Blog NetDocuments sobre automação de documentos e como a ferramenta de automação NetDocuments PatternBuilder pode tornar o trabalho mais eficiente.

9 Formas criativas que a automação de documentos jurídicos gera mais eficiência

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Com tempo limitado no dia e cada vez mais trabalho se acumulando, escritórios de advocacia de todos os tamanhos, equipes jurídicas corporativas e agências governamentais estão procurando melhores maneiras de maximizar seus esforços. A resposta deles? Automação.

Enquanto é verdade que a automação pode ajudá-lo a otimizar fluxos de trabalho, economizando tempo e dinheiro, pode ser intimidante dar o primeiro passo na adoção dessa nova tecnologia quando você precisa manter suas operações e carga de trabalho do dia-a-dia atuais. E com tantos tipos diferentes de tecnologia de automação no mercado, pode ser difícil desenvolver uma compreensão clara de como a automação pode realmente ser para sua prática ou agência jurídica. Por onde você deve começar?

Como grande parte do trabalho jurídico começa e termina com documentos, a melhor maneira de se beneficiar imediatamente da automação do fluxo de trabalho é por meio de automação de documentos jurídicos. Ao automatizar seus processos de documentos, você não apenas receberá benefícios significativos com o mínimo de interrupção em suas operações atuais, mas também criará uma base sólida para atualizações de automação de fluxo de trabalho maiores no futuro.

Por que a automação de documentos jurídicos é importante

Independentemente da sua área de atuação, o trabalho jurídico exige muitos processos repetitivos para criar um grande volume de documentos, como contratos, acordos, petições, testamentos e muitos outros, que devem ser compatíveis, consistentes e precisos.

Infelizmente, a prática muito comum de reutilizar um modelo básico ou pesquisar um documento antigo e utilizar “localizar e substituir” para adaptar manualmente cada documento para uma finalidade específica pode levar a erros e perda de detalhes importantes. Este é um processo manual tedioso que ocupa um tempo valioso do advogado que, de outra forma, poderia ser gasto fazendo um trabalho de cliente de maior valor, e a probabilidade de erro humano pode criar ciclos de aprovação adicionais e atrasos dispendiosos, além de diminuir a confiança do cliente.

Ao automatizar a produção de documentos jurídicos por meio de modelos e aplicativos inteligentes, as equipes jurídicas podem aumentar sua eficiência, reduzir erros e eliminar a necessidade de preencher manualmente as mesmas informações em vários documentos e formatos.

Como otimizar operações com automação de documentos

Aqui estão alguns exemplos específicos de como a automação de documentos pode ajudar escritórios de advocacia de todos os tamanhos, equipes jurídicas corporativas e o setor público a otimizar suas operações:

Escritórios de advocacia de pequeno, médio e grande porte

1. Entrada de novos clientes: Com a quantidade de concorrência entre pequenas empresas, seu nível de eficiência e comunicação pode significar toda a diferença na hora de conquistar novos negócios. Automatizar a entrada de clientes e as cartas de compromisso que podem ser passadas aos clientes para assinatura eletrônica pode economizar tempo e esforço administrativo, além de mostrar aos clientes em potencial que sua empresa é rápida, atenciosa, precisa e tecnologicamente moderna.

2. Geração de Documentos: Especialmente útil para empresas boutique — como planejamento imobiliário, direito de família ou falências — que oferecem taxas fixas para pacotes jurídicos em vez de cobrar por hora, a capacidade de economizar tempo na criação de documentos é fundamental para manter o trabalho por hora dentro do escopo de sua estrutura de preços . A automação pode ajudar as empresas a reunir as informações necessárias e gerar automaticamente a maioria, se não todos, os documentos incluídos em um pacote de preço fixo, o que economiza tempo e libera tempo de consultoria especializada com os clientes.

Grandes escritórios de advocacia

3. Ficha de Intenções de Fusões e Aquisições Geração de Documentos de Entrada e Negociação: Com trabalhos jurídicos sensíveis ao tempo, como fusões e aquisições (M&A) – onde a pontualidade e o sucesso de grandes negócios afetarão muitas pessoas – quaisquer oportunidades de economia de tempo são especialmente úteis, e é aí que a automação pode ajudar. Automatizar o processo para criar uma entrada de folha de termos e preencher automaticamente os documentos padrão de M&A permite que sua equipe tenha uma vantagem inicial no processo, além de eliminar o risco de erros potenciais que podem custar tempo valioso e ciclos de aprovação para retificar.

