A história (e futuro) das assinaturas eletrônicas

Não faz muito tempo, os executivos usavam tinta e carimbo para “assinar” documentos. Em um esforço para acelerar o processo de assinatura, eles confiariam seu carimbo a outro “usuário authorized” que poderia carimbar ou “assinar” documentos em seu nome. A premissa era que, se a pessoa tivesse acesso físico ao bloco de carimbos, ela deveria ser um usuário aprovado e ter autoridade para assinar contratos ou outros documentos legais.

A Assinatura Questionável

Avance para um passado ainda mais não tão distante e você encontrará documentos eletrônicos que foram “assinados” quando alguém adicionou uma imagem de assinatura ao documento. Qualquer pessoa pode inserir um JPEG em um contrato, embora se presuma que, se eles tiverem acesso ao arquivo de assinatura, eles devem ser autorizados a assinar em nome do indivíduo. É aqui que o processo é interrompido. Com imagens de assinatura como essas, não há uma maneira rápida e fácil de verificar se o indivíduo ou alguém por eles authorized era o verdadeiro signatário de um documento. Nenhuma trilha de auditoria ou metadados existem para provar se era uma assinatura aprovada e autorizada e não uma falsa.

The troubling part is, we continue to see these short cuts in the signature process all the time. As lawyers, it is our responsibility to make a reasonable argument to a court about why we believe a signature is valid. You may find yourself making logical arguments such as, it came from the correct email address or domain, it was the correct draft, or it included what appeared to be a valid written signature. Electronic signature images on electronic documents make it harder to validate that it was the person who affixed it themselves or someone authorized to do so on their behalf. Don’t get me started on how many people have tried to get out of a contract claiming the person who affixed the signature didn’t have authority – mind you, after a year of beneficially using the software.

As assinaturas digitais são outro tipo de assinatura eletrônica; no entanto, são como ter uma impressão digital no documento. Eles estão vinculados a um certificado que sempre inclui uma trilha de auditoria, o que significa que, a qualquer momento, você pode ver quando foi enviado, quem o recebeu, a que horas, etc. Além disso, a própria assinatura tem a hora e a data carimbadas automaticamente. Essa trilha digital fornece algo a seguir e prova de que o signatário era quem ele dizia ser. Essa trilha é tão clara que as assinaturas digitais raramente são contestadas. Na verdade, eles são aceitos na maioria dos tribunais graças à clara cadeia de custódia desde o envio até a assinatura. Como se costuma dizer em muitos círculos (muito pequenos), é tão bom quanto ser assinado, selado e carimbado.

6 Razões essenciais para ter uma impressão digital de assinatura digital ao seu lado

What makes a digital signature service an absolute requirement for any legal professional or law firm? As you know, inclusive of contracts, any transactional document that needs a signature must withstand scrutiny in court. Everything from real estate transactions and acquisitions, to wills and trusts, estate directives, etc. must include an authorized signature that can be certified or validated in the court of law.

Aqui estão 6 motivos pelos quais um escritório de advocacia ou profissional jurídico deseja usar serviços de assinatura eletrônica (ou assinatura eletrônica) que seguem as diretrizes de assinatura digital:

