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Todo mundo está falando sobre a nuvem, mas o que isso significa, realmente? A nuvem pode ser desmistificada significativamente com a compreensão de alguns componentes básicos da arquitetura da nuvem. Compreender a estrutura da nuvem é cada vez mais crítico, pois COVID- 19 revelou deficiências dramáticas em vários sistemas locais.
While transitioning to a cloud-based document management system (DMS) has been recommended with increasing frequency over the last several years, the global pandemic has shown that on-premises solutions are not an ideal way to respond to such emergencies. On the other hand, cloud providers by design enable business continuity and the ability to work at home just as you would in the office.
Este artigo analisa uma visão geral da arquitetura de nuvem, ofertas de nuvem “como serviço” e locação única versus multilocação. Com esses termos em mãos, estaremos preparados para comparar os sistemas em nuvem aos sistemas locais.
Para entender melhor as comparações entre sistemas em nuvem e locais, é importante ter uma compreensão básica de alguns termos-chave:
A public cloud describes the relationship between the entity that owns the hardware and computing power to those that are creating the applications and websites housed on the hardware using the computing power.
For example, Amazon provides the general public space on its servers to use their computing power through AWS (Amazon Web Services). Individuals and companies can buy that space much cheaper than building their own data centers. Public cloud consumers do not service the data centers or provide the hardware. Instead they rent the services from a cloud provider. This makes for a cost-effective option to get your business up and running. However, this also means that consumers do not control security or various protocols set by the public cloud provider. While big players like AWS or Microsoft Azure are known to have good security, these companies define the security – not the software vendor you’re buying from.
A private cloud means that the hardware is in a data center owned and used by the same entity. NetDocuments, for example, owns multiple data centers across the world. Currently, no one uses the computing power of NetDocuments hardware except for authorized users who exclusively use the computing power to access NetDocuments software.
The Nuvem privada means that NetDocuments controls all security and performance of its software as well as all maintenance of its hardware. NetDocuments has an award-winning solution and has been building its data centers over the course of two decades and its clients reap the benefits of expensive, staffed data centers without having to bear the full burden of the cost.
É importante entender os serviços básicos que as nuvens fornecem, ou em outras palavras, o que você pode fazer com a nuvem. Como uma visão geral, existem três serviços principais que as nuvens fornecem:
Tenancy is layered, meaning that the cloud and the software you are using can fall into different categories. A cloud or software can either be Inquilino Único or Multi inquilino.
Inquilino único é exatamente o que parece: uma entidade possui e usa exclusivamente o ambiente de nuvem ou o software. Embora seja uma opção de nuvem, as nuvens de locatário único podem exigir atualizações e manutenção individuais. Quanto mais ambientes de locatário único um fornecedor precisar gerenciar, maior será o risco introduzido nos processos devido a erros humanos e de produto
On-premises systems are an example of single-tenant software, with one company using the software via their unique in-office hardware.
Multilocação é como um prédio de apartamentos. Todos os inquilinos compartilham algumas coisas como eletricidade e corredores comuns, mas cada um também tem seu próprio espaço privado.
Os fornecedores de software podem optar por hospedar software de um ou vários locatários dentro desses ambientes. O NetDocuments fornece uma nuvem privada com software multilocatário. Isso significa que estabelecemos uma arquitetura de segurança que inclui coisas como túneis quânticos e criptografia entrópica, oferecendo aos nossos clientes a maior segurança do setor. Isso também significa que novos recursos, atualizações e patches de segurança são eficazes para todos os clientes ao mesmo tempo.
Com a invenção da nuvem e a ascensão da força de trabalho milenar, os escritórios de advocacia sentiram um grande impulso para migrar os sistemas locais para a nuvem. Muitas pessoas que usam soluções locais há algum tempo suspeitam da nuvem e resistem a alterações intrusivas, se puderem evitá-las.
This begs the question, does it really matter if your law firm’s DMS runs on the cloud or on-premises? Now that we have a basic understanding of the structure of the cloud and tenancy, we can meaningfully compare the two systems and answer this question.
