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Morar na sua caixa de entrada? Você não está sozinho.
É seguro dizer que muitos profissionais do direito podem se identificar com esse sentimento. E não é surpresa: sua caixa de entrada de e-mail é a linha de frente da comunicação com clientes e colegas — o lugar onde você vai para enviar e receber atualizações que movem assuntos e projetos.
But here’s the problem: Email software often gets used for a lot more than sending and receiving email, such as storing, organizing, and searching for emails and attachments, as well as scheduling and managing task lists.
While some firms might seemingly be able to get away with using an inbox as an extension of their document management and practice management software, this can result in long-term inefficiencies, risk, and additional costs associated with not having the right technologies in place.
É aqui que entra um forte sistema de gerenciamento de e-mail legal para salvar o dia!
Na profissão jurídica, um e-mail é mais do que apenas uma mensagem. Também é um componente crítico do gerenciamento de assuntos do cliente ou do arquivo do projeto.
É por isso que o gerenciamento de e-mail é normalmente considerado um subconjunto do gerenciamento de documentos — porque uma das ferramentas mais importantes que um advogado ou profissional jurídico precisa é a capacidade de arquivar comunicações por e-mail em um repositório seguro com outros documentos associados.
(Claro, existem algumas soluções desconexas, processos manuais e outras soluções alternativas que podem fazer o trabalho em um piscar de olhos. Mas não é o mesmo que o verdadeiro gerenciamento de e-mail.)
What is legal email management? A legal email management system (EMS) is a type of software that integrates with your existing email client — such as Microsoft Outlook or Gmail — and adds in powerful, legal-specific apps and tools that make your inbox a hub of efficiency. What’s most important is that a legal EMS helps you store email conversations with clients and other stakeholders efficiently, accurately, and securely. We’ll show you how.
Antes de nos aprofundarmos nos benefícios de usar um EMS jurídico, vejamos onde as caixas de entrada padrão são insuficientes para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos.
One of the biggest challenges with relying on your inbox alone is how it segregates and decentralizes information among your team. Instead of having one place where all team members can go to catch up on the latest conversations, case notes, filing notices, and documents, you’ve got information spread across your practice management system, document management system (DMS), individual team members’ inboxes, local drives… and who knows where else.
Isso não é apenas terrivelmente ineficiente para todos os envolvidos, mas também aumenta muito o risco de erros, trabalho duplicado, falta de comunicação e não conformidade. Sem falar nos problemas que surgem quando um colega de equipe sai com conteúdo importante existente apenas em seu e-mail. Este é mais um problema com a Grande Resignação que está ocorrendo.
Por outro lado, um EMS legal torna mais fácil para sua equipe trabalhar com eficiência, precisão e conformidade. Aqui estão quatro maneiras principais pelas quais um EMS legal pode aumentar a produtividade em sua organization:
Se um colega está tentando se atualizar sobre um assunto ou o conselho geral está verificando o status de um projeto, é mais fácil para todos os envolvidos se tudo estiver armazenado em um só lugar.
Adicionar um EMS jurídico à sua pilha de tecnologia jurídica permite criar um único sistema de registro com todos os arquivos em um local centralized — seu DMS. Isso garante que você tenha um local específico onde todos os arquivos relacionados a projetos ou assuntos pertencem, sejam eles conversas por e-mail, documentos, petições, notas de caso, registro de clientes, imagens digitalizadas ou arquivos de áudio ou vídeo.
O resultado? Todos podem encontrar facilmente o que precisam quando precisam. Isso significa menos tempo perdido rastreando pessoas e documentos, menos erros, menos esforço duplicado e uma única fonte de verdade em que todos podem confiar.
Trabalhar remotamente pode ser um desafio, especialmente se seu escritório em casa ou dispositivo móvel não suportar seus fluxos de trabalho habituais ou se você precisar usar uma conexão de rede privada virtual (VPN) desajeitada para acessar arquivos de trabalho.
A legal EMS like ndmail can solve many of these challenges. That’s because you can use the same document and email management capabilities anywhere you can access your email service — even when you’re offline. Even better: there’s no VPN required.
Dessa forma, sua equipe pode se manter produtiva no escritório, trabalhando em casa ou em trânsito, independentemente do dispositivo que estiver usando no dia de trabalho. Eles não precisam desistir de seus fluxos de trabalho preferidos e não ficarão tentados a encontrar soluções alternativas que exponham sua organization a riscos.
One of the primary goals of a legal EMS is to make email filing effortless — and even automatic. (After all, the easier it is for users to file emails, the more likely they are to actually do it.)
Há muitas maneiras de fazer isso. Por exemplo, o ndMail usa IA para fazer recomendações inteligentes de comunicação e arquivamento de documentos. Isso permite que os advogados simplesmente verifiquem o local de preenchimento, em vez de pensar no local e arquivar manualmente a comunicação e os anexos no sistema de gerenciamento de documentos. Basta um clique para confirmar o local de arquivamento.
Os recursos EMS adicionais podem ajudar os usuários a acompanhar, arquivar respostas automaticamente e evitar arquivamentos duplicados - tudo o que ajuda sua equipe a economizar tempo, foco e energia.
Dependendo das políticas de retenção de sua organization, você também pode automatizar e simplificar o processo de arquivamento ou exclusão de arquivos de assuntos ou projetos, incluindo quaisquer conversas de e-mail armazenadas que atendam aos critérios especificados. Você não precisa vasculhar e identificar cada arquivo e mensagem individual; é simples e indolor.
Quando você fatura por hora, cada minuto extra gasto em trabalho não faturável é um impacto no seu resultado final. É por isso que a gestão eficaz do tempo é tão essencial para advogados e profissionais da área jurídica.
Mas mesmo para advogados internos que não estão cobrando clientes, tarefas administrativas demoradas (como preencher novos e-mails) podem tirar tempo de projetos e responsabilidades mais impactantes.
Felizmente, as soluções legais de gerenciamento de e-mail podem ajudar a reduzir o tempo que sua equipe gasta armazenando, compartilhando e organizando e-mails e anexos importantes. Todo esse trabalho acontece de forma rápida, precisa e até mesmo automática.
E, em vez de ficar frustrado tentando encontrar uma conversa há muito perdida nas profundezas de suas pastas de e-mail, você pode manter seu ritmo - seja faturando mais horas ou impulsionando uma importante iniciativa da empresa. Você pode assumir o controle de sua caixa de entrada em vez de permitir que sua caixa de entrada controle você.
Quando se trata de gerenciar e-mails para sua equipe ou prática jurídica, os benefícios de um EMS jurídico robusto são claros - e esses são apenas a ponta do iceberg. Um EMS legal também pode ajudar a proteger sua organization contra riscos, proporcionar grandes economias de custo, melhorar a lucratividade, acelerar o processo de integração e muito mais.
Mas escolher o EMS legal certo para sua equipe pode ser uma tarefa assustadora.
That’s why we created the Definitive Guide to Email Management — for legal departments, large law firms, and government agencies.
Neste guia, você aprenderá:
Download your copy of the Definitive Guide to Email Management for legal departments, large law firms, and government agencies today and explore what’s possible with a true legal email management system.
