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Todo mundo está falando sobre a nuvem, mas o que isso significa, realmente? A nuvem pode ser desmistificada significativamente com a compreensão de alguns componentes básicos da arquitetura da nuvem. Compreender a estrutura da nuvem é cada vez mais crítico, pois COVID- 19 revelou deficiências dramáticas em vários sistemas locais.
Durante a transição para um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem (DMS) tem sido recomendado com frequência crescente nos últimos anos, a pandemia global mostrou que as soluções locais são não uma maneira ideal de responder a tais emergências. Por outro lado, os provedores de nuvem por design permitem a continuidade dos negócios e a capacidade de trabalhar em casa da mesma forma que você faria no escritório.
Este artigo analisa uma visão geral da arquitetura de nuvem, ofertas de nuvem “como serviço” e locação única versus multilocação. Com esses termos em mãos, estaremos preparados para comparar os sistemas em nuvem aos sistemas locais.
Para entender melhor as comparações entre sistemas em nuvem e locais, é importante ter uma compreensão básica de alguns termos-chave:
Uma nuvem pública descreve a relação entre a entidade que possui o hardware e o poder de computação para aqueles que estão criando os aplicativos e sites hospedados no hardware usando o poder de computação.
Por exemplo, a Amazon fornece o espaço público geral em seus servidores para usar seu poder de computação por meio da AWS (Amazon Web Services). Indivíduos e empresas podem comprar esse espaço muito mais barato do que construir seus próprios data centers. nuvem pública os consumidores não atendem os data centers nem fornecem o hardware. Em vez disso, eles alugam os serviços de um provedor de nuvem. Isso torna uma opção econômica para colocar sua empresa em funcionamento. No entanto, isso também significa que os consumidores não controlam a segurança ou vários protocolos definidos pelo provedor de nuvem pública. Enquanto grandes empresas como AWS ou Microsoft Azure são conhecidas por terem boa segurança, essas empresas definem a segurança – não o fornecedor de software do qual você está comprando.
Uma nuvem privada significa que o hardware está em um data center de propriedade e usado pela mesma entidade. A NetDocuments, por exemplo, possui vários centros de dados em todo o mundo. Atualmente, ninguém usa o poder de computação do hardware NetDocuments, exceto usuários autorizados que usam exclusivamente o poder de computação para acessar o software NetDocuments.
o nuvem privada significa que a NetDocuments controla toda a segurança e desempenho de seu software, bem como toda a manutenção de seu hardware. A NetDocuments tem uma solução premiada e vem construindo seus centros de dados ao longo de duas décadas e seus clientes colhem os benefícios de centros de dados caros e com equipe sem ter que arcar com o ônus total do custo.
É importante entender os serviços básicos que as nuvens fornecem, ou em outras palavras, o que você pode fazer com a nuvem. Como uma visão geral, existem três serviços principais que as nuvens fornecem:
A locação é em camadas, o que significa que a nuvem e o software que você está usando podem se enquadrar em diferentes categorias. Uma nuvem ou software pode ser inquilino ou Multi inquilino.
Inquilino único é exatamente o que parece: uma entidade possui e usa exclusivamente o ambiente de nuvem ou o software. Embora seja uma opção de nuvem, as nuvens de locatário único podem exigir atualizações e manutenção individuais. Quanto mais ambientes de locatário único um fornecedor precisar gerenciar, maior será o risco introduzido nos processos devido a erros humanos e de produto
Os sistemas locais são um exemplo de software de locatário único, com uma empresa usando o software por meio de seu hardware exclusivo no escritório.
Multilocação é como um prédio de apartamentos. Todos os inquilinos compartilham algumas coisas como eletricidade e corredores comuns, mas cada um também tem seu próprio espaço privado.
Os fornecedores de software podem optar por hospedar software de um ou vários locatários dentro desses ambientes. O NetDocuments fornece uma nuvem privada com software multilocatário. Isso significa que estabelecemos uma arquitetura de segurança que inclui coisas como túneis quânticos e criptografia entrópica, oferecendo aos nossos clientes a maior segurança do setor. Isso também significa que novos recursos, atualizações e patches de segurança são eficazes para todos os clientes ao mesmo tempo.
Com a invenção da nuvem e a ascensão da força de trabalho milenar, os escritórios de advocacia sentiram um grande impulso para migrar os sistemas locais para a nuvem. Muitas pessoas que usam soluções locais há algum tempo suspeitam da nuvem e resistem a alterações intrusivas, se puderem evitá-las.
Isso levanta a questão, realmente importa se o DMS do seu escritório de advocacia é executado na nuvem ou no local? Agora que temos um entendimento básico da estrutura da nuvem e da locação, podemos comparar significativamente os dois sistemas e responder a esta pergunta.
Os sistemas locais são vinculados a um hardware específico, normalmente um servidor local. Esses sistemas não são normalmente projetados para trabalho remoto ou colaboração e geralmente requerem acesso externo por meio de uma conexão VPN (rede privada virtual). Quando o trabalho remoto ou colaborativo é necessário, os funcionários provavelmente contornarão a segurança exportando documentos, imprimindo cópias impressas ou usando anexos de e-mail. A pandemia COVID- 19 é um desses casos, em que escritórios que dependiam de sistemas locais foram forçados a deixar seus escritórios, deixando as empresas embaralhar, girar e colocar novas (ou validar as existentes) conexões VPN para que o trabalho continuasse.
