O que você está arriscando com o armazenamento diário de arquivos?

Por:
A Equipe NetDocuments
Novembro 30, 2020

Quando pequenas e médias empresas em todo o mundo fizeram a transição para o trabalho remoto em 2020 eles rapidamente adotaram várias tecnologias baseadas em nuvem para oferecer suporte a novos desafios de comunicação, colaboração e entrega. Mas embora a mudança para o software em nuvem seja necessária, e até incentivado pela American Bar Association nos últimos anos, a adoção da tecnologia em nuvem deve sempre ser feita de forma estratégica e cuidadosa no contexto do trabalho jurídico.

Infelizmente, muitos advogados se sentem despreparados para avaliar os aplicativos em nuvem devido à falta de familiaridade com os benefícios, riscos e recursos gerais - com certeza, a maioria dos profissionais jurídicos nunca foi ensinado sobre tecnologia de nuvem na faculdade de direito. No entanto, existem três áreas principais que todo advogado pode explorar quando tiver a oportunidade de adotar uma nova ferramenta: custo, habilidades de governança, organização de documentos.

Neste artigo, exploramos cada um desses tópicos e como eles se relacionam ao armazenamento de arquivos comerciais criados para uso diário em comparação com opções de nicho criadas especificamente para profissionais do direito.

1 Custo de Operação

Alguns aplicativos de nuvem genéricos desenvolvidos para uma ampla gama de profissionais costumam ter um preço atraente: gratuitamente. A maioria dos aplicativos comerciais oferece opções gratuitas com recursos limitados e, pelo valor de face, parecem suficientes para um pequeno ou médio escritório de advocacia. Infelizmente, 'grátis' vem com alguns custos adicionais em termos de risco de segurança e produtividade.

As opções 'freemium' oferecidas por provedores comerciais de armazenamento de arquivos, como o Dropbox ou Box, não fornecem a propriedade dos dados, conformidade ou, às vezes, até criptografia e recursos de backup que são necessários para o trabalho legal. Esses custos ocultos para a postura de segurança de uma empresa dificilmente justificam o uso de uma opção freemium.

Por outro lado, as plataformas construídas especificamente para o trabalho jurídico podem exigir custos iniciais por usuário, mas certamente fornecem a automação de tarefas, criptografia, governança e recursos de conformidade específicos para fluxos de trabalho jurídicos que, por sua vez, aumentam a produtividade e diminuem o risco, levando a mais receita para as empresas.

2 Governança

Talvez o recurso mais importante de qualquer opção de armazenamento seja sua capacidade de controlar e manter documentos, porque enquanto mesmo a governança adequada facilita a localização rápida de conteúdo (aumentando assim a produtividade), a governança inadequada de documentos representa um risco maior para as empresas e seus clientes como má gestão de conteúdo facilita que as informações caiam nas mãos erradas.

Sistemas de gestão de documentos (DMS) e outras opções de armazenamento criadas para fluxos de trabalho jurídicos oferecem ferramentas que simplificam a manutenção de documentos no sistema. Essas ferramentas podem incluir perfis detalhados de documentos, gerenciamento de paredes éticas, nativo extranets, e prevenção de perda de dados para restringir downloads de arquivos e outras ações.

Embora as opções de qualidade comercial possam oferecer algum desses recursos, eles são desenvolvidos com a flexibilidade do usuário em mente e oferecem várias brechas para contornar seus protocolos de governança. Com qualquer sistema que você selecionar, é importante se perguntar: se alguém fosse dispensado hoje e tivéssemos esse sistema em vigor, eu poderia ter total confiança de que ele não teria acesso a nenhum arquivo do cliente - seja em sua máquina ou na nuvem?

3 Organização do Documento

O trabalho manual necessário para arquivar documentos pode ter um grande impacto na capacidade de uma empresa de cumprir as metas de receita. Na verdade, de acordo com um recente pesquisa do Clio, o advogado gasta em média 2.5 horas por dia em tarefas faturáveis - com outra pesquisa observando que 48% do tempo de um advogado é gasto em uma combinação de tarefas administrativas e de educação pessoal. Essa falta de tempo faturável pode levar a grandes perdas de receita, conforme detalhamos em nosso artigo recente, Por que as empresas estão perdendo mais de $ 3.6 milhões em receita anual - e como consertar.

É por isso que, à medida que as empresas procuram por novas tecnologias, é crítico eles encontram soluções que podem automatizar suas tarefas mais tediosas, como arquivamento de documentos e e-mails em seu sistema de armazenamento. As opções de armazenamento comercial simplesmente não oferecem os recursos de automação que removem essas tarefas tediosas e tornam mais fácil para os advogados acompanharem sua imensa carga de trabalho. Em contraste, os sistemas desenvolvidos com o trabalho jurídico em mente, como o NetDocuments, automatizam o arquivamento e outras tarefas tediosas com gerenciamento de tarefas e conexões com sistemas de e-mail, Microsoft Office, ferramentas de hora e cobrança e muito mais.

Invista no Direito Tecnologia em Nuvem

Entendemos. As pequenas e médias empresas estão fazendo o melhor para operar com o menor custo possível. Mas pergunte-se: o que minha perda de produtividade está me custando e que risco isso representa para meus clientes?

Entre gastar tempo garantindo que suas ferramentas e protocolos de segurança estejam atualizados, se preocupar com a governança de informações e se atrapalhar com a organização deficiente de documentos, o tempo que você tem para gerenciar negócios, atrair novos clientes e até mesmo praticar a lei está se esgotando enquanto as informações do seu cliente estão certamente em risco.

Ferramentas como o NetDocuments fornecem a segurança, flexibilidade e automação de que empresas como a sua precisam. Com a segurança líder do setor que é tão simples de gerenciar quanto poderosa, automação de tarefas em todos os lugares certos e igual em qualquer lugar, qualquer dispositivo de acesso que você espera do software em nuvem.

Embora toda a tecnologia de nuvem seja útil até certo ponto, apenas o direito O aplicativo em nuvem pode ajudá-lo a transformar seus documentos em um mecanismo imparável para colaboração, produtividade, crescimento e trabalho inspirado.

Para saber mais sobre os riscos que softwares como o Dropbox representam para sua empresa e quais perguntas você deve fazer, baixe nosso guia Dropbox para advogados: o que você está arriscando?

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