Imagem de close-up de uma mão digitando em um laptop com ícones de pasta pairando acima.

O guia para gerenciamento de e-mail jurídico

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Fevereiro 4, 2022
Ultima atualização:

Morar na sua caixa de entrada? Você não está sozinho.

É seguro dizer que muitos profissionais do direito podem se identificar com esse sentimento. E não é surpresa: sua caixa de entrada de e-mail é a linha de frente da comunicação com clientes e colegas — o lugar onde você vai para enviar e receber atualizações que movem assuntos e projetos.

Mas aqui está o problema: o software de e-mail geralmente é usado para um muitos mais do que enviar e receber e-mails, como armazenar, organizar e pesquisar e-mails e anexos, bem como agendar e gerenciar listas de tarefas.

Embora algumas empresas possam aparentemente ser capazes de cai fora com o uso de uma caixa de entrada como uma extensão de seu gerenciamento de casos/clientes/documentos, isso pode resultar em ineficiências de longo prazo, riscos e custos adicionais associados à falta de tecnologias adequadas.

É aqui que entra um forte sistema de gerenciamento de e-mail legal para salvar o dia!

Por que o gerenciamento de e-mail jurídico é importante

Na profissão jurídica, um e-mail é mais do que apenas uma mensagem. É também um componente crítico de um arquivo de projeto ou assunto completo do cliente.

É por isso que o gerenciamento de e-mail é normalmente considerado um subconjunto do gerenciamento de documentos — porque uma das ferramentas mais importantes que um advogado ou profissional jurídico precisa é a capacidade de arquivar comunicações por e-mail em um repositório seguro com outros documentos associados.

(Claro, existem algumas soluções desconexas, processos manuais e outras soluções alternativas que podem fazer o trabalho em um piscar de olhos. Mas não é o mesmo que o verdadeiro gerenciamento de e-mail.)

What is legal email management? A legal email management system (EMS) is a type of software that integrates with your existing email client — such as Outlook or Gmail — and adds in powerful, legal-specific tools that make your inbox a hub of efficiency. What’s most important is that a legal EMS helps you store email conversations with clients and other stakeholders efficiently, accurately, and securely. We’ll show you how.

Por que a descentralização é problemática

Antes de nos aprofundarmos nos benefícios de usar um EMS jurídico, vejamos onde as caixas de entrada padrão são insuficientes para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos.

Um dos maiores desafios de confiar apenas na sua caixa de entrada é como ela segrega e descentraliza as informações entre sua equipe. Em vez de ter um lugar onde todos os membros da equipe podem acessar as últimas conversas, notas de casos, notificações de arquivamento e documentos, você tem informações espalhadas por seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS), caixas de entrada de membros individuais da equipe, unidades locais… e quem sabe onde mais.

Isso não é apenas terrivelmente ineficiente para todos os envolvidos, mas também aumenta muito o risco de erros, trabalho duplicado, falta de comunicação e não conformidade. Sem falar nos problemas que surgem quando um colega de equipe sai com conteúdo importante existente apenas em seu e-mail. Este é mais um problema com a Grande Resignação que está ocorrendo.

Por outro lado, um EMS legal torna mais fácil para sua equipe trabalhar com eficiência, precisão e conformidade. Aqui estão quatro maneiras principais pelas quais um EMS legal pode aumentar a produtividade em sua organização:

1. Aloje seus documentos e e-mails em um só lugar

Esteja um colega tentando acompanhar as atualizações mais recentes de um assunto ou um executivo verificando o status de um projeto, é mais fácil para todos os envolvidos se tudo estiver armazenado em um só lugar.

Adicionar um EMS legal à sua pilha de tecnologia permite que você crie um único sistema de registro com todos os arquivos em um local centralizado - seu DMS. Isso garante que você tenha um local específico ao qual pertencem todos os arquivos relacionados a projetos ou assuntos, sejam conversas por e-mail, documentos, petições, notas de casos, imagens digitalizadas ou arquivos de áudio ou vídeo.

O resultado? Todos podem encontrar facilmente o que precisam quando precisam. Isso significa menos tempo perdido rastreando pessoas e documentos, menos erros, menos esforço duplicado e uma única fonte de verdade em que todos podem confiar.

