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34 Usos para conjuntos de documentos digitais por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos

Por:
A Equipe NetDocuments
Outubro 1, 2021

Com a maioria das firmas e empresas adotando documentos digitais e fluxos de trabalho simplificados sem papel, o setor jurídico estava superando os dias de horas passadas na copiadora e fechamentos em massa, julgamento e fichários de exposição bagunçando o escritório. O COVID e o trabalho remoto aceleraram ainda mais essa mudança, já que o trabalho remoto se tornou a norma versus a exceção. No entanto, a criação de conjuntos de documentos eletrônicos continua demorada, sujeita a erros e complicada - enfatizando a necessidade de inovações adicionais.

Hoje, em uma chamada, ao mostrar nossa solução SetBuilder e como ela pode ajudar a agilizar o processo que uma empresa teve em torno da criação de fichários de julgamento, um advogado administrativo exclamou "Isso pode fazer com que meus paralegais nem sempre desistam !!!", enquanto ria. O comentário foi um pouco irônico, mas o alívio de ver um processo manual doloroso ser eliminado foi genuíno. Exclamações semelhantes foram feitas quando viram como era fácil arquivar documentos eletronicamente nos tribunais diretamente do NetDocuments e como podemos converter documentos do Word em um PDF compatível sem etapas adicionais. A NetDocuments ajuda empresas de todos os tamanhos a alavancar o poder da tecnologia de maneira significativa para que possam trabalhar inspiradas.

- Kyle Kissell, especialista em soluções da NetDocuments

Como o SetBuilder ajuda os profissionais jurídicos Inspirado no trabalho

Temos o compromisso de tornar a criação e o gerenciamento de documentos o mais simples possível para os profissionais do direito. E, quando examinamos o processo de construção de conjuntos de documentos eletrônicos, ficou claro que precisava ser refeito.

É por isso que criamos SetBuilder - parte de nossa solução DELIVER. O SetBuilder agiliza e digitaliza o processo de criação de conjuntos, tornando exponencialmente mais fácil e rápido para os profissionais jurídicos criar conjuntos em tempo hábil.

Como fizemos isso?

SetBuilder automatiza o processo de seleção e compilação de documentos em conjuntos e fornece saída nos formatos PDF e ZIP.

Com SetBuilder, páginas de rosto e cabeçalhos de seção podem ser criados, documentos podem ser reordenados e renomeados, a numeração da estrutura de tópicos é totalmente personalizável e uma página de índice é criada automaticamente. Os links de documentos do NetDocuments são facilmente adicionados ou marcadores de posição podem ser usados para inserir documentos posteriormente. Grupos inteiros ou pastas de documentos também podem ser carregados de uma vez do armazenamento local e adicionados ao conjunto e ao sistema de gerenciamento de documentos NetDocuments. Além disso, o status de um conjunto é totalmente rastreável à medida que passa de Em andamento para Finalizado.

Finalmente, para tornar as tarefas repetíveis mais fáceis, os conjuntos existentes podem ser configurados como modelos e clonados.

Desde o lançamento do SetBuilder, fomos inspirados pelas inúmeras maneiras como os profissionais aplicaram a ferramenta em seu trabalho diário. Esses novos usos geraram inovações significativas no SetBuilder, incluindo maneiras de incluir e-mails em conjuntos e numeração de Bates dentro deles, com mais recursos por vir!

Usos para conjuntos de documentos

Criação de melhores fluxos de trabalho

Vincular o SetBuilder a outras ferramentas cria fluxos de trabalho automatizados ainda mais poderosos. Por exemplo, no final de uma transação quando o negócio é fechado, você pode usar o NetDocuments CollabSpaces para compartilhar com clientes ou simplesmente enviar um link de e-mail seguro para outras partes usando ndMail.

Como litigante, você pode compartilhar grupos de documentos com testemunhas ou especialistas em preparação para audiências, depoimentos ou mediações. Para ações judiciais, você pode usar a extensão do navegador NetDocuments Chrome / Edge ou uma ferramenta de arquivamento eletrônico como PacerPro, CourtDrive, ou InfoTrack para enviar conjuntos de documentos para sistemas de arquivamento eletrônico de tribunais.

Em praticamente todas as áreas de prática jurídica, conjuntos de documentos estão sempre sendo criados e compartilhados, seja com clientes ou outras partes interessadas em um assunto. Não é hora de você reduzir o estresse e o tempo necessários, automatizando esse processo e fornecendo um produto final melhor para seus clientes?

O que você pode fazer com SetBuilder?

Ouvimos falar de tantos usos que nunca imaginamos, então pensamos que deveríamos compartilhá-los com a comunidade jurídica em geral para que sua criatividade flua. Abaixo estão idéias sobre como aproveitar os conjuntos de documentos não apenas em suas equipes jurídicas, mas também em suas equipes administrativas.

Conjuntos de documentos jurídicos transacionais

  • Fichários de fechamento - Imóveis, Fusões e Aquisições, Vendas
  • Pacotes de aluguel
  • Diligência devida
  • Pacotes de franquia
  • Contratos com Anexos e Anexos Relevantes
  • Pacotes de empréstimo / hipoteca

Conjuntos de documentos de litígio

  • Arquivos judiciais
  • Solicitações e respostas de descoberta
  • Resumos de apelação com exposições e materiais citados
  • Exposições / Notebooks de teste
  • Testemunha, Depoente ou Ligantes Especialistas
  • Transcrições com documentos e resumos relevantes
  • Pacotes de Liquidação

Conjuntos de documentos jurídicos corporativos

  • Relatório Corporativo Anual
  • Documentos de Formação Corporativa
  • Pacotes de reunião da diretoria
  • Relatório financeiro

Conjuntos de documentos jurídicos adicionais

  • Conjuntos de arquivamento IP PTO
  • Pacotes de planejamento imobiliário
  • Pacotes de atualização de cliente
  • Conheça seus pacotes de clientes
  • Listas de verificação de conformidade
  • Apresentações de grupo de prática

Conjuntos de documentos da equipe administrativa jurídica

  • Respostas RFP
  • Propostas de Marketing
  • Conjuntos de políticas de RH / segurança / TI
  • Pacotes de integração
  • Documentos de Treinamento
  • Documentos do Projeto
  • Novos conjuntos de argumentos de vendas
  • Materiais de lançamento de software
  • Elaborar planos
  • Apresentações de orçamento
  • Planos de Marketing

Se você deseja obter mais informações sobre como aproveitar o SetBuilder para economizar tempo e melhorar a criação de conjuntos de documentos eletrônicos em sua prática, baixe o folheto SetBuilder ou agende uma demonstração com NetDocuments.

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