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A história (e futuro) das assinaturas eletrônicas

Por:
Matthew Hemmert
Setembro 29, 2021

Não faz muito tempo, os executivos usavam tinta e carimbo para “assinar” documentos. Em um esforço para acelerar o processo de assinatura, eles confiariam seu carimbo a outro “usuário autorizado” que poderia carimbar ou “assinar” documentos em seu nome. A premissa era que, se a pessoa tivesse acesso físico ao bloco de carimbos, ela deveria ser um usuário aprovado e ter autoridade para assinar contratos ou outros documentos legais.

A Assinatura Questionável

Avance para um passado ainda mais não tão distante e você encontrará documentos eletrônicos que foram “assinados” quando alguém adicionou uma imagem de assinatura ao documento. Qualquer pessoa pode inserir um JPEG em um contrato, embora se presuma que, se eles tiverem acesso ao arquivo de assinatura, eles devem ser autorizados a assinar em nome do indivíduo. É aqui que o processo é interrompido. Com imagens de assinatura como essas, não há uma maneira rápida e fácil de verificar se o indivíduo ou alguém por eles autorizado era o verdadeiro signatário de um documento. Nenhuma trilha de auditoria ou metadados existem para provar se era uma assinatura aprovada e autorizada e não uma falsa.

A parte preocupante é que continuamos a ver esses atalhos no processo de assinatura o tempo todo. Como advogados, é nossa responsabilidade apresentar um argumento razoável a um tribunal sobre por que acreditamos que uma assinatura é válida. Você pode encontrar-se fazendo argumentos lógicos, como, veio do endereço de e-mail ou domínio correto, era o rascunho correto ou incluía o que parecia ser uma assinatura escrita válida. As imagens de assinatura eletrônica em documentos eletrônicos dificultam a validação de que foi a própria pessoa que a apostou ou alguém autorizado a fazê-lo em seu nome. Não me fale em quantas pessoas tentaram sair de um contrato alegando que a pessoa que afixou a assinatura não tinha autoridade - veja bem, depois de um ano usando o software de forma benéfica.

As assinaturas digitais são outro tipo de assinatura eletrônica; no entanto, são como ter uma impressão digital no documento. Eles estão vinculados a um certificado que sempre inclui uma trilha de auditoria, o que significa que, a qualquer momento, você pode ver quando foi enviado, quem o recebeu, a que horas, etc. Além disso, a própria assinatura tem a hora e a data carimbadas automaticamente. Essa trilha digital fornece algo a seguir e prova de que o signatário era quem ele dizia ser. Essa trilha é tão clara que as assinaturas digitais raramente são contestadas. Na verdade, eles são aceitos na maioria dos tribunais graças à clara cadeia de custódia desde o envio até a assinatura. Como se costuma dizer em muitos círculos (muito pequenos), é tão bom quanto ser assinado, selado e carimbado.

6 Razões essenciais para ter uma impressão digital de assinatura digital ao seu lado

O que torna um serviço de assinatura digital um requisito absoluto para qualquer profissional do direito ou escritório de advocacia? Como você sabe, inclusive de contratos, qualquer documento transacional que precise de uma assinatura deve resistir ao escrutínio no tribunal. Tudo, desde transações imobiliárias e aquisições, testamentos e trusts, diretivas imobiliárias, etc. deve incluir uma assinatura autorizada que pode ser certificada ou validada no tribunal de justiça.

Aqui estão 6 motivos pelos quais um escritório de advocacia ou profissional jurídico deseja usar serviços de assinatura eletrônica (ou assinatura eletrônica) que seguem as diretrizes de assinatura digital:

  1. Paz de espírito saber que as pessoas não podem alterar, duplicar ou fazer qualquer coisa desagradável com um documento que foi enviado por um fornecedor de serviço eletrônico que utiliza protocolos de assinatura digital. Como os documentos carregados em um serviço de assinatura eletrônica com assinaturas digitais são protegidos contra alterações, os usuários são proibidos de alterar ou copiar o texto diretamente e não podem exportar ou alterar o conteúdo do documento ou importar / carregar uma nova versão. Eles podem apenas revisar e assinar (ou se recusar a assinar). Isso significa que a segurança do documento e a veracidade do conteúdo não estão em questão.
  2. As assinaturas podem ser verificadas com uma trilha de auditoria. A maioria dos fornecedores de assinatura eletrônica com protocolos de assinatura digital fornece certificações e testes de auditoria para documentos que são processados por meio de seus sistemas. Os certificados podem ser emitidos contra essas assinaturas e são aceitos e defensáveis na maioria das jurisdições. É como ter um notário público sem realmente precisar de um notário público.

    ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE: Qualquer coisa que precise de um notário público real não pode passar por um fornecedor de serviço digital.
  3. O tempo e o custo necessários para fechar um acordo são bastante reduzidos. Não há mais necessidade de enviar e receber documentos durante a noite entre os signatários, a menos que esteja trabalhando em documentos que precisam ser notarizados ou passar pelo processo de apostila. Nenhuma interação pessoal é necessária. Na verdade, agora você pode fechar um negócio em todo o país em cerca de 30 segundos. Essa velocidade de fechamento reduz os custos tangíveis (impressão e envio) e custos indiretos (digitalização e upload). O fluxo de trabalho automatizado, além de saber que o documento será retido assim que as assinaturas estiverem lá, aumenta a economia.
  4. A segurança de saber que o documento, uma vez totalmente assinado, é seguro. Documentos totalmente executados precisam ser armazenados eletronicamente em um sistema como o NetDocuments. Ele oferece paz de espírito sabendo que você não vai perdê-lo em algum lugar e que ele permanece pesquisável dentro do sistema.

    Ao combinar uma solução como o DocuSign eSignature com o poder do NetDocuments, você automatiza o processo e reduz o risco. Você não depende mais de alguém digitalizando documentos físicos ou armazenando anexos de dentro do sistema de e-mail onde erros acontecem ou as pessoas se esquecem de terminar seus uploads. Usar a integração embutida com DocuSign eSignature significa que os documentos são armazenados, rastreados e certificados automaticamente.
  5. As assinaturas eletrônicas com impressões digitais de assinatura digital são intuitivas, convenientes e podem ser concluídas em quase qualquer lugar do mundo, a partir de praticamente qualquer dispositivo. Todos estamos procurando maneiras de aumentar a eficiência e a produtividade. Então, por que criar um processo difícil para você ou seus clientes? DocuSign eSignature é seguro e fácil, economizando tempo e dinheiro. Também elimina a premissa de um cliente / signatário indisponível. Esteja eles sentados no carro, no telefone, em um laptop em casa ou no trabalho ou em uma cabana nas férias, a assinatura pode ocorrer em menos de 30 segundos. Esperar até que alguém volte ao escritório não é mais uma desculpa válida.
  6. Como afirmado anteriormente, validação de assinatura digital é mais fácil de defender em tribunal. Os tribunais estão tratando as assinaturas eletrônicas com certificação digital da mesma forma que tratavam as assinaturas úmidas no passado. Quando você tem um carimbo de hora e data com uma assinatura junto com uma cadeia de custódia eletrônica clara, é difícil contestar. A trilha de auditoria, o carimbo de data / hora e o processo de certificação substituem a análise de caligrafia ou um signatário que afirma a veracidade das assinaturas físicas.

As transações jurídicas modernas exigem o natureza conveniente e complacente das ferramentas de assinatura eletrônica de hoje. Mas, com as novas ferramentas, vêm novas tarefas para garantir que os documentos cheguem ao lugar certo - o que pode reduzir o seu ritmo geral.

Integração do NetDocuments com DocuSign eSignature

O fato é que você não tem tempo a perder com novas ferramentas que podem reduzir sua velocidade de entrega. Na NetDocuments, estamos focados em remover as tarefas pesadas associadas à criação e gerenciamento de documentos jurídicos; e nossa nova integração de assinatura eletrônica com DocuSign eSignature é a mais recente adição nesse esforço e combina a conveniência de assinar quase em qualquer lugar a qualquer momento com a segurança de uma impressão digital.

Com esta integração, os usuários podem selecionar documentos do NetDocuments e enviá-los automaticamente para eSignature com um único clique.

Depois de selecionar um documento, o usuário pode selecionar os destinatários, que receberão um e-mail gerado pelo eSignature.

Este e-mail permitirá que os destinatários revisem ou assinem facilmente o documento selecionado. Uma vez que o documento é assinado, o PDF executado é automaticamente carregado no NetDocuments e o arquivo original é vinculado ao documento executado para manter uma trilha de papel clara.

Como obter o máximo de sua ferramenta de assinatura eletrônica

Advogados em todo o mundo estão se esgotando e os clientes estão menos propensos a pagar pelo tempo gasto em tarefas administrativas. Embora uma ferramenta de assinatura eletrônica possa aliviar as cargas de tempo associadas à impressão, digitalização, envio, assinatura e rastreamento de assinaturas tradicionais, o download e a transferência de documentos preparados ou assinados entre seus sistemas ainda podem adicionar etapas e cliques a um processo já empacotado.

Mas, como meu colega explica, o tecnologia legal certa certamente pode aliviar essas etapas extras quando implementadas corretamente.

É lógico, então, que a chave para uma ferramenta confiável e poderosa de assinatura eletrônica que realmente libera a produtividade de sua equipe é a capacidade de integração com seu sistema de armazenamento de documentos, como o NetDocuments. A capacidade de ter cópias assinadas e rastreadas de um documento automaticamente armazenado em seu sistema de registro será vital para a capacidade de sua equipe de permanecer focada em tarefas críticas - não nas administrativas diárias. Só então a coleta de assinaturas se tornará um processo limpo e seguro com o qual sua equipe pode contar sempre.

Para saber mais sobre a integração do NetDocuments com DocuSign eSignature e como isso pode ajudá-lo a obter o máximo de sua solução de assinatura eletrônica, baixe o folheto do produto ou agende uma demonstração hoje.