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Como o gerenciamento de documentos pode ajudar as equipes jurídicas corporativas? Parte 3: Construindo Relacionamentos

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Março 30, 2022
Ultima atualização:

O Conselho Geral e as equipes jurídicas internas normalmente precisam seguir um conjunto de regras diferente (e mais rigoroso) do que outras partes da organização. Mas cumprir seu papel crucial dentro do negócio nem sempre faz com que o jurídico pareça um jogador de equipe. Em vez disso, eles se tornam conhecidos como os pessimistas, o departamento do “não”, a “polícia divertida”.

A grande ironia é que as equipes jurídicas não estão atrapalhando as iniciativas de negócios. Na verdade, muitos estão ansiosos para desempenhar um papel mais estratégico e proativo nos negócios – mas esse entusiasmo pode rapidamente se transformar em frustração por percepções incorretas e enormes demandas de tempo e atenção.

O que as equipes jurídicas corporativas podem fazer para melhorar sua reputação com seus colegas e executivos não jurídicos e ocupar seu lugar de direito como um ativo estratégico para os negócios?

Nas duas partes anteriores desta série, falamos sobre como os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) podem ajudar as equipes jurídicas corporativas, apoiando colaboração e eficiência.

Hoje, estamos diminuindo o zoom para ver o quadro maior e como esses benefícios (e mais) podem servir para fortalecer a posição e a percepção do jurídico dentro da organização mais ampla.

A chave para alcançar o sucesso? Construindo relacionamentos mais fortes.

Como um DMS pode apoiar relacionamentos comerciais mais fortes?

Muitos dos mesmos recursos que compartilhamos e que podem ser usados para aprimorar a colaboração e aumentar a eficiência também podem ajudar a fortalecer os relacionamentos comerciais.

Se o conselho corporativo deseja melhores relacionamentos - e uma melhor reputação - fora do departamento, é essencial que a equipe trabalhe efetivamente em conjunto e seja capaz de permanecer em sincronia. Um DMS legal pode ajudar as equipes colabore em documentos e ofereça mensagens em tempo real que permitem que os membros da equipe se conectem com colegas enquanto mantêm um sistema de registro único e seguro.

Com uma equipe jurídica unida que trabalha em conjunto perfeitamente, você estará mais bem equipado para fortalecer os relacionamentos entre as unidades de negócios.

Veja como mensagens em tempo real ajudaram a unir equipes jurídicas em uma das nações maiores universidades públicas.

Com parceiros externos

As equipes jurídicas corporativas geralmente trabalham em estreita colaboração com fornecedores, advogados externos e outras partes fora da empresa. Mas, em vez de tratar esses relacionamentos como meras transações, o jurídico pode se beneficiar ao vê-los como parcerias estratégicas. E isso significa oferecer uma experiência de alto nível enquanto trabalhamos juntos.

Um DMS pode ajudar tornando os processos mais transparentes. Por exemplo, compartilhamento seguro de arquivos facilita a colaboração externa, com medidas de segurança intransigentes em vigor. Enquanto isso, recursos como assinatura eletrônica integrada tornam o processo muitas vezes árduo de coletar assinaturas indolor para todos os envolvidos.

Com Unidades de Negócios Internas

É muito comum que os departamentos jurídicos fiquem isolados e isolados do resto da organização, mesmo nos aplicativos e ferramentas que usam. Parte disso é por um bom motivo; afinal, nem todo funcionário deve ter acesso a informações confidenciais. No entanto, isso pode dificultar o trabalho e a comunicação eficaz do departamento jurídico fora do departamento.

Um DMS que se integra com Equipes da Microsoft permite que as equipes jurídicas se movam perfeitamente entre o ambiente somente jurídico e o resto da organização. Além disso, as unidades de negócios não legais podem se beneficiar dos mesmos recursos colaborativos que os parceiros externos, como o compartilhamento de arquivos simples e seguro.

Com a equipe executiva

Uma das principais responsabilidades de um departamento jurídico é proteger a organização contra riscos e garantir que ela permaneça em conformidade com todos os regulamentos relevantes. A falta de segurança e a não conformidade expõem as empresas a riscos enormes: violações de dados, roubo, perda de reputação e receita, ações legais e multas maciças.

Felizmente, um serviço de gerenciamento de documentos projetado especificamente para o mercado jurídico pode oferecer segurança avançada, integrada na plataforma, que os clientes podem utilizar para ajudar a alcançar seus próprios requisitos de conformidade. Usando um DMS legal para atender a esses requisitos essenciais, o departamento jurídico pode colocar a organização em uma posição de força e tranquilidade. Isso é um grande negócio para o C-suite.

Mas essa não é a única maneira pela qual o gerenciamento de documentos pode ajudar o departamento jurídico a brilhar.

