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As programações de trabalho híbrido bem-sucedidas para organizações de saúde dependem da comunicação

Por:
A Equipe NetDocuments
Outubro 21, 2021

A discussão sobre o trabalho remoto e híbrido acabou. Não há necessidade de continuar pesando os prós e os contras. Em vez disso, é hora de reconhecer que uma maioria crescente de trabalhadores espera opções de trabalho híbrido, e as empresas, inclusive no setor de saúde, planejam fornecê-las.

Dito isso, as organizações ainda estão descobrindo como serão seus ambientes de trabalho híbridos e como isso afetará os estilos de gerenciamento e comunicação. Vai levar tempo, tentativa e erro, análise de dados e novas ferramentas para manter as equipes engajadas, produtivas e felizes.

Definindo um Ambiente de Trabalho Híbrido

Primeiro, vamos definir o trabalho híbrido. Na sua forma mais simples, é uma combinação de trabalho no local e remoto. Sua aparência difere de uma organização para a outra, ou mesmo de um funcionário para outro. Normalmente, os membros da equipe passam um certo tempo no escritório, hospital ou clínica enquanto trabalham suas horas restantes em uma variedade de ambientes e locais.

O trabalho híbrido pode envolver horários diferentes do típico 9-a- 5, especialmente para quem trabalha na área de saúde. Por exemplo, algumas organizações permitem que seus funcionários tenham flexibilidade para determinar seu horário comercial e em quais dias eles visitam o escritório.

Compreender a flexibilidade inerente das abordagens em ambientes de trabalho híbridos é fundamental. As organizações têm possibilidades quase infinitas de escolha, o que significa que devem ser cuidadosas ao estabelecer políticas que funcionem melhor para seus funcionários e pacientes.

Os gerentes e outros líderes também devem reconhecer os possíveis obstáculos. Um ambiente de trabalho híbrido significa que, a qualquer momento, você terá membros da equipe espalhados pela região e trabalhando em diferentes horários do dia. Como resultado, os líderes devem abordar os desafios óbvios de gerenciamento, produtividade, comunicação e segurança cibernética, independentemente do setor.

O trabalho híbrido é realmente o futuro?

A Accenture encontrou 83% dos funcionários pesquisados preferiu um modelo de trabalho híbrido, definido como trabalhando remotamente entre 25% e 75% do tempo. Trinta e quatro por cento deles concordaram fortemente que o trabalho remoto os fazia se sentir mais seguros, o que podemos presumir que tenha algo a ver com o COVID- 19.

Os entrevistados concordaram fortemente com outros fatores:

  • Uma melhor qualidade de vida (32%)
  • Mais liberdade em seus horários (31%)
  • Tecnologia que torna o trabalho remoto eficaz (30%), e
  • Espaço de trabalho suficiente em casa (28%)

Os trabalhadores querem opções híbridas, então como os empregadores estão respondendo? A Accenture descobriu que 63% das empresas de alto crescimento já permitiam que os funcionários trabalhassem em qualquer lugar.

A McKinsey & Company chegou a uma conclusão semelhante após pesquisar 100 executivos em regiões geográficas e setores. Nove de 10 organizações eram combinando trabalho local e remoto, e a maioria das organizações já havia começado a pensar e articular as particularidades do trabalho híbrido para suas equipes.

E na área de saúde? O Centro Deloitte para Soluções de Saúde descobriu, desde o início da pandemia, a maioria dos empregadores planejam ou já começaram implementando novos métodos de trabalho. Em Novembro 2020, 78% dos entrevistados tinham planos ou haviam iniciado a implementação e outros 9% já estavam introduzindo novas formas de trabalhar.

Os desafios do trabalho híbrido na indústria de saúde

1 Carga de trabalho pós-pandemia

Infelizmente, à medida que as organizações de saúde consideram as opções de trabalho híbrido, elas também enfrentam uma enorme carga de trabalho devido a contramedidas médicas pandêmicas.

