5 Formas de captura de tecnologia para aumentar a segurança

Por:
Brandon Cummings
Janeiro 11, 2021

À medida que iniciamos 2021, estamos vendo como as organizações na vanguarda da tecnologia estão assumindo a segurança de maneiras mais cuidadosas para garantir a acessibilidade, aumentar a eficiência e marcar todas as caixas para aprimorar a integridade dos dados de que precisam obter Trabalho feito.

Karen Cummings, gerente geral da Upland, recentemente compartilhou seus pensamentos sobre por que a tecnologia de captura está impulsionando a transformação digital, mas a captura é apenas a primeira parte da jornada do conteúdo (Confira o artigo aqui) Quando se trata de gerenciar os dados que você capturou e garantir a segurança, como os processos de captura em nuvem podem fornecer maneiras resilientes de enfrentar os desafios que você enfrenta todos os dias?

1 Controla entradas de conteúdo
O conteúdo pode chegar de quase qualquer lugar e de qualquer dispositivo, e nunca foi tão fácil enviar conteúdo diretamente para um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Como regra geral, os usuários seguirão instintivamente o caminho mais fácil para seu processamento. Isso significa que tornar acessíveis as entradas aprovadas pela TI, como botões personalizados em painéis MFP, captura móvel, recepção automática de fax ou digitalização em lote, são maneiras ideais de economizar o tempo e a frustração da equipe de ir e voltar entre e-mails, aplicativos e pastas de armazenamento . Habilitar entradas de conteúdo aprovado por TI também pode eliminar práticas de varredura impróprias e desencorajar processos de e-mail repletos de falhas de segurança.

2 Garante a identificação do usuário
A maioria das regulamentações de conformidade se concentra fortemente em garantir a capacidade de auditoria, portanto, garantir a identificação do usuário é uma peça essencial do quebra-cabeça de conformidade. Recursos como envio controlado, integração SSO e outros aplicativos, como Active Directory, são essenciais para ajudar as organizações a identificar os usuários no front end da jornada de conteúdo. Se você puder identificar facilmente quem tem acesso ou quando e como os dados foram tocados, você está no caminho certo para práticas transparentes e prontas para auditoria.

3 Elimina o erro humano
Quando as pessoas estão envolvidas, vamos ser realistas, as coisas podem se complicar rapidamente. Entre perda de conteúdo, arquivamento incorreto, dados incorretos e até mesmo intenção maliciosa de roubar, o trabalho geralmente se torna muito mais simples (e mais confiável) se você automatizar processos para eliminar a intervenção humana de cena. Como? Com o toque de um botão, as organizações podem configurar fluxos de trabalho automatizados para garantir que o conteúdo crítico seja extraído, organizado e enviado com segurança para o armazenamento nos aplicativos ou DMS.

4 Permite Processamento Avançado de Dados
Na maioria das vezes, os documentos chegam às organizações como imagens planas, e vamos enfrentá-lo - pode ser uma grande dor de cabeça de gerenciar. Se você estiver enviando um documento por fax, o conteúdo chega como uma imagem plana ao lado de qualquer documento em papel digitalizado. Usando ferramentas de captura, os usuários podem aplicar automaticamente o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o que significa que o texto nos documentos pode ser decifrado rapidamente por um robô. Assim que estiverem no formato digestível por robô, você pode identificar automaticamente documentos e informações-chave, associar pontos-chave de dados ao documento e enviar downstream para qualquer aplicativo ou armazenamento. Você também eliminou a possibilidade de os funcionários perderem dados ou quebrar a conformidade e saber que o conteúdo não pode ser perdido ou deixar o caminho aprovado pela TI para o armazenamento.

5 Integra-se com fax
Para muitos setores, o fax ainda é a melhor maneira de transmitir informações confidenciais. Quase todos os regulamentos que regem a transmissão de dados dependem do fax como meio de comunicação. Por quê? Porque é seguro e tão simples que é virtualmente impossível hackear. Se você não planeja integrar o fax em processos que envolvem qualquer tipo de dados confidenciais, como cartão de crédito ou informações financeiras, ou mesmo informações de identificação pessoal (PII) como nomes, e-mails e endereços, você não pode dar a seus clientes um garantia abrangente de que seus dados estão realmente seguros. O fax ainda é um grande obstáculo quando se trata de privacidade de dados.

Aprendizado
Organizações em todo o mundo enfrentam uma maratona de conteúdo a cada dia. Para manter o ritmo e permanecer competitivo em seu campo, encontrar maneiras automatizadas de gerenciar todo esse conteúdo é um grande negócio. As organizações podem infundir automação, aprendizado de máquina, OCR e outros componentes avançados de gerenciamento de dados em sua estratégia de gerenciamento de conteúdo para refinar processos e continuar na jornada da Transformação Digital.

saber mais

Captura Inteligente Upland e Upland AccuRoute oferecem recursos escaláveis aos usuários do NetDocuments para gerenciar melhor as soluções de captura baseada em nuvem e fax corporativo, com o resultado de tornar as estratégias de transformação digital mais realistas para serem colocadas em prática mais adiante. Para iniciar seus esforços de transformação digital com estratégias mais abrangentes para trazer seus processos para a era digital, entre em contato com nosso parceiro, Upland Software, em dwf@uplandsoftware.com.

###

Sobre o software Upland
A Upland Software (Nasdaq: UPLD) é líder em software de gerenciamento de trabalho corporativo. As quatro nuvens corporativas da Upland permitem que milhares de organizações se envolvam com os clientes nos principais canais digitais, otimizem o desempenho da equipe de vendas, gerenciem projetos e custos de TI e automatizem fluxos de trabalho de documentos críticos. Todas as nuvens da Upland são apoiadas por um compromisso de 100% de sucesso do cliente e a plataforma Upland One, que coloca os clientes no centro de tudo o que fazemos. Saiba mais em uplandsoftware.com.