Como escolher uma solução de armazenamento em nuvem para um escritório de advocacia

Os documentos legais são fundamentais para qualquer escritório de advocacia - mas com milhares e milhares de documentos para armazenar, gerenciar todos eles pode ser um desafio.

A maioria dos escritórios de advocacia abandonou o extenso (e caro) armazenamento físico de documentos em papel. Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) locais permitiram que os escritórios de advocacia começassem a armazenar documentos digitalmente; no entanto, esses sistemas não são mais capazes de acompanhar a velocidade dos negócios modernos.

Agora, existe uma opção muito mais poderosa, eficiente e flexível para os escritórios de advocacia armazenarem seus documentos com segurança: a nuvem.

Sistemas de gerenciamento de documentos na nuvem oferecem uma opção superior de armazenamento de documentos para arquivos digitais e informações do cliente, além de fornecer um conjunto robusto de ferramentas de produtividade e colaboração.

Neste artigo, vamos compartilhar alguns dos benefícios do armazenamento em nuvem, bem como os principais recursos que um escritório de advocacia deve considerar ao avaliar as opções de armazenamento em nuvem.

Benefícios do armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

O Associação Americana de Advogados (ABA) cita o acesso a qualquer hora/em qualquer lugar, baixo custo de entrada, despesas mensais previsíveis e recursos de segurança robustos como fatores-chave que levam os escritórios de advocacia a buscar a tecnologia de nuvem.

Acesso em qualquer lugar

O armazenamento em nuvem permite que advogados e outros profissionais jurídicos acessem arquivos com segurança de qualquer lugar e em computadores e dispositivos móveis - sem a necessidade de um conexão VPN notoriamente não confiável. Isso fornece aos usuários maior flexibilidade, incluindo a capacidade de trabalhar remotamente ou fazer as coisas fora do horário normal de trabalho.

Redução de custos e escalabilidade

Em comparação com as soluções locais, a configuração e os custos contínuos das plataformas de armazenamento em nuvem são muito mais baratos. Normalmente, os escritórios de advocacia pagam apenas os custos de implementação únicos mais taxas mensais previsíveis de usuário para armazenamento em nuvem. Em contraste, uma solução de armazenamento local incorrerá em altos custos para configuração do sistema, hardware, licenças de software, manutenção e muito mais.

Da mesma forma, dimensionar um sistema local para expandir sua capacidade de armazenamento de dados pode ser difícil e caro. As soluções de armazenamento em nuvem, por outro lado, podem ser facilmente dimensionadas para atender às necessidades de sua empresa.

Cibersegurança robusta

Acredite ou não, as soluções de armazenamento em nuvem podem ser mais seguras do que um sistema local. Enquanto os sistemas locais dependem dos próprios recursos de TI de um escritório de advocacia, os provedores de serviços em nuvem têm um forte incentivo para comprometer recursos extensos para proteger os dados de seus clientes.

Isso significa medidas de segurança mais fortes incorporadas à plataforma, resposta mais rápida a ameaças emergentes e correções de bugs mais ágeis. Isso também significa que as atualizações podem ser empurrado automaticamente aos clientes sem a necessidade de paralisação do sistema.

Se você está preocupado em como lidar com os requisitos de residência de informações locais com a nuvem, não se preocupe. Soluções baseadas em nuvem podem oferecer armazenamento de conteúdo geo-ciente para mantê-lo em conformidade e, ao mesmo tempo, fornecer acesso a todos os benefícios que a nuvem tem a oferecer.

Colaboração Fácil

O armazenamento de documentos na nuvem também facilita o compartilhamento de arquivos pelos advogados e a colaboração com colegas e clientes. Enquanto os sistemas locais podem exigir que você exporte documentos para uma solução de armazenamento de terceiros ou extranet para colaborar com usuários externos, a computação em nuvem torna isso simples.

Esteja ciente, no entanto, que soluções comerciais de armazenamento em nuvem como Box, Dropbox, Microsoft OneDrive ou Google Drive não são projetados para atender aos rigorosos requisitos de segurança do trabalho jurídico.

Recursos de armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

Quando sua empresa está avaliando possíveis soluções de computação em nuvem – incluindo sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem – há algumas coisas que você deve ter em mente.

• Como a solução melhorará sua postura de segurança? A forte segurança dos dados é de suma importância ao escolher a plataforma de armazenamento em nuvem do seu escritório de advocacia. Sua reputação depende disso.
• Você pode controlar o acesso do usuário até o nível do documento? Certifique-se de ter controle granular sobre quais permissões de usuário e quem pode acessar quais documentos e pastas. Certifique-se de que o sistema escolhido manterá as informações confidenciais protegidas de olhares não autorizados.
• A solução oferece controle de versão? O gerenciamento de revisões e colaboração pode rapidamente se tornar uma dor de cabeça se várias versões de documentos conflitantes surgirem. Escolha uma opção de serviço de armazenamento em nuvem seguro que o ajude a acompanhar as versões dos arquivos, juntamente com um histórico completo das versões.
• Está integrado com as suas ferramentas de trabalho favoritas? Você quer ser capaz de mover-se perfeitamente entre trabalhar em documentos e mantê-los armazenados. Sua solução de armazenamento deve se integrar ao gerenciamento de sua prática, aplicativos e ferramentas que você usa todos os dias (incluindo e-mail) para que você possa otimizar sua produtividade. A sincronização automática entre sistemas é preferida.
• Ele oferece alguma ferramenta adicional para dar suporte à colaboração? A colaboração é mais do que apenas passar documentos de um lado para o outro. Procure soluções que podem ajudá-lo a criar fluxos de trabalho, comunicar-se por meio de mensagens em tempo real, aproveite metadados personalizados e muito mais.
• A solução oferecerá suporte a qualquer tipo de arquivo? Questões jurídicas modernas geralmente envolvem muitos tipos de arquivos além de apenas documentos, incluindo arquivos de imagens, áudio e vídeo. Certifique-se de que a solução escolhida permita salvar uma variedade de tipos de arquivo.
• Seu provedor ajudará você a cumprir os regulamentos regionais? Verifique se seu provedor de armazenamento em nuvem oferece as ferramentas de que você precisa para se manter atualizado com os regulamentos de conformidade que regem sua região, incluindo quaisquer dados ou arquivos de clientes sob seus cuidados.

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