Como desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos

Por:
A Equipe NetDocuments
Agosto 31, 2021

Modernos escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas lidam com um enorme volume de documentos. E a forma como esses documentos são gerenciados pode aumentar ou impedir sua produtividade.

Então, como você se certifica de que não está perdendo dinheiro enquanto gerencia seus arquivos?

Neste artigo, vamos compartilhar o que é um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos (DMS) e por que ele é importante, três diretrizes cruciais para uma estratégia de gerenciamento de documentos forte e como identificar a solução DMS certa para apoiar seu escritório de advocacia ou equipe jurídica.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos legais?

Um legal sistema de gestão de documentos refere-se às ferramentas e fluxos de trabalho que seu escritório de advocacia ou equipe jurídica usa para criar, editar, armazenar, localizar e compartilhar documentos todos os dias - além de sua estratégia abrangente e diretrizes para lidar com arquivos.

Também se refere a um tipo específico de software jurídico que oferece suporte, aprimora e otimiza a estratégia de gerenciamento de documentos da sua organização.

Por que o gerenciamento de documentos é importante?

Quer você use um DMS ou não, é importante ter uma abordagem consistente sobre como sua equipe deve gerenciar arquivos importantes. Ao estabelecer diretrizes claras de gerenciamento de documentos, você pode ajudar seu trabalho em equipe de forma mais eficiente e eficaz, permitindo-lhes:

  • Encontre documentos com rapidez e facilidade
  • Acompanhe o histórico da versão
  • Compartilhe e colabore em documentos com segurança
  • Proteja os arquivos confidenciais de olhos não autorizados
  • Manter conformidade e governança
  • …e muito mais.

Portanto, que tipo de diretrizes são vitais para um sistema e uma estratégia de gerenciamento de documentos fortes? Vamos mergulhar em três áreas principais: regras para criar documentos, como e onde os documentos são armazenados e estabelecer procedimentos e fluxos de trabalho.

1 Defina regras para a criação de documentos.

Quando você decide melhorar o sistema de gerenciamento de documentos da sua organização, a primeira coisa a fazer é criar regras para a criação de novos documentos. Por exemplo:

  • Modelos de documento: Existem modelos estabelecidos para tipos de documentos usados com frequência, como NDAs, acordos de vendas, contratos de trabalho, cartas de intenção (LOI), etc.?
  • Nomes de arquivos: Quais convenções de nomenclatura de arquivo você seguirá? Que abreviações você usará para descrições comuns? Você incluirá o nome ou as iniciais do autor do documento? Você usará indicadores de status (por exemplo, arquivado, emitido ou recebido)?
  • Datas: Como você formatará datas em nomes de arquivos. Por exemplo, você usará MMDDAA ou AAAAMMDD?
  • Controle de versão: Se você precisar lidar com isso manualmente, como você controlará a versão mais recente de um documento? Você usará uma data / carimbo de data / hora ou as iniciais do editor?
  • Metadados: Você precisa de campos de metadados personalizados para arquivos digitais? Algum componente de suas convenções de nomenclatura de arquivo seria melhor como tags de metadados?

Para criar um sistema de gerenciamento de documentos eficaz e eficiente, a consistência é vital. Mas também é importante manter as coisas o mais simples possível. Ao introduzir novos protocolos de documentos, as pessoas são mais propensas a adote o novo processo se for fácil para eles lembrar e fazer.

Com essas regras em vigor, você pode evitar com mais eficácia o conteúdo desorganizado em seu DMS (ou pior, dados perdidos ou perdidos). Eventualmente, você pode aplicar seus novos padrões à sua lista de pendências de arquivos existentes, mas primeiro você deve se certificar de que todos os novos documentos que entram no sistema atendem aos requisitos selecionados.

2 Decida como e onde os documentos serão armazenados.

Depois de padronizar seu processo de criação de documentos, a próxima etapa é decidir como e onde armazená-los - em outras palavras, organizá-los!

Assim como ajuda a seguir regras consistentes para criar e nomear documentos, também ajuda a ser consistente com a nomenclatura de pastas e estruturas de arquivos, independentemente de você optar por armazenar documentos fisicamente, digitalmente ou um pouco dos dois.

Estruturas de pastas consistentes tornam mais fácil para os membros da equipe localizar rapidamente os arquivos de que precisam. Isso é especialmente importante quando você tem um grande número de documentos e vários documentos semelhantes (por exemplo, contratos para vários clientes ou fornecedores).

