AI Responsibly with ndMAX
À medida que iniciamos 2021, estamos vendo como as organizações na vanguarda da tecnologia estão assumindo a segurança de maneiras mais cuidadosas para garantir a acessibilidade, aumentar a eficiência e marcar todas as caixas para aprimorar a integridade dos dados de que precisam obter Trabalho feito.
A gerente geral da Upland, Karen Cummings, recentemente compartilhou seus pensamentos sobre o porquê a tecnologia de captura está impulsionando a transformação digital, mas a captura é apenas a primeira parte da jornada do conteúdo. Quando se trata de gerenciar os dados que você capturou e garantir a segurança, como os processos de captura na nuvem podem fornecer maneiras resilientes de enfrentar os desafios que você enfrenta todos os dias?
O conteúdo pode chegar de praticamente qualquer lugar e de qualquer dispositivo, e nunca foi tão fácil enviar conteúdo diretamente para um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Como regra geral, os usuários instintivamente seguirão o caminho mais fácil para o processamento. Isso significa que tornar as entradas aprovadas pela TI, como botões personalizados em painéis MFP, captura móvel, recepção automática de fax ou digitalização em lote acessíveis, são formas ideais de economizar o tempo e a frustração da equipe de alternar entre e-mails, aplicativos e pastas de armazenamento . A habilitação de entradas de conteúdo aprovadas pela TI também pode eliminar práticas impróprias de verificação e desencorajar processos de e-mail repletos de falhas de segurança.
A maioria dos regulamentos de conformidade concentra-se fortemente em garantir a auditabilidade, portanto, garantir a identificação do usuário é uma peça essencial do quebra-cabeça de conformidade. Recursos como envio controlado, integração SSO e outros aplicativos, como o Active Directory, são essenciais para ajudar as organizações a identificar os usuários no início da jornada do conteúdo. Se você puder identificar facilmente quem tem acesso ou quando e como os dados foram tocados, você está no caminho certo para práticas transparentes e prontas para auditoria.
Quando há pessoas envolvidas, sejamos realistas, as coisas podem se complicar rapidamente. Entre perda de conteúdo, arquivamento incorreto, dados incorretos e até mesmo intenção maliciosa de roubo, o trabalho geralmente se torna muito mais simples (e mais confiável) se você automatizar processos para eliminar a intervenção humana. Como? Com o apertar de um botão, as organizações podem configurar fluxos de trabalho automatizados para garantir que o conteúdo crítico seja extraído, organizado e enviado com segurança para armazenamento nos aplicativos ou no DMS.
Na maioria das vezes, os documentos chegam às organizações como imagens planas e, convenhamos, isso pode ser uma grande dor de cabeça para gerenciar. Se você estiver enviando um documento por fax, o conteúdo chega como uma imagem plana ao lado de qualquer documento em papel digitalizado. Ao usar ferramentas de captura, os usuários podem aplicar automaticamente o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o que significa que o texto em documentos pode ser rapidamente decifrado por um robô. Assim que estiverem no formato digerível pelo robô, você pode identificar automaticamente os documentos e as principais informações, associar os principais pontos de dados ao documento e enviá-los para qualquer aplicativo ou armazenamento. Você também eliminou a possibilidade de os funcionários perderem dados ou quebrarem a conformidade e saberem que o conteúdo não pode ser perdido ou deixar o caminho aprovado pela TI para o armazenamento.
Para muitos setores, o fax ainda é a melhor maneira de transmitir informações confidenciais. Quase todos os regulamentos que regem a transmissão de dados dependem do fax como meio de comunicação. Por quê? Porque é seguro e tão simples que é praticamente impossível hackear. Se você não planeja integrar o fax a processos que envolvam qualquer tipo de dados confidenciais, como cartão de crédito ou informações financeiras, ou mesmo informações de identificação pessoal (PII), como nomes, e-mails e endereços, você não pode dar a seus clientes uma garantia abrangente de que seus dados estão realmente seguros. O fax ainda é um grande rebatedor quando se trata de privacidade de dados.
Organizações em todo o mundo enfrentam uma maratona de conteúdo todos os dias. Para manter o ritmo e permanecer competitivo em seu campo, encontrar maneiras automatizadas de gerenciar todo esse conteúdo é importante. As organizações podem infundir automação de documentos, aprendizado de máquina, OCR e outros componentes avançados de gerenciamento de dados em sua estratégia de gerenciamento de conteúdo para refinar processos e continuar na jornada de transformação digital.
Captura Inteligente Upland e Upland AccuRoute oferecem recursos escaláveis aos usuários do NetDocuments para gerenciar melhor as soluções de captura baseada em nuvem e fax corporativo, com o resultado de tornar as estratégias de transformação digital mais realistas para serem colocadas em prática mais adiante. Para iniciar seus esforços de transformação digital com estratégias mais abrangentes para trazer seus processos para a era digital, entre em contato com nosso parceiro, Upland Software, em dwf@uplandsoftware.com.
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A Upland Software (Nasdaq: UPLD) é líder em software de gerenciamento de trabalho empresarial. As quatro nuvens corporativas da Upland permitem que milhares de organizações se envolvam com clientes nos principais canais digitais, otimizem o desempenho da equipe de vendas, gerenciem projetos e custos de TI e automatizem fluxos de trabalho de documentos críticos. Todas as nuvens da Upland são apoiadas por um compromisso de sucesso do cliente de 100% e a plataforma Upland One, que coloca os clientes no centro de tudo o que fazemos. Saiba mais em uplandsoftware.com.
