AI Responsibly with ndMAX
O Conselho Geral e as equipes jurídicas internas normalmente precisam seguir um conjunto de regras diferente (e mais rigoroso) do que outras partes da organization. Mas cumprir seu papel crucial dentro do negócio nem sempre faz com que o jurídico pareça um jogador de equipe. Em vez disso, eles se tornam conhecidos como os pessimistas, o departamento do “não”, a “polícia divertida”.
A grande ironia é que as equipes jurídicas não estão atrapalhando as iniciativas de negócios. Na verdade, muitos estão ansiosos para desempenhar um papel mais estratégico e proativo nos negócios – mas esse entusiasmo pode rapidamente se transformar em frustração por percepções incorretas e enormes demandas de tempo e atenção.
O que as equipes jurídicas corporativas podem fazer para melhorar sua reputação com seus colegas e executivos não jurídicos e ocupar seu lugar de direito como um ativo estratégico para os negócios?
In the previous two installments of this series, we’ve talked about how document management systems (DMS) can help corporate legal teams by supporting Colaboração and efficiency.
Hoje, estamos diminuindo o zoom para ver o quadro maior e como esses benefícios (e mais) podem servir para fortalecer a posição e a percepção do jurídico dentro da organization mais ampla.
A chave para alcançar o sucesso? Construindo relacionamentos mais fortes.
Muitos dos mesmos recursos que compartilhamos e que podem ser usados para aprimorar a colaboração e aumentar a eficiência também podem ajudar a fortalecer os relacionamentos comerciais.
If corporate counsel wants better relationships — and a better reputation — outside the department, it’s essential that the team work effectively together and are able to stay in sync. A legal DMS can help teams collaborate over documents and offer real-time messaging that enable team members to connect with colleagues while maintaining a single, secure system of record.
Com uma equipe jurídica unida que trabalha em conjunto perfeitamente, você estará mais bem equipado para fortalecer os relacionamentos entre as unidades de negócios.
See how real-time messaging helped unite legal teams at one of the nation’s largest public universities.
As equipes jurídicas corporativas geralmente trabalham em estreita colaboração com fornecedores, advogados externos e outras partes fora da empresa. Mas, em vez de tratar esses relacionamentos como meras transações, o jurídico pode se beneficiar ao vê-los como parcerias estratégicas. E isso significa oferecer uma experiência de alto nível enquanto trabalhamos juntos.
A DMS can help by making processes more seamless. For example, secure file sharing makes it easy to collaborate externally, with uncompromising security measures in place. Meanwhile, features like integrated e-signing make the often-arduous process of collecting signatures painless for everyone involved.
É muito comum que os departamentos jurídicos fiquem isolados e isolados do resto da organization, mesmo nos aplicativos e ferramentas que usam. Parte disso é por um bom motivo; afinal, nem todo funcionário deve ter acesso a informações confidenciais. No entanto, isso pode dificultar o trabalho e a comunicação eficaz do departamento jurídico fora do departamento.
A DMS that integrates with Microsoft Teams allows legal teams to move seamlessly between the legal-only environment and the rest of the organization. Plus, non-legal business units can benefit from the same collaborative features that external partners do, such as simple and secure file sharing.
Uma das principais responsabilidades de um departamento jurídico é proteger a organization contra riscos e garantir que ela permaneça em conformidade com todos os regulamentos relevantes. A falta de segurança e a não conformidade expõem as empresas a riscos enormes: violações de dados, roubo, perda de reputação e receita, ações legais e multas maciças.
Fortunately, a document management service designed specifically for the legal market can deliver advanced security, built into the platform, which customers can utilize to help achieve their own compliance requirements. Using a legal DMS to fulfill these essential requirements, legal can put the organization in a position of strength — and peace of mind. That’s a pretty big deal for the C-suite.
Mas essa não é a única maneira pela qual o gerenciamento de documentos pode ajudar o departamento jurídico a brilhar.
