serem mais produtivos com menos esforço - não apenas para trabalhar, mas para Inspirado no trabalho. Recursos poderosos de aumento de produtividade incluem:

  • Assinatura Eletrônica Integrada
  • Arquivamento com um clique
  • Colaboração externa segura
  • Prevenção contra perda de dados (DLP)
  • Atributos de perfil dinâmico
  • Assembly of document sets
  • Reconhecimento óptico de caracteres (o que significa que todas as imagens, PDFs, etc. são pesquisáveis)

… e muitos, muitos mais.

Mas o que é ainda mais especial sobre esses recursos é que eles estão todos integrados diretamente na plataforma NetDocuments. Não há necessidade de comprar complementos de terceiros. Tudo que você precisa já está ao seu alcance.

Vamos conversar sobre os benefícios (e desvantagens)

Seu DMS deve tornar sua vida mais fácil - mas nem todas as plataformas ou recursos são criados iguais. Para ajudá-lo a obter uma imagem mais clara de como o Worldox e o NetDocuments se comparam, vamos mergulhar profundamente em três dos critérios mais essenciais que você deve considerar ao selecionar um DMS legal: arquitetura de nuvem, principais integrações e acesso remoto.

Nuvem verdadeira vs. nuvem hospedada

Anteriormente, mencionamos que o NetDocuments é uma plataforma nativa da nuvem, enquanto o Worldox é uma plataforma local adaptada para implantação na nuvem. Mas o que isso realmente significa para você e outros usuários?

O que Worldox Cloud oferece é conhecido como nuvem hospedada. Parece bom, certo? Mas aqui está o segredo sobre nuvens hospedadas: você ainda está obtendo software local de maneira eficaz. Ele é apenas hospedado em um servidor remoto e gerenciado pelo fornecedor (ou outro terceiro).

Embora as nuvens hospedadas permitam o acesso remoto e reduzam a necessidade de hardware local, você ainda lidará com muitos dos desafios que vêm com os sistemas locais: flexibilidade reduzida, suporte limitado e atualizações atrasadas e correções de bugs, para citar um alguns. Esses desafios podem criar grandes perdas de produtividade para sua equipe.

Os verdadeiros sistemas em nuvem são diferentes. Projetadas, desenvolvidas e implantadas para aproveitar as vantagens do ambiente de nuvem, essas soluções oferecem implementação mais rápida, atualizações automáticas, pouco (se houver) tempo de inatividade programado, segurança superior e muito mais. Como uma plataforma nativa da nuvem, é isso que o NetDocuments oferece aos clientes.

Para saber mais sobre como comparar verdadeiras plataformas em nuvem e soluções hospedadas, confira nosso guia prático para arquitetura em nuvem!

Microsoft Teams e integrações O365

Os aplicativos da Microsoft são algumas das ferramentas profissionais mais usadas e amadas no mundo, portanto, é absolutamente essencial que um DMS legal seja compatível com o pacote de produtos da Microsoft.

O Worldox oferece um suplemento O365 que permite aos usuários mover documentos entre o Worldox e o Office Online ou OneDrive. A empresa também oferece uma integração com o Microsoft Teams para que os clientes possam usar as ferramentas colaborativas do Teams para trabalhar em documentos antes de devolvê-los ao DMS.

Mas aqui está o problema: Seus documentos confidenciais devem sair do Worldox DMS para usar as integrações da Microsoft.

Como resultado, as permissões do usuário podem não ser mantidas, o controle de versão rapidamente se desfaz e você pode facilmente acabar com várias versões da verdade à medida que as cópias dos documentos se espalham pelos repositórios. Resumindo, é uma questão importante de governança.

O NetDocuments, por outro lado, oferece uma experiência verdadeiramente contínua entre os aplicativos DMS e Microsoft. Usando o ndOffice recurso, os clientes podem usar os recursos avançados de gerenciamento de documentos do NetDocuments enquanto trabalham em aplicativos preferidos como Microsoft Word, PowerPoint e Excel.

A conexão fica ainda mais forte com o NetDocuments ' ChatLink para Microsoft Teams. Esta integração única mantém seus arquivos organizados e protegidos dentro da plataforma NetDocuments, mesmo quando você os acessa através do Teams.