Por outro lado, os sistemas em nuvem são projetados para serem altamente acessíveis, com colaboração e trabalho remoto no centro da estrutura. A colaboração é cada vez mais exigida dos advogados. Como a pandemia de COVID-19 revelou, empresas com serviços baseados em nuvem, sistemas de gerenciamento de documentos legais são capazes de se adaptar às emergências globais e continuar trabalhando com pouca ou nenhuma interrupção.
A segurança local pode ser considerada uma segurança 'prática'. Porque a responsabilidade recai sobre sua empresa, e somente ela - requer monitoramento e manutenção constantes. Embora você possa configurar o sistema da maneira que desejar com a segurança local, isso significa que você precisará de um alto nível de especialização para permanecer em conformidade.
Com a nuvem, há menos carga para as equipes de TI porque você está compartilhando a responsabilidade entre a empresa e seu fornecedor. Geralmente é mais econômico e permite que você acesse arquivos de qualquer lugar - com segurança. Em um estudo recente, 61% dos profissionais acreditam que há menos risco de violação de segurança em um ambiente de nuvem do que em um ambiente local. Um bom provedor de nuvem terá certificações de segurança adequadas, uma linha de base de segurança robusta, porém flexível, que pode ser personalizada para aqueles que usam o sistema, e nenhum histórico de violações de dados ou problemas de segurança.
Os sistemas locais exigem manutenção regular e programada, pois os computadores clientes estão ligados ao hardware em um local específico. Eles também exigem atualizações frequentes (caras). E, se um provedor local atender a várias iterações de seu produto, os recursos da empresa devem ser divididos para manter e atualizar várias versões do mesmo software.
Por outro lado, os sistemas em nuvem são projetados para manutenção constante e universal, onde as atualizações acontecem continuamente - e podem ser compartilhadas com todos os clientes de uma vez. Embora isso signifique que o sistema está em constante atualização, os clientes normalmente veem pouca ou nenhuma interrupção no funcionamento. Os provedores rastreiam e monitoram o desempenho de seus escritórios quase em tempo real e podem começar a trabalhar nas soluções imediatamente (às vezes antes que o cliente perceba). A maioria dos provedores de nuvem oferece uma página de status pública, então você também pode monitorar o desempenho por conta própria.
Como a COVID- 19 pandemia global revelou, flexibilidade no trabalho localização, externo colaboração, e a capacidade de se conectar usando uma variedade de dispositivos não são mais recursos opcionais.
A capacidade de trabalhar remotamente foi valorizada em um espectro que vai de uma boa vantagem a uma vantagem competitiva em produtividade. A pandemia de COVID-19 provocou uma mudança de valor quase da noite para o dia no trabalho remoto, de uma vantagem opcional para uma necessidade. Os sistemas locais muitas vezes não estão equipados para lidar com o estado de emergência que experimentamos. Meses de trabalho remoto forçado impactaram as empresas de tal forma que muitas estão mudando fundamentalmente seus modelos para renunciar aos aluguéis de escritórios e continuar trabalhando remotamente permanentemente. Aqueles que decidirem retornar aos escritórios devem estar preparados para futuras emergências em escala local, nacional ou global. Nesse ínterim, as empresas que adotarem a nuvem também colherão os benefícios do acesso ao vivo no tribunal, a capacidade de colaborar em um documento de qualquer lugar a qualquer momento ou qualquer outra necessidade remota. Adotar a nuvem também ajudará as empresas a se prepararem para o futuro para outros eventos, catástrofes e outros desastres naturais imprevistos que possam surgir.
A colaboração em nuvem permite interações seguras e ao vivo de qualquer lugar onde haja uma conexão com a Internet. Ele permite que os usuários trabalhem juntos em tempo real no mesmo projeto em diferentes locais, enquanto os dados nunca saem da segurança da arquitetura de segurança da nuvem. Além de poder colaborar com clientes externos, também pode ajudar na comunicação interna. Um dos principais reclamações para novos advogados (e motivo da rotatividade) é a falta de treinamento e oportunidades de aprendizado. Essa preocupação pode ser abordada, novos advogados podem ser contratados com mais facilidade e o valor pode ser agregado mais rapidamente à sua empresa quando a colaboração em nuvem é adotada.
Com um sistema local, costumização é oferecido por equipes de desenvolvimento, mas isso também pode ter suas desvantagens. Especificamente, manutenção, recursos, custos e riscos estão associados à personalização e atualização no futuro. Com a Nuvem, que é inerentemente flexível, você pode configurar o sistema para melhor atender às suas necessidades. Embora você possa ter acesso ao mesmo software básico que outros clientes NetDocuments, o NetDocuments tem várias opções para configurar sua plataforma de acordo com as necessidades exclusivas de sua empresa ou departamento.
Os advogados merecem segurança e flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora. Os departamentos de TI apreciam a segurança, a criptografia e a equipe de especialistas que podem consultar a arquitetura e os recursos do produto que uma nuvem privada oferece. Um provedor de DMS SaaS multilocatário como o NetDocuments pode fornecer essas necessidades por uma fração do que custaria um escritório de advocacia para criar do zero.
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