AI Responsibly with ndMAX
When small and midsize firms around the world transitioned to remote work in 2020 they quickly adopted numerous cloud-based technologies to support new communication, collaboration, and delivery challenges. But while the move to cloud software is needed, and even encouraged by the American Bar Association in recent years, adoption of cloud technology should always be done strategically and carefully in the context of legal work.
Unfortunately, many lawyers feel unequipped to evaluate cloud applications due to their unfamiliarity with the benefits, risks, and overall capabilities — to be sure, the majority of legal professionals were never taught about cloud technology in law school. However, there are three key areas that every lawyer can explore when given the opportunity to adopt a new tool: cost, governance abilities, document organization.
Neste artigo, exploramos cada um desses tópicos e como eles se relacionam ao armazenamento de arquivos comerciais criados para uso diário em comparação com opções de nicho criadas especificamente para profissionais do direito.
Alguns aplicativos de nuvem genéricos desenvolvidos para uma ampla gama de profissionais costumam ter um preço atraente: gratuitamente. A maioria dos aplicativos comerciais oferece opções gratuitas com recursos limitados e, pelo valor de face, parecem suficientes para um pequeno ou médio escritório de advocacia. Infelizmente, 'grátis' vem com alguns custos adicionais em termos de risco de segurança e produtividade.
As opções 'freemium' oferecidas por provedores comerciais de armazenamento de arquivos, como o Dropbox ou Box, não fornecem a propriedade dos dados, conformidade ou, às vezes, até criptografia e recursos de backup que são necessários para o trabalho legal. Esses custos ocultos para a postura de segurança de uma empresa dificilmente justificam o uso de uma opção freemium.
Por outro lado, as plataformas construídas especificamente para o trabalho jurídico podem exigir custos por usuário antecipadamente, mas certamente fornecem os recursos de automação de tarefas, criptografia, governança e conformidade específicos para fluxos de trabalho legais que, por sua vez, aumentam a produtividade e diminuem o risco, levando a mais receita para as empresas.
Talvez o recurso mais importante de qualquer opção de armazenamento seja sua capacidade de controlar e manter documentos, porque enquanto mesmo a governança adequada facilita a localização rápida de conteúdo (aumentando assim a produtividade), a governança inadequada de documentos representa um risco maior para as empresas e seus clientes como má gestão de conteúdo facilita que as informações caiam nas mãos erradas.
Sistemas de gestão de documentos para escritórios de advocacia e outras opções de armazenamento criadas para fluxos de trabalho legais oferecem ferramentas que simplificam a manutenção de documentos no sistema. Essas ferramentas podem incluir perfis detalhados de documentos, gerenciamento de paredes éticas, nativo extranets, e prevenção de perda de dados para restringir downloads de arquivos e outras ações.
While commercial grade options may offer some of these features, they are built with user flexibility in mind and offer numerous loopholes to bypass their governance protocols. With any system you select, it’s important to ask yourself: if someone were to be let go today and we had this system in place, could I have full confidence they would not have access to any client files — whether on their machine or in the cloud?
The manual labor required to file documents can have huge impacts on a firm’s ability to meet revenue goals. Indeed, according to a recent survey by Clio, lawyer’s only spend an average of 2.5 hours a day on billable tasks — with another survey noting that 48% of a lawyer’s time is spent on a mix of administrative and personal education tasks. This lack of billable time can lead to major losses in revenue, as we detailed in our recent article, Why Firms Are Missing Out on More Than $3.6 Million in Yearly Revenue—and How to Fix it.
This is why as firms search for new technology it is critical they find solutions that can automate their most tedious tasks like generating and filing legal documents and emails to their storage system. Commercial storage options simply do not offer the automation features that remove these tedious tasks and make it easier for lawyers to keep up with their immense workload. In contrast, systems built with legal work in mind like NetDocuments automate filing and other tedious tasks with built-in task management and connections to email systems, Microsoft Office, time and billing tools, and more.
Entendemos. As pequenas e médias empresas estão fazendo o melhor para operar com o menor custo possível. Mas pergunte-se: o que minha perda de produtividade está me custando e que risco isso representa para meus clientes?
Entre gastar tempo garantindo que suas ferramentas e protocolos de segurança estejam atualizados, se preocupar com a governança de informações e se atrapalhar com a organization deficiente de documentos, o tempo que você tem para gerenciar negócios, atrair novos clientes e até mesmo praticar a lei está se esgotando enquanto as informações do seu cliente estão certamente em risco.
Ferramentas como o NetDocuments fornecem a segurança, flexibilidade e automação de que empresas como a sua precisam. Com a segurança líder do setor que é tão simples de gerenciar quanto poderosa, automação de tarefas em todos os lugares certos e igual em qualquer lugar, qualquer dispositivo de acesso que você espera do software em nuvem.
Embora toda a tecnologia de nuvem seja útil até certo ponto, apenas o direito O aplicativo em nuvem pode ajudá-lo a transformar seus documentos em um mecanismo imparável para colaboração, produtividade, crescimento e trabalho inspirado.
Para saber mais sobre os riscos que softwares como o Dropbox representam para sua empresa e quais perguntas você deve fazer, baixe nosso guia Dropbox para advogados: o que você está arriscando?
