Não faz muito tempo, os executivos usavam tinta e carimbo para “assinar” documentos. Em um esforço para acelerar o processo de assinatura, eles confiariam seu carimbo a outro “usuário authorized” que poderia carimbar ou “assinar” documentos em seu nome. A premissa era que, se a pessoa tivesse acesso físico ao bloco de carimbos, ela deveria ser um usuário aprovado e ter autoridade para assinar contratos ou outros documentos legais.
Avance para um passado ainda mais não tão distante e você encontrará documentos eletrônicos que foram “assinados” quando alguém adicionou uma imagem de assinatura ao documento. Qualquer pessoa pode inserir um JPEG em um contrato, embora se presuma que, se eles tiverem acesso ao arquivo de assinatura, eles devem ser autorizados a assinar em nome do indivíduo. É aqui que o processo é interrompido. Com imagens de assinatura como essas, não há uma maneira rápida e fácil de verificar se o indivíduo ou alguém por eles authorized era o verdadeiro signatário de um documento. Nenhuma trilha de auditoria ou metadados existem para provar se era uma assinatura aprovada e autorizada e não uma falsa.
A parte preocupante é que continuamos a ver esses atalhos no processo de assinatura o tempo todo. Como advogados, é nossa responsabilidade apresentar um argumento razoável a um tribunal sobre por que acreditamos que uma assinatura é válida. Você pode encontrar-se fazendo argumentos lógicos, como, veio do endereço de e-mail ou domínio correto, era o rascunho correto ou incluía o que parecia ser uma assinatura escrita válida. As imagens de assinatura eletrônica em documentos eletrônicos dificultam a validação de que foi a própria pessoa que a apostou ou alguém authorized a fazê-lo em seu nome. Não me fale em quantas pessoas tentaram sair de um contrato alegando que a pessoa que afixou a assinatura não tinha autoridade - veja bem, depois de um ano usando o software de forma benéfica.
As assinaturas digitais são outro tipo de assinatura eletrônica; no entanto, são como ter uma impressão digital no documento. Eles estão vinculados a um certificado que sempre inclui uma trilha de auditoria, o que significa que, a qualquer momento, você pode ver quando foi enviado, quem o recebeu, a que horas, etc. Além disso, a própria assinatura tem a hora e a data carimbadas automaticamente. Essa trilha digital fornece algo a seguir e prova de que o signatário era quem ele dizia ser. Essa trilha é tão clara que as assinaturas digitais raramente são contestadas. Na verdade, eles são aceitos na maioria dos tribunais graças à clara cadeia de custódia desde o envio até a assinatura. Como se costuma dizer em muitos círculos (muito pequenos), é tão bom quanto ser assinado, selado e carimbado.
O que torna um serviço de assinatura digital um requisito absoluto para qualquer profissional do direito ou escritório de advocacia? Como você sabe, inclusive de contratos, qualquer documento transacional que precise de uma assinatura deve resistir ao escrutínio no tribunal. Tudo, desde transações imobiliárias e aquisições, testamentos e trusts, diretivas imobiliárias, etc. deve incluir uma assinatura autorizada que pode ser certificada ou validada no tribunal de justiça.
Aqui estão 6 motivos pelos quais um escritório de advocacia ou profissional jurídico deseja usar serviços de assinatura eletrônica (ou assinatura eletrônica) que seguem as diretrizes de assinatura digital:
As transações jurídicas modernas exigem o natureza conveniente e complacente das ferramentas de assinatura eletrônica de hoje. Mas, com as novas ferramentas, vêm novas tarefas para garantir que os documentos cheguem ao lugar certo - o que pode reduzir o seu ritmo geral.
O fato é que você não tem tempo a perder com novas ferramentas que podem reduzir sua velocidade de entrega. Na NetDocuments, estamos focados em remover as tarefas onerosas associadas à criação e gerenciamento de documentos legais; e nossa nova assinatura eletrônica integração com DocuSign eSignature é a mais recente adição nesse esforço e combina a conveniência de assinar em praticamente qualquer lugar a qualquer momento com a segurança de uma impressão digital.
Com esta integração, os usuários podem selecionar documentos do NetDocuments e enviá-los automaticamente para eSignature com um único clique.
Depois de selecionar um documento, o usuário pode selecionar os destinatários, que receberão um e-mail gerado pelo eSignature.
Este e-mail permitirá que os destinatários revisem ou assinem facilmente o documento selecionado. Uma vez que o documento é assinado, o PDF executado é automaticamente carregado no NetDocuments e o arquivo original é vinculado ao documento executado para manter uma trilha de papel clara.
Advogados em todo o mundo estão se esgotando e os clientes estão menos propensos a pagar pelo tempo gasto em tarefas administrativas. Embora uma ferramenta de assinatura eletrônica possa aliviar as cargas de tempo associadas à impressão, digitalização, envio, assinatura e rastreamento de assinaturas tradicionais, o download e a transferência de documentos preparados ou assinados entre seus sistemas ainda podem adicionar etapas e cliques a um processo já empacotado.
Mas, como meu colega explica, o tecnologia legal certa certamente pode aliviar essas etapas extras quando implementadas corretamente.
É lógico, então, que a chave para uma ferramenta confiável e poderosa de assinatura eletrônica que realmente libera a produtividade de sua equipe é a capacidade de integração com seu sistema de armazenamento de documentos, como o NetDocuments. A capacidade de ter cópias assinadas e rastreadas de um documento automaticamente armazenado em seu sistema de registro será vital para a capacidade de sua equipe de permanecer focada em tarefas críticas - não nas administrativas diárias. Só então a coleta de assinaturas se tornará um processo limpo e seguro com o qual sua equipe pode contar sempre.
Para saber mais sobre a integração do NetDocuments com DocuSign eSignature e como isso pode ajudá-lo a obter o máximo de sua solução de assinatura eletrônica, baixe o folheto do produto ou agende uma demonstração hoje.