As organizações de saúde e seus departamentos jurídicos internos, em particular, devem abordar várias questões importantes:

  • Problemas de conformidade: O setor de saúde se beneficiou de várias isenções de aplicação durante a pandemia, incluindo isenções relacionadas à Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguro Saúde, Centros de Serviços Medicare e Medicaid, a Lei Stark e o Estatuto Anti-retrocesso. À medida que essas isenções chegam ao fim, as organizações devem cumpri-las totalmente.
  • Problemas de emprego: Os empregadores devem decidir o que farão em relação aos indivíduos que recusam vacinações, possíveis rescisões e possíveis reivindicações de rescisão indevida.
  • Problemas anti-trust: Organizações que colaboraram com concorrentes por necessidade devem reverter para acordos anteriores de não colaboração.
  • Problemas de acessibilidade: As organizações devem reavaliar a comunicação e acessibilidade para pacientes e colegas, incluindo serviços de telessaúde

De fornecedores locais a grandes sistemas hospitalares, todas as empresas terão muito trabalho a fazer enquanto fazem a transição para sair da pandemia - dedos cruzados - em breve.

2 Cultura

O Deloitte Center for Health Solutions pesquisou 100 funcionários da área de saúde e entrevistou 13 diretores de recursos humanos. Ele descobriu que manter uma cultura organizacional era uma das principais preocupações: 59% dos funcionários se sentiam menos capazes de criar camaradagem com colegas de trabalho durante o trabalho remoto.

Os líderes de RH ainda não têm certeza de como promoverão relacionamentos de trabalho e mentores, e estão preocupados que isso afete a colaboração, a inovação e a produtividade. Isso é especialmente verdadeiro em algumas áreas de saúde onde os viajantes foram contratados como empregados temporários e outros saíram da aposentadoria durante a pandemia.

3 Experiências variadas de trabalho em casa

A Deloitte descobriu diferenças geracionais na produtividade enquanto trabalhava em casa. As gerações mais jovens podem se sentir mais produtivas em comparação com os baby boomers.

Depois, há a questão de como os gerentes avaliarão o desempenho sem tanta interação ou supervisão face a face. Os millennials estão mais preocupados com a forma como seus gerentes irão medir seu desempenho do que os baby boomers.

Existem diferenças de gênero também. Mais frequentemente do que os homens, as mulheres relataram gostar de trabalhar em casa, ter mais facilidade para construir camaradagem e achar que a comunicação com a liderança é eficaz.

4 Saúde mental

Os empregadores estão se concentrando na saúde mental e espiritual e no bem-estar de seus funcionários. O esgotamento e o trabalho excessivo são ameaças constantes - principalmente para o setor de saúde no último ano e meio. Muitos funcionários que mudam para o trabalho remoto acham difícil estabelecer limites e separar o trabalho dos outros aspectos de sua vida.

A comunicação é um solucionador de problemas fundamental

Os líderes de saúde entendem que têm muito trabalho a fazer antes de construir um modelo de trabalho híbrido sustentável. Um aspecto desse trabalho é promover a comunicação e a conexão entre os membros da equipe.

A McKinsey descobriu que as “microtransações” sustentaram ou aumentaram a produtividade durante o trabalho remoto. Colegas que entraram em contato com a rede, orientaram ou conversaram sobre um projeto criaram conexões mais fortes e permaneceram produtivos.

A conclusão é que os empregadores devem projetar um modelo de trabalho que dê aos funcionários as ferramentas e oportunidades de ter pequenas interações uns com os outros. Isso exigirá um software de colaboração empresarial que mantenha todos ao alcance, por assim dizer.

K&L Gates segue a mesma linha de pensamento. Desirée Moore, sócia e diretora de desenvolvimento profissional da K&L Gates, uma empresa internacional AmLaw 100, discutiu como sua empresa conexão fomentada e experiências compartilhadas durante o ILTACON Palestra de terça-feira, “Desenvolvimento de talentos em um ambiente de trabalho híbrido”. Por exemplo, os check-ins semanais começaram com boas notícias de cada participante, e os associados de verão passaram por programas digitais que os ajudaram a encontrar outros advogados de maneira acessível.

Ferramentas de colaboração virtual para qualquer pessoa, em qualquer lugar

Uma coisa é reconhecer que a comunicação e a conexão são essenciais para o trabalho híbrido e outra coisa totalmente diferente é dar aos funcionários as ferramentas e oportunidades certas de colaboração de negócios.

