AI Responsibly with ndMAX
Morar na sua caixa de entrada? Você não está sozinho.
É seguro dizer que muitos profissionais do direito podem se identificar com esse sentimento. E não é surpresa: sua caixa de entrada de e-mail é a linha de frente da comunicação com clientes e colegas — o lugar onde você vai para enviar e receber atualizações que movem assuntos e projetos.
Mas aqui está o problema: o software de e-mail geralmente é usado para um muitos mais do que enviar e receber e-mails, como armazenar, organizar e pesquisar e-mails e anexos, bem como agendar e gerenciar listas de tarefas.
Embora algumas empresas possam aparentemente ser capazes de cai fora ao usar uma caixa de entrada como uma extensão de seu software de gerenciamento de documentos e práticas, isso pode resultar em ineficiências, riscos e custos adicionais de longo prazo associados à não utilização das tecnologias certas.
É aqui que entra um forte sistema de gerenciamento de e-mail legal para salvar o dia!
Na profissão jurídica, um e-mail é mais do que apenas uma mensagem. Também é um componente crítico do gerenciamento de assuntos do cliente ou do arquivo do projeto.
É por isso que o gerenciamento de e-mail é normalmente considerado um subconjunto do gerenciamento de documentos — porque uma das ferramentas mais importantes que um advogado ou profissional jurídico precisa é a capacidade de arquivar comunicações por e-mail em um repositório seguro com outros documentos associados.
(Claro, existem algumas soluções desconexas, processos manuais e outras soluções alternativas que podem fazer o trabalho em um piscar de olhos. Mas não é o mesmo que o verdadeiro gerenciamento de e-mail.)
O que é gerenciamento legal de e-mail? Um sistema de gerenciamento de e-mail legal (EMS) é um tipo de software que se integra ao seu cliente de e-mail existente - como Microsoft Outlook ou Gmail - e adiciona aplicativos e ferramentas poderosas e específicas para o setor jurídico que tornam sua caixa de entrada um centro de eficiência. O mais importante é que um EMS legal ajuda você a armazenar conversas por e-mail com clientes e outras partes interessadas de forma eficiente, precisa e segura. Mostraremos como.
Antes de nos aprofundarmos nos benefícios de usar um EMS jurídico, vejamos onde as caixas de entrada padrão são insuficientes para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos.
Um dos maiores desafios de depender apenas da sua caixa de entrada é como ela segrega e descentraliza as informações entre sua equipe. Em vez de ter um lugar onde todos os membros da equipe podem se atualizar sobre as últimas conversas, notas de caso, notificações de arquivamento e documentos, você tem informações espalhadas por seu sistema de gerenciamento de prática, sistema de gerenciamento de documentos (DMS), caixas de entrada de membros individuais da equipe, unidades locais … e quem sabe onde mais.
Isso não é apenas terrivelmente ineficiente para todos os envolvidos, mas também aumenta muito o risco de erros, trabalho duplicado, falta de comunicação e não conformidade. Sem falar nos problemas que surgem quando um colega de equipe sai com conteúdo importante existente apenas em seu e-mail. Este é mais um problema com a Grande Resignação que está ocorrendo.
Por outro lado, um EMS legal torna mais fácil para sua equipe trabalhar com eficiência, precisão e conformidade. Aqui estão quatro maneiras principais pelas quais um EMS legal pode aumentar a produtividade em sua organization:
Se um colega está tentando se atualizar sobre um assunto ou o conselho geral está verificando o status de um projeto, é mais fácil para todos os envolvidos se tudo estiver armazenado em um só lugar.
Adicionar um EMS jurídico à sua pilha de tecnologia jurídica permite criar um único sistema de registro com todos os arquivos em um local centralized — seu DMS. Isso garante que você tenha um local específico onde todos os arquivos relacionados a projetos ou assuntos pertencem, sejam eles conversas por e-mail, documentos, petições, notas de caso, registro de clientes, imagens digitalizadas ou arquivos de áudio ou vídeo.
