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Modernos escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas lidam com um enorme volume de documentos. E a forma como esses documentos são gerenciados pode aumentar ou impedir sua produtividade.
Então, como você garante que não está perdendo dinheiro ao gerenciar seus arquivos?
Neste artigo, vamos compartilhar o que é um sistema de gerenciamento de documentos legais (DMS) é e por que é importante, três diretrizes cruciais para uma forte estratégia de gerenciamento de documentos e como identificar a solução certa de DMS para oferecer suporte ao seu escritório de advocacia ou equipe jurídica.
Um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos refere-se às ferramentas e fluxos de trabalho que seu escritório de advocacia ou equipe jurídica usa para criar, editar, armazenar, localizar e compartilhar documentos todos os dias, além de sua estratégia e diretrizes abrangentes para lidar com arquivos.
Também se refere a um tipo específico de software jurídico que oferece suporte, aprimora e otimiza a estratégia de gerenciamento de documentos da sua organization.
Quer você use um DMS ou não, é importante ter uma abordagem consistente sobre como sua equipe deve gerenciar arquivos importantes. Ao estabelecer diretrizes claras de gerenciamento de documentos, você pode ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência e eficácia, permitindo-lhes:
Portanto, que tipo de diretrizes são vitais para um sistema e uma estratégia de gerenciamento de documentos fortes? Vamos mergulhar em três áreas principais: regras para criar documentos, como e onde os documentos são armazenados e estabelecer procedimentos e fluxos de trabalho.
Quando você decide melhorar o sistema de gerenciamento de documentos da sua organization, a primeira coisa a fazer é criar regras para a criação de novos documentos. Por exemplo:
Para criar um sistema de gerenciamento de documentos eficaz e eficiente, a consistência é vital. Mas também é importante manter as coisas o mais simples possível. Ao introduzir novos protocolos de documentos, as pessoas são mais propensas a adote o novo processo se for fácil para eles lembrar e fazer.
Com essas regras em vigor, você pode evitar com mais eficácia o conteúdo desorganizado em seu DMS (ou pior, dados perdidos ou perdidos). Eventualmente, você pode aplicar seus novos padrões à sua lista de pendências de arquivos existentes, mas primeiro você deve se certificar de que todos os novos documentos que entram no sistema atendem aos requisitos selecionados.
Depois de padronizar seu processo de criação de documentos, a próxima etapa é decidir como e onde armazená-los - em outras palavras, organizá-los!
Assim como ajuda a seguir regras consistentes para criar e nomear documentos, também ajuda a ser consistente com a nomenclatura de pastas e estruturas de arquivos, independentemente de você optar por armazenar documentos fisicamente, digitalmente ou um pouco dos dois.
Estruturas de pastas consistentes tornam mais fácil para os membros da equipe localizar rapidamente os arquivos de que precisam. Isso é especialmente importante quando você tem um grande número de documentos e vários documentos semelhantes (por exemplo, contratos para vários clientes ou fornecedores).
Uma ótima maneira de garantir que suas pastas digitais sejam consistentes é criar um modelo. É provável que seu escritório de advocacia ou equipe jurídica lide com frequência com assuntos de clientes ou projetos de negócios semelhantes, portanto, você pode usar a mesma estrutura de pastas todas as vezes.
Por exemplo, aqui está uma estrutura básica de pastas ou árvore de arquivos para uma questão litigiosa:
Com um modelo como este instalado, você pode duplicar facilmente a estrutura de pastas para novos clientes ou duplicar subpastas para novos casos com clientes existentes.
Claro, cada assunto ou projeto é diferente, então pode não ser necessário manter todas as subpastas para cada um. Nesse caso, é fácil excluir as subpastas desnecessárias ou adicionar outras exclusivas. Mas você pode economizar muito tempo (e esforço) sendo consistente.
Manter os documentos seguros é uma parte vital do seu sistema de gerenciamento de documentos. Além da segurança geral da plataforma, você deseja garantir que informações confidenciais e outras informações importantes sejam protegidas de usuários não autorizados - incluindo ameaças internas e externas.
Embora você certamente possa controlar o acesso do usuário no nível do documento, normalmente é mais fácil definir esses controles no nível da pasta. De modo geral, se um indivíduo não está authorized a ver um documento em uma pasta, ele não tem permissão para ver outros.
Por mais maravilhoso que seja criar o documento perfeito da primeira vez, todas as vezes, não é realista. Entre análises internas e externas, negociações e outros ajustes, os documentos jurídicos passam por muitas mudanças ao longo de seu ciclo de vida.
É por isso que é importante garantir que você tenha procedimentos claros para criar, organizar, revisar e aprovar vários tipos de documentos. Por exemplo, você pode querer criar fluxos de trabalho de documentos para:
Nós entendemos: os advogados adoram papel. Portanto, não é surpresa que algumas organizações tenham dificuldades liberando documentos físicos (e infinitas pastas suspensas e armários para guardá-los).
Mas só porque você posso criar um sistema de gerenciamento de documentos em papel não significa que você deve.
Na verdade, isso privaria você de muitos benefícios poderosos que vêm de uma estratégia e sistema de gerenciamento de documentos sólidos.
Por outro lado, usando um plataforma DMS legal específica pode levar sua equipe a novos patamares de produtividade e capacitá-los para fornecer serviços jurídicos superiores.
Existem vários armazenamento de arquivos comerciais soluções disponíveis no mercado hoje, como Google Docs, Box e Dropbox. Mas essas ferramentas não são adequadas às necessidades exclusivas dos profissionais do direito, o que pode causar perdas significativas de produtividade — sem falar expondo sua organization ao risco.
Para uma profissão que depende tanto de documentos e colaboração digital, uma solução genérica não serve (especialmente quando se trata de proteger informações confidenciais). Mas o que você deve procurar em um software de gerenciamento de documentos específico para questões jurídicas?
À medida que você explora várias soluções de gerenciamento de documentos para sua organization, é importante saber o que realmente fará a diferença para sua equipe. Fique atento a alguns desses poderosos recursos de DMS que podem dar à sua equipe de profissionais jurídicos um sério aumento de produtividade:
Usando esses recursos, sua equipe pode maximizar sua produtividade, permanecer segura e compatível, colaborar perfeitamente e otimizar seus fluxos de trabalho para que possam trabalho inspirado.