Você pode conectar facilmente os canais do Teams com áreas de trabalho específicas do cliente ou assunto no NetDocuments, e não há necessidade de alternar entre as plataformas para fazer check-out, renomear ou salvar uma nova versão de um documento. Você também pode ter certeza de que todos os controles de acesso do usuário do NetDocuments são transferidos para o Teams.

Com o NetDocuments, trabalhar e colaborar usando seus aplicativos favoritos é fácil e seguro - do jeito que deveria ser.

Mobilidade e acesso remoto

Um dos principais benefícios da transição para a nuvem é tornar mais fácil para sua equipe trabalhar remotamente, seja do escritório em casa, durante as férias ou em trânsito. Eles devem ser capazes de acessar arquivos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, de forma rápida e fácil.

Com o Worldox Cloud, os usuários podem acessar a plataforma via navegador da web ou dispositivo iOS por meio do aplicativo móvel Worldox. O acesso remoto à web é possível, mas requer uma conexão VPN.

Os clientes do NetDocuments não precisam se preocupar com conexões VPN porque a plataforma e a infraestrutura de segurança foram construídas para a nuvem desde o início. O NetDocuments oferece acesso remoto confiável em qualquer lugar com conexão à Internet - seja via web, desktop ou aplicativos móveis para iOS e Android. Não é necessário VPN.

Obtenha ainda mais com o NetDocuments

O gerenciamento de documentos e e-mail é o coração e a alma do NetDocuments, mas existem muitas ferramentas adicionais para aprimorar e aumentar a produtividade, dependendo de suas necessidades específicas.

A solução central, ORGANIZAR, inclui gerenciamento de documentos, gerenciamento de e-mail, assinatura eletrônica, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e muito mais.

Para usuários com requisitos de segurança adicionais, o PROTEGER solução ajuda você a construir paredes éticas, evitar ações de usuários não autorizados e adicionar uma camada extra de criptografia para proteger seus arquivos.

O PLANO solução leva a colaboração para o próximo nível com mensagens instantâneas seguras, edição e anotação em tempo real, gerenciamento de projetos e tarefas - e, é claro, ChatLink for Microsoft Teams.

Precisa colaborar fora da sua organização? O ENTREGAR solução pode ajudar. Se você precisa compartilhar conteúdo com clientes, clientes, advogado externo ou outros grupos, você pode criar facilmente espaços de trabalho seguros e compartilháveis e conjuntos de documentos organizados.

Por último, mas não menos importante, é o APRENDER solução, que ajuda a turbinar a pesquisa jurídica e desbloquear percepções poderosas de seus documentos e dados para ajudá-lo a aumentar a eficiência, aumentar a produtividade e obter melhores resultados.

Depoimentos de usuários e estudos de caso

A base de clientes global da NetDocuments é mais que 3,400 forte e crescendo a um ritmo recorde - graças em parte aos 70 ex-clientes da Worldox que mudou para NetDocuments nos primeiros nove meses de 2021 sozinho.

Mas não acredite apenas na nossa palavra. Explore alguns clientes estudos de caso para ver o que seus colegas têm a dizer sobre o NetDocuments:

a partir de Burke, Warren, MacKay e Serritella

"A maior surpresa depois de fazermos a transição foi como foi fácil usar o sistema de cara."

- Anthony Moore, Diretor de TI

a partir de Kutak Rock

“A NetDocuments está tudo menos estagnada e procura advogados em exercício para melhorar continuamente e discar o serviço."

- Jay Selanders, presidente


a partir de Magrath Sheldrick


"É claro que a NetDocuments tem as disposições em vigor para garantir que nossos dados sejam protegidos e sempre estarão lá quando precisarmos."

- Nick Doughty, Diretor de TI

a partir de Barrila Law


"Todo mundo adora o NetDocuments. Não poderíamos viver sem ele."

- Gaetano Barrila, fundador

Um vencedor claro

Ao considerar o futuro de suas estratégias de gerenciamento digital e de documentos, é importante pesar os prós e os contras de cada provedor de serviços. Embora o Worldox forneça uma solução DMS suficiente para a nuvem, o NetDocuments é o vencedor claro com uma solução nativa da nuvem que oferece uma plataforma para um trabalho inspirado e contínuo.


Pronto para fazer a mudança? Veja como começar.

Confira algumas citações de funcionários abaixo!

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."