Como escolher uma solução de armazenamento em nuvem para um escritório de advocacia

Por:
A Equipe NetDocuments
Maio 26, 2021

Os documentos legais são fundamentais para qualquer escritório de advocacia - mas com milhares e milhares de documentos para armazenar, gerenciar todos eles pode ser um desafio.

A maioria dos escritórios de advocacia abandonou o extenso (e caro) armazenamento físico de documentos em papel. Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) locais permitiram que os escritórios de advocacia começassem a armazenar documentos digitalmente; no entanto, esses sistemas não são mais capazes de acompanhar a velocidade dos negócios modernos.

Agora, há uma opção muito mais poderosa, eficiente e flexível para os escritórios de advocacia armazenarem seus documentos com segurança: a nuvem.

Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem oferecem uma opção de armazenamento superior para arquivos digitais, ao mesmo tempo que fornecem um conjunto robusto de ferramentas de produtividade e colaboração.

Neste artigo, vamos compartilhar alguns dos benefícios do armazenamento em nuvem, bem como os principais recursos que um escritório de advocacia deve considerar ao avaliar as opções de armazenamento em nuvem.

Benefícios do armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

O American Bar Association cita o acesso a qualquer hora / em qualquer lugar, baixo custo de entrada, despesas mensais previsíveis e segurança robusta como os principais fatores que levam os escritórios de advocacia a buscar a tecnologia em nuvem.

Acesso em qualquer lugar

O armazenamento em nuvem permite que advogados e outros profissionais jurídicos acessem arquivos com segurança de qualquer lugar e em qualquer dispositivo - sem a necessidade de um Conexão VPN notoriamente não confiável. Isso fornece aos usuários maior flexibilidade, incluindo a capacidade de trabalhar remotamente ou realizar tarefas fora do horário normal de trabalho.

Redução de custos e escalabilidade

Em comparação com as soluções locais, a configuração e os custos contínuos das plataformas de armazenamento em nuvem são muito mais baratos. Normalmente, os escritórios de advocacia pagam apenas os custos de implementação únicos mais taxas mensais previsíveis de usuário para armazenamento em nuvem. Em contraste, uma solução de armazenamento local incorrerá em altos custos para configuração do sistema, hardware, licenças de software, manutenção e muito mais.

Da mesma forma, dimensionar um sistema local para expandir sua capacidade de armazenamento pode ser difícil e caro. As soluções de armazenamento em nuvem, por outro lado, podem ser facilmente dimensionadas para atender às necessidades de sua empresa.

Segurança robusta

Acredite ou não, as soluções de armazenamento em nuvem podem realmente ser mais seguras do que um sistema local. Enquanto os sistemas locais dependem dos próprios recursos de TI de um escritório de advocacia, os provedores de nuvem têm um forte incentivo para comprometer muitos recursos para proteger os dados de seus clientes.

Isso significa maior segurança integrada à plataforma, resposta mais rápida às ameaças emergentes e correções de bugs mais ágeis. Isso também significa que as atualizações podem ser empurrado automaticamente para os clientes sem a necessidade de tempo de inatividade do sistema.

Se você está preocupado em como lidar com os requisitos de residência de informações locais com a nuvem, não se preocupe. Soluções baseadas em nuvem podem oferecer armazenamento de conteúdo geo-ciente para mantê-lo em conformidade e, ao mesmo tempo, fornecer acesso a todos os benefícios que a nuvem tem a oferecer.

Colaboração Fácil

O armazenamento de documentos na nuvem também torna mais fácil para os advogados colaborarem com colegas e clientes. Enquanto os sistemas locais podem exigir que você exporte documentos para uma solução de armazenamento de terceiros ou extranet para colaborar com usuários externos, o armazenamento baseado em nuvem torna isso simples.

Esteja ciente, no entanto, que soluções comerciais de armazenamento em nuvem como o Box ou o Google Drive, não foram projetados para atender aos rígidos requisitos de segurança do trabalho legal.

Recursos de armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

Quando sua empresa está avaliando possíveis soluções de armazenamento em nuvem - incluindo sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem - há algumas coisas que você deve manter em mente.

  • Como a solução melhorará sua postura de segurança? Segurança forte é de suma importância ao escolher a plataforma de armazenamento em nuvem do seu escritório de advocacia. Sua reputação depende disso.
  • Você pode controlar o acesso do usuário até o nível do documento? Certifique-se de ter controle granular sobre quais usuários podem acessar quais documentos e pastas. Certifique-se de que o sistema escolhido manterá as informações confidenciais protegidas de olhos não autorizados.
  • A solução oferece controle de versão? Gerenciar revisões e colaboração pode rapidamente se tornar uma dor de cabeça se surgirem várias versões de documentos conflitantes. Escolha uma opção de armazenamento em nuvem que o ajude a controlar as versões dos arquivos, junto com um histórico de versão completo.
  • Está integrado com suas ferramentas de trabalho favoritas? Você deseja poder alternar perfeitamente entre trabalhar em documentos e mantê-los armazenados. Sua solução de armazenamento deve se integrar com as ferramentas que você usa todos os dias (incluindo e-mail) para que você possa agilizar sua produtividade. A sincronização automática entre sistemas é preferível.
  • Oferece ferramentas adicionais para apoiar a colaboração? Colaboração é mais do que apenas passar documentos de um lado para outro. Procure soluções que podem ajudá-lo a criar fluxos de trabalho, comunicar-se via mensagens em tempo real, e mais.
  • A solução oferecerá suporte a qualquer tipo de arquivo? Questões jurídicas modernas geralmente envolvem muitos tipos de arquivos além de apenas documentos, incluindo arquivos de imagens, áudio e vídeo. Certifique-se de que a solução escolhida permita salvar uma variedade de tipos de arquivo.
  • O seu provedor o ajudará a cumprir os regulamentos regionais? Verifique se o seu provedor oferece o ferramentas que você precisa para se manter atualizado com os regulamentos de conformidade que regem sua região, incluindo quaisquer dados de clientes sob seus cuidados.

Como o NetDocuments pode ajudar

NetDocuments é a solução de armazenamento em nuvem SaaS preferida para escritórios de advocacia. Mas o que nossa plataforma oferece é muito mais do que armazenamento.

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