Imagem de close-up de uma mão digitando em um laptop com ícones de pasta pairando acima.

A crescente necessidade de gerenciamento confiável de documentos no setor público

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Maio 13, 2022
Ultima atualização:

Historicamente, o governo dos EUA não é estranho ao uso de formulários em papel para processar solicitações de serviços governamentais, assistência ou ajuda pública. Esse processo não é apenas datado e demorado, mas também não é totalmente seguro. O influxo de formulários em papel ao longo das décadas criou problemas com o gerenciamento confiável de documentos, pois eles não eram facilmente pesquisáveis ou acessados remotamente.

Nos esforços para aliviar esse crescente problema de papel, muitas agências governamentais optaram por avançar com iniciativas de transformação digital que há muito estavam em espera. Agências federais têm trabalhado em estreita colaboração com parceiros do setor para digitalizar documentos para que possam ser marcados e armazenados como dados digitais. Isso resultou em documentos digitais acessíveis remotamente, facilmente pesquisáveis e muito mais fáceis de usar. Foi uma melhora acentuada. Mas então o COVID aconteceu.

A pandemia ajudou a moldar muitas decisões de transformação digital, principalmente de agências que migram para o trabalho remoto e híbrido. A montanha de documentos digitais e um verdadeiro mar de dados constituintes com os quais cada agência federal opera se torna difícil de gerenciar e utilizar quando toda a organização faz mudanças drásticas em como e onde os funcionários trabalham. O aumento das iniciativas de trabalho em casa colocou à prova os processos e tecnologias que as agências utilizam para gerenciamento e armazenamento de documentos – e muitas vezes os encontraram em falta.

No nível dos funcionários federais, o modelo de trabalho em casa ampliou as deficiências tanto na tecnologia quanto nos processos, tornando a execução do trabalho dos trabalhadores ineficiente e aumentando o risco de exposição de dados. Os funcionários federais perderam um tempo significativo procurando documentos e dados. Documentos duplicados criaram problemas de controle de versão, tornando a colaboração mais complicada. Em um momento em que os cibercriminosos procuram ativamente explorar as vulnerabilidades resultantes da pandemia e das forças de trabalho descentralizadas, a natureza distribuída da força de trabalho colocou em risco os dados sensíveis dos constituintes.  

Para saber mais sobre as formas como as agências federais armazenam documentos e dados e entender melhor o impacto que a pandemia de COVID teve nas operações do setor público, Ryan Schradin com nosso parceiro, DLT, sentou-se com nosso Gerente Sênior de Negócios do Governo Federal, David Delker, e Gerente de Produto, Steve Presley. Durante a discussão, eles exploraram como as forças de trabalho distribuídas e as políticas de trabalho em casa deixaram os dados constituintes vulneráveis, as necessidades críticas de documentos e dados da força de trabalho federal e novas tecnologias que poderiam melhorar a eficiência e a segurança das agências.

GovDevSecOpsHub (GDSOH): Como as agências e organizações governamentais tradicionalmente armazenam e gerenciam documentos digitais? Onde foram armazenados? Como e onde eles poderiam ser acessados?

David Delker, NetDocuments: As agências civis do governo federal que modernizaram seus sistemas de TI normalmente contam com as soluções disponíveis da Microsoft para armazenar e gerenciar conteúdo digital e registros eletrônicos. Isso pode incluir pastas de rede compartilhadas, SharePoint, OneDrive e Outlook. Referimo-nos a essas soluções simplesmente como repositórios de documentos. Também estamos começando a ver um aumento na adoção do Microsoft Teams.

O acesso aos vários repositórios de documentos pode variar de acordo com a agência, mas muitas organizações permitem o logon único – o processo exige que o usuário faça login apenas uma vez para acessar vários aplicativos e serviços sem inserir novamente as credenciais de login a cada vez.

Existem algumas agências que ainda podem contar com arquivos em papel ou registros não eletrônicos, seja porque os clientes que atendem enviam registros em papel ou processos internos dependem de tecnologia legada. Isso atrasa o processo de ficar sem papel.

GDSOH: Como a pandemia de COVID-19 e a pressa resultante para adotar o trabalho remoto (WFH) impactaram as agências? Que ramificações isso criou na forma como eles armazenavam e gerenciavam arquivos digitais?

David Delker: Comumente, as agências governamentais implementam alguma forma de soluções de rede privada virtual (VPN) que criam um túnel seguro do computador do usuário emitido pelo governo em casa para os sistemas da agência aos quais eles têm acesso. Eles usam seu cartão PIV (Personal Identity Verification) emitido pelo governo para validar o acesso por meio de autenticação multifator.

A pandemia de COVID-19 acelerou a necessidade de implementar e oferecer suporte completo a VPN e soluções de acesso remoto em toda a agência, já que toda a força de trabalho do governo mudou para o WFH praticamente da noite para o dia. As organizações de TI carregaram o fardo em grande parte, mesmo quando mudaram abruptamente para o WFH, exigindo que preparassem uma nova maneira de oferecer suporte a toda a organização e fornecer serviços remotamente.

A mudança para o WFH não alterou o uso dos repositórios de dados da Microsoft. No entanto, interrompeu os fluxos de trabalho de documentos ao salvar, recuperar e pesquisar conteúdo digital, particularmente na área de operações de salvamento, onde os usuários clicavam exaustivamente em "salvar" para garantir que o produto de trabalho não fosse perdido como resultado de interrupções ou desconexões inesperadas da rede . Além disso, várias cópias do mesmo documento podem existir no c:\drive local, bem como em outros repositórios de dados, como SharePoint, OneDrive ou Teams.