Há muitos benefícios que surgem quando o departamento jurídico constrói relacionamentos fortes em toda a organização – coisas como clientes internos mais felizes, trabalho mais estratégico e melhores resultados de negócios. E é melhor você acreditar que a equipe executiva vai perceber.

Benefícios de melhores relacionamentos comerciais

O fortalecimento de relacionamentos fora do seu departamento pode criar oportunidades de grande valor para o departamento jurídico e para toda a organização.

“Clientes” internos mais felizes

Construir relacionamentos fora do departamento jurídico pode facilitar a realização das coisas e fornecer um valor claro para toda a empresa. Além disso, não é apenas que o departamento jurídico será mais eficaz na prestação de serviços jurídicos, mas que o unidades de negócios terão expectativas mais realistas sobre o que pode ser feito por elas e quando. (E isso é obrigado a fazer todos mais feliz.)

Conhecer os principais participantes do negócio também pode ajudar o departamento jurídico a adaptar seus serviços para atender a necessidades, preferências e tolerância a riscos específicos, o que tornará muito mais fácil encontrar os caminhos jurídicos certos para o negócio.

Melhores resultados de negócios

No mundo corporativo, todo o objetivo de trazer assessoria jurídica interna é obter assessoria jurídica “com um Entendimento Profundo dos objetivos, riscos, cenário competitivo e nuances do negócio”. Mas departamentos jurídicos isolados podem desenvolver sérios obstáculos que os impedem de entender as necessidades do negócio.

Por outro lado, a colaboração estreita com outros departamentos permite que o jurídico tenha uma visão mais completa e detalhada da organização. Isso equipa você para evitar riscos desnecessários, reconhecer potenciais armadilhas e encontrar caminhos alternativos para o sucesso. Como resultado, o jurídico é capaz de fornecer valor ainda maior e criar melhores resultados para o negócio.

Você pode ver efeitos semelhantes ao fortalecer os relacionamentos com fornecedores, advogados externos e outras partes interessadas externas. Quanto mais efetivamente você puder colaborar, melhores serão os resultados.

Equipe Mais Estratégica

Melhores relacionamentos comerciais geralmente levam a uma colaboração mais eficaz e eficiente. Para o departamento jurídico, essa economia de tempo oferece mais tempo para se concentrar na estratégia. Estar proativamente envolvido em iniciativas estratégicas de negócios – em vez de ser apenas a linha direta de crise da empresa – pode ser outra grande oportunidade para o departamento jurídico mostrar seu valor.

Não há dúvida sobre isso: os executivos da empresa querem que seus departamentos jurídicos estejam mais engajados no negócio, que “[pensem] mais estrategicamente sobre a empresa e suas metas e objetivos de negócios enquanto você trabalha”. explica Sterling Miller. E os benefícios para o jurídico são enormes: “Por [ser mais estratégico], você pode influenciar o negócio além das questões legais do dia a dia.”

Maior Confiança no Jurídico

Relacionamentos mais fortes, melhores resultados e valores mais claros contribuem para mais confiança no departamento jurídico. Mais confiança significa mais oportunidades de envolvimento em toda a empresa – sem mencionar a perda da reputação de “pessimista”.

Gestão de Documentos Jurídicos como Plataforma Fundacional para

Quando uma tecnologia pode levar a melhores relações comerciais, colaboração e eficiência, fica claro que é uma plataforma fundamental. É fácil olhar para os muitos recursos de um DMS e manter o foco em como eles tornam seu trabalho (e vida) mais fácil - mas, na verdade, o objetivo não é ajudá-lo a trabalhar menos, é ajudá-lo a trabalhar melhorar.

Ou como gostamos de chamar, <span class="kepler-font">Trabalho inspirado</span>.

NetDocuments ajuda o departamento jurídico a fazer mais — e ser mais

Alvin Tedjamulia, cofundador e diretor de tecnologia da NetDocuments, diz: “A inspiração é o desejo natural de ser criativo e, quando você trabalha de maneira inspirada, seu trabalho não é apenas um trabalho. É uma parte natural de você mesmo.”

Mas é difícil encontrar inspiração quando você está envolvido em tarefas administrativas, passando por processos excessivamente complexos e travando batalhas de comunicação em cada etapa de um projeto. Em suma, você não pode fazer o seu melhor trabalho quando suas ferramentas o transformam em uma batalha difícil.

A plataforma NetDocuments foi projetada para tornar o gerenciamento de documentos e e-mails uma experiência inspiradora para profissionais jurídicos, para que você possa colaborar de forma mais eficaz, trabalhar com mais eficiência e agregar maior valor em toda a sua organização.

Quer mais dicas sobre como melhorar a colaboração com clientes internos e advogados externos? Baixe nosso whitepaper, Opositores Não Mais: Como os Profissionais Jurídicos Internos Estão Aproveitando o Trabalho Colaborativo para Dizer 'Sim' Mais.

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