Quatro indivíduos sentados ao redor de uma mesa em uma sala de reuniões

Como o gerenciamento de documentos pode ajudar as equipes jurídicas corporativas? Parte 2: Eficiência

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Fevereiro 7, 2022

Se “esticado” nem sequer começa a cobrir como você se sente, você pode ser um advogado interno. Nós entendemos: você enfrenta uma enxurrada de demandas concorrentes enquanto trabalha para atender clientes internos de negócios e as necessidades legais de sua organização.

Recentemente, compartilhamos algumas das maneiras específicas que um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) pode capacitar as equipes jurídicas corporativas a colaborar de forma mais eficaz — bem como alguns dos benefícios, como entendimento fortalecido e relações comerciais aprimoradas.

Mas a colaboração não é o único caminho para o sucesso (e alívio) para as equipes jurídicas internas.

O aumento da eficiência pode mudar o tom (e a percepção) dos departamentos jurídicos corporativos — e é um benefício central dos sistemas de gerenciamento de documentos.

Por que a eficiência é importante para as equipes jurídicas internas?

A resposta pode ser óbvia. Afinal, quem não quer fazer mais, mais rápido e com menos esforço?

Mas o fato é que os departamentos jurídicos corporativos não têm controle sobre suas responsabilidades e listas de clientes da mesma forma que os escritórios de advocacia. Eles não podem dizer “não” ao trabalho (e quando Faz, muitas vezes acabam levando calor para isso). E mesmo que a terceirização às vezes seja uma opção, também não é como se houvesse um orçamento infinito para isso.

This is why ramping up efficiency is critical for forward-thinking General Counsel and legal operations leaders. So what are you supposed to do?

Embora possa não resolver tudo seus problemas, um DMS com foco jurídico pode ajudar a reduzir em grande medida a pressão sobre as equipes jurídicas.

6 Como um DMS ajuda a aumentar a eficiência

Com inúmeras responsabilidades (e partes interessadas) exigindo tempo e atenção das equipes jurídicas corporativas, como um DMS pode ajudar a aumentar a eficiência?

1. Seu único sistema de registro

Quando você precisa passar por uma enorme lista de tarefas, cada minuto conta. Se você está ficando atolado pesquisando em compartilhamentos de arquivos, mensagens instantâneas e pastas da área de trabalho para esse arquivo, você pode xingar você abriu há apenas algumas semanas... bem, isso não é o ideal. Tampouco vasculhar as cadeias de e-mail e esperar que você tenha encontrado a versão correta do documento.

Com um DMS legal, você tem um único sistema de registro que atua como sua única fonte de verdade, onde você pode manter seus documentos, e-mails e discussões organizados e organizado da maneira que faz sentido para você — seja centrado na matéria, por linha de negócios ou baseado em projeto. Isso torna tudo muito mais fácil de encontrar. E com o controle de versão avançado, você pode ter certeza de que tem a verso mais atual disponível.

2. Busca Avançada

What if you’re not exactly sure what you’re looking for or where you need to look? Modern document management platforms leverage powerful enterprise search capabilities, as well as robust metadata, so you can quickly find what you need, when you need it.

E se você não estiver procurando por um documento de texto normal? É quando recursos como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) entram em ação. O OCR digitaliza e indexa documentos e imagens inteiros para garantir que cada parte do conteúdo no DMS seja totalmente pesquisável.

3. Modelos e trabalhos anteriores

Ninguém quer reinventar a roda — mas se você não tiver uma maneira fácil de acessar trabalhos anteriores ou criar modelos para projetos comuns, provavelmente acabará fazendo o mesmo trabalho repetidamente.

Um DMS legal pode ajudá-lo a evitar isso, permitindo que você crie modelos, não apenas para documentos individuais, mas para espaços de trabalho inteiros e as estruturas de pastas que ficam dentro deles. Isso é pelo menos uma dor de cabeça administrativa a menos para o jurídico lidar.

4. Comunicação simplificada

Quando você separa a conversa do contexto, é mais do que uma receita para a falta de comunicação – é um impedimento à produtividade. Sem falar que ninguém gosta da ginástica ocular de pular entre documentos, comentários e mensagens.

É por isso que as modernas plataformas de gerenciamento de documentos com foco jurídico possibilitam a comunicação e a colaboração dentro de e ao lado documentos, para que você sempre tenha os documentos e e-mails certos ao seu alcance.