Mensagem instantânea

Para começar, os funcionários contam com a colaboração em tempo real. Mas os profissionais jurídicos e outros líderes em organizações de saúde têm o fardo adicional das preocupações com segurança e privacidade. Suas equipes não podem baixar qualquer função de chat. Em vez disso, eles precisam de uma solução como o NetDocuments ' ndThread ou ChatLink que garante que as conversas sejam categorizadas, organizadas e protegidas com base em regulamentos pertinentes e políticas de governança de informações.

Por exemplo, uma das maiores universidades públicas do nosso país tira proveito de ndThread para conectar de forma privada e rápida mais de 200 advogados e profissionais jurídicos em seus campi e escritórios.

Historicamente, as equipes jurídicas da universidade compartilhavam o gerenciamento de documentos e os sistemas de gerenciamento jurídico corporativo, embora permanecessem separadas em todas as outras maneiras. O resultado foi tão irritante quanto você pode imaginar. Todos lutaram para colaborar com eficiência.

A universidade, uma usuária do NetDocuments por uma década, escolheu o ndThread e incentivou a adoção de desktops e dispositivos móveis. A ferramenta rapidamente deu a cada membro da equipe acesso uns aos outros de qualquer lugar. Melhor ainda, ndThread oferece flexibilidade na organização de canais, grupos e conversas. A ferramenta também registra e classifica conversas automaticamente, economizando tempo imediatamente e em projetos de revisão de documentos futuros.

Acesso remoto seguro

O objetivo do trabalho remoto é ser capaz de fazer seu trabalho em qualquer lugar, mesmo que isso signifique a aula de piano do seu filho, o consultório do dentista ou férias de trabalho. Como um solução de documento digital baseada em nuvem, os indivíduos podem acessar o NetDocuments em qualquer lugar sem abrir mão da segurança e da conformidade. Além disso, o NetDocuments tem recursos de segurança avançados para evitar violações, vazamentos ou uso não autorizado de dados, incluindo opções adicionais de criptografia.

Um espaço de trabalho centralizado

Um problema comum para organizações com ferramentas de comunicação e colaboração é a falta de uma única fonte de verdade. As conversas sobre um determinado problema ocorrem inevitavelmente em vários IMs, threads de e-mail e notas de documentos. O perigo real é que as conversas separadas acabem armazenadas em locais diferentes, incluindo dispositivos pessoais inacessíveis e inseguros.

Se as equipes não controlam tudo, as informações escapam pelas rachaduras, desperdiçando o tempo e os esforços das pessoas. Sem mencionar que as informações desorganizadas criam um pesadelo para as equipes jurídicas internas que lidam com credenciamento, auditorias, descobertas ou qualquer outro cenário que exija a recuperação de documentos.

Sistema de gerenciamento de documentos NetDocuments (DMS) e sistemas de rastreamento de tarefas resolver o problema de informações isoladas. Equipe espaços de trabalho oferece locais centrais para visualizar e pesquisar documentos, e-mails, mensagens instantâneas e muito mais. Eles são personalizáveis com base nas funções dos funcionários, clientes ou projetos para garantir a privacidade e a conformidade com os regulamentos e políticas de governança de informações. Mais importante ainda, o recurso de pesquisa corporativa, alimentado por marcação e metadados, torna a localização de informações quase instantânea.

Uma única fonte de verdade acessível e segura mantém todos na mesma página, em todos os momentos, não importa onde e quando trabalham, e permite que as equipes jurídicas internas respirem aliviadas.

Quando ninguém sabe se você está trabalhando remotamente. Isso é inspirado no trabalho.

Colaborar com colegas de trabalho nunca deve ser um incômodo, seja sobre um assunto urgente ou uma atividade divertida de construção de equipe. Os funcionários precisam de ferramentas de comunicação que lhes permitam interagir ao longo do dia, não importa onde estejam, porque cada microtransação cria conexão e cultura.

Se sua equipe está pronta para explorar o software de colaboração NetDocuments, entre em contato hoje mesmo para agende uma demonstração.

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