O que é a arquitetura em nuvem de um DMS jurídico e por que é importante

Por:
A Equipe NetDocuments
Junho 26, 2020

Todo mundo está falando sobre a nuvem, mas o que isso significa, realmente? A nuvem pode ser desmistificada significativamente com a compreensão de alguns componentes básicos da arquitetura da nuvem. Compreender a estrutura da nuvem é cada vez mais crítico, pois COVID- 19 revelou deficiências dramáticas em vários sistemas locais.

Embora a transição para um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem (DMS) tenha sido recomendada com frequência crescente nos últimos anos, a pandemia global mostrou que as soluções locais são não uma forma ideal de responder a tais emergências. Por outro lado, os provedores de nuvem permitem a continuidade dos negócios e a capacidade de trabalhar em casa da mesma forma que você faria no escritório.

Este artigo analisa uma visão geral da arquitetura de nuvem, ofertas de nuvem “como serviço” e locação única versus multilocação. Com esses termos em mãos, estaremos preparados para comparar os sistemas em nuvem aos sistemas locais.

Noções básicas de nuvem

Para entender melhor as comparações entre sistemas em nuvem e locais, é importante ter uma compreensão básica de alguns termos-chave:

  • Nuvem Pública: Uma nuvem pública descreve a relação entre a entidade que possui o hardware e o poder de computação para aqueles que estão criando os aplicativos e sites alojados no hardware usando o poder de computação.  
    Por exemplo, a Amazon fornece ao público em geral espaço em seus servidores para usar seu poder de computação por meio de AWS (Amazon Web Services). Indivíduos e empresas podem comprar esse espaço muito mais barato do que construir seus próprios data centers. Nuvem pública os consumidores não prestam serviços aos centros de dados nem fornecem o hardware. Em vez disso, eles alugam os serviços de um provedor de nuvem. Isso é uma opção econômica para colocar sua empresa em funcionamento. No entanto, isso também significa que os consumidores não controlam a segurança ou vários protocolos definidos pelo provedor de nuvem pública. Enquanto grandes jogadores como AWS ou Microsoft Azure estão conhecidas por terem boa segurança, essas empresas definem a segurança - não o fornecedor de software do qual você está comprando.
  • Nuvem privada: Uma nuvem privada significa que o hardware está em um data center de propriedade e usado pela mesma entidade. A NetDocuments, por exemplo, possui vários data centers em todo o mundo. Atualmente, ninguém usa o poder de computação do hardware NetDocuments, exceto para usuários autorizados que usam exclusivamente o poder de computação para acessar o software NetDocuments.
    O nuvem privada significa que o NetDocuments controla toda a segurança e desempenho de seu software, bem como toda a manutenção de seu hardware. A NetDocuments tem uma solução premiada e vem construindo seus data centers ao longo de duas décadas, e seus clientes colhem os benefícios de data centers caros com equipe, sem ter que arcar com o peso total dos custos.

Como serviço

É importante entender os serviços básicos que as nuvens fornecem, ou em outras palavras, o que você pode fazer com a nuvem. Como uma visão geral, existem três serviços principais que as nuvens fornecem:

  1. Infraestrutura como serviço (IaaS): IaaS é a oferta de nuvem mais básica com a maior quantidade de flexibilidade. Essencialmente, apenas a arquitetura de segurança e o poder de computação são fornecidos. O consumidor pode construir qualquer aplicativo que quiser do zero.
  2. Plataforma como serviço (PaaS): PaaS é um pouco menos flexível do que IaaS. A plataforma básica já é fornecida para o consumidor como um modelo, mas eles podem personalizar certos aspectos para criar seu próprio aplicativo.
  3. Software as a Service (SaaS): SaaS significa que seu código pertence, é mantido e editado pelo provedor. É mais restrito em sua customização do que IaaS ou PaaS, uma vez que o provedor determina as regras de seu produto concluído. NetDocuments é um provedor SaaS. Eles possuem e mantêm seu próprio software, mas permitem a sua clientela de profissionais de direito, saúde e finanças um certo nível de customização dentro do software.

