Como escolher uma solução de armazenamento em nuvem para um escritório de advocacia

Os documentos legais são fundamentais para qualquer escritório de advocacia - mas com milhares e milhares de documentos para armazenar, gerenciar todos eles pode ser um desafio.

A maioria dos escritórios de advocacia abandonou o extenso (e caro) armazenamento físico de documentos em papel. Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) locais permitiram que os escritórios de advocacia começassem a armazenar documentos digitalmente; no entanto, esses sistemas não são mais capazes de acompanhar a velocidade dos negócios modernos.

Agora, existe uma opção muito mais poderosa, eficiente e flexível para os escritórios de advocacia armazenarem seus documentos com segurança: a nuvem.

Cloud document management systems offer a superior document storage option for digital files and client information, while also providing a robust set of productivity and collaboration tools.

Neste artigo, vamos compartilhar alguns dos benefícios do armazenamento em nuvem, bem como os principais recursos que um escritório de advocacia deve considerar ao avaliar as opções de armazenamento em nuvem.

Benefícios do armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

The American Bar Association(ABA) cites anytime/anywhere access, low cost of entry, predictable monthly expenses, and robust security features as key factors pushing law firms to pursue cloud technology.

Acesso em qualquer lugar

Cloud storage enables attorneys and other legal professionals to access files securely from anywhere and on desktop and mobile devices — without the need for a notoriously-unreliable VPN connection. This provides users with greater flexibility, including the ability to work remotely or get things done outside normal working hours.

Redução de custos e escalabilidade

Em comparação com as soluções locais, a configuração e os custos contínuos das plataformas de armazenamento em nuvem são muito mais baratos. Normalmente, os escritórios de advocacia pagam apenas os custos de implementação únicos mais taxas mensais previsíveis de usuário para armazenamento em nuvem. Em contraste, uma solução de armazenamento local incorrerá em altos custos para configuração do sistema, hardware, licenças de software, manutenção e muito mais.

Da mesma forma, dimensionar um sistema local para expandir sua capacidade de armazenamento de dados pode ser difícil e caro. As soluções de armazenamento em nuvem, por outro lado, podem ser facilmente dimensionadas para atender às necessidades de sua empresa.

Cibersegurança robusta

Acredite ou não, as soluções de armazenamento em nuvem podem ser mais seguras do que um sistema local. Enquanto os sistemas locais dependem dos próprios recursos de TI de um escritório de advocacia, os provedores de serviços em nuvem têm um forte incentivo para comprometer recursos extensos para proteger os dados de seus clientes.

This means stronger security measures built into the platform, quicker response to emerging threats, and more agile bug fixes. It also means that updates can be automatically pushed to customers without the need for system downtime.

If you are concerned about how to handle local information residency requirements with the cloud, don’t worry. Cloud-based solutions can offer geo-aware content storage to keep you compliant while still giving you access to all the benefits the cloud has to offer.

Colaboração Fácil

O armazenamento de documentos na nuvem também facilita o compartilhamento de arquivos pelos advogados e a colaboração com colegas e clientes. Enquanto os sistemas locais podem exigir que você exporte documentos para uma solução de armazenamento de terceiros ou extranet para colaborar com usuários externos, a computação em nuvem torna isso simples.

Be aware, however, that commercial cloud storage solutions such as Box, Dropbox, Microsoft OneDrive, or Google Drive are not designed to meet the stringent security requirements of legal work.

Recursos de armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia

Quando sua empresa está avaliando possíveis soluções de computação em nuvem – incluindo sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem – há algumas coisas que você deve ter em mente.

• How will the solution enhance your security posture? Strong data security is of paramount importance when choosing your law practice's cloud storage platform. Your reputation depends on it.
• Can you control user access down to the document level? Ensure that you have granular control over which user permissions and who can access which documents and folders. Make sure that the system you choose will keep confidential information protected from unauthorized eyes.
• Does the solution offer version control? Managing reviews and collaboration can quickly become a headache if multiple, conflicting document versions emerge. Choose a secure cloud storage service option that helps you keep track of file versions, along with a complete version history.
• Is it integrated with your favorite work tools? You want to be able to move seamlessly between working on documents and keeping them stored. Your storage solution should integrate with your practice management, apps, and the tools you use every day (including email) so you can streamline your productivity. Automatic sync between systems is preferred.
• Does it offer any additional tools to support collaboration? Collaboration is more than just passing documents back and forth. Look at solutions that can help you create workflows, communicate via Mensagens em tempo real, leverage custom metadata, and more.
• Will the solution support any file type? Modern legal matters often involve many types of files beyond just documents, including images, audio, and video files. Make sure the solution you choose will allow you to save a variety of file types.
• Will your provider help you stay compliant with regional regulations? Check to see whether your cloud storage provider offers the tools you need to stay up-to-date with the compliance regulations that govern your region, including any client data or client files under your care.

Como o NetDocuments pode ajudar

NetDocuments is the preferred secure cloud storage solution for Escritórios de advocacia. But what our platform offers is so much more than storage.

Nosso sistema de gerenciamento de documentos e e-mail centrado no jurídico oferece a melhor solução de armazenamento em nuvem para escritórios de advocacia com segurança avançada, aumentando a produtividade de sua empresa com uma variedade de ferramentas e recursos para mantê-lo organizado, alinhar sua equipe, aprimorar a colaboração e muito mais.

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