4. Esteja melhor equipado para atender aos departamentos jurídicos corporativos: Para advogados externos que fornecem suporte parcial ou completo para grandes corporações, há uma pressão crescente para se manter atualizado sobre as práticas mais inovadoras para permanecer competitivo. Isso significa encontrar maneiras mais eficientes de atender seus clientes e gerenciar sua carga de trabalho, desde a redução da repetição de alto volume até a simplificação de tarefas mais complexas, oferecendo soluções de autoatendimento sob medida para que a experiência do advogado possa ser liberada para se concentrar em atividades mais especializadas e de alto risco. assuntos.

Equipes jurídicas corporativas

5. Solicitar entrada: Os departamentos jurídicos corporativos gastam uma quantidade significativa de tempo gerenciando solicitações de avaliação de problemas, revisão ou criação de documentos e várias outras tarefas que estão chegando em um fluxo constante por e-mail. A tecnologia de automação ajuda a dominar esse caos, simplificando o processo de admissão. Coisas como acordos de trabalho simples ou acordos de confidencialidade podem ser configurados como autoatendimento com supervisão do departamento apenas quando necessário. Sair desses tipos de solicitações permite que seu departamento jurídico gerencie melhor as solicitações internas, criando simultaneamente pedidos e liberando tempo valioso de advogado e paralegal. Dessa forma, sua equipe gasta menos tempo gerenciando e organizando a documentação e mais tempo atendendo às necessidades do negócio.

6. Entrada de Caso: Normalmente, quando os advogados corporativos são citados com ações judiciais, eles teriam que gerar manualmente petições responsivas para garantir que o caso fosse tratado adequadamente. Automatizar o processo de registro de informações garante que nenhuma etapa seja perdida, modelos de contestação responsivos sejam gerados automaticamente e todas as informações relevantes estejam exatamente onde deveriam estar. Isso libera a equipe jurídica para gastar mais tempo respondendo a uma ação judicial e menos tempo em trabalho administrativo.

Saiba mais em "Automatizar seu departamento jurídico corporativo ficou mais fácil."

Setor público

7. Cartas de opinião: Para escritórios do Procurador-Geral e agências governamentais, receber solicitações de cartas de opinião por correio ou e-mail solicitando esclarecimentos sobre leis em determinadas jurisdições são comuns. No entanto, cada correspondência requer configuração, atribuição, pesquisa e uma resposta dentro de um período de tempo específico. A tecnologia de automação pode coletar os dados iniciais de entrada para gerar uma resposta de entrada ao solicitante e também criar documentos de modelo responsivos como ponto de partida para sua equipe. Aqui a automação torna esse processo repetitivo mais rápido e sem erros, mantendo e até melhorando a reputação da agência junto ao público.

8. Respostas FOIA: Advogados e profissionais jurídicos que trabalham em entidades governamentais estaduais e federais podem facilmente ficar sobrecarregados com as frequentes solicitações da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) de cidadãos e jornalistas, que podem receber por correio, e-mail e até fax. As ferramentas de automação podem agilizar e modernizar esse processo de registro por meio de formulários de registro online e documentos padronizados. Isso pode reduzir significativamente a repetição e a chance de erro, facilitando a carga de trabalho do advogado e mantendo um bom relacionamento com o público.

9. Autoatendimento para Documentos Jurídicos Comuns: As agências ou seus departamentos jurídicos podem publicar uma biblioteca de formulários on-line (por exemplo, contrato de trabalho, formulários de RH ou formulários de admissão) que permitem que funcionários ou terceiros insiram informações e gerem instantaneamente os documentos de rotina de que precisam. Ou para iniciar um processo coletando informações e, em seguida, escalando assuntos mais complexos para a equipe como parte de um fluxo de trabalho.