Locação: locatário único versus locatário múltiplo

A locação é em camadas, o que significa que a nuvem e o software que você está usando podem se enquadrar em diferentes categorias. Uma nuvem ou software pode ser inquilino ou Multi inquilino.

Único inquilino é o que parece: uma entidade possui e usa exclusivamente o ambiente de nuvem ou software. Embora seja uma opção de nuvem, nuvens de locatário único podem exigir atualizações e manutenção individuais. Quanto mais ambientes de locatário único um fornecedor deve gerenciar, maior o risco é introduzido nos processos devido a erros humanos e do produto

Os sistemas locais são um exemplo de software de locatário único, com uma empresa usando o software por meio de seu hardware exclusivo no escritório.

Múltiplos inquilinos é como um prédio de apartamentos. Todos os inquilinos compartilham algumas coisas como eletricidade e corredores comuns, mas cada um tem seu próprio espaço privado também.

Os fornecedores de software podem optar por hospedar software de um ou vários locatários dentro desses ambientes. O NetDocuments fornece uma nuvem privada com software multilocatário. Isso significa que estabelecemos uma arquitetura de segurança que inclui coisas como túneis quânticos e criptografia entrópica, oferecendo aos nossos clientes a maior segurança do setor. Isso também significa que novos recursos, atualizações e patches de segurança são eficazes para todos os clientes ao mesmo tempo.

Nuvem vs. sistemas locais

Com a invenção da nuvem e a ascensão da força de trabalho milenar, os escritórios de advocacia sentiram um grande impulso para migrar os sistemas locais para a nuvem. Muitas pessoas que usam soluções locais há algum tempo suspeitam da nuvem e resistem a alterações intrusivas, se puderem evitá-las.

Isso levanta a questão, realmente importa se o DMS do seu escritório de advocacia é executado na nuvem ou no local? Agora que temos um entendimento básico da estrutura da nuvem e da locação, podemos comparar significativamente os dois sistemas e responder a esta pergunta.

Acessibilidade

Os sistemas locais são vinculados a um hardware específico, normalmente um servidor local. Esses sistemas não são normalmente projetados para trabalho remoto ou colaboração e geralmente requerem acesso externo por meio de uma conexão VPN (rede privada virtual). Quando o trabalho remoto ou colaborativo é necessário, os funcionários provavelmente contornarão a segurança exportando documentos, imprimindo cópias impressas ou usando anexos de e-mail. A pandemia COVID- 19 é um desses casos, em que escritórios que dependiam de sistemas locais foram forçados a deixar seus escritórios, deixando as empresas embaralhar, girar e colocar novas (ou validar as existentes) conexões VPN para que o trabalho continuasse.

Em contraste, os sistemas em nuvem são projetados para serem altamente acessíveis com colaboração e trabalho remoto no centro da estrutura. A colaboração é cada vez mais exigida dos advogados. Como a pandemia COVID- 19 revelou, as empresas com DMS baseado em nuvem são capazes de se adaptar a emergências globais e continuar a trabalhar com pouca ou nenhuma interrupção.

Segurança

A segurança local pode ser considerada uma segurança 'prática'. Porque a responsabilidade recai sobre sua empresa, e somente ela - requer monitoramento e manutenção constantes. Embora você possa configurar o sistema da maneira que desejar com a segurança local, isso significa que você precisará de um alto nível de especialização para permanecer em conformidade.

Com a nuvem, há menos carga para as equipes de TI porque você está compartilhando a responsabilidade entre a empresa e seu fornecedor. Geralmente é mais econômico e permite que você acesse arquivos de qualquer lugar - com segurança. Em um estudo recente, 61% dos profissionais acreditam que há menos risco de violação de segurança em um ambiente de nuvem do que em um ambiente local. Um bom provedor de nuvem terá certificações de segurança adequadas, uma linha de base de segurança robusta, porém flexível, que pode ser personalizada para aqueles que usam o sistema, e nenhum histórico de violações de dados ou problemas de segurança.