Há muitos benefícios que surgem quando o departamento jurídico constrói relacionamentos fortes em toda a organization – coisas como clientes internos mais felizes, trabalho mais estratégico e melhores resultados de negócios. E é melhor você acreditar que a equipe executiva vai perceber.
O fortalecimento de relacionamentos fora do seu departamento pode criar oportunidades de grande valor para o departamento jurídico e para toda a organization.
Building relationships outside of the legal department can make it easier to get things done and provide clear value to the entire company. Plus, it’s not just that the legal department will be more effective in delivering legal services, but that the business units will have more realistic expectations about what can be done for them and when. (And that’s bound to make everyone happier.)
Conhecer os principais participantes do negócio também pode ajudar o departamento jurídico a adaptar seus serviços para atender a necessidades, preferências e tolerância a riscos específicos, o que tornará muito mais fácil encontrar os caminhos jurídicos certos para o negócio.
In the corporate world, the whole goal of bringing legal counsel in-house is to get legal advice “with a deep understanding of the goals, risks, competitive landscape, and nuances of the business.” But siloed legal departments can develop serious blinders that prevent them from understanding the needs of the business.
On the other hand, collaborating closely with other departments enables legal to get a more complete and detailed perspective of the organization. This equips you to avoid unnecessary risk, recognize potential pitfalls, and find alternative paths to success. As a result, legal is able to provide even greater value and create better outcomes for the business.
Você pode ver efeitos semelhantes ao fortalecer os relacionamentos com fornecedores, advogados externos e outras partes interessadas externas. Quanto mais efetivamente você puder colaborar, melhores serão os resultados.
Melhores relacionamentos comerciais geralmente levam a uma colaboração mais eficaz e eficiente. Para o departamento jurídico, essa economia de tempo oferece mais tempo para se concentrar na estratégia. Estar proativamente envolvido em iniciativas estratégicas de negócios – em vez de ser apenas a linha direta de crise da empresa – pode ser outra grande oportunidade para o departamento jurídico mostrar seu valor.
There’s no doubt about it: company executives want their legal departments to be more engaged in the business, to “[think] more strategically about the company and its business goals and objectives while you work,” explains Sterling Miller. And the benefits for legal are huge: “By [being more strategic], you can influence the business beyond just everyday legal issues.”
Relacionamentos mais fortes, melhores resultados e valores mais claros contribuem para mais confiança no departamento jurídico. Mais confiança significa mais oportunidades de envolvimento em toda a empresa – sem mencionar a perda da reputação de “pessimista”.
When a technology can lead to better business relationships, collaboration, and efficiency, it becomes clear that it is a foundational platform. It’s easy to look at the many features of a DMS and stay focused on how they make your job (and life) easier — but really, the goal isn’t to help you work less, it’s to help you work better.
Ou como gostamos de chamar, Trabalho inspirado.
Alvin Tedjamulia, cofundador e diretor de tecnologia da NetDocuments, diz: “A inspiração é o desejo natural de ser criativo e, quando você trabalha de maneira inspirada, seu trabalho não é apenas um trabalho. É uma parte natural de você mesmo.”
Mas é difícil encontrar inspiração quando você está envolvido em tarefas administrativas, passando por processos excessivamente complexos e travando batalhas de comunicação em cada etapa de um projeto. Em suma, você não pode fazer o seu melhor trabalho quando suas ferramentas o transformam em uma batalha difícil.
A plataforma NetDocuments foi projetada para tornar o gerenciamento de documentos e e-mails uma experiência inspiradora para profissionais jurídicos, para que você possa colaborar de forma mais eficaz, trabalhar com mais eficiência e agregar maior valor em toda a sua organization.
Want more tips on improving collaboration with internal clients and external counsel? Download our whitepaper, Naysayers No More: How In-House Legal Professionals are Leveraging Collaborative Work to Say ‘Yes’ More.