Os sistemas locais são vinculados a um hardware específico, normalmente um servidor local. Esses sistemas não são normalmente projetados para trabalho remoto ou colaboração e geralmente requerem acesso externo por meio de uma conexão VPN (rede privada virtual). Quando o trabalho remoto ou colaborativo é necessário, os funcionários provavelmente contornarão a segurança exportando documentos, imprimindo cópias impressas ou usando anexos de e-mail. A pandemia COVID- 19 é um desses casos, em que escritórios que dependiam de sistemas locais foram forçados a deixar seus escritórios, deixando as empresas embaralhar, girar e colocar novas (ou validar as existentes) conexões VPN para que o trabalho continuasse.
In contrast, cloud systems are designed to be highly accessible with collaboration and remote work at the center of the framework. Collaboration is increasingly required of lawyers. As the COVID-19 pandemic has revealed, companies with cloud-based, legal document management systems are able to adapt to global emergencies and continue work with little to no interruption.
A segurança local pode ser considerada uma segurança 'prática'. Porque a responsabilidade recai sobre sua empresa, e somente ela - requer monitoramento e manutenção constantes. Embora você possa configurar o sistema da maneira que desejar com a segurança local, isso significa que você precisará de um alto nível de especialização para permanecer em conformidade.
With the cloud, there’s less burden on IT teams because you’re sharing the responsibility between the company and your vendor. It is often more cost-effective, and allows you to access files from anywhere – securely. In a recent study, 61% of professionals believe there’s less risk of a security breach in a cloud environment vs. an on-premises environment. A good cloud provider will have appropriate security certifications, a robust yet flexible security baseline that can be tailored to those who use the system, and no history of data breaches or security issues.
Os sistemas locais exigem manutenção regular e programada, pois os computadores clientes estão ligados ao hardware em um local específico. Eles também exigem atualizações frequentes (caras). E, se um provedor local atender a várias iterações de seu produto, os recursos da empresa devem ser divididos para manter e atualizar várias versões do mesmo software.
Por outro lado, os sistemas em nuvem são projetados para manutenção constante e universal, onde as atualizações acontecem continuamente - e podem ser compartilhadas com todos os clientes de uma vez. Embora isso signifique que o sistema está em constante atualização, os clientes normalmente veem pouca ou nenhuma interrupção no funcionamento. Os provedores rastreiam e monitoram o desempenho de seus escritórios quase em tempo real e podem começar a trabalhar nas soluções imediatamente (às vezes antes que o cliente perceba). A maioria dos provedores de nuvem oferece uma página de status pública, então você também pode monitorar o desempenho por conta própria.
As the COVID-19 global pandemic has revealed, flexibility in work location, external Colaboração, and the ability to connect using a variety of devices are not optional features anymore.
The ability to work remotely has been valued on a spectrum from a nice perk to a competitive edge in productivity. The COVID-19 pandemic has prompted a nearly overnight value change in remote work, from an optional perk to a necessity. On-premises systems are often not equipped to handle the emergency state we experienced. Months of forced remote work impacted businesses in such a way that many are fundamentally changing their models to forgo office leases and continue remote work permanently. Those who decide to return to offices must be prepared for future emergencies at a local, national, or global scale. In the meantime, firms who adopt the cloud will also reap the benefits of live access from the courtroom, the ability to collaborate on a document from anywhere at any time, or any other remote need. Adopting the cloud will also help future proof firms for other events, catastrophes, and other unforeseen natural disasters that may arise.
Cloud collaboration enables secure, live interactions from anywhere there is an internet connection. It enables users to work together in real time on the same project in different locations while the data never leaves the safety of the security architecture of the cloud. In addition to being able to collaborate with external clients, it can help internal communications as well. One of the top complaints for new lawyers (and reason for turnover) is the lack of training and opportunities to learn. This concern can be addressed, new lawyers can be more easily retained, and value can be added more quickly to your firm when cloud collaboration is embraced.
With an on-premises system, customization is offered by development teams but this too can have its drawbacks. Specifically, maintenance, resources, costs, and risks are associated with customizing and upgrading down the road. With the Cloud, which is inherently flexible, you can configure the system to fit your needs best. Although you may have access to the same base software as other NetDocuments clients, NetDocuments has various options to configure its platform to your firm or department’s unique needs.
Os advogados merecem segurança e flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora. Os departamentos de TI apreciam a segurança, a criptografia e a equipe de especialistas que podem consultar a arquitetura e os recursos do produto que uma nuvem privada oferece. Um provedor de DMS SaaS multilocatário como o NetDocuments pode fornecer essas necessidades por uma fração do que custaria um escritório de advocacia para criar do zero.
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