Por último, uma vez que o conteúdo digital pode existir em vários repositórios de dados, o tempo crítico também é perdido na busca de documentos ou informações. Os recursos de pesquisa disponíveis limitam-se a pesquisar apenas o título do documento, em oposição a uma pesquisa de texto completo em que todo o corpo do documento, incluindo o título e os metadados associados, são comparados com os critérios de pesquisa de palavras-chave.

GDSOH: Que impacto as iniciativas de WFH e o teletrabalho tiveram na segurança da informação e na segurança de documentos? Os documentos e dados digitais do governo se tornaram menos seguros como resultado da pandemia e da resposta à pandemia?

David Delker: Proteger o conteúdo pode ser um desafio. Torna-se cada vez mais difícil gerenciar e aplicar políticas de segurança e governança de informações consistentes em vários repositórios de documentos. Os indivíduos normalmente não têm permissões ou ferramentas disponíveis para aplicar segurança a documentos – especialmente para adicionar permissões mais restritivas a documentos confidenciais.

No entanto, os documentos e dados digitais do governo não são necessariamente menos seguros devido ao WFH, mas mais vulneráveis. Vimos um aumento nos investimentos em soluções de segurança e conformidade, que incluem gerenciamento de identidade e acesso, segurança de perímetro e plataformas de proteção de endpoint – invista em novas tecnologias ou reforce os sistemas existentes.

GDSOH: O que as agências devem fazer para tornar esses dados mais seguros? Que medidas eles podem tomar – e quais tecnologias podem adotar – para manter seus dados e documentos privados?

Steve Presley, NetDocuments: Proteger o perímetro, os terminais e o acesso aos dados não é suficiente. Garantir que os próprios documentos digitais do governo estejam bem protegidos também é extremamente importante. Por exemplo: Como os dados são armazenados? Os dados são criptografados em repouso e em trânsito? Os controles estão disponíveis para impedir que conteúdo digital confidencial seja baixado, impresso ou enviado via anexo de e-mail? É aqui que um repositório de documentos e um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) variam muito.

Uma plataforma de gerenciamento de conteúdo/DMS que também é autorizada pelo FedRAMP garante que os dados do governo sejam protegidos de forma consistente e os serviços tenham sido minuciosamente verificados pelo FedRAMP Program Management Office (PMO). Os provedores de DMS autorizados pelo FedRAMP atenderam a rigorosos padrões de conformidade e segurança para proteger adequadamente os dados federais armazenados em provedores de serviços de nuvem comerciais.

A gestão centralizada da política de segurança, juntamente com um processo de governança de segurança para identificar os Ethical Walls e/ou um modelo de Zero Trust Security para assuntos altamente confidenciais, garante que o acesso a assuntos confidenciais ou altamente confidenciais que são necessários apenas para saber é essencial para reduzindo os problemas de divulgação de informações dentro da agência.

A Prevenção contra perda de dados reduz ainda mais a pegada de divulgação, limitando as ações que os usuários podem realizar quando o acesso for permitido. Regras como restringir a impressão, restringir a capacidade de anexar documentos a e-mail ou enviar via Secure Link eliminam a capacidade daqueles que têm acesso a documentos de distribuí-los externamente.

David Delker: Além disso, vale a pena notar que os sistemas de gerenciamento de e-mail e documentos tecnologicamente avançados armazenam conteúdo em armazenamentos de objetos, onde arquivos individuais são divididos em pedaços de dados, criptografados e espalhados por vários armazenamentos de dados. Interceptar qualquer “parte” de dados é ininteligível ou ilegível porque cada parte é criptografada com uma chave especial. Armazenamentos de arquivos e repositórios de dados, por outro lado, simplesmente armazenam o documento como um único dado.

GDSOH: Que outros benefícios uma agência governamental pode receber ao adotar sistemas de gerenciamento de documentos e e-mail? Os benefícios estão restritos à segurança de documentos e dados ou existem outros benefícios para eficiência operacional e produtividade?

David Delker: Eles permitem recursos como organização flexível de dados digitais, marcação dinâmica de conteúdo e pesquisa de texto completo.
A eficiência operacional e a produtividade são comumente medidas pela capacidade do serviço de melhorar os resultados da missão e oferecer uma experiência aprimorada ao usuário. Um sistema de gerenciamento de documentos não é apenas um repositório de documentos para armazenar e salvar documentos e e-mails. O sistema deve ajudá-lo a controlar seu conteúdo com base nas políticas e regras de segurança e conformidade da agência; permitir que as agências colaborem efetivamente com colegas internos, bem como com partes interessadas externas; automatize e substitua fluxos de trabalho manuais e ajude a organização a tomar decisões informadas com base em dados.

From an IT perspective, the main advantage of utilizing a FedRAMP Authorized cloud document management system is freeing the IT team from managing the day-to-day operations and maintenance – upgrades and patches – required by legacy client-server applications. Other added benefits of utilizing a DMS from a cloud service provider include built-in business continuity, digital data backup, and disaster recovery.

Aprender mais sobre o impacto da transformação digital e iniciativas de trabalho em casa nos requisitos de documentos e dados das agências federais, baixe suas cópias gratuitas de “Gerenciando Documentos no Espaço de Trabalho Permanentemente Híbrido” e “Transformação Digital na Nuvem e o Futuro”.

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."
Você também pode estar interessado em…
Um ícone de seta branca para a direita.
Um ícone de seta branca para a direita.
Um ícone de seta branca para a direita.

Postagens recentes