Como escolher uma solução de armazenamento em nuvem para um escritório de advocacia

Como escolher uma solução de armazenamento em nuvem para um escritório de advocacia

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Maio 26, 2021

Os documentos legais são fundamentais para qualquer escritório de advocacia - mas com milhares e milhares de documentos para armazenar, gerenciar todos eles pode ser um desafio.

A maioria dos escritórios de advocacia abandonou o extenso (e caro) armazenamento físico de documentos em papel. Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) locais permitiram que os escritórios de advocacia começassem a armazenar documentos digitalmente; no entanto, esses sistemas não são mais capazes de acompanhar a velocidade dos negócios modernos.

Now, there’s a much more powerful, efficient, and flexible option for law firms to store their documents securely: the cloud.

Cloud document management systems offer a superior document storage option for digital files and client information, while also providing a robust set of productivity and collaboration tools.

Neste artigo, vamos compartilhar alguns dos benefícios do armazenamento em nuvem, bem como os principais recursos que um escritório de advocacia deve considerar ao avaliar as opções de armazenamento em nuvem.

Benefícios do armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

The American Bar Association(ABA) cites anytime/anywhere access, low cost of entry, predictable monthly expenses, and robust security features as key factors pushing law firms to pursue cloud technology.

Acesso em qualquer lugar

Cloud storage enables attorneys and other legal professionals to access files securely from anywhere and on desktop and mobile devices — without the need for a notoriously-unreliable VPN connection. This provides users with greater flexibility, including the ability to work remotely or get things done outside normal working hours.

Redução de custos e escalabilidade

Em comparação com as soluções locais, a configuração e os custos contínuos das plataformas de armazenamento em nuvem são muito mais baratos. Normalmente, os escritórios de advocacia pagam apenas os custos de implementação únicos mais taxas mensais previsíveis de usuário para armazenamento em nuvem. Em contraste, uma solução de armazenamento local incorrerá em altos custos para configuração do sistema, hardware, licenças de software, manutenção e muito mais.

In a similar vein, scaling an on-premises system to expand your data storage capacity can be difficult and costly. Cloud storage solutions, on the other hand, can easily scale to fit your firm’s needs.

Robust Cybersecurity

Believe it or not, cloud storage solutions can actually be more secure than an on-premises system. Whereas on-premises systems rely on a law firm’s own IT resources, cloud service providers have a strong incentive to commit extensive resources to securing their customers’ data.

This means stronger security measures built into the platform, quicker response to emerging threats, and more agile bug fixes. It also means that updates can be automatically pushed to customers without the need for system downtime.

Se você está preocupado em como lidar com os requisitos de residência de informações locais com a nuvem, não se preocupe. Soluções baseadas em nuvem podem oferecer armazenamento de conteúdo geo-ciente para mantê-lo em conformidade e, ao mesmo tempo, fornecer acesso a todos os benefícios que a nuvem tem a oferecer.

Colaboração Fácil

Storing documents in the cloud also makes it easy for attorneys to share files and collaborate with colleagues and clients. Whereas on-premises systems may require you to export documents to a third-party storage solution or extranet in order to collaborate with external users, cloud computing makes it simple.

Be aware, however, that commercial cloud storage solutions such as Box, Dropbox, Microsoft OneDrive, or Google Drive are not designed to meet the stringent security requirements of legal work.

Recursos de armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

When your firm is evaluating potential cloud computing solutions — including cloud-based document management systems — there are a few things you should keep in mind.

  • How will the solution enhance your security posture? Strong data security is of paramount importance when choosing your law practice's cloud storage platform. Your reputation depends on it.
  • Can you control user access down to the document level? Ensure that you have granular control over which user permissions and who can access which documents and folders. Make sure that the system you choose will keep confidential information protected from unauthorized eyes.
  • Does the solution offer version control? Managing reviews and collaboration can quickly become a headache if multiple, conflicting document versions emerge. Choose a secure cloud storage service option that helps you keep track of file versions, along with a complete version history.
  • Is it integrated with your favorite work tools? You want to be able to move seamlessly between working on documents and keeping them stored. Your storage solution should integrate with your practice management, apps, and the tools you use every day (including email) so you can streamline your productivity. Automatic sync between systems is preferred.
  • Does it offer any additional tools to support collaboration? Collaboration is more than just passing documents back and forth. Look at solutions that can help you create workflows, communicate via real-time messaging, leverage custom metadata, and more.
  • A solução oferecerá suporte a qualquer tipo de arquivo? Questões jurídicas modernas geralmente envolvem muitos tipos de arquivos além de apenas documentos, incluindo arquivos de imagens, áudio e vídeo. Certifique-se de que a solução escolhida permita salvar uma variedade de tipos de arquivo.
  • Will your provider help you stay compliant with regional regulations? Check to see whether your cloud storage provider offers the tools you need to stay up-to-date with the compliance regulations that govern your region, including any client data or client files under your care.

Como o NetDocuments pode ajudar

NetDocuments is the preferred secure cloud storage solution for law firms. But what our platform offers is so much more than storage.

Our legal-centric document and email management system delivers the best cloud storage solution for law firms with advanced security while increasing your firm’s productivity with an array of tools and features to keep you organized, align your team, enhance collaboration, and much more.

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