2. Acesse em qualquer lugar — sem comprometer a segurança

Trabalhar remotamente pode ser um desafio, especialmente se seu escritório em casa ou dispositivo móvel não suportar seus fluxos de trabalho habituais ou se você precisar usar uma conexão de rede privada virtual (VPN) desajeitada para acessar arquivos de trabalho.

Um SGA legal como nd Mail pode resolver muitos desses desafios. Isso porque você pode usar os mesmos recursos de gerenciamento de documentos e e-mails em qualquer lugar em que possa acessar o Outlook ou o Gmail, mesmo quando estiver offline. Melhor ainda: não há necessidade de VPN.

Dessa forma, sua equipe pode permanecer produtiva no escritório, trabalhando em casa ou em trânsito, independentemente do dispositivo que estiver usando. Eles não precisam desistir de seus fluxos de trabalho preferidos e não serão tentados a encontrar soluções alternativas que exponham sua organização a riscos.

3. Armazenamento de e-mail simplificado, arquivamento automatizado

Um dos principais objetivos de um EMS legal é tornar o arquivamento de e-mails sem esforço – e até mesmo automático. (Afinal, quanto mais fácil for para os usuários arquivar e-mails, maior a probabilidade de eles realmente faça isso.)

Há muitas maneiras de fazer isso. Por exemplo, o ndMail usa IA para fazer recomendações inteligentes de comunicação e arquivamento de documentos. Isso permite que os advogados simplesmente verifiquem o local de preenchimento, em vez de pensar no local e arquivar manualmente a comunicação e os anexos no DMS. Basta um clique para confirmar o local de arquivamento.

Recursos adicionais de EMS podem ajudar os usuários a arquivar respostas automaticamente e evitar arquivamentos duplicados, o que ajuda sua equipe a economizar tempo, foco e energia.

Dependendo das políticas de retenção de sua organização, você também pode automatizar o processo de arquivamento ou exclusão de arquivos de projeto ou assunto, incluindo qualquer conversa de e-mail armazenada que atenda aos critérios especificados. Você não precisa vasculhar e identificar cada arquivo e mensagem individual; é simples e indolor.

4. Economizando tempo em tarefas administrativas = mais tempo para trabalho faturável

Quando você fatura por hora, cada minuto extra gasto em trabalho não faturável é um impacto no seu resultado final. É por isso que a gestão eficaz do tempo é tão essencial para advogados e profissionais da área jurídica.

Mas mesmo para advogados internos que não são clientes de cobrança, tarefas administrativas tediosas (como arquivar e-mails) podem tirar tempo de projetos e responsabilidades mais impactantes.

Felizmente, as soluções legais de gerenciamento de e-mail podem ajudar a reduzir o tempo que sua equipe gasta armazenando, compartilhando e organizando e-mails e anexos importantes. Todo esse trabalho acontece de forma rápida, precisa e até mesmo automática.

E, em vez de ficar frustrado tentando encontrar uma conversa há muito perdida nas profundezas de suas pastas de e-mail, você pode manter seu ritmo - seja faturando mais horas ou impulsionando uma importante iniciativa da empresa. Você pode assumir o controle de sua caixa de entrada em vez de permitir que sua caixa de entrada controle você.

Explore as possibilidades de gerenciamento de e-mail jurídico

Quando se trata de gerenciar e-mails para seu escritório de advocacia ou equipe jurídica, os benefícios de um SGA jurídico robusto são claros – e esses são apenas a ponta do iceberg. Um EMS legal também pode ajudar a proteger sua organização contra riscos, proporcionar grandes economias de custos, acelerar o processo de integração e muito mais.

Mas escolher o EMS legal certo para sua equipe pode ser uma tarefa assustadora.

É por isso que criamos o Definitive Guide to Email Management — para departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia, e agências governamentais.

Neste guia, você aprenderá:

  • Mais sobre como um EMS eficaz ajuda a aumentar a organização e a produtividade
  • Como identificar e avaliar recursos críticos de EMS, como escalabilidade e serviços em nuvem
  • Chaves para uma implementação de EMS bem-sucedida para que você possa maximizar a adoção do usuário — e seu retorno sobre o investimento

Baixe sua cópia do Guia definitivo para gerenciamento de e-mail por departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia, e agências governamentais hoje e explore o que é possível com um verdadeiro sistema de gerenciamento de e-mail legal.

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