Uma ótima maneira de garantir que suas pastas digitais sejam consistentes é criar um modelo. É provável que seu escritório de advocacia ou equipe jurídica lide com frequência com assuntos de clientes ou projetos de negócios semelhantes, portanto, você pode usar a mesma estrutura de pastas todas as vezes.

Por exemplo, aqui está uma estrutura básica de pastas ou árvore de arquivos para uma questão litigiosa:

Gráfico mostrando a estrutura de pastas para documentos jurídicos.
Exemplo de estrutura de pasta legal

Com um modelo como este instalado, você pode duplicar facilmente a estrutura de pastas para novos clientes ou duplicar subpastas para novos casos com clientes existentes.

Claro, cada assunto ou projeto é diferente, então pode não ser necessário manter todas as subpastas para cada um. Nesse caso, é fácil excluir as subpastas desnecessárias ou adicionar outras exclusivas. Mas você pode economizar muito tempo (e esforço) sendo consistente.

Medidas de segurança de documentos

Manter os documentos seguros é uma parte vital do seu sistema de gerenciamento de documentos. Além da segurança geral da plataforma, você deseja garantir que informações confidenciais e outras informações importantes sejam protegidas de usuários não autorizados - incluindo ameaças internas e externas.

Embora você certamente possa controlar o acesso do usuário no nível do documento, normalmente é mais fácil definir esses controles no nível da pasta. De modo geral, se um indivíduo não está autorizado a ver um documento em uma pasta, ele não tem permissão para ver outros.

3 Estabeleça procedimentos e fluxos de trabalho de documentos.

Por mais maravilhoso que seja criar o documento perfeito da primeira vez, todas as vezes, não é realista. Entre análises internas e externas, negociações e outros ajustes, os documentos jurídicos passam por muitas mudanças ao longo de seu ciclo de vida.

É por isso que é importante garantir que você tenha procedimentos claros para criar, organizar, revisar e aprovar vários tipos de documentos. Por exemplo, você pode querer criar fluxos de trabalho de documentos para:

  • Novo cliente ou entrada de projeto
  • Integrar documentos criados externamente em seu sistema
  • Processos de revisão de documentos internos e externos
  • Manter a conformidade, incluindo arquivamento e descarte de documentos

Conversão para gerenciamento digital de documentos

Nós entendemos: os advogados adoram papel. Portanto, não é surpresa que algumas organizações tenham dificuldades liberando documentos físicos (e infinitas pastas suspensas e armários para guardá-los).

Mas só porque você posso criar um sistema de gerenciamento de documentos em papel não significa que você deve.

Na verdade, isso privaria você de muitos benefícios poderosos que vêm de uma estratégia e sistema de gerenciamento de documentos sólidos.

Por outro lado, usando um plataforma DMS legal específica pode levar sua equipe a novos patamares de produtividade e capacitá-los para fornecer serviços jurídicos superiores.

Como escolher o melhor sistema de gerenciamento de documentos jurídicos

Existem várias soluções comerciais de armazenamento de arquivos disponíveis no mercado hoje, como Google Docs, Box e Dropbox. Mas essas ferramentas não são adequadas às necessidades exclusivas dos profissionais jurídicos, o que pode causar perdas significativas de produtividade - para não mencionar expondo sua organização a riscos.

Para uma profissão que depende tanto de documentos e colaboração digital, uma solução genérica não serve (especialmente quando se trata de proteger informações confidenciais). Mas o que você deve procurar em um software de gerenciamento de documentos específico para questões jurídicas?

Principais recursos de um DMS legal

À medida que você explora várias soluções de gerenciamento de documentos para sua organização, é importante saber o que realmente fará a diferença para sua equipe. Fique atento a alguns desses poderosos recursos de DMS que podem dar à sua equipe de profissionais jurídicos um sério aumento de produtividade:

Usando esses recursos, sua equipe pode maximizar sua produtividade, permanecer segura e compatível, colaborar perfeitamente e otimizar seus fluxos de trabalho para que possam trabalho inspirado.

Pronto para começar sua busca pelo DMS legal perfeito? Certifique-se de fazer estas 26 perguntas para que possa fazer a escolha certa para sua empresa - e apenas faça a mudança uma vez.

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