Um homem de terno enfrenta a câmera apontando para ícones de e-mail pairando no centro.

O guia para gerenciamento de e-mail jurídico

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Fevereiro 4, 2022

Morar na sua caixa de entrada? Você não está sozinho.

É seguro dizer que muitos profissionais do direito podem se identificar com esse sentimento. E não é surpresa: sua caixa de entrada de e-mail é a linha de frente da comunicação com clientes e colegas — o lugar onde você vai para enviar e receber atualizações que movem assuntos e projetos.

Mas aqui está o problema: o software de e-mail geralmente é usado para um muitos mais do que enviar e receber e-mails, como armazenar, organizar e pesquisar e-mails e anexos, bem como agendar e gerenciar listas de tarefas.

While some firms might seemingly be able to get away with using an inbox as an extension of their document management and practice management software, this can result in long-term inefficiencies, risk, and additional costs associated with not having the right technologies in place.

É aqui que entra um forte sistema de gerenciamento de e-mail legal para salvar o dia!

Por que o gerenciamento de e-mail jurídico é importante

In the legal profession, an email is more than just a message. It’s also a critical component of client matter management or project file.

É por isso que o gerenciamento de e-mail é normalmente considerado um subconjunto do gerenciamento de documentos — porque uma das ferramentas mais importantes que um advogado ou profissional jurídico precisa é a capacidade de arquivar comunicações por e-mail em um repositório seguro com outros documentos associados.

(Claro, existem algumas soluções desconexas, processos manuais e outras soluções alternativas que podem fazer o trabalho em um piscar de olhos. Mas não é o mesmo que o verdadeiro gerenciamento de e-mail.)

What is legal email management? A legal email management system (EMS) is a type of software that integrates with your existing email client — such as Microsoft Outlook or Gmail — and adds in powerful, legal-specific apps and tools that make your inbox a hub of efficiency. What’s most important is that a legal EMS helps you store email conversations with clients and other stakeholders efficiently, accurately, and securely. We’ll show you how.

Por que a descentralização é problemática

Antes de nos aprofundarmos nos benefícios de usar um EMS jurídico, vejamos onde as caixas de entrada padrão são insuficientes para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos.

One of the biggest challenges with relying on your inbox alone is how it segregates and decentralizes information among your team. Instead of having one place where all team members can go to catch up on the latest conversations, case notes, filing notices, and documents, you’ve got information spread across your practice management system, document management system (DMS), individual team members’ inboxes, local drives… and who knows where else.

Isso não é apenas terrivelmente ineficiente para todos os envolvidos, mas também aumenta muito o risco de erros, trabalho duplicado, falta de comunicação e não conformidade. Sem falar nos problemas que surgem quando um colega de equipe sai com conteúdo importante existente apenas em seu e-mail. Este é mais um problema com a Grande Resignação que está ocorrendo.

Por outro lado, um EMS legal torna mais fácil para sua equipe trabalhar com eficiência, precisão e conformidade. Aqui estão quatro maneiras principais pelas quais um EMS legal pode aumentar a produtividade em sua organização:

1. Aloje seus documentos e e-mails em um só lugar

Whether a colleague is trying to catch up on the latest updates to a matter or general counsel is checking on the status of a project, it’s easier for everyone involved if everything is stored in one place.

Adding a legal EMS to your legal technology stack allows you to create a single system of record with all files in a centralized place — your DMS. This ensures you have one specific place where all project- or matter-related files belong, whether they’re email conversations, documents, pleadings, case notes, client intake, scanned images, or audio or video files.

O resultado? Todos podem encontrar facilmente o que precisam quando precisam. Isso significa menos tempo perdido rastreando pessoas e documentos, menos erros, menos esforço duplicado e uma única fonte de verdade em que todos podem confiar.

2. Acesse em qualquer lugar — sem comprometer a segurança

Trabalhar remotamente pode ser um desafio, especialmente se seu escritório em casa ou dispositivo móvel não suportar seus fluxos de trabalho habituais ou se você precisar usar uma conexão de rede privada virtual (VPN) desajeitada para acessar arquivos de trabalho.

A legal EMS like ndMail can solve many of these challenges. That’s because you can use the same document and email management capabilities anywhere you can access your email service — even when you’re offline. Even better: there’s no VPN required.

As such, your team can stay productive whether they’re in the office, working from home, or on the go — no matter what device they're using in their workday. They don’t have to give up their preferred workflows, and they won’t be tempted to find workarounds that expose your organization to risk.

3. Armazenamento de e-mail simplificado, arquivamento automatizado

Um dos principais objetivos de um EMS legal é tornar o arquivamento de e-mails sem esforço – e até mesmo automático. (Afinal, quanto mais fácil for para os usuários arquivar e-mails, maior a probabilidade de eles realmente faça isso.)

There are many ways to accomplish this. For example, ndMail uses AI to make smart communication and document filing recommendations. This enables lawyers to simply spot-check the filling location, rather than thinking through the location themselves and manually filing the communication and attachments into the document management system. All it takes is one click to confirm the filing location.

Additional EMS features can help users follow up, automatically file replies and avoid duplicate filings — all of which help your team save time, focus, and energy.

Depending on your organization’s retention policies, you can also automate and streamline the process of archiving or deleting matter or project files, including any stored email conversations that meet your specified criteria. You don’t have to dig through and identify every individual file and message; it’s simple and painless.

4. Economizando tempo em tarefas administrativas = mais tempo para trabalho faturável

Quando você fatura por hora, cada minuto extra gasto em trabalho não faturável é um impacto no seu resultado final. É por isso que a gestão eficaz do tempo é tão essencial para advogados e profissionais da área jurídica.

But even for in-house counsel who aren’t billing clients, time-consuming administrative tasks (like filing new emails) can take time away from more impactful projects and responsibilities.

Felizmente, as soluções legais de gerenciamento de e-mail podem ajudar a reduzir o tempo que sua equipe gasta armazenando, compartilhando e organizando e-mails e anexos importantes. Todo esse trabalho acontece de forma rápida, precisa e até mesmo automática.

E, em vez de ficar frustrado tentando encontrar uma conversa há muito perdida nas profundezas de suas pastas de e-mail, você pode manter seu ritmo - seja faturando mais horas ou impulsionando uma importante iniciativa da empresa. Você pode assumir o controle de sua caixa de entrada em vez de permitir que sua caixa de entrada controle você.

Explore as possibilidades de gerenciamento de e-mail jurídico

When it comes to managing email for your legal practice or team, the benefits of a robust legal EMS are clear — and these are just the tip of the iceberg. A legal EMS can also help protect your organization from risk, deliver big cost savings, improve profitability, speed up the onboarding process, and much more.

Mas escolher o EMS legal certo para sua equipe pode ser uma tarefa assustadora.

É por isso que criamos o Definitive Guide to Email Management — para departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia, e agências governamentais.

Neste guia, você aprenderá:

  • Mais sobre como um EMS eficaz ajuda a aumentar a organização e a produtividade
  • Como identificar e avaliar recursos críticos de EMS, como escalabilidade e serviços em nuvem
  • Chaves para uma implementação de EMS bem-sucedida para que você possa maximizar a adoção do usuário — e seu retorno sobre o investimento

Baixe sua cópia do Guia definitivo para gerenciamento de e-mail por departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia, e agências governamentais hoje e explore o que é possível com um verdadeiro sistema de gerenciamento de e-mail legal.

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