Manutenção

Os sistemas locais exigem manutenção regular e programada, pois os computadores clientes estão ligados ao hardware em um local específico. Eles também exigem atualizações frequentes (caras). E, se um provedor local atender a várias iterações de seu produto, os recursos da empresa devem ser divididos para manter e atualizar várias versões do mesmo software.

Por outro lado, os sistemas em nuvem são projetados para manutenção constante e universal, onde as atualizações acontecem continuamente - e podem ser compartilhadas com todos os clientes de uma vez. Embora isso signifique que o sistema está em constante atualização, os clientes normalmente veem pouca ou nenhuma interrupção no funcionamento. Os provedores rastreiam e monitoram o desempenho de seus escritórios quase em tempo real e podem começar a trabalhar nas soluções imediatamente (às vezes antes que o cliente perceba). A maioria dos provedores de nuvem oferece uma página de status pública, então você também pode monitorar o desempenho por conta própria.

Flexibilidade

Como a COVID- 19 pandemia global revelou, flexibilidade no trabalho localização, externo colaboração, e a capacidade de se conectar usando uma variedade de dispositivos não são mais recursos opcionais.

  • Local de trabalho: A capacidade de trabalhar remotamente foi avaliada em um espectro de uma boa vantagem a uma vantagem competitiva em produtividade. A pandemia COVID- 19 gerou uma mudança de valor quase da noite para o dia no trabalho remoto, de um privilégio opcional para uma necessidade. Os sistemas locais geralmente não estão equipados para lidar com o estado de emergência que vivemos. Meses de trabalho remoto forçado impactaram as empresas de tal forma que muitas estão mudando fundamentalmente seus modelos para renunciar a locações de escritórios e continuar o trabalho remoto permanentemente. Aqueles que decidem retornar aos escritórios devem estar preparados para futuras emergências em escala local, nacional ou global. Nesse ínterim, as empresas que adotam a nuvem também colherão os benefícios do acesso ao vivo no tribunal, a capacidade de colaborar em um documento de qualquer lugar a qualquer momento ou qualquer outra necessidade remota. A adoção da nuvem também ajudará as empresas à prova de futuro para outros eventos, catástrofes e outros desastres naturais imprevistos que possam surgir.
  • Colaboração: A colaboração em nuvem permite interações seguras e ao vivo de qualquer lugar com conexão à Internet. Ele permite que os usuários trabalhem juntos em tempo real no mesmo projeto em locais diferentes, enquanto os dados nunca deixam a segurança da arquitetura de segurança da nuvem. Além de poder colaborar com clientes externos, também pode ajudar na comunicação interna. Um dos principais reclamações para novos advogados (e motivo da rotatividade) é a falta de treinamento e oportunidades de aprendizado. Essa preocupação pode ser resolvida, novos advogados podem ser retidos com mais facilidade e valor pode ser agregado mais rapidamente à sua empresa quando a colaboração em nuvem é adotada.
  • Personalização e configuração: Com um sistema local, costumização é oferecido por equipes de desenvolvimento, mas isso também pode ter suas desvantagens. Especificamente, manutenção, recursos, custos e riscos estão associados à personalização e atualização futura. Com a nuvem, que é inerentemente flexível, você pode configurar o sistema para atender melhor às suas necessidades. Embora você possa ter acesso ao mesmo software básico que outros clientes NetDocuments, NetDocuments tem várias opções para configurar sua plataforma de acordo com as necessidades exclusivas de sua empresa ou departamento.

Contate-Nos

Os advogados merecem segurança e flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora. Os departamentos de TI apreciam a segurança, a criptografia e a equipe de especialistas que podem consultar a arquitetura e os recursos do produto que uma nuvem privada oferece. Um provedor de DMS SaaS multilocatário como o NetDocuments pode fornecer essas necessidades por uma fração do que custaria um escritório de advocacia para criar do zero.

Para saber mais sobre como maximizar a eficiência, produtividade, colaboração e segurança de sua equipe ou organização, agende uma demonstração hoje até clicando aqui.

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