5. Acesso em qualquer lugar

O trabalho jurídico nem sempre acontece no escritório. Mas se você está trabalhando em casa ou precisa de uma maneira de acessar seus arquivos a caminho de uma reunião com o cliente, as plataformas de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem permitem que você trabalhe a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. É simples, conveniente e – o mais importante – eficiente.

6. Simplificando Tarefas

Mesmo as menores tarefas podem criar um atraso significativo e prejudicar a produtividade futura. Veja o arquivamento de e-mail, por exemplo – se você não o gerenciar imediatamente, em breve terá centenas (se não milhares) de mensagens que precisam ser cuidadas. E se eles não forem salvos nas pastas relacionadas ao projeto, talvez você não consiga encontrar informações importantes mais tarde.

Quando o gerenciamento de documentos une forças com o gerenciamento de e-mail (e um pouco de magia de IA), você pode aproveitar o arquivamento preditivo para transformar um processo de várias etapas em uma maravilha de um clique. E o NetDocuments simplifica ainda mais as tarefas com a capacidade de criar fluxos de trabalho personalizados dentro dos espaços de trabalho para acompanhar as atividades e o progresso dos membros da equipe em um local conveniente.

Quais são os benefícios do aumento da eficiência para as equipes jurídicas corporativas?

Embora esperemos que o aumento da eficiência permita que as equipes jurídicas corporativas respirem ocasionalmente, os benefícios do aumento da eficiência podem ser muito maiores e mais duradouros.

Melhores relacionamentos comerciais

Como o departamento jurídico atende a organização como um todo e os clientes de negócios internos, há alguns interessados a serem satisfeitos. Aumentar a eficiência pode ajudar a equipe jurídica a responder às solicitações, diga sim!" mais frequentemente, e ser uma parte mais visível e estratégica do negócio.

Menos tempo em tarefas de baixo valor

Ferramentas e processos ineficientes deixam as equipes jurídicas atoladas (e até esgotadas) em tarefas administrativas mundanas. A questão é: por que você deseja que os membros de sua equipe de alto valor gastem tempo em tarefas que qualquer pessoa (ou um computador) poderia fazer?

Ferramentas eficazes de gerenciamento de documentos reduzem a quantidade de tempo que as equipes jurídicas precisam gastar em tarefas tediosas, como organizar, pesquisar e arquivar, para que possam gastar mais tempo focado nas tarefas de alto valor que só eles podem fazer.

Menor necessidade de terceirização

Uma pesquisa recente de Operações do Departamento Jurídico mostrou que 70% dos departamentos jurídicos estão tentando ativamente reduzir custos trazendo mais trabalho para dentro de casa. Mas se sua equipe interna já estiver operando em sua capacidade máxima, isso não é uma opção – a menos, é claro, que você encontre uma maneira de aumentar a eficiência, como com ferramentas modernas de gerenciamento de documentos com foco jurídico.

Entrega mais rápida de serviços jurídicos

Esse benefício pode ser óbvio, mas quando você tem uma enorme lista de tarefas para fazer, o tempo é essencial. Quanto mais eficiente for o seu departamento jurídico, mais rápido você poderá atender às solicitações de toda a organização. (E quanto mais cedo o jurídico puder voltar seu foco para impulsionar proativamente o sucesso dos negócios!)

Quando você pode parar de reinventar a roda. Isso é trabalho inspirado.

Seu departamento jurídico está cheio de profissionais competentes que podem ajudar a orientar sua organização para um maior sucesso, mas suas mãos estão muitas vezes atadas tanto pela tecnologia ineficiente disponível para eles quanto pelos processos de conformidade específicos aos quais eles devem aderir.

Para ter sucesso, sua equipe jurídica precisa de ferramentas que os aproximem de seus colegas em toda a empresa, ao mesmo tempo em que simplificam as etapas detalhadas e críticas de seu trabalho.

É hora de equipar sua equipe jurídica com a tecnologia de um DMS jurídico específico, como o NetDocuments, que permitirá que eles superem o mundano e lidem com projetos que afetam o sucesso da empresa. É hora de ajudar sua equipe jurídica a entrar no mundo moderno, onde eles podem contribuir com um trabalho verdadeiramente inspirado.

Quer aprender mais? Leia o departamento jurídico corporativo Guia definitivo para gerenciamento de documentos.

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