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Se “esticado” nem sequer começa a cobrir como você se sente, você pode ser um advogado interno. Nós entendemos: você enfrenta uma enxurrada de demandas concorrentes enquanto trabalha para atender clientes internos de negócios e as necessidades legais de sua organization.
Recently, we shared some of the specific ways that a document management system (DMS) can empower corporate legal teams to collaborate more effectively — as well as some of the benefits like strengthened understanding and improved business relationships.
Mas a colaboração não é o único caminho para o sucesso (e alívio) para as equipes jurídicas internas.
O aumento da eficiência pode mudar o tom (e a percepção) dos departamentos jurídicos corporativos — e é um benefício central dos sistemas de gerenciamento de documentos.
A resposta pode ser óbvia. Afinal, quem não quer fazer mais, mais rápido e com menos esforço?
But the fact is corporate legal departments don’t have control over their responsibilities and client lists the way that law firms do. They cannot say “no” to work (and when they do, they often end up taking heat for it). And even though outsourcing is sometimes an option, it’s not as though there's an endless budget for that either.
This is why ramping up efficiency is critical for forward-thinking General Counsel and legal operations leaders. So what are you supposed to do?
While it might not solve all your problems, a legal-focused DMS can help reduce the pressure on legal teams in a big way.
Com inúmeras responsabilidades (e partes interessadas) exigindo tempo e atenção das equipes jurídicas corporativas, como um DMS pode ajudar a aumentar a eficiência?
When you need to get through an enormous task list, every minute counts. If you’re getting bogged down searching through file shares, instant messages, and desktop folders for that one file you could swear you opened just a few weeks ago… well, that’s not ideal. Nor is digging through email chains and hoping you found the right version of the document.
With a legal DMS, you have a single system of record that acts as your one source of truth, where you can keep your documents, emails, and discussions neat and organized in the way that makes sense to you — whether that’s matter-centric, by line of business, or project-based. This makes everything much easier to find. And with advanced version control, you can be confident that you have the most current version available.
What if you’re not exactly sure what you’re looking for or where you need to look? Modern document management platforms leverage powerful enterprise search capabilities, as well as robust metadata, so you can quickly find what you need, when you need it.
E se você não estiver procurando por um documento de texto normal? É quando recursos como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) entram em ação. O OCR digitaliza e indexa documentos e imagens inteiros para garantir que cada parte do conteúdo no DMS seja totalmente pesquisável.
No one wants to reinvent the wheel — but if you don’t have an easy way to access previous work or create templates for common projects, you’ll probably end up doing the same work over and over again.
Um DMS legal pode ajudá-lo a evitar isso, permitindo que você crie modelos, não apenas para documentos individuais, mas para espaços de trabalho inteiros e as estruturas de pastas que ficam dentro deles. Isso é pelo menos uma dor de cabeça administrativa a menos para o jurídico lidar.
Quando você separa a conversa do contexto, é mais do que uma receita para a falta de comunicação – é um impedimento à produtividade. Sem falar que ninguém gosta da ginástica ocular de pular entre documentos, comentários e mensagens.
That’s why modern legal-focused document management platforms make it possible to communicate and collaborate within and alongside documents, so you always have the right documents and emails at your fingertips.
O trabalho jurídico nem sempre acontece no escritório. Mas se você está trabalhando em casa ou precisa de uma maneira de acessar seus arquivos a caminho de uma reunião com o cliente, as plataformas de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem permitem que você trabalhe a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. É simples, conveniente e – o mais importante – eficiente.
Mesmo as menores tarefas podem criar um atraso significativo e prejudicar a produtividade futura. Veja o arquivamento de e-mail, por exemplo – se você não o gerenciar imediatamente, em breve terá centenas (se não milhares) de mensagens que precisam ser cuidadas. E se eles não forem salvos nas pastas relacionadas ao projeto, talvez você não consiga encontrar informações importantes mais tarde.
When document management joins forces with email management (and a little AI magic), you can leverage predictive filing to turn a multi-step process into a one-click wonder. And NetDocuments takes simplifying tasks even further with the ability to build customized workflows within workspaces to track team members’ activities and progress from one convenient location.
Embora esperemos que o aumento da eficiência permita que as equipes jurídicas corporativas respirem ocasionalmente, os benefícios do aumento da eficiência podem ser muito maiores e mais duradouros.
Because the legal department serves the organization as a whole and internal business clients, there are quite a few stakeholders to keep happy. Increasing efficiency can help the legal team respond to requests, say “yes!” more often, and be a more visible and strategic part of the business.
Ferramentas e processos ineficientes deixam as equipes jurídicas atoladas (e até esgotadas) em tarefas administrativas mundanas. A questão é: por que você deseja que os membros de sua equipe de alto valor gastem tempo em tarefas que qualquer pessoa (ou um computador) poderia fazer?
Effective document management tools reduce the amount of time legal teams have to spend on tedious tasks like organizing, searching, and filing, so they can spend more time focused on the high-value tasks that only they can do.
Uma pesquisa recente de Operações do Departamento Jurídico mostrou que 70% dos departamentos jurídicos estão tentando ativamente reduzir custos trazendo mais trabalho para dentro de casa. Mas se sua equipe interna já estiver operando em sua capacidade máxima, isso não é uma opção – a menos, é claro, que você encontre uma maneira de aumentar a eficiência, como com ferramentas modernas de gerenciamento de documentos com foco jurídico.
Esse benefício pode ser óbvio, mas quando você tem uma enorme lista de tarefas para fazer, o tempo é essencial. Quanto mais eficiente for o seu departamento jurídico, mais rápido você poderá atender às solicitações de toda a organization. (E quanto mais cedo o jurídico puder voltar seu foco para impulsionar proativamente o sucesso dos negócios!)
Seu departamento jurídico está cheio de profissionais competentes que podem ajudar a orientar sua organization para um maior sucesso, mas suas mãos estão muitas vezes atadas tanto pela tecnologia ineficiente disponível para eles quanto pelos processos de conformidade específicos aos quais eles devem aderir.
Para ter sucesso, sua equipe jurídica precisa de ferramentas que os aproximem de seus colegas em toda a empresa, ao mesmo tempo em que simplificam as etapas detalhadas e críticas de seu trabalho.
É hora de equipar sua equipe jurídica com a tecnologia de um DMS jurídico específico, como o NetDocuments, que permitirá que eles superem o mundano e lidem com projetos que afetam o sucesso da empresa. É hora de ajudar sua equipe jurídica a entrar no mundo moderno, onde eles podem contribuir com um trabalho verdadeiramente inspirado.
Want to learn more? Read the corporate legal department’s Definitive Guide to Document Management.