1. Peace of mind knowing people cannot alter, duplicate, or do anything untoward, with a document that has been sent through an electronic service vendor that utilizes digital signature protocols. Because documents uploaded to an electronic signature service with digital signatures are protected from alteration, users are restricted from altering or copying the text directly and cannot export or change the document contents or import/upload a new version. They may only review and sign (or refuse to sign). This means the security of the document, and veracity of the content, are not in question.
2. Signatures can be verified with an audit trail. Most electronic signature vendors with digital signature protocols provide certifications and audit trials for documents that are processed through their systems. Certificates can be issued against those signatures and are accepted and defensible in most jurisdictions. It’s like having a having a public notary without actually needing a public notary.
   ‍
   DISCLAIMER: Anything that needs an actual public notary cannot go through a digital service vendor.
   ‍
3. Time and cost needed for closing an agreement is greatly reduced. There is no longer a need to overnight documents back and forth between signatories unless working on documents that need to be notarized or go through the apostille process. No in-person interaction is required. In fact, you can now close a deal from across the country in about 30 seconds. This speed to close reduces both hard costs (printing and shipping) and soft costs (scanning and uploading). Automated workflow, as well as knowing the document is retained once signatures are all there, increases the savings.
4. Security of knowing that document, once it's fully signed, is secure. Fully executed documents need to be stored electronically within a system like NetDocuments. It provides peace of mind knowing that you’re not going to lose it somewhere and that it remains searchable within the system.
   ‍
   By combining a solution like DocuSign eSignature with the power of NetDocuments, you automate the process and reduce your risk. No longer are you reliant on someone scanning in physical documents or storing attachments from within the email system where mistakes happen or people forget to finish their uploads. Using the built-in integration with DocuSign eSignature means that documents are automatically stored, tracked, and certified.
   ‍
5. Electronic signatures with digital signature fingerprints are intuitive, convenient, and can be completed almost anywhere in the world, from practically any device. We’re all looking for ways to increase efficiency and productivity. So why create a process that is hard for you or your clients? DocuSign eSignature is safe and easy, saving both time and money. It also eliminates the premise of an unavailable client/signatory. Whether they are sitting in their car, on their phone, on a laptop from home or work, or in a cabin on vacation, signing can take place in less than 30 seconds. Waiting until someone is back in the office is no longer a valid excuse.
6. As stated previously, digital signature validation is easier to defend in court. Courts are treating electronic signatures with digital certification the same way they have treated wet signatures in the past. When you have a time and date stamp with a signature along with a clear electronic chain of custody, it’s difficult to challenge. The audit trail, time/date stamp, and certification process replaces handwriting analysis or a signatory affirming the veracity of physical signatures.

Modern legal transactions demand the convenient and compliant nature of today’s e-signature tools. But with new tools comes new tasks to ensure documents end up in the right place—which can reduce your overall pace.

Integração do NetDocuments com DocuSign eSignature

The fact is, you don’t have time to waste on new tools that can reduce your speed to delivery. At NetDocuments we are focused on removing the burdensome tasks associated with legal document creation and management; and our new electronic signature Integração com DocuSign eSignature is the latest addition in that effort and combines the convenience of signing almost anywhere at any time with the security of a digital fingerprint.

Com esta integração, os usuários podem selecionar documentos do NetDocuments e enviá-los automaticamente para eSignature com um único clique.

Depois de selecionar um documento, o usuário pode selecionar os destinatários, que receberão um e-mail gerado pelo eSignature.

Este e-mail permitirá que os destinatários revisem ou assinem facilmente o documento selecionado. Uma vez que o documento é assinado, o PDF executado é automaticamente carregado no NetDocuments e o arquivo original é vinculado ao documento executado para manter uma trilha de papel clara.

Como obter o máximo de sua ferramenta de assinatura eletrônica

Advogados em todo o mundo estão se esgotando e os clientes estão menos propensos a pagar pelo tempo gasto em tarefas administrativas. Embora uma ferramenta de assinatura eletrônica possa aliviar as cargas de tempo associadas à impressão, digitalização, envio, assinatura e rastreamento de assinaturas tradicionais, o download e a transferência de documentos preparados ou assinados entre seus sistemas ainda podem adicionar etapas e cliques a um processo já empacotado.

But as my colleague explains, the right legal technology can certainly relieve these extra steps when implemented correctly.

É lógico, então, que a chave para uma ferramenta confiável e poderosa de assinatura eletrônica que realmente libera a produtividade de sua equipe é a capacidade de integração com seu sistema de armazenamento de documentos, como o NetDocuments. A capacidade de ter cópias assinadas e rastreadas de um documento automaticamente armazenado em seu sistema de registro será vital para a capacidade de sua equipe de permanecer focada em tarefas críticas - não nas administrativas diárias. Só então a coleta de assinaturas se tornará um processo limpo e seguro com o qual sua equipe pode contar sempre.

To learn about the NetDocuments integration with DocuSign eSignature and how it can help you get the most out of your e-signature solution, download the product brochure or schedule a demo today.