Como escolher a tecnologia certa de automação de documentos

Embora existam muitas ferramentas de automação excelentes, nem todas são adequadas para lidar com o grande volume de criação de documentos, o nível sofisticado de lógica ou o nível de segurança que as equipes jurídicas precisam. Aqui estão alguns recursos importantes para procurar ao selecionar suas ferramentas de automação:

  • Capacidades de alto volume: Buscar soluções projetadas especificamente com as necessidades dos advogados em mente garante que ele possa lidar com a criação rápida e de alto volume de documentos.
  • Lógica robusta: A geração de documentos legais frequentemente requer que muitas funções lógicas sofisticadas sejam incluídas na automação. Certifique-se de que a solução escolhida seja capaz de suportar seus processos e fluxos de trabalho exclusivos, mas que não seja muito complicada de configurar.
  • Seguro e compatível: Equipes jurídicas, setores altamente regulamentados e o setor público exigem padrões de segurança mais altos do que a maioria das empresas. Recursos de segurança robustos não apenas mantêm os documentos protegidos contra ameaças externas, mas também mantêm paredes éticas e mantêm informações privilegiadas limitadas apenas àqueles que devem ter acesso.
  • Funciona com seu gerenciamento de documentos existente: A criação de documentos sem um método para armazenar o produto final pode criar um problema ainda maior, onde você precisa mover vários documentos para o local de armazenamento adequado. Certifique-se de que sua ferramenta de automação de documentos se conecte perfeitamente com seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) existente para um fluxo de trabalho totalmente eficiente.

Sobre o PatternBuilder, Automação de Documentos da NetDocuments

Como a solução líder de gerenciamento de documentos e e-mail baseada em nuvem, confiável por profissionais jurídicos em todo o mundo, a NetDocuments introduziu Construtor de padrões, uma solução de automação de documentos jurídicos que oferece todos os benefícios de automação listados acima e muito mais.

O NetDocuments foi projetado para oferecer suporte a grandes volumes de criação e gerenciamento de documentos, ao mesmo tempo em que mantém normas rígidas de segurança e conformidade exigidas por escritórios de advocacia e entidades governamentais. Integrado nativamente na plataforma NetDocuments DMS, PatternBuilder:

  • Já pode ser integrado à maneira como você gerencia seus documentos com o NetDocuments.
  • Herda os premiados recursos de segurança e conformidade já presentes na plataforma NetDocuments.
  • Permite que você crie e mantenha automações e documentos facilmente por meio de tecnologia nativa da nuvem sem código.
  • Ajuda você a criar e gerenciar documentos facilmente por meio de uma interface intuitiva e amigável.

Veja como o PatternBuilder pode ajudar os profissionais jurídicos a otimizar e otimizar seu trabalho diário:

  • Precisão: As informações são inseridas uma vez e preenchidas corretamente em todos os lugares certos, criando consistência em seu produto de trabalho e ajudando você a manter uma reputação positiva.
  • App Builder e automação de documentos: O PatternBuilder facilita a conexão de formulários online com seus modelos de documento com o App Builder. Você também pode pegar esses formulários e compartilhá-los como quiser, seja executando-os dentro do NetDocuments, compartilhando-os por meio de um link seguro com clientes, webhooks ou publicando-os em seu site ou intranet.
  • Modelos de documentos Word e PDF: Enquanto a maioria das ferramentas de automação se especializam em apenas um formato de documento ou outro, o PatternBuilder permite automatizar formulários e documentos nos formatos Microsoft Word e PDF. Além disso, o PatternBuilder permite que você opte por usar uma interface da Web ou trabalhar diretamente no Word para criar automações com facilidade e trabalhar com ferramentas e processos com os quais suas equipes já estão familiarizadas.
  • Cálculos: Com seu melhor mecanismo lógico da categoria, o PatternBuilder facilita a entrada do usuário e a execução de cálculos avançados, como aplicação de regulamentos fiscais, cálculo de elegibilidade de renda, emissão de opções de ações, cálculo de pontuações de risco e muito mais.
  • Listas e Loops: Para trabalhos jurídicos que exigem a coleta de listas de itens para redigir documentos, como filhos, ativos, propriedades, etc., o PatternBuilder torna mais fácil do que nunca coletar esses dados fazendo um loop nas entradas e, em seguida, enviando-os automaticamente e com precisão em documentos para preencher cláusulas e detalhes.
  • Automação Avançada de Documentos Jurídicos: O PatternBuilder suporta até mesmo a lógica legal mais complexa, permitindo que você insira e formate dinamicamente não apenas palavras ou frases, mas cláusulas inteiras. Você pode até mesmo aninhar cláusulas condicionais dentro de cláusulas condicionais para automatizar até mesmo os documentos legais mais complexos.

Pegue essas tarefas mundanas e repetitivas – e automatize-as. O PatternBuilder pode ajudá-lo a economizar uma quantidade significativa de tempo, incorporando a automação segura de documentos legais em sua prática. Entre em contato com a NetDocuments ou solicite uma demonstração aprender mais.

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