O resultado? Todos podem encontrar facilmente o que precisam quando precisam. Isso significa menos tempo perdido rastreando pessoas e documentos, menos erros, menos esforço duplicado e uma única fonte de verdade em que todos podem confiar.
Trabalhar remotamente pode ser um desafio, especialmente se seu escritório em casa ou dispositivo móvel não suportar seus fluxos de trabalho habituais ou se você precisar usar uma conexão de rede privada virtual (VPN) desajeitada para acessar arquivos de trabalho.
Um EMS legal como ndMail pode resolver muitos desses desafios. Isso porque você pode usar os mesmos recursos de gerenciamento de documentos e e-mails em qualquer lugar onde possa acessar seu serviço de e-mail, mesmo quando estiver off-line. Melhor ainda: não é necessário VPN.
Dessa forma, sua equipe pode se manter produtiva no escritório, trabalhando em casa ou em trânsito, independentemente do dispositivo que estiver usando no dia de trabalho. Eles não precisam desistir de seus fluxos de trabalho preferidos e não ficarão tentados a encontrar soluções alternativas que exponham sua organization a riscos.
Um dos principais objetivos de um EMS legal é tornar o arquivamento de e-mails sem esforço – e até mesmo automático. (Afinal, quanto mais fácil for para os usuários arquivar e-mails, maior a probabilidade de eles realmente faça isso.)
Há muitas maneiras de fazer isso. Por exemplo, o ndMail usa IA para fazer recomendações inteligentes de comunicação e arquivamento de documentos. Isso permite que os advogados simplesmente verifiquem o local de preenchimento, em vez de pensar no local e arquivar manualmente a comunicação e os anexos no sistema de gerenciamento de documentos. Basta um clique para confirmar o local de arquivamento.
Os recursos EMS adicionais podem ajudar os usuários a acompanhar, arquivar respostas automaticamente e evitar arquivamentos duplicados - tudo o que ajuda sua equipe a economizar tempo, foco e energia.
Dependendo das políticas de retenção de sua organization, você também pode automatizar e simplificar o processo de arquivamento ou exclusão de arquivos de assuntos ou projetos, incluindo quaisquer conversas de e-mail armazenadas que atendam aos critérios especificados. Você não precisa vasculhar e identificar cada arquivo e mensagem individual; é simples e indolor.
Quando você fatura por hora, cada minuto extra gasto em trabalho não faturável é um impacto no seu resultado final. É por isso que a gestão eficaz do tempo é tão essencial para advogados e profissionais da área jurídica.
Mas mesmo para advogados internos que não estão cobrando clientes, tarefas administrativas demoradas (como preencher novos e-mails) podem tirar tempo de projetos e responsabilidades mais impactantes.
Felizmente, as soluções legais de gerenciamento de e-mail podem ajudar a reduzir o tempo que sua equipe gasta armazenando, compartilhando e organizando e-mails e anexos importantes. Todo esse trabalho acontece de forma rápida, precisa e até mesmo automática.
E, em vez de ficar frustrado tentando encontrar uma conversa há muito perdida nas profundezas de suas pastas de e-mail, você pode manter seu ritmo - seja faturando mais horas ou impulsionando uma importante iniciativa da empresa. Você pode assumir o controle de sua caixa de entrada em vez de permitir que sua caixa de entrada controle você.
Quando se trata de gerenciar e-mails para sua equipe ou prática jurídica, os benefícios de um EMS jurídico robusto são claros - e esses são apenas a ponta do iceberg. Um EMS legal também pode ajudar a proteger sua organization contra riscos, proporcionar grandes economias de custo, melhorar a lucratividade, acelerar o processo de integração e muito mais.
Mas escolher o EMS legal certo para sua equipe pode ser uma tarefa assustadora.
É por isso que criamos o Definitive Guide to Email Management — para departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia, e agências governamentais.
Neste guia, você aprenderá:
Baixe sua cópia do Guia definitivo para gerenciamento de e-mail por departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia, e agências governamentais hoje e explore o que é possível com um verdadeiro sistema de gerenciamento de e-mail legal.
