O que é a arquitetura em nuvem de um DMS jurídico e por que é importante

O que é a arquitetura em nuvem de um DMS jurídico e por que é importante

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."
Você também pode estar interessado em…
Um ícone de seta branca para a direita.
Um ícone de seta branca para a direita.
Um ícone de seta branca para a direita.

Todo mundo está falando sobre a nuvem, mas o que isso significa, realmente? A nuvem pode ser desmistificada significativamente com a compreensão de alguns componentes básicos da arquitetura da nuvem. Compreender a estrutura da nuvem é cada vez mais crítico, pois COVID- 19 revelou deficiências dramáticas em vários sistemas locais.

While transitioning to a cloud-based document management system (DMS) has been recommended with increasing frequency over the last several years, the global pandemic has shown that on-premises solutions are not an ideal way to respond to such emergencies. On the other hand, cloud providers by design enable business continuity and the ability to work at home just as you would in the office.

Este artigo analisa uma visão geral da arquitetura de nuvem, ofertas de nuvem “como serviço” e locação única versus multilocação. Com esses termos em mãos, estaremos preparados para comparar os sistemas em nuvem aos sistemas locais.

Noções básicas de nuvem

Para entender melhor as comparações entre sistemas em nuvem e locais, é importante ter uma compreensão básica de alguns termos-chave:

Public Cloud

A public cloud describes the relationship between the entity that owns the hardware and computing power to those that are creating the applications and websites housed on the hardware using the computing power.  
For example, Amazon provides the general public space on its servers to use their computing power through AWS (Amazon Web Services). Individuals and companies can buy that space much cheaper than building their own data centers. Public cloud consumers do not service the data centers or provide the hardware. Instead they rent the services from a cloud provider. This makes for a cost-effective option to get your business up and running. However, this also means that consumers do not control security or various protocols set by the public cloud provider. While big players like AWS or Microsoft Azure are known to have good security, these companies define the security – not the software vendor you’re buying from.

Private Cloud

A private cloud means that the hardware is in a data center owned and used by the same entity. NetDocuments, for example, owns multiple data centers across the world. Currently, no one uses the computing power of NetDocuments hardware except for authorized users who exclusively use the computing power to access NetDocuments software.
The private cloud means that NetDocuments controls all security and performance of its software as well as all maintenance of its hardware. NetDocuments has an award-winning solution and has been building its data centers over the course of two decades and its clients reap the benefits of expensive, staffed data centers without having to bear the full burden of the cost.

Como serviço

É importante entender os serviços básicos que as nuvens fornecem, ou em outras palavras, o que você pode fazer com a nuvem. Como uma visão geral, existem três serviços principais que as nuvens fornecem:

  1. Infraestrutura como serviço (IaaS): IaaS é a oferta de nuvem mais básica com a maior quantidade de flexibilidade. Essencialmente, apenas a arquitetura de segurança e o poder de computação são fornecidos. O consumidor pode construir qualquer aplicativo que quiser do zero.
  2. Plataforma como serviço (PaaS): PaaS é um pouco menos flexível do que IaaS. A plataforma básica já é fornecida para o consumidor como um modelo, mas eles podem personalizar certos aspectos para criar seu próprio aplicativo.
  3. Software as a Service (SaaS): SaaS significa que seu código pertence, é mantido e editado pelo provedor. É mais restrito em sua customização do que IaaS ou PaaS, uma vez que o provedor determina as regras de seu produto concluído. NetDocuments é um provedor SaaS. Eles possuem e mantêm seu próprio software, mas permitem a sua clientela de profissionais de direito, saúde e finanças um certo nível de customização dentro do software.

Locação: locatário único versus locatário múltiplo

A locação é em camadas, o que significa que a nuvem e o software que você está usando podem se enquadrar em diferentes categorias. Uma nuvem ou software pode ser inquilino ou Multi inquilino.

Single-Tenant

Single-tenant is just as it sounds: one entity owns and exclusively uses either the cloud environment or software. While it is a cloud option, single-tenant clouds can require individual upgrades and maintenance. The more single-tenant environments that a vendor must manage, the greater risk is introduced into the processes due to human and product error

Os sistemas locais são um exemplo de software de locatário único, com uma empresa usando o software por meio de seu hardware exclusivo no escritório.

Multi-Tenant

Multi-tenancy is like an apartment building. All tenants share some things like electricity and common hallways, but they each have their own private space as well.

Os fornecedores de software podem optar por hospedar software de um ou vários locatários dentro desses ambientes. O NetDocuments fornece uma nuvem privada com software multilocatário. Isso significa que estabelecemos uma arquitetura de segurança que inclui coisas como túneis quânticos e criptografia entrópica, oferecendo aos nossos clientes a maior segurança do setor. Isso também significa que novos recursos, atualizações e patches de segurança são eficazes para todos os clientes ao mesmo tempo.

Nuvem vs. sistemas locais

Com a invenção da nuvem e a ascensão da força de trabalho milenar, os escritórios de advocacia sentiram um grande impulso para migrar os sistemas locais para a nuvem. Muitas pessoas que usam soluções locais há algum tempo suspeitam da nuvem e resistem a alterações intrusivas, se puderem evitá-las.

Isso levanta a questão, realmente importa se o DMS do seu escritório de advocacia é executado na nuvem ou no local? Agora que temos um entendimento básico da estrutura da nuvem e da locação, podemos comparar significativamente os dois sistemas e responder a esta pergunta.

Acessibilidade

Os sistemas locais são vinculados a um hardware específico, normalmente um servidor local. Esses sistemas não são normalmente projetados para trabalho remoto ou colaboração e geralmente requerem acesso externo por meio de uma conexão VPN (rede privada virtual). Quando o trabalho remoto ou colaborativo é necessário, os funcionários provavelmente contornarão a segurança exportando documentos, imprimindo cópias impressas ou usando anexos de e-mail. A pandemia COVID- 19 é um desses casos, em que escritórios que dependiam de sistemas locais foram forçados a deixar seus escritórios, deixando as empresas embaralhar, girar e colocar novas (ou validar as existentes) conexões VPN para que o trabalho continuasse.

In contrast, cloud systems are designed to be highly accessible with collaboration and remote work at the center of the framework. Collaboration is increasingly required of lawyers. As the COVID-19 pandemic has revealed, companies with cloud-based, legal document management systems are able to adapt to global emergencies and continue work with little to no interruption.

Segurança

A segurança local pode ser considerada uma segurança 'prática'. Porque a responsabilidade recai sobre sua empresa, e somente ela - requer monitoramento e manutenção constantes. Embora você possa configurar o sistema da maneira que desejar com a segurança local, isso significa que você precisará de um alto nível de especialização para permanecer em conformidade.

Com a nuvem, há menos carga para as equipes de TI porque você está compartilhando a responsabilidade entre a empresa e seu fornecedor. Geralmente é mais econômico e permite que você acesse arquivos de qualquer lugar - com segurança. Em um estudo recente, 61% dos profissionais acreditam que há menos risco de violação de segurança em um ambiente de nuvem do que em um ambiente local. Um bom provedor de nuvem terá certificações de segurança adequadas, uma linha de base de segurança robusta, porém flexível, que pode ser personalizada para aqueles que usam o sistema, e nenhum histórico de violações de dados ou problemas de segurança.

Manutenção

Os sistemas locais exigem manutenção regular e programada, pois os computadores clientes estão ligados ao hardware em um local específico. Eles também exigem atualizações frequentes (caras). E, se um provedor local atender a várias iterações de seu produto, os recursos da empresa devem ser divididos para manter e atualizar várias versões do mesmo software.

Por outro lado, os sistemas em nuvem são projetados para manutenção constante e universal, onde as atualizações acontecem continuamente - e podem ser compartilhadas com todos os clientes de uma vez. Embora isso signifique que o sistema está em constante atualização, os clientes normalmente veem pouca ou nenhuma interrupção no funcionamento. Os provedores rastreiam e monitoram o desempenho de seus escritórios quase em tempo real e podem começar a trabalhar nas soluções imediatamente (às vezes antes que o cliente perceba). A maioria dos provedores de nuvem oferece uma página de status pública, então você também pode monitorar o desempenho por conta própria.

Flexibilidade

Como a COVID- 19 pandemia global revelou, flexibilidade no trabalho localização, externo colaboração, e a capacidade de se conectar usando uma variedade de dispositivos não são mais recursos opcionais.

Work Location

The ability to work remotely has been valued on a spectrum from a nice perk to a competitive edge in productivity. The COVID-19 pandemic has prompted a nearly overnight value change in remote work, from an optional perk to a necessity. On-premises systems are often not equipped to handle the emergency state we experienced. Months of forced remote work impacted businesses in such a way that many are fundamentally changing their models to forgo office leases and continue remote work permanently. Those who decide to return to offices must be prepared for future emergencies at a local, national, or global scale. In the meantime, firms who adopt the cloud will also reap the benefits of live access from the courtroom, the ability to collaborate on a document from anywhere at any time, or any other remote need. Adopting the cloud will also help future proof firms for other events, catastrophes, and other unforeseen natural disasters that may arise.

Colaboração

Cloud collaboration enables secure, live interactions from anywhere there is an internet connection. It enables users to work together in real time on the same project in different locations while the data never leaves the safety of the security architecture of the cloud. In addition to being able to collaborate with external clients, it can help internal communications as well. One of the top complaints for new lawyers (and reason for turnover) is the lack of training and opportunities to learn. This concern can be addressed, new lawyers can be more easily retained, and value can be added more quickly to your firm when cloud collaboration is embraced.

Customization and configuration

With an on-premises system, customization is offered by development teams but this too can have its drawbacks. Specifically, maintenance, resources, costs, and risks are associated with customizing and upgrading down the road. With the Cloud, which is inherently flexible, you can configure the system to fit your needs best. Although you may have access to the same base software as other NetDocuments clients, NetDocuments has various options to configure its platform to your firm or department’s unique needs.

Contate-Nos

Os advogados merecem segurança e flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora. Os departamentos de TI apreciam a segurança, a criptografia e a equipe de especialistas que podem consultar a arquitetura e os recursos do produto que uma nuvem privada oferece. Um provedor de DMS SaaS multilocatário como o NetDocuments pode fornecer essas necessidades por uma fração do que custaria um escritório de advocacia para criar do zero.

Para saber mais sobre como maximizar a eficiência, produtividade, colaboração e segurança de sua equipe ou organização, agende uma demonstração hoje até clicando aqui